Laadkosten declareren: zo verrekent u thuisladen met de werkgever

Laadkosten declareren voor een auto van de zaak doet u door de thuis geladen kWh te vermenigvuldigen met de werkelijke kWh-prijs uit het energiecontract van de bestuurder, met bewijs per maand. Een vast bedrag per maand of een gemiddeld landelijk tarief accepteert de Belastingdienst niet als onbelaste vergoeding.

In dit artikel leest u welke drie routes er zijn om te verrekenen, welk tarief u bij welk energiecontract invult, welke bewijsstukken u bewaart, wat een dynamisch contract of zonnepanelen veranderen en hoeveel tijd handmatig declareren een wagenpark kost. Het fiscale kader zelf staat uitgebreid in onze gids over thuislaadkosten van de auto van de zaak vergoeden. Hier gaat het om het proces. Voltaback automatiseert dat proces voor meer dan 200 bedrijven, maar de regels hieronder gelden ongeacht welke tool u gebruikt.

Twee situaties: auto van de zaak of eigen auto

Voordat u een declaratieproces inricht, moet duidelijk zijn wie de auto bezit. Dat bepaalt wat u mag vergoeden.

Bij een eigen auto is er dus geen aparte laadvergoeding bovenop de kilometervergoeding. De stroom zit in die 0,25 euro. Vergoedt u meer, dan is het meerdere loon, tenzij u het onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Het kabinet heeft de onbelaste vergoeding voor heel 2026 met terugwerkende kracht verhoogd van 0,23 naar 0,25 euro per km. Bron: Belastingdienst, Rijksoverheid.

Bij een auto van de zaak schiet de bestuurder stroom voor die eigenlijk van de werkgever is. De rest van dit artikel gaat over die situatie.

Ook privéritten en vakanties?

Ja. Bij een auto van de zaak zijn alle laadkosten kosten van de werkgever, ook voor privékilometers en de rit naar de vakantiebestemming. Het privégebruik is al verwerkt in de bijtelling. De vergoeding van de werkelijke laadkosten verandert de bijtelling niet en is er ook geen vervanging van.

Waarom een vast bedrag per maand niet mag

Veel werkgevers begonnen met een vast bedrag, bijvoorbeeld 50 euro per maand of een vaste prijs per kWh. Dat is eenvoudig, maar fiscaal kwetsbaar.

De Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst stelt in standpunt KG:204:2024:13 (4 november 2024) dat alleen de werkelijke kosten onbelast vergoed kunnen worden. Die werkelijke kosten zijn de integrale kostprijs per kWh: de vaste en variabele kosten van de leverancier, gedeeld door de kWh die de werknemer werkelijk verbruikt.

Een vaste prijs per kWh voor iedereen accepteert de kennisgroep alleen als u aantoont dat die voor álle werknemers lager is dan hun werkelijke kostprijs. Omdat een groep bestuurders nooit homogeen is, vindt de kennisgroep dat in de praktijk niet haalbaar. Het gemiddelde CBS-tarief wordt ook afgewezen, omdat het oude en nieuwe contracten door elkaar haalt. Bron: Kennisgroepen Belastingdienst.

De uitzondering: een marktconform tarief als zakelijke afspraak

Hetzelfde standpunt laat één andere route open. Werkgever en werknemer kunnen de levering van stroom behandelen als een zakelijke transactie: de werknemer verkoopt stroom aan de werkgever tegen een tarief dat marktconform is op het moment van de afspraak, voor een vaste periode. De kennisgroep accepteerde als voorbeeld 0,26 euro per kWh, afgesproken op 1 september 2024 voor één jaar.

Dit vraagt discipline. Het tarief moet passen bij wat leveranciers op dat moment aanbieden, en u moet het per periode opnieuw toetsen. Voor een wagenpark met tientallen bestuurders die op verschillende momenten instromen, betekent dat meerdere afspraken naast elkaar.

Wat betekent dit voor u? Een declaratie moet per bestuurder twee dingen aantonen: hoeveel kWh er in de auto van de zaak is gegaan, en tegen welke prijs, ofwel de werkelijke kostprijs, ofwel een aantoonbaar marktconform tarief.

Drie routes om thuisladen te verrekenen

In Nederland ziet u drie manieren om laadkosten te verrekenen. Ze verschillen vooral in hoeveel werk de bestuurder en de administratie hebben.

Bij de tweede route ligt de fout vaak in het tarief. Veel portals vragen de bestuurder één bedrag per kWh in te vullen. Bij een dubbeltarief vullen bestuurders dan een gemiddelde in, bij een dynamisch contract een schatting. Dat is precies het vaste tarief waar de kennisgroep bezwaar tegen maakt, alleen nu per bestuurder.

Hoe declareert een bestuurder laadkosten?

De formule is eenvoudig: geladen kWh x werkelijke kWh-prijs = onbelaste vergoeding. De uitvoering is minder eenvoudig, omdat beide factoren betrouwbaar moeten zijn.

Stap 1: de geladen kWh vaststellen

De bestuurder moet de stroom die in de auto ging scheiden van het verbruik van het huishouden. De energierekening volstaat daarom niet als onderbouwing. In de praktijk zijn er drie bronnen:

• de meter van een laadpaal, die per sessie de kWh registreert;
• een slimme laadkabel met eigen meting;
• software die de laadsessies per auto koppelt aan de meting van de woning.

Voltaback gebruikt de MID-gecertificeerde meter van de woning, geen losse kabelmeter. Elke sessie wordt aan één kenteken gekoppeld, zodat het verbruik van de wasmachine of de warmtepomp er niet in terechtkomt.

Stap 2: de werkelijke kWh-prijs bepalen

Voor laden telt de prijs van een extra kWh: leveringstarief plus energiebelasting plus btw, aangevuld met het aandeel van de vaste kosten dat de kennisgroep in de integrale kostprijs meeneemt. Bij een vast contract met enkeltarief ligt het variabele deel in 2026 rond de 0,25 tot 0,27 euro per kWh. Met een daltarief of een dynamisch contract kan het lager uitvallen. Hoe die prijs is opgebouwd, leest u in ons artikel over de kWh-prijs van thuisladen.

Welk tarief hoort bij welk contract?

Een gemiddelde van normaal- en daltarief is eenvoudig, maar wie vooral 's nachts laadt, krijgt dan meer vergoed dan hij betaalt. Het verschil is loon.

Rekenvoorbeeld: de integrale kostprijs

Een voorbeeld met aannames, om te laten zien hoe de vaste kosten meetellen:

De vergoeding komt dan op 3.150 x 0,35 = circa 1.100 euro per jaar. De belastingvermindering op de energierekening mag u buiten beschouwing laten, voor zover die al door het privéverbruik wordt opgebruikt. Vervang de aannames altijd door de cijfers uit het contract van de bestuurder.

Welke kWh telt: meter of auto?

De auto laat in zijn app vaak minder kWh zien dan de meter in huis. Het verschil zijn laadverliezen: warmte in de lader, de kabel en de accu, in de orde van 10 %. Voor de declaratie telt de kWh die de bestuurder heeft betaald, dus de kWh aan de kant van de meter. Wie op basis van de app declareert, krijgt structureel te weinig vergoed.

Zonder eigen laadpaal: stopcontact of appartement

Niet elke bestuurder heeft een laadpaal met meter. Wie aan een gewoon stopcontact laadt, heeft geen aparte meting en dus geen onderbouwing. Er zijn drie oplossingen: een tussenmeter in de groep van het stopcontact, een laadkabel met eigen meting, of software die de laadsessies van de auto koppelt aan de meting van de woning. Een schatting op basis van kilometers is geen meting.

Stap 3: bewijs bewaren

Een declaratie zonder onderbouwing is bij een controle niets waard. Bewaar per bestuurder en per maand:

• meterstanden of sessielijst met datum, duur en kWh per laadsessie;
• het energiecontract of de jaarafrekening waaruit het tarief per kWh en de vaste kosten blijken;
• de berekening van het vergoede bedrag, tot op de cent;
• de koppeling aan het kenteken van de auto van de zaak;
• het betaalbewijs (salarisstrook of aparte betaling).

De fiscale bewaarplicht voor de loonadministratie is zeven jaar. Houd daar rekening mee als u met spreadsheets werkt die bestuurders zelf bijhouden.

Dynamisch contract en zonnepanelen: waarom een vast tarief niet klopt

Een vast kWh-tarief in de declaratie wordt al lastig zodra bestuurders verschillende contracten hebben. Twee situaties maken het nog complexer.

Dynamisch energiecontract

Bij een dynamisch contract verandert de prijs elk uur. Een bestuurder die 's nachts laadt, betaalt vaak veel minder dan het gemiddelde van de maand. Vergoedt u dan een vast tarief, dan vergoedt u te veel, en dat meerdere is loon. Een correcte declaratie waardeert elke sessie tegen het uurtarief van dat moment, plus energiebelasting en btw. Met de hand is dat bijna niet te doen.

Zonnepanelen en het einde van de salderingsregeling

Een bestuurder met zonnepanelen laadt overdag deels met eigen stroom. Zolang de salderingsregeling geldt, wordt teruggeleverde stroom verrekend met afgenomen stroom. De salderingsregeling stopt per 1 januari 2027. Daarna krijgt teruggeleverde stroom alleen nog de terugleververgoeding van de leverancier, en verandert de werkelijke kostprijs van een zelf opgewekte kWh. Wie een vast tarief gebruikt, mist die verschuiving. Meer over thuisladen meten bij bestuurders zonder slimme meter of met zonnepanelen leest u in ons artikel over thuisladen meten zonder slimme meter.

Vast tarief: te veel voor de één, te weinig voor de ander

Stel dat u iedereen een vaste 0,30 euro per kWh vergoedt. Twee bestuurders laden elk 3.150 kWh per jaar thuis.

Bij bestuurder A is 315 euro per jaar loon waarover de werkgever loonheffing had moeten inhouden. Bij een boekenonderzoek kan de Belastingdienst dat naheffen, eventueel met een boete. Omdat een naheffing bij de werkgever ligt, betaalt u vaak brutering: de verschuldigde belasting wordt dan zelf ook als loon gezien. Over een wagenpark van 50 auto's en vijf jaar loopt dat snel op.

Bij bestuurder B is er fiscaal geen probleem, maar hij betaalt mee aan de auto van de zaak. Dat ondermijnt het draagvlak voor elektrisch rijden, en het is precies de bestuurder die het eerst klaagt. Een vast tarief is dus maar voor één prijs juist, en geen enkele bestuurder heeft precies die prijs. Hoe u dat in een complete vergoedingsregeling oplost, leest u in onze gids voor het beheren en vergoeden van thuisladen.

Hoeveel kWh laadt een auto van de zaak per maand?

Om een declaratie te controleren, helpt het te weten wat normaal is. Een orde van grootte bij een verbruik van 18 kWh per 100 km en 70 % thuisladen:

Een declaratie die ver boven deze bandbreedte uitkomt, verdient een vraag: laadt er misschien een tweede auto op dezelfde paal? In de winter ligt het verbruik hoger dan in de zomer, dus maandbedragen schommelen. Daarbij komen nog de laadverliezen tussen meter en accu, die in de gemeten kWh al zijn inbegrepen.

Wat kost handmatig declareren?

Laten we het concreet maken met een wagenpark van 50 elektrische auto's van de zaak en een maandelijkse declaratie. De aannames hieronder zijn voorzichtig gekozen.

Bij een interne kostprijs van 50 euro per uur is dat ongeveer 17.500 euro per jaar aan administratietijd, voor een vergoeding die per bestuurder vaak maar enkele tientallen euro's per maand bedraagt.

Ter vergelijking: een bestuurder die 25.000 km per jaar rijdt met een verbruik van 18 kWh per 100 km, laadt ongeveer 4.500 kWh. Laadt hij 70 % daarvan thuis tegen 0,25 euro, dan is de jaarlijkse vergoeding circa 790 euro. Bij 50 bestuurders gaat het om ruwweg 40.000 euro per jaar. De administratie kost dus bijna de helft van wat er wordt vergoed.

Publiek laden en snelladen declareren

Thuisladen is het lastige deel. Publiek laden is eenvoudiger:

• Met de laadpas van de werkgever of leasemaatschappij betaalt de werkgever direct. Er valt niets te declareren.
• Met een eigen pas of betaalkaart declareert de bestuurder het bedrag op de bon of het sessieoverzicht. Dat zijn de werkelijke kosten, dus onbelast.
• Laden op het werk kost de bestuurder niets en hoort niet in een declaratie.

Let op dubbeltellingen. Een bestuurder die thuis met de laadpas van de leasemaatschappij aan zijn eigen paal laadt, krijgt de sessies soms al via de laadpaalbeheerder vergoed. Declareert hij dezelfde sessies ook handmatig, dan wordt er twee keer betaald. Eén route per bestuurder voorkomt dat.

Vier misverstanden die rondgaan

"De energierekening is genoeg als bewijs." Nee. Die laat het verbruik van het hele huishouden zien, niet dat van de auto. Zonder aparte meting per auto is er geen onderbouwing.

"Het CBS-tarief is een officieel tarief." Het CBS publiceert gemiddelde prijzen voor statistiek, geen norm voor vergoedingen. De kennisgroep heeft het gebruik ervan uitdrukkelijk afgewezen.

"De leasemaatschappij regelt het fiscaal." De leasemaatschappij of laadpaalbeheerder betaalt uit wat de bestuurder als tarief invult. Of dat tarief de werkelijke kosten weerspiegelt, blijft de verantwoordelijkheid van de werkgever.

"De 0,25 euro per km geldt ook voor de auto van de zaak." Nee. De kilometervergoeding is bedoeld voor een eigen auto. Bij een auto van de zaak vergoedt u de werkelijke laadkosten, niet een bedrag per kilometer.

De laadpaal thuis: wie betaalt en wat bij vertrek?

Een laadpaal bij de bestuurder thuis die bedoeld is om de auto van de zaak te laden, kan de werkgever onbelast betalen of ter beschikking stellen. Twee afspraken voorkomen later discussie:

• Eigendom: blijft de laadpaal van de werkgever of de leasemaatschappij, of wordt hij van de bestuurder? Leg dat vast in de autoregeling.
• Vertrek of andere auto: kan de bestuurder de paal overnemen, en tegen welke prijs? Een overname onder de waarde kan loon zijn.

De laadpaal zelf is een eenmalige kostenpost; de stroom is de terugkerende post die het declaratieproces bepaalt.

Ondernemer of DGA: wat is anders?

• DGA in loondienst van de eigen bv: dezelfde regels als voor een werknemer. De bv vergoedt de werkelijke kosten van de thuis geladen stroom, met dezelfde onderbouwing.
• Ondernemer in de inkomstenbelasting met een auto in de onderneming: er is geen werkgever die vergoedt, maar de zakelijk toe te rekenen laadkosten zijn kosten van de onderneming. Ook dan is een meting per kWh nodig om die kosten te onderbouwen.

In beide gevallen geldt: wie het verbruik van de auto niet apart meet, kan bij een controle weinig laten zien.

ERE-certificaten: wat betekent dat voor de declaratie?

Sinds 2026 kan thuis geladen stroom bij de Nederlandse Emissieautoriteit worden ingeboekt als hernieuwbare energie voor vervoer (ERE). De bestuurder ontvangt daar via een inboekdienstverlener een vergoeding voor.

De Kennisgroep heeft op 3 augustus 2026 bevestigd dat die ERE-vergoeding geen loon is (KG:204:2026:16). Maar er is een gevolg voor de laaddeclaratie: de ERE-opbrengst maakt deel uit van de integrale kostprijs per kWh. Bij een vergoeding op basis van werkelijke kosten moet u de ERE-opbrengst in beginsel dus van de kostprijs aftrekken. Bron: Kennisgroepen Belastingdienst.

Let op: voor ERE eist de NEa bij thuisladen een MID-gecertificeerde meter die in het laadpunt zelf zit. Niet elke bestuurder komt daar dus voor in aanmerking. Bron: Nederlandse Emissieautoriteit.

Van vast bedrag naar werkelijke kosten in 5 stappen

Werkt u nu met een vast bedrag? Zo stapt u over zonder dat bestuurders erop achteruitgaan of u loon vergoedt:

1. Inventariseer de huidige situatie

Welke bestuurders laden thuis, met welke laadpaal, en welk bedrag krijgen ze nu? Vraag ook welk type energiecontract ze hebben. Dat bepaalt hoe groot de afwijking van het vaste bedrag is.

2. Kies de route

Handmatig, via de laadpaalbeheerder of met software die meting en tarief koppelt. Bij meer dan tien bestuurders is handmatig zelden houdbaar.

3. Pas de autoregeling aan

Leg vast dat u de werkelijke kosten vergoedt, hoe het verbruik wordt gemeten, welke gegevens de bestuurder deelt en wanneer er wordt uitbetaald. Heeft u een ondernemingsraad, betrek die dan tijdig bij de wijziging.

4. Communiceer het verschil per bestuurder

Laat iedere bestuurder zien wat hij onder de nieuwe regeling ontvangt. Wie er financieel op vooruitgaat, is snel overtuigd. Wie erop achteruitgaat, ontving tot nu toe loon zonder dat het zo werd behandeld.

5. Controleer na drie maanden

Vergelijk de vergoedingen met de bandbreedte uit de tabel hierboven en los afwijkingen op. Daarna kan het proces op de automatische piloot.

Hoe verwerkt u de vergoeding in de administratie?

De vergoeding van werkelijke laadkosten voor een auto van de zaak is geen loon. Dat heeft drie praktische gevolgen:

• Geen loonheffing en geen premies werknemersverzekeringen over de vergoeding, zolang die de werkelijke kosten niet overschrijdt.
• Geen beslag op de vrije ruimte van de werkkostenregeling: het gaat om intermediaire kosten, niet om loon dat u aanwijst.
• Uitbetaling via de salarisstrook of apart: beide kan, zolang de vergoeding als onbelaste kostenvergoeding wordt verwerkt en de onderbouwing per maand bij de loonadministratie hoort.

In de financiële administratie boekt u de vergoeding als autokosten, op dezelfde kostenplaats als de leaseprijs of de afschrijving van de auto. Dan ziet u per auto wat hij werkelijk kost, inclusief energie.

Privacy: wat ziet de werkgever?

Voor een correcte vergoeding heeft de werkgever drie dingen nodig: kWh per maand per auto, het tarief en de berekening. Locatiegegevens, laadtijden tot op de minuut en het verbruik van het huishouden zijn daarvoor niet nodig. De AVG vraagt om dataminimalisatie: verzamel alleen wat nodig is voor het doel.

In de praktijk betekent dat: de bestuurder deelt de gegevens van zijn energiecontract, de werkgever ziet alleen het resultaat. Met Voltaback ontvangt de werkgever nooit de geolocatie van de bestuurder; de onderbouwing per maand bevat alleen wat de salarisadministratie nodig heeft.

Checklist: een declaratieproces dat standhoudt

• Leg in een interne regeling vast dat u vergoedt tegen de werkelijke kosten of een aantoonbaar marktconform tarief, niet tegen een vast bedrag.
• Meet per auto en per sessie, gescheiden van het huishoudverbruik.
• Gebruik het tarief uit het contract van elke bestuurder, ook bij dubbeltarief en dynamische contracten.
• Verwerk zonnepanelen en ERE-opbrengst in de kostprijs.
• Bewaar per maand een onderbouwing die u zonder zoekwerk kunt overleggen.
• Regel eigendom van de laadpaal en wat er gebeurt bij vertrek.
• Controleer of het proces ook werkt bij verhuizing, nieuw energiecontract of een andere auto.

Wilt u de bestuurder zelf een duidelijke uitleg geven? Ons stappenplan voor de bestuurder kunt u direct doorsturen.

Declaraties overbodig maken

Een declaratieproces kan kloppen en toch onnodig veel tijd kosten. Met Voltaback hoeft de bestuurder niets meer in te vullen: de laadsessies worden per auto herkend, gewaardeerd tegen het tarief uit zijn contract (ook dynamisch of met zonnepanelen) en maandelijks samengevat in een onderbouwing voor de salarisadministratie. De meting is onafhankelijk geaudit, met een relatieve afwijking van 1,22 %, en het platform is ISO 27001-gecertificeerd en AVG-conform.

Bekijk hoe thuisladen vergoeden met Voltaback werkt, of vergelijk de opties voor uw wagenpark in de simulator voor beheer van thuisladen. Liever direct uw situatie bespreken? Plan een gesprek met ons team.