WPM-rapportage en leasekilometers: zo houdt u de kilometers van uw wagenpark bij zonder handwerk

Werkgevers met 100 of meer werknemers moeten jaarlijks bij RVO rapporteren hoeveel kilometers hun medewerkers zakelijk en woon-werk afleggen, per vervoerwijze en brandstof: de WPM-rapportage (werkgebonden personenmobiliteit). De rapportage over 2025 moest uiterlijk 30 juni 2026 binnen zijn. Dezelfde kilometerdata bepalen ook of uw leaseauto's binnen hun contractkilometers blijven, en daar zit vaak het meeste geld.

In dit artikel leest u wie moet rapporteren en wat er mogelijk verandert, wie als werknemer meetelt, welke gegevens u nodig hebt, hoe de forfaitaire methode en de omrekentabel van RVO werken, hoe meer- en minderkilometers in een leasecontract uitpakken en hoe u bijstuurt voordat het geld kost. Voltaback levert kilometers en verbruik per auto rechtstreeks uit de auto, zonder kastje en zonder de locatie te delen. Het gaat hier om het wagenparkniveau; de rittenregistratie per bestuurder voor de bijtelling behandelen we in een apart artikel.

WPM-rapportage: wie moet rapporteren?

De rapportageverplichting komt uit het Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit en geldt sinds 1 juli 2024. Over 2024 mocht u kiezen tussen een heel jaar of alleen juli tot en met december; vanaf 2025 rapporteert u over hele kalenderjaren. De kern:

Het portaal blijft na 30 juni open, dus te laat rapporteren kan nog; de omgevingsdienst stuurt eerst een herinnering. Een intermediair of een groepsmaatschappij met een ander KvK-nummer kan via Mijn RVO worden gemachtigd. Bron: RVO, rapportage WPM

Na het indienen krijgt u een overzicht van de berekende CO2-uitstoot van uw werkgebonden mobiliteit. De uitstoot wordt gerekend als tank-to-wheel: een volledig elektrische auto telt daarin met 0 kg CO2 per kWh, een benzineauto met ongeveer 2,2 kg per liter.

Wie telt als werknemer?

De peildatum is 1 januari van het jaar vóór het rapportagejaar. Schommelt uw personeelsbestand rond de 100, bepaal dan op die datum of u onder de plicht valt. Bron: RVO, veelgestelde vragen WPM

Gaat de drempel naar 250 werknemers?

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat wil het Besluit WPM aanpassen, zodat organisaties met minder dan 250 werknemers niet meer hoeven te rapporteren. Dat zou met terugwerkende kracht gelden vanaf 1 januari 2026, dus vanaf het rapportagejaar 2026. Op het moment van schrijven is dat nog geen definitief besluit: het hangt af van een kabinetsbesluit. De rapportage over 2025 blijft verplicht voor iedereen vanaf 100 werknemers.

Voor organisaties tussen 100 en 250 werknemers adviseert RVO zelf: blijf de data over 2026 verzamelen. Ook zonder rapportageplicht hebt u dezelfde kilometers nodig voor de lease, de kosten per auto en uw CO2-doelen.

Welke gegevens hebt u nodig?

De WPM-rapportage vraagt om kilometers, niet om ritten. Per categorie:

De categorieën volgen voertuigtype en brandstof: auto benzine, auto diesel, (plug-in) hybride, auto 100 procent elektrisch, motor, bromfiets, fiets. Mild hybrides rapporteert u onder hun brandstof. Kilometers in het buitenland tellen mee.

Wat niet meetelt: goederenvervoer, voertuigen met een grijs kenteken, vliegreizen en reizen per veerboot of schip.

Thuiswerken

Thuiswerken hoeft u niet apart te rapporteren: minder reisdagen leveren vanzelf minder woon-werkkilometers op. RVO raadt wel aan het apart bij te houden, bijvoorbeeld met een extra vraag in de woon-werkenquête of via de thuiswerkvergoeding. Zo ziet u welk deel van de daling door thuiswerken komt.

Leaseauto's: de forfaitaire methode van RVO

Voor leaseauto's kent u meestal de totale jaarkilometers, maar niet hoeveel daarvan zakelijk, woon-werk of privé waren. RVO biedt daarvoor de forfaitaire methode (handreiking gegevensverzameling, hoofdstuk lease en eigen wagenpark):

1. Neem de totale jaarkilometers per vervoermiddel en brandstof.
2. Trek de woon-werkkilometers af, uit een rittenregistratie of uit een enquête onder de bestuurders.
3. Trek een vast aantal privékilometers af: 8.900 km per leaseauto per jaar. Rijdt een bestuurder aantoonbaar niet meer dan 500 km privé (volgens de bijtellingsregels), dan is dat 0.
4. Wat overblijft, zijn de zakelijke kilometers die u rapporteert.

Rekenvoorbeeld uit de handreiking

De woon-werkkilometers (1.600.000 en 272.000) rapporteert u apart. Bron: RVO, handreiking gegevensverzameling WPM

Twee dingen vallen op. Het forfait van 8.900 privékilometers is fors: bij een bestuurder die 25.000 km per jaar rijdt, is dat ruim een derde. En de kwaliteit van uw rapportage hangt vooral af van de totale jaarkilometers per auto. Die moeten kloppen, per kenteken, op 1 januari en 31 december.

Alleen liters of kWh? Reken om met de RVO-tabel

Heeft u alleen tankpas- of laaddata, dan mag u die omrekenen naar kilometers met de tabel in bijlage 3 van de handreiking:

Dit zijn reizigerskilometers, met gemiddeld 1,07 inzittenden per auto. Voor zakelijke categorieën en voor woon-werk in voertuigkilometers deelt u de uitkomst daarom nog door 1,07. Voorbeeld: een elektrische auto waarvoor 4.000 kWh is vergoed, levert 4.000 x 5,5 / 1,07 = ongeveer 20.560 voertuigkilometers op.

Let op bij elektrische auto's: alleen de kWh van de laadpas omrekenen, mist alle thuis geladen kWh. Dan rapporteert u te weinig kilometers. Meet thuisladen mee, of gebruik de kilometerstand.

Woon-werk: de enquête

Zonder rittenregistratie bepaalt u de woon-werkkilometers met een korte enquête. RVO geeft een voorbeeldvragenlijst en adviseert de enquête te houden in maart tot en met mei of september tot en met november, elk jaar in dezelfde periode, zodat vakanties de uitkomst niet vertekenen. Niet iedereen hoeft te antwoorden, zolang de groep representatief is. Voor medewerkers die vaak van werkplek wisselen, is een enquête minder betrouwbaar; daar werkt een declaratie- of rittenregistratie beter.

Van leasedata naar het formulier: een uitgewerkt voorbeeld

Een organisatie met 140 werknemers. Het wagenpark: 25 volledig elektrische leaseauto's en 15 plug-in hybrides. Daarnaast declareren 30 medewerkers zakelijke kilometers met hun privéauto, en een deel reist met ov of fiets.

Stap 1: jaarkilometers per categorie. Uit de kilometerstanden op 1 januari en 31 december: de 25 elektrische auto's reden samen 650.000 km, de 15 hybrides 390.000 km.

Stap 2: woon-werk uit de enquête. Elektrische rijders gemiddeld 9.000 woon-werkkilometers per jaar (225.000 in totaal), hybride rijders 8.000 (120.000 in totaal).

Stap 3: privé met het forfait. 8.900 km per auto, behalve voor 5 elektrische rijders met een sluitende rittenregistratie onder 500 km privé.

Stap 4: privéauto's, ov en fiets. Zakelijke kilometers met de privéauto komen uit de declaraties, per brandstof van de auto. Woon-werk met ov en fiets komt uit de enquête of de reiskostenregeling.

Stap 5: invoeren en controleren. Vul de bedragen per categorie in op het RVO-formulier en bewaar de onderliggende bestanden. De omgevingsdienst kan om onderbouwing vragen.

Het werk zit vooral in stap 1. Met kilometerstanden die automatisch per kenteken binnenkomen, is dat een export; met standen per mail is het een project van weken.

Na de rapportage: wat doet u met het CO2-overzicht?

De WPM is bedoeld om werkgevers te laten zien waar hun mobiliteitsuitstoot zit. Het overzicht dat u na het indienen krijgt, wordt pas nuttig als u het naast vorig jaar legt. Drie vragen om te stellen:

• Welk deel van de uitstoot komt van leaseauto's? Bij de meeste kantoororganisaties is dat het grootste deel. Elk elektrisch vervangen contract telt vanaf dat moment met 0 kg in de rapportage.
• Hoeveel woon-werkkilometers rijden medewerkers met de eigen auto? Daar liggen kansen voor ov, (elektrische) fiets en thuiswerken.
• Hoe ontwikkelt het zich? Een daling door thuiswerken is anders dan een daling door elektrificatie. Leg het beleid erbij, zodat u volgend jaar kunt uitleggen wat werkte.

Wie zijn leasekilometers per auto actueel heeft, kan bovendien vooruit rekenen: welke contracten lopen het komende jaar af, en wat doet het met de uitstoot als die elektrisch worden vervangen.

Waarom kilometers volgen ook zonder WPM loont

De WPM is een jaarlijkse rapportage. De kilometerstand per auto is veel vaker nuttig:

• Leasecontract: meer- of minderkilometers bepalen of u bijbetaalt of te veel betaalt.
• Herverdeling: veel- en weinigrijders met hetzelfde type auto kunnen van auto wisselen.
• Onderhoud: service-intervallen hangen aan kilometers; te laat betekent schade, te vroeg kost geld.
• Kosten per km: de basis van de TCO per auto en van uw normleasebedrag.
• Bijtelling en btw: de kilometerstand helpt een rittenregistratie te controleren, en de btw-correctie voor privégebruik kan lager zijn met een sluitende kilometeradministratie.

Leasekilometers: hoe meer- en minderkilometers werken

Een leasecontract heeft een vaste looptijd en een afgesproken aantal kilometers, bijvoorbeeld 48 maanden en 120.000 kilometer. De leaseprijs is daarop berekend. Rijdt de auto meer of minder, dan wordt dat verrekend.

• Kleine afwijking: meer- en minderkilometers worden aan het eind verrekend tegen een vast tarief per kilometer uit het contract. Het tarief voor minderkilometers is meestal lager dan dat voor meerkilometers.
• Grote afwijking: boven een drempel, in de praktijk vaak 10 procent en soms 12,5 procent, herberekent de leasemaatschappij het contract. De maandprijs gaat dan omhoog of omlaag, soms met terugwerkende kracht.

De precieze drempel en tarieven staan in uw raamovereenkomst en de algemene leasevoorwaarden. Leg ze naast de werkelijke kilometers, niet pas bij de inlevering. Hoe kilometers doorwerken in de totale kosten per auto, leest u in de TCO van een elektrische auto.

Wat u in de raamovereenkomst vastlegt

De meeste kosten van meerkilometers ontstaan door contractvoorwaarden die niemand kent. Controleer of uw raamovereenkomst met de leasemaatschappij dit regelt:

• de drempel waarboven het contract wordt herberekend, en of dat met terugwerkende kracht gebeurt;
• het tarief voor meer- en minderkilometers, en of minderkilometers volledig worden terugbetaald;
• of tussentijds herberekenen kosteloos is, en hoe vaak per looptijd;
• of auto's tussen bestuurders mogen wisselen zonder nieuwe contracten;
• welke kilometerdata u van de leasemaatschappij krijgt, en hoe vaak.

Staat dit niet in uw huidige contract, neem het mee bij de volgende aanbesteding of verlenging.

Indicatoren en frequentie

Een paar cijfers per auto zeggen genoeg:

Controleer dit per kwartaal, en maandelijks voor auto's die al boven de 5 procent afwijking zitten. Hoe eerder u bijstuurt, hoe goedkoper.

Voorbeeld van een trajectberekening

Een auto met een contract van 48 maanden en 120.000 km staat na 18 maanden op 54.000 km. Dat is 3.000 km per maand, tegenover 2.500 km volgens het contract. Verwachte eindstand: 3.000 x 48 = 144.000 km, dus 24.000 km of 20 procent te veel. Ruim boven de drempel van 10 procent, met nog 30 maanden om bij te sturen. Wacht u tot maand 42, dan blijven er nog maar 6 maanden over en is de schade grotendeels al gemaakt.

Wat te doen bij een afwijking?

Drie opties, van goedkoop naar duur:

1. Auto's ruilen tussen bestuurders. Een veelrijder en een weinigrijder met hetzelfde type auto wisselen van auto. Beide contracten komen dichter bij hun bundel. Dit vraagt overleg, maar kost niets.
2. Tussentijds herberekenen. Laat de leasemaatschappij het contract aanpassen aan het werkelijke gebruik. De maandprijs verandert, maar u voorkomt een grote naheffing aan het eind.
3. Contract verlengen of inkorten. Een weinigrijder kan langer door; een veelrijder eerder vervangen. Bespreek de gevolgen voor de restwaarde.

Wat niet werkt: wachten tot de inlevering en hopen dat het meevalt.

Rekenvoorbeeld: 50 auto's tijdig bijsturen

Aannames, die u vervangt door uw eigen contractcijfers:

Zonder bijsturing betalen deze 8 auto's samen 8 x 20.000 x 0,08 = 12.800 euro aan meerkilometers, of een vergelijkbare stijging na herberekening. Tegelijk rijden weinigrijders hun bundel niet vol en krijgen ze maar de helft van dat tarief terug.

Met een kwartaalcontrole ziet u de afwijking rond maand 18. Ruilt u dan vier veelrijders met vier weinigrijders, en herberekent u de andere vier tijdig, dan kan een groot deel van die 12.800 euro wegvallen. Het precieze bedrag hangt af van uw contract, maar de orde van grootte is duizenden euro's per jaar op een wagenpark van 50 auto's.

De tijd van de beheerder telt ook. Kilometerstanden per mail opvragen kost bij 50 auto's al snel een dag per maand aan herinneringen, invoer en controle. Met automatische data is dat nul. U kunt het doorrekenen met de besparingscalculator voor telematica.

Hoe haalt u de kilometerstand op? Vier methodes vergeleken

Een tankpas werkt redelijk voor brandstofauto's, mits bestuurders bij elke tankbeurt de kilometerstand invoeren. Voor elektrische auto's valt die bron grotendeels weg, omdat thuis laden niet via de pas loopt.

Kilometers volgen hoeft geen ritten te volgen

Voor de WPM en de leasekilometers hebt u kilometers nodig, geen ritten en geen locaties. Dat is belangrijk voor de privacy van bestuurders en voor de instemming van de ondernemingsraad. Voltaback levert de kilometerstand en het verbruik per auto, maar de werkgever krijgt nooit de geolocatie van de bestuurders. Wat er wel en niet mag bij het volgen van bedrijfsauto's, leest u in geolocatie van bedrijfsauto's.

De rittenregistratie per bestuurder, nodig om aan te tonen dat een auto van de zaak niet meer dan 500 privékilometers per jaar rijdt, is een ander onderwerp. Dat behandelen we in de rittenregistratie voor de auto van de zaak.

Dezelfde kilometerdata gebruikt u ook voor onderhoudsplanning (zie onderhoud wagenpark: de meldingen die stilstand voorkomen) en voor verbruik en rijstijl.

Wat de bestuurder ermee wint

Automatische kilometers zijn niet alleen handig voor de beheerder. De bestuurder hoeft geen standen meer door te geven, krijgt geen herinneringsmails en loopt geen risico op een discussie over meerkilometers bij inlevering. Wie te veel rijdt, hoort dat op tijd en krijgt bijvoorbeeld een auto met een ruimere bundel, in plaats van een verrassing aan het eind.

Wie doet wat?

Spreek af wie de bron beheert. Eén set kilometerdata voor alle vier voorkomt dat HR voor de WPM andere cijfers rapporteert dan de wagenparkbeheerder met de leasemaatschappij afrekent.

Kilometerregistratie invoeren in 5 stappen

1. Contracten verzamelen. Per kenteken: leasemaatschappij, looptijd, contractkilometers, drempel voor herberekening, tarief meer- en minderkilometers.
2. Eén peildatum kiezen. Bijvoorbeeld de eerste van elke maand, en zeker 1 januari en 31 december voor de WPM.
3. Automatiseren waar het kan. Koppel verbonden auto's via de fabrikant; voor de rest een vaste opgave via het leaseportaal.
4. Data koppelen aan uw beheersysteem. Verwachte eindstand en afwijking per auto automatisch berekenen.
5. Kwartaalreview. Afwijkingen boven 10 procent bespreken: ruilen, herberekenen of verlengen, en tegelijk de WPM-data op orde houden.

Veelgemaakte fouten

• Elke maand per mail de kilometerstand opvragen. Een deel reageert niet, een deel schat, en de beheerder is uren kwijt aan herinneringen.
• Foto's van de teller laten sturen. Onleesbaar, niet controleerbaar en niet te verwerken in een rapportage.
• Wachten op de jaarlijkse opgave van de leasemaatschappij. Dan is het te laat om bij te sturen.
• Bij elektrische auto's alleen de laadpas omrekenen. Dan ontbreken de thuis geladen kWh, en dus een groot deel van de kilometers.
• Privékilometers vergeten af te trekken. Zonder forfait of registratie rapporteert u privékilometers als zakelijk.

Wat betekent dit voor u? Checklist

• Vaststellen of uw organisatie op 1 januari van het vorige jaar 100 of meer werknemers had (en 250 of meer, voor als de drempel wijzigt)
• eHerkenning eH2+ met machtiging RVO-diensten regelen
• Per categorie een gegevensbron aanwijzen: leaseauto's, privéauto's, ov, fiets
• Kilometerstand per auto automatisch ophalen, per 1 januari en 31 december
• Woon-werkenquête plannen in maart-mei of september-november
• Contractkilometers en drempel voor herberekening per auto vastleggen
• Elk kwartaal de verwachte eindstand per auto controleren
• WPM-rapportage vóór 1 juli indienen, of tijdig uitstel aanvragen

Kilometers per auto, automatisch en zonder kastje

Voltaback haalt kilometerstand, verbruik, onderhoudsmeldingen en rijstijl rechtstreeks uit de auto, voor meer dan 48 automerken, zonder kastje te monteren en zonder locatie te delen met de werkgever. Meer dan 200 bedrijven gebruiken Voltaback al. Rijstijl en verbruik per auto werken we uit in Het Nieuwe Rijden in uw wagenpark.

Bekijk de telematica zonder kastje of vraag een demo aan.