Onderhoud wagenpark: de meldingen die pech, stilstand en inleverschade voorkomen

Goed onderhoud van een wagenpark draait om op tijd weten wat er speelt: welke auto zijn onderhoudsbeurt nadert, welke APK verloopt, welke accu zwak wordt en welke foutcode net is opgedoken. Wie dat automatisch binnenkrijgt, voorkomt pech langs de weg, dagen stilstand en een rekening voor inleverschade aan het eind van het leasecontract.

In dit artikel leest u wat de werkgever wettelijk moet regelen, welke APK-termijnen gelden per brandstof, wat er anders is aan het onderhoud van een elektrische auto, welke meldingen het meeste opleveren, wie bij lease wat betaalt en wat stilstand een wagenpark van 50 auto's kost. U krijgt er een stappenplan en een checklist bij. Voltaback levert die meldingen rechtstreeks uit de auto, zonder kastje en zonder handmatige uitvraag bij bestuurders.

Wat de werkgever moet regelen

Een auto van de zaak is een middel waarmee de werknemer zijn werk doet. Daarom gelden drie lagen regels tegelijk.

1. Arbowet: zorgplicht. De werkgever zorgt voor de veiligheid en gezondheid van werknemers bij alles wat met het werk te maken heeft. Een auto met versleten remmen of banden past daar niet in. Bron: Arbeidsomstandighedenwet, artikel 3

2. Burgerlijk Wetboek: aansprakelijkheid. Lijdt een werknemer schade bij zijn werk, dan is de werkgever aansprakelijk tenzij hij aantoont dat hij voldoende heeft gedaan om die schade te voorkomen (artikel 7:658 BW). Voor verkeersongevallen tijdens het werk volgt uit goed werkgeverschap (artikel 7:611 BW) bovendien dat de werkgever voor een behoorlijke verzekering moet zorgen. Achterstallig onderhoud maakt het verweer van de werkgever een stuk zwakker. Bron: Burgerlijk Wetboek Boek 7

3. Wegenverkeersrecht: de auto moet in orde zijn. Elke auto op de weg moet voldoen aan de technische eisen en tijdig APK gekeurd zijn. De bestuurder krijgt de boete als hij rijdt met een verlopen APK; de kentekenhouder krijgt post van de RDW. Bij een leaseauto is de leasemaatschappij meestal kentekenhouder en belast zij boetes en administratiekosten door aan de werkgever.

In de praktijk betekent dat drie dingen:

• Een sluitende onderhoudsplanning per auto, op basis van kilometers en tijd;
• een vaste route voor meldingen: wie krijgt een foutcode binnen, wie plant de garage in en binnen welke termijn;
• aantoonbaarheid: kunnen laten zien dat onderhoud en APK op tijd zijn gedaan, met facturen en datums per kenteken.

Dat laatste punt wordt vaak vergeten. Bij een ongeval of een discussie met de verzekeraar telt niet wat u van plan was, maar wat u kunt aantonen.

Wat als een bestuurder een melding negeert?

Een melding die wordt genegeerd, verschuift het risico niet automatisch naar de bestuurder. De werkgever blijft verantwoordelijk voor een veilig arbeidsmiddel. Wel kunt u in de autoregeling vastleggen dat kosten die ontstaan doordat een bestuurder een melding aantoonbaar heeft genegeerd, zoals een eigen risico of een sleepdienst, voor zijn rekening komen. Leg dat vooraf vast en communiceer het, anders houdt het geen stand.

Praktischer is om het de bestuurder makkelijk te maken: één melding, één link om een afspraak te maken, en een tweede melding aan de beheerder als er na een week niets is gepland.

Wie doet wat? Rolverdeling bij onderhoud

Bij veel wagenparken loopt onderhoud mis omdat niemand precies weet wie aan zet is. Een eenvoudige verdeling:

Zet deze tabel in de autoregeling. Dan weet iedereen bij een melding wat er van hem wordt verwacht.

APK-termijnen per brandstof

De RDW bepaalt wanneer een auto APK moet. De leeftijd telt vanaf de datum van eerste toelating, niet vanaf de datum waarop uw bedrijf de auto kreeg.

Bron: RDW, wanneer en hoe vaak APK keuren

De grens ligt bij het gewicht, niet bij het soort kenteken. Een bestelauto tot 3.500 kg volgt dus hetzelfde schema als een personenauto met dezelfde brandstof. Een plug-in hybride met benzinemotor valt in de eerste rij, een hybride met dieselmotor in de tweede.

Wat betekent dit voor een leasewagenpark?

Bij leasecontracten van 4 tot 5 jaar krijgen elektrische en benzineauto's vaak één of geen APK tijdens het contract, dieselauto's minstens twee. Valt de eerste APK net in de laatste maanden van het contract, plan hem dan bewust: soms is het goedkoper om de auto vóór de vervaldatum in te leveren.

U mag een auto vanaf twee maanden vóór de vervaldatum keuren zonder dat de APK-datum verschuift. Dat geeft ruimte om de keuring te combineren met een onderhoudsbeurt, zodat de auto maar één keer naar de garage gaat.

Wat gebeurt er als de APK verloopt?

Een auto met een verlopen APK mag niet meer rijden, alleen nog rechtstreeks naar een geplande keuring. De politie kan elke rit beboeten. Is de APK meer dan twee maanden verlopen, dan kan ook de RDW zelf een boete opleggen, zonder dat de auto heeft gereden. Voor een wagenpark is dat geen theoretisch risico: één gemiste datum op een auto die bij een bestuurder thuis staat, is genoeg. Bron: ANWB, APK verlopen

Welke meldingen het meeste opleveren

Niet elke melding is even waardevol. Deze zeven verdienen een plek in uw wagenparkbeheer:

Een achtste punt is de terugroepactie. Fabrikanten roepen auto's terug voor veiligheidsproblemen; de reparatie is meestal gratis bij de dealer. Via de RDW-kentekencheck ziet u per kenteken of er een openstaande actie is. Niet elke terugroepactie staat in het register, en een openstaande actie is op zichzelf geen afkeurpunt bij de APK. Bron: RDW, terugroepacties opzoeken

Waarschuwingslampjes: wat is urgent?

Bestuurders bellen vaak met dezelfde vraag: kan ik nog doorrijden? Een vuistregel die u in uw autoregeling kunt opnemen:

Het moersleutel- of "service"-lampje betekent alleen dat de geplande beurt eraan komt, op basis van tijd of kilometers. Wie die melding automatisch binnenkrijgt, hoeft niet te wachten tot de bestuurder het lampje zelf doorgeeft.

Onderhoud van een elektrische auto: wat is anders?

Een volledig elektrische auto heeft geen olie, geen oliefilter, geen bougies, geen distributieriem en geen koppeling. Dat scheelt onderhoudsposten, maar het onderhoud verdwijnt niet. Het verschuift.

• Remmen: door het terugwinnen van energie worden de remmen weinig gebruikt. Schijven kunnen daardoor gaan roesten en klemmen, vooral bij auto's die veel stilstaan. Laat de remmen bij elke beurt controleren.
• Banden: elektrische auto's zijn zwaarder en trekken directer op. Banden slijten daardoor sneller dan bij een vergelijkbare benzineauto. Het wettelijke minimum is 1,6 mm profiel; voor veiligheid op nat wegdek is meer verstandig.
• 12V-accu: ook een elektrische auto heeft een kleine accu voor de boordelektronica. Valt die uit, dan start de auto niet, ook met een volle hoogvoltaccu.
• Hoogvoltaccu en koeling: de accu heeft een eigen koelcircuit. Fabrikanten geven op de accu meestal een aparte garantie op een minimale capaciteit over een vast aantal jaren of kilometers; de exacte voorwaarden verschillen per merk.
• Software: veel storingen worden verholpen met een software-update, soms op afstand, soms bij de dealer.

De meeste fabrikanten adviseren een beurt om de 1 à 2 jaar of na een vast aantal kilometers. Kijk in het onderhoudsschema van het model, want de verschillen per merk zijn groot. Wat dit betekent voor de totale kosten per auto, leest u in de TCO van een elektrische auto.

Bestelauto's: extra aandachtspunten

Bestelauto's rijden vaak meer kilometers, met meer gewicht en meer korte ritten dan personenauto's. Dat vraagt om een strakker schema:

• Belading: structureel zwaar beladen rijden versnelt slijtage aan remmen, banden en vering. Laat bij elke beurt de remmen en schokdempers extra controleren.
• Banden: bestelauto's hebben banden met een hogere draagkracht. De juiste bandenspanning hangt af van de belading; die staat op de sticker in de deurstijl of in het instructieboekje.
• Inrichting en laadsystemen: stellingkasten, dakdragers en trekhaken moeten vast zitten en zijn bij een ongeval een risico voor de bestuurder. Neem ze mee in de jaarlijkse controle.
• Elektrische bestelauto's: door het accugewicht zit een elektrische bestelauto sneller aan zijn maximale massa. Controleer of de belading binnen het toegestane gewicht blijft.

Komen meerdere bestuurders met dezelfde bestelauto, wijs dan één verantwoordelijke per auto aan. Anders voelt niemand zich aangesproken als er een lampje brandt.

Preventief, correctief en voorspellend onderhoud

Er zijn vier benaderingen, met een heel ander kostenplaatje:

• Correctief onderhoud: repareren als iets kapot is. Lijkt goedkoop, maar levert de duurste stilstand op, vaak onverwacht en op het slechtste moment.
• Preventief onderhoud: onderhoud volgens schema, op kilometers of tijd. Dit is het minimum dat leasemaatschappijen en fabrikanten vragen.
• Conditiegebaseerd onderhoud: ingrijpen zodra een meting een grens overschrijdt, zoals bandenprofiel of remblokdikte.
• Voorspellend onderhoud: ingrijpen op basis van signalen uit de auto zelf, zoals een zwakke accu of een foutcode die terugkomt. Zo vervangt u een onderdeel vlak voordat het faalt, gepland en zonder sleepwagen.

Het verschil zit vooral in de planbaarheid. Een geplande garagedag kost een halve dag; pech op de snelweg kost al snel twee tot vijf dagen met sleepkosten, wachttijd op onderdelen en een vervangende auto.

Drie kengetallen om op te sturen

Wie onderhoud wil sturen, heeft geen dashboard met twintig grafieken nodig. Drie cijfers volstaan:

• Aandeel gepland onderhoud: hoeveel van alle garagebezoeken was gepland? Hoe hoger, hoe minder stilstand.
• Inzetbaarheid: het percentage werkdagen dat een auto beschikbaar was.
• Herhaalreparaties: hoe vaak een auto binnen korte tijd voor hetzelfde probleem terugkomt. Een hoog aandeel wijst op een garage die symptomen bestrijdt.

Seizoensonderhoud: winter en zomer

In Nederland zijn winterbanden niet verplicht, maar in Duitsland en Oostenrijk gelden wel regels bij winterse omstandigheden. Rijden bestuurders in de winter naar het buitenland, dan moet de auto daarop zijn uitgerust. Leg in de autoregeling vast of de werkgever of de leasemaatschappij voor winter- of all-seasonbanden zorgt.

Voor de winter verdienen drie punten aandacht:

• 12V-accu testen in oktober of november. Kou is de grootste oorzaak van startproblemen.
• Bandenprofiel: het wettelijke minimum is 1,6 mm, maar op natte en besneeuwde wegen is meer profiel veel veiliger.
• Actieradius van elektrische auto's: in de winter daalt die merkbaar door verwarming en een koude accu. Voorverwarmen terwijl de auto nog aan de lader hangt, scheelt.

In de zomer gaat het vooral om de airco, de koelvloeistof en bij elektrische auto's de koeling van de accu bij snelladen op warme dagen.

Onderhoud zelf regelen of uitbesteden?

Bij een eigen wagenpark kiest u hoe u het onderhoud organiseert. Bij lease ligt veel al vast, maar de rol van de wagenparkbeheerder verschilt ook daar.

Bij elk model geldt hetzelfde: wie de meldingen uit de auto zelf heeft, hoeft niet te wachten tot de garage, de leasemaatschappij of de bestuurder iets doorgeeft.

Wie betaalt: eigendom of full operational lease?

Eigen wagenpark

Bij een eigen wagenpark betaalt u alles zelf en kiest u zelf de garage. Twee keuzes bepalen de kosten:

• Onderhoudscontract bij een dealer: vaste prijs per maand of per kilometer, geen verrassingen, één factuur. Interessant bij een wagenpark van één merk; lastiger bij vijf merken en vijf dealers.
• Mobiliteitsgarantie: pechhulp en vervangend vervoer na pech, vaak gekoppeld aan onderhoud bij de dealer. Vergelijk dat met een losse pechhulpdekking en met wat een dag stilstand u echt kost.

Onderhoud bij een merkonafhankelijke garage mag zonder dat de fabrieksgarantie vervalt, mits het onderhoud volgens de voorschriften van de fabrikant gebeurt en u de facturen bewaart. Bron: ANWB, uw rechten bij reparatie en onderhoud

Full operational lease

Bij full operational lease zit het onderhoud meestal in de maandprijs en bepaalt de leasemaatschappij bij welke garages de bestuurder terechtkan. Dat betekent niet dat het onderhoud u niets kost. Wat u wél betaalt, is eigen risico bij schade, inleverschade, meerkilometers en de tijd dat een auto en een medewerker stilstaan.

Bovendien rekent de leasemaatschappij met het onderhoudsschema van de fabrikant. Een bestuurder die een beurt maanden laat uitstelt, kan bij een defect de vergoeding in gevaar brengen. Lees dus na wat het contract zegt over "onderhoud volgens fabrieksvoorschrift".

Inleverschade voorkomen

Bij het inleveren beoordeelt de leasemaatschappij de auto volgens haar eigen innameprotocol: wat is normale gebruiksslijtage en wat wordt in rekening gebracht. Steenslag en kleine krasjes vallen meestal onder normale slijtage; deuken, beschadigde velgen en schade aan het interieur vaak niet. Gemiste onderhoudsbeurten, afgesleten banden en schade die niet tijdig is gemeld, komen dan alsnog op de factuur.

Drie maatregelen werken het best:

1. Schade direct melden, met foto, ook als het klein lijkt. Dan valt het onder de verzekering in plaats van onder inleverschade.
2. Drie maanden vóór de einddatum een herinnering aan de bestuurder met de inleverrichtlijn van de leasemaatschappij.
3. Vergelijk herstel en taxatie: kleine schade laten herstellen is soms goedkoper dan wat de leasemaatschappij bij inname rekent.

Onderhoudshistorie: waarom een sluitend dossier loont

Elke auto in het wagenpark verdient een digitaal dossier met de datum en kilometerstand van elke beurt, de APK, bandenwissels, schades en terugroepacties. Dat dossier heeft drie functies:

• Garantie: bij een defect moet u kunnen aantonen dat het onderhoud volgens voorschrift is gedaan.
• Restwaarde: een auto met een volledige historie verkoopt beter, bij een eigen wagenpark direct in euro's zichtbaar.
• Aansprakelijkheid: na een ongeval laat het dossier zien dat de werkgever zijn zorgplicht nakwam.

Met kilometerstanden die automatisch binnenkomen, vult dit dossier zich grotendeels vanzelf. Alleen de garagefacturen moeten er nog bij.

Wat kost stilstand? Rekenvoorbeeld voor 50 auto's

De kosten van stilstand zitten zelden in één factuur. Een voorbeeld met aannames die u vervangt door uw eigen cijfers:

In dit voorbeeld scheelt het 16.000 euro per jaar, nog zonder sleepkosten, schade door een defect en inleverschade. De onderliggende aannames zijn een voorbeeld, geen gemiddelde voor de markt. Bij een servicemonteur of verkoper die klantafspraken mist, ligt de verloren omzet per dag vaak hoger dan 100 euro.

Tijdwinst voor de wagenparkbeheerder

Het grootste verborgen kostenpunt is de tijd van de wagenparkbeheerder zelf. Zonder automatische data gaat het zo: elke maand een mail aan alle bestuurders met de vraag om de kilometerstand, herinneringen aan wie niet reageert, foto's van tellers en waarschuwingslampjes, en een spreadsheet die nooit helemaal klopt.

Reken het na voor 50 auto's. Tien minuten per auto per maand voor uitvragen, nabellen en invoeren is 50 x 10 x 12 = 6.000 minuten, ofwel 100 uur per jaar. Daar komen het inplannen van APK's en het nalopen van terugroepacties nog bij.

Met data rechtstreeks uit de auto verdwijnt dat werk. De kilometerstand, het onderhoudsinterval, de foutcodes en de accustatus komen vanzelf binnen, en de beheerder handelt alleen nog de uitzonderingen af. Dezelfde kilometerdata gebruikt u voor de leasekilometers en de WPM-rapportage; zie WPM-rapportage en leasekilometers bijhouden.

Wat de bestuurder ermee wint

Onderhoudsmeldingen zijn geen controle-instrument maar een service. Voor de bestuurder betekent het:

• Minder pech: een zwakke accu wordt vervangen vóórdat hij op een koude ochtend niet start;
• geen administratie: niemand vraagt meer om een foto van de kilometerteller;
• één afspraak: APK, beurt en bandenwissel worden gecombineerd;
• geen discussie bij inlevering: schade is op tijd gemeld en hersteld.

Een zuinige rijstijl verlaagt bovendien de slijtage aan banden en remmen. Hoe u dat meet zonder bestuurders te volgen, leest u in Het Nieuwe Rijden in uw wagenpark.

Onderhoudsmeldingen invoeren in 5 stappen

1. Breng het wagenpark in kaart

Maak een lijst met per auto het kenteken, merk en model, brandstof, datum eerste toelating, lease of eigendom, leasemaatschappij en einddatum van het contract. Haal de APK-vervaldatum per kenteken op bij de RDW.

2. Controleer welke auto's verbonden kunnen worden

De meeste auto's van na 2018 kunnen hun gegevens via de connectiviteit van de fabrikant delen, zonder kastje. Voor oudere modellen of merken zonder verbinding blijft een kastje of een handmatige registratie nodig. Weet u per auto hoe de data binnenkomt, dan weet u ook waar het handwerk blijft.

3. Leg drempels en ontvangers vast

Bepaal per melding wanneer hij afgaat en wie hem krijgt. Bijvoorbeeld: onderhoud bij 1.500 km of 30 dagen vóór het interval, APK 8 weken vooraf, bandenspanning direct naar de bestuurder, foutcodes naar de wagenparkbeheerder.

4. Zet het in de autoregeling

Leg in de autoregeling vast wat de bestuurder moet doen bij een melding, binnen welke termijn, en wie de kosten draagt als een melding wordt genegeerd. Dat voorkomt discussie achteraf en maakt de afspraak gelijk voor iedereen.

5. Koppel de meldingen aan uw beheertool

Stuur de meldingen naar de plek waar de beheerder al werkt: het wagenparkbeheersysteem, de mailbox of het leaseportaal. Een melding die in een apart systeem blijft liggen, wordt niet opgevolgd.

Fouten om te vermijden

• Alleen op kilometers plannen. Een auto die weinig rijdt, moet toch op tijd onderhoud en APK krijgen. Plan op kilometers én tijd.
• Te veel meldingen. Wie elke kleine afwijking doorstuurt, zorgt dat niemand nog reageert. Begin met de zeven meldingen uit de tabel.
• Geen eigenaar per melding. Een foutcode zonder vaste ontvanger blijft liggen.
• Locatie verzamelen voor onderhoud. Voor onderhoud zijn kilometers en technische signalen genoeg. Locatiegegevens brengen privacyverplichtingen mee zonder dat ze iets toevoegen.
• Inleverschade pas bij inlevering bekijken. Dan is het te laat om goedkoop te herstellen.

Wat betekent dit voor u? Checklist onderhoud wagenpark

• Per auto een onderhoudsschema op kilometers én tijd
• APK-datum per kenteken, met een herinnering 6 tot 8 weken vooraf
• Automatische kilometerstand, geen maandelijkse uitvraag
• Meldingen voor foutcodes, 12V-accu, hoogvoltaccu en bandenspanning
• Maandelijkse check op terugroepacties per kenteken
• Vaste afspraak wie een melding oppakt en binnen welke termijn
• Digitaal onderhoudsdossier per auto, met facturen
• Schade direct melden, niet pas bij inlevering
• Inleverrichtlijn van de leasemaatschappij bekend bij de bestuurders

Bij dit alles hoeft de werkgever niet te weten waar de auto is. Onderhoud vraagt om kilometers en technische signalen, geen locatie. Wat er wel en niet mag bij het volgen van bedrijfsauto's, leest u in geolocatie van bedrijfsauto's.

Krijg de meldingen rechtstreeks uit de auto

Voltaback leest kilometerstand, onderhoudsinterval, foutcodes, accustatus en verbruik rechtstreeks uit de auto, voor meer dan 48 automerken, zonder kastje te monteren. De wagenparkbeheerder krijgt de meldingen; de werkgever ziet nooit de locatie van de bestuurder. Meer dan 200 bedrijven werken al met Voltaback.

Bekijk de telematica zonder kastje of vraag een demo aan.