Onkostennota voor laadkosten: CREG-forfait of werkelijke kost, en welke bewijzen?

Een onkostennota voor laadkosten is in België een eigen kost van de werkgever: vrij van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing, op voorwaarde dat het thuis geladen verbruik van de bedrijfswagen gemeten is en het bedrag per kWh niet boven het CREG-tarief van het kwartaal ligt, of overeenstemt met de bewezen werkelijke kost. Zonder meting en bewijs wordt dezelfde terugbetaling gewoon loon.

Dit artikel is geschreven voor de fleet manager en de payrollverantwoordelijke. U leest wat een conform bewijsstuk bevat, waarom één forfaitaire kWh-prijs voor iedereen sommige bestuurders overbetaalt en andere laat bijleggen, hoe u publiek laden behandelt zonder dubbele terugbetaling, en hoe u de maandelijkse onkostennota volledig afschaft. Voltaback doet dat vandaag al voor meer dan 200 bedrijven: elke laadbeurt thuis wordt gemeten en terugbetaald aan de werkelijke contractprijs of aan het CREG-tarief.

Het kader: eigen kosten van de werkgever, maar alleen met bewijs

De basis is circulaire 2024/C/77 van de FOD Financiën van 5 december 2024, die circulaire 2025/C/38 van 17 juni 2025 permanent maakte. Elk kwartaal legt een addendum het maximale bedrag per kWh vast, per gewest. De RSZ neemt dezelfde logica over in haar administratieve instructies.

De voorwaarden zijn cumulatief:

1. de terugbetaling staat schriftelijk in de car policy;
2. het gaat om een elektrische of plug-in hybride bedrijfswagen die de werkgever ter beschikking stelt;
3. het verbruik van de wagen wordt verifieerbaar gemeten, gescheiden van het verbruik van het gezin;
4. het bedrag per kWh is ofwel de bewezen werkelijke kost, ofwel ten hoogste het CREG-tarief van het gewest van de woonplaats.

Eén punt verdient aandacht: de RSZ volgt het CREG-forfait volgens haar instructies voorlopig tot eind 2026. Controleer dus vóór de eerste loonverwerking van 2027 de versie van de RSZ-instructies die op 1 januari geldt. De terugbetaling tegen bewezen werkelijke kost valt daar niet onder.

Twee nuances die weinig artikels vermelden:

• Het forfait is niet eeuwig. Circulaire 2025/C/38 aanvaardt het CREG-tarief voor onbepaalde duur, maar de overheid behoudt zich het recht voor het in te trekken zodra er voldoende systemen bestaan om de werkelijke laadkosten te bepalen. Een proces dat vandaag al op gemeten kWh en contractprijzen steunt, hoeft dan niet om. Bron: Forum for the Future.
• Als het laden niet van het gezin te scheiden is, aanvaardt de RSZ in haar instructies een forfaitaire vergoeding per gereden kilometer, op voorwaarde dat dat forfait realistisch en verantwoord is. De bewijslast ligt dan volledig bij de werkgever. Dat is een noodoplossing, geen alternatief voor een meting: wie het forfait niet kan onderbouwen, loopt het risico dat het als loon wordt behandeld.

De bedragen per kwartaal en per gewest staan in ons artikel over het CREG-tarief voor thuisladen. Hier herhalen we ze niet: dit artikel gaat over de onkostennota zelf en over wat erin moet staan.

CREG-forfait of werkelijke kost: twee manieren om een kWh te waarderen

Het CREG-tarief is gebaseerd op een all-in prijs van een typegezin, vaste kosten inbegrepen, omgerekend per kWh. Daarom ligt het duidelijk boven de prijs van een kWh die 's nachts geladen wordt aan een tweevoudig tarief: ongeveer 0,24 tot 0,25 euro per kWh. Het CREG-tarief is een terugbetalingsplafond, nooit „de prijs van een kWh thuis”.

De werkgever mag ook kiezen voor één uniform tarief voor alle bestuurders: het laagste van de drie gewesten voor het kwartaal. Die keuze geldt voor het hele kalenderjaar.

Rekenvoorbeeld: één prijs voor iedereen tegenover de echte contracten

Neem een bestuurder die 30.000 km per jaar rijdt aan 23 kWh per 100 km en 60 % thuis laadt: 4.140 kWh per jaar. Ter illustratie passen we het CREG-tarief van het vierde kwartaal 2026 toe op een volledig jaar.

Berekening Voltaback: 4.140 kWh maal de prijs. Voor bestuurder B zou het CREG-tarief van Brussel (36,88 cent) 1.526,83 euro opleveren; het uniforme Vlaamse tarief laat hem dus bijleggen, tenzij hij zijn werkelijke kost bewijst.

Wat leert dit?

• Het forfait is perfect conform, maar het is geen prijs. Bij bestuurder A betaalt het bedrijf 341,55 euro per jaar boven zijn werkelijke kost. Over 50 bestuurders met een gelijkaardig profiel is dat 17.077,50 euro per jaar, legaal maar onnodig.
• Een uniform tarief benadeelt wie duurder betaalt. Bestuurder B legt 155,25 euro per jaar bij om met zijn bedrijfswagen te rijden. Dat voelt hij elke maand.
• Dynamische contracten en zonnepanelen maken een forfait blind. Bij zonnepanelen kan de fiscus volgens Partena Professional het bewijs van de werkelijke kost vragen, omdat niet elke geladen kWh betaald wordt.
• In Vlaanderen speelt ook het capaciteitstarief. Wie overdag of 's avonds snel laadt terwijl het gezin kookt, verhoogt zijn maandpiek. Die kost zit niet per kWh in het contract en verdwijnt dus uit een eenvoudige kWh-berekening.

Het capaciteitstarief in Vlaanderen, uitgerekend

Sinds 2023 betaalt een Vlaams gezin met een digitale meter een capaciteitstarief: een bedrag per kW per jaar, berekend op het gemiddelde van de hoogste kwartierpiek van elke maand, met een minimum van 2,5 kW. In 2026 ligt dat tarief volgens de netbeheerder rond 49 tot 57 euro per kW per jaar, gemiddeld ongeveer 53,5 euro.

Een laadpaal van 7,4 kW die opstart terwijl het gezin kookt, kan de maandpiek van 4 naar 10 kW tillen. Gebeurt dat elke maand, dan stijgt het gemiddelde met 6 kW, of ongeveer 320 euro per jaar aan 53,5 euro per kW. Laadt de wagen 's nachts, wanneer de rest van het huis stil is, dan stijgt de piek nauwelijks.

Die kost staat niet per kWh op de factuur, dus een terugbetaling aan de werkelijke kWh-prijs dekt hem niet. Het CREG-tarief bevat wel vaste kosten van een typegezin, maar niet de piek van een individuele bestuurder. Twee praktische gevolgen:

• Leg in de car policy vast dat de wagen bij voorkeur 's nachts of met een beperkt vermogen laadt.
• Een slimme laadpaal of de laadplanning van de wagen zelf volstaat om de piek te beperken; een hogere terugbetaling is dan niet nodig.

Bron: Vlaanderen.be, capaciteitstarief.

Zonnepanelen en dynamische contracten

Zonnepanelen. Wat kost een kWh die uit de eigen panelen komt? Niet niets: de bestuurder had ze anders aan het net kunnen verkopen, tegen de injectievergoeding van zijn leverancier, die doorgaans een fractie van de afnameprijs is. Een redelijke werkelijke kost voor zonne-kWh is dus die gemiste injectievergoeding, niet de volle prijs. Wie toch aan het CREG-tarief terugbetaalt, betaalt een bestuurder met veel zonne-uren duidelijk meer dan zijn kost, en dat is precies het geval waarin de fiscus het bewijs van de werkelijke kost kan vragen.

Dynamische contracten. De prijs verandert elk uur, volgens de groothandelsmarkt. 's Nachts en op zonnige middagen kan ze zeer laag liggen, bij de avondpiek hoog. De werkelijke kost van een laadbeurt is dan de som van de kWh per uur maal de prijs van dat uur, plus de vaste toeslagen per kWh van het contract. Zonder meting per uur is die kost niet te bewijzen; met zo'n meting valt hij vaak lager uit dan elk forfait.

Op het niveau van het wagenpark: welke tariefkeuze?

Neem 50 bestuurders zoals hierboven, 4.140 kWh per jaar elk, verdeeld over 30 in Vlaanderen, 13 in Brussel en 7 in Wallonië. Ter illustratie passen we de tarieven van het vierde kwartaal 2026 op een heel jaar toe.

Berekening Voltaback. Het uniforme tarief bespaart 4.097,36 euro tegenover het woongewest, maar laat de Brusselse en Waalse bestuurders met een duur contract bijleggen. De werkelijke kost is het goedkoopst voor het bedrijf en het eerlijkst voor de bestuurder, op voorwaarde dat hij gemeten en bewezen wordt. In de praktijk liggen de contracten tussen die twee uitersten, wat de werkelijke kost des te nauwkeuriger maakt.

Drie momenten om op te letten

• De kwartaalwissel. Het tarief verandert op de eerste dag van elk kwartaal. In Brussel daalde het van 37,19 cent in het derde naar 36,88 cent in het vierde kwartaal van 2026: een laadbeurt van 30 september en een van 1 oktober krijgen een ander plafond.
• De verhuis. Verhuist een bestuurder van Gent naar Brussel, dan geldt vanaf de verhuisdatum het Brusselse plafond. Zonder melding betaalt u te weinig, of bij een omgekeerde verhuis te veel.
• Het nieuwe energiecontract. Wie aan de werkelijke kost wordt terugbetaald, moet een nieuw contract of een prijswijziging melden, met het bewijsstuk.

Wat riskeert het bedrijf met een slecht forfait?

Een eigen forfait boven het CREG-tarief, zonder bewijs van de werkelijke kost, is loon voor het surplus. Hetzelfde geldt voor een vast maandbedrag (bijvoorbeeld 100 euro per maand) zonder gemeten kWh. De administratie kan dat herkwalificeren, met RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing, over meerdere jaren.

Wat kost zo'n herkwalificatie? Een ordegrootte voor een vast bedrag van 100 euro per maand zonder meting, dus 1.200 euro per jaar per bestuurder:

Berekening Voltaback, ter illustratie; het werkelijke bedrag hangt af van de loonschaal en de verminderingen. Over 50 bestuurders en drie jaar loopt dat op tot ongeveer 140.000 euro, nog zonder nalatigheidsintresten. Wie dan de bijdragen ten laste van de werknemers niet wil terugvorderen, betaalt ze zelf, waardoor ze opnieuw een voordeel worden.

Andere fouten die de vrijstelling doen vervallen:

• het tarief niet aanpassen op de eerste dag van het kwartaal;
• het gewest niet wijzigen na een verhuis;
• het gezinsverbruik samen met dat van de wagen terugbetalen;
• publiek laden terugbetalen alsof het thuisladen was;
• terugbetalen zonder schriftelijke car policy.

Een forfait dat te laag ligt, is fiscaal geen probleem, maar sociaal wel. De bestuurder betaalt dan een deel van de energie van een wagen die hij niet kiest. Dat schuurt bij de werving, en het duwt bestuurders naar publiek laden op kosten van de laadkaart, wat duurder is voor het bedrijf.

Voor de vennootschap verandert er nog iets: zodra de werkgever de stroom voor privégebruik ten laste neemt, stijgen de verworpen uitgaven van 17 % naar 40 % van het voordeel van alle aard. Bij een elektrische wagen, met een laag VAA, blijft dat beperkt. De volledige uitwerking voor een wagenpark staat in onze gids voor het terugbetalen van thuisladen.

Wat moet een bewijsstuk voor thuisladen bevatten?

Een conform bewijsstuk is geen verklaring van de bestuurder en geen kopie van de globale energiefactuur. Het moet bij een controle elk terugbetaald bedrag kunnen verklaren:

Over de meter: voor een meetsysteem dat sinds 1 januari 2025 gekocht, gehuurd of geleaset is, eist de circulaire nauwkeurigheidsklasse B of een gelijkwaardige klasse. Circulaire 2026/C/68 van 29 juni 2026 schrapte de oude verwijzing naar een foutmarge van 2 %. Voltaback steunt op de MID-gecertificeerde meter van de woning, niet op een losse kabelmeter. Hoe u ook zonder digitale meter correct meet, leest u in ons artikel over laden zonder digitale meter.

Hoe lang bewaren? Fiscale stukken worden sinds de wet van 20 november 2022 tien jaar bewaard. Bewaar de bewijsstukken dus samen met de loonfiches, en niet alleen bij de fleet manager.

Welke meting levert een bruikbaar bewijs?

De vraag is telkens dezelfde: kan het bedrijf bij een controle tonen dat elke terugbetaalde kWh in de bedrijfswagen ging, thuis, in de juiste periode? Een meting die de wagen niet identificeert, laat ruimte voor discussie, bijvoorbeeld als er een tweede elektrische wagen in het gezin is.

De bestuurder in een appartement

Laadt de bestuurder in een gemeenschappelijke parking, dan is er vaak geen eigen meter. Twee situaties komen voor:

• Een laadpunt met een eigen tussenmeter, verrekend door de syndicus of de vereniging van mede-eigenaars: het bewijs is de afrekening met kWh en prijs per kWh.
• Een laadpunt van een uitbater die per kWh factureert: het bewijs is de maandfactuur van die uitbater, die dan als werkelijke kost geldt, eventueel boven het CREG-tarief als ze bewezen is.

Hoe een mede-eigenaar een laadpunt kan laten plaatsen, valt buiten dit artikel; voor de terugbetaling telt alleen dat de kWh en hun prijs aantoonbaar zijn.

Publiek laden betaald door de bestuurder: ticket en geen dubbele terugbetaling

Het CREG-tarief geldt alleen voor thuisladen. Laadt de bestuurder onderweg aan een publieke laadpaal en betaalt hij zelf, dan wordt die sessie op stukken terugbetaald, tegen de werkelijke kost: het ticket, de bevestiging van de app of het maandoverzicht van zijn eigen laadpas.

Het grootste risico zit in de dubbele terugbetaling. Drie situaties komen vaak voor:

• De bestuurder heeft een laadkaart van het bedrijf en dient toch een ticket in. De sessie staat dan al op de factuur van de kaartuitgever.
• Een laadpaal thuis staat ook in het netwerk van een laadpaaluitbater. De sessie verschijnt dan zowel in de thuismeting als op een overzicht van de uitbater.
• De bestuurder laadt op kantoor en de sessie wordt toch als thuisladen meegeteld.

De oplossing is één register per wagen, waarin elke sessie maar één keer voorkomt, met haar plaats (thuis, publiek, kantoor) en haar betaalwijze. Zonder zo'n register controleert payroll tickets met de hand, en dat is precies waar fouten insluipen. Meer over de keuze tussen thuis en publiek laden in de gids voor de bestuurder.

Laden op het werk en in het buitenland

Op kantoor laadt de bestuurder op kosten van het bedrijf, dat de stroom rechtstreeks betaalt. Er is dan niets terug te betalen, en die sessies mogen dus niet in de thuismeting of in een onkostennota terechtkomen.

In het buitenland werkt een laadkaart van het bedrijf meestal via roaming. Betaalt de bestuurder toch zelf, met een bankkaart aan een snellader of via een lokale app, dan geldt dezelfde regel als voor publiek laden in België: terugbetaling op stukken, tegen de werkelijke kost. Een factuur in een andere munt rekent payroll om tegen de koers van de dag van de betaling. Dat is het laatste geval waarin een klassieke onkostennota nog zinvol blijft.

Wat controleert een inspecteur?

Een fiscale controleur of een sociale inspecteur stelt bij laadkosten bijna altijd dezelfde vragen:

1. Waar staat de regeling? Hij vraagt de car policy en de datum waarop ze werd meegedeeld.
2. Hoe wordt gemeten? Hij vraagt het meetsysteem, zijn klasse en sinds wanneer het in gebruik is.
3. Welk tarief werd toegepast, per kwartaal en per gewest? Hij legt een steekproef van bestuurders naast de circulaires.
4. Hoe wordt het gewest bepaald? Hij vergelijkt het adres in het personeelsdossier met de toegepaste tarieven.
5. Zijn er dubbels? Hij legt de facturen van de laadkaarten naast de terugbetalingen.
6. Is de terugbetaling correct aangegeven? Hij controleert dat het bedrag als eigen kosten werd verwerkt en niet als loon, of omgekeerd.

Kan het bedrijf een vraag niet beantwoorden, dan kijkt de controleur doorgaans terug over alle open jaren, niet alleen over het lopende jaar. Een maandelijks bewijsstuk per bestuurder, dat al die gegevens op één pagina toont, beantwoordt die vragen in minuten in plaats van dagen.

Checklist voor de bestuurder

• Bezorg HR uw adres en meld elke verhuis meteen.
• Wordt u aan de werkelijke kost terugbetaald, bezorg dan uw energiecontract en elke prijswijziging.
• Meld zonnepanelen, een thuisbatterij of een dynamisch contract.
• Laad bij voorkeur 's nachts, zeker in Vlaanderen met het capaciteitstarief.
• Laad publiek met de laadkaart van het bedrijf, en dien alleen tickets in voor sessies die u zelf betaalde.
• Laad geen andere wagen op de gemeten laadpaal zonder dat te melden.

Plug-in hybride: laadkosten naast de tankkaart

Ook voor een plug-in hybride bedrijfswagen mag de werkgever de thuis geladen stroom terugbetalen volgens dezelfde regels. De bijkomende moeilijkheid is dat de wagen twee energiebronnen heeft, en vaak ook een tankkaart.

• Geen dubbele energie: dezelfde kilometers mogen niet zowel via de tankkaart als via de laadkosten betaald worden. Dat gebeurt niet automatisch, maar wie de kilometers en de kWh naast elkaar legt, ziet het meteen.
• Een hybride die nooit laadt kost brandstof aan een hogere prijs per kilometer en verliest het nut van de stekker. Een overzicht van de geladen kWh per wagen toont welke bestuurders hun laadkabel nooit gebruiken.
• Fiscaal volgt de aftrek van de stroom en de brandstof in de vennootschap de regels van de wagen: voor plug-in hybrides die vanaf 2026 besteld worden, is de brandstof niet meer aftrekbaar, en de elektriciteit volgt het schema van de emissievrije wagens. Laden loont dus ook fiscaal.

Eigen elektrische wagen: kilometervergoeding, geen CREG-tarief

Gebruikt een werknemer zonder bedrijfswagen zijn eigen elektrische wagen voor dienstverplaatsingen, dan is het CREG-tarief niet van toepassing. De werkgever betaalt dan een kilometervergoeding, die de energie, de afschrijving, de verzekering en het onderhoud dekt.

• Het forfaitaire bedrag dat de administratie aanvaardt, is 0,4761 euro per kilometer van 1 juli 2026 tot 30 juni 2027.
• De fiscus aanvaardt dat forfait tot 24.000 beroepskilometers per jaar; daarboven moet de werknemer zijn werkelijke kosten kunnen aantonen.
• Woon-werkverkeer met de eigen wagen volgt de regeling voor verplaatsingskosten, niet die voor dienstverplaatsingen.

Een werkgever die toch de laadkosten van een privéwagen per kWh terugbetaalt, doet dat tegen de werkelijke kost en moet het onderscheid maken tussen dienstverplaatsingen, woon-werkverkeer en privéritten. In de praktijk is de kilometervergoeding eenvoudiger.

Wat zet u in de car policy?

De terugbetaling is alleen vrijgesteld als ze schriftelijk geregeld is. Een bruikbare clausule over thuisladen beantwoordt minstens deze vragen:

1. Welke wagens: elektrische en plug-in hybride bedrijfswagens die de werkgever ter beschikking stelt.
2. Welke meting: het meetsysteem, de nauwkeurigheid en wie het levert of betaalt.
3. Welk tarief: de werkelijke kost met bewijs, het CREG-tarief van het woongewest, of het laagste uniforme tarief voor het kalenderjaar.
4. Wanneer: maandelijks of per kwartaal, en via welke looncomponent.
5. Publiek laden: met de laadkaart van het bedrijf, of op stukken tegen de werkelijke kost.
6. Wijzigingen: hoe de bestuurder een verhuis, een nieuw energiecontract of zonnepanelen meldt, en vanaf wanneer het nieuwe tarief geldt.
7. Laadgedrag: bij voorkeur 's nachts laden, en geen terugbetaling van gezinsverbruik.
8. Einde: wat er gebeurt bij vertrek, met een laadpaal thuis en de laatste afrekening.

Onkostennota of terugbetaling via het loon: wat ziet de bestuurder?

Een onkostennota wordt vaak los van het loon betaald, via een aparte overschrijving. Het kan ook via de loonfiche, als een looncomponent „eigen kosten van de werkgever”. Fiscaal en sociaal verandert dat niets: in beide gevallen is het bedrag vrij van RSZ en bedrijfsvoorheffing, op voorwaarde dat het conform is. Het verschil zit in de werking:

Belangrijk is dat het bedrag niet bij het belastbare loon wordt opgeteld en niet in de loonbasis voor de RSZ terechtkomt; een verkeerd ingestelde looncode maakt van een vrijgestelde terugbetaling ongemerkt loon. Voor een wagenpark is de looncomponent doorgaans de logischere keuze: één datum, één bron en één archief. De bestuurder hoeft dan niets meer in te dienen, en payroll werkt elke maand met hetzelfde bestand.

Het maandelijkse proces: wie doet wat?

De fouten zitten bijna altijd in de tweede en derde stap: een vergeten kwartaalwissel of een sessie die twee keer betaald wordt.

Hoe schaft u de onkostennota voor laadkosten af?

Een manuele onkostennota vraagt elke maand hetzelfde werk: de bestuurder leest een meter af of exporteert een app, payroll controleert het gewest, het tarief van het kwartaal en de berekening, en archiveert. Bij 50 bestuurders is dat al snel een volle dag per maand, met een reëel risico op fouten.

De automatische route ziet er zo uit:

1. Meten zonder tussenkomst van de bestuurder. De laadgegevens komen rechtstreeks van de wagen, gekoppeld aan zijn chassisnummer, en worden afgetoetst aan de meter van de woning.
2. Het juiste tarief automatisch toepassen. CREG-tarief van het gewest, elk kwartaal bijgewerkt, of de werkelijke contractprijs van de bestuurder.
3. Een maandelijks bewijsstuk per bestuurder met alle velden uit de tabel hierboven.
4. Export naar het sociaal secretariaat. Het bedrag komt als looncomponent eigen kosten in de loonverwerking, zonder overtypen.

Wilt u eerst het effect op uw eigen wagenpark kennen? Met de simulator van de laadkosten thuis vergelijkt u het CREG-forfait en de werkelijke kost voor uw spreiding van woonplaatsen. De prijs per kWh zelf, per contracttype, staat in ons artikel over de prijs van een kWh.

Wat Voltaback concreet verandert

Met Voltaback verdwijnt de onkostennota voor thuisladen. Elke laadbeurt wordt gemeten, aan de juiste wagen gekoppeld en terugbetaald aan de werkelijke kost of aan het CREG-tarief, zonder verplichte slimme laadpaal of laadkabel, in een huis of een appartement, met of zonder digitale meter.

• Gemeten nauwkeurigheid: een onafhankelijke derde partij auditeerde de meting, met een relatieve fout van 1,22 %.
• Een maandelijks bewijsstuk per bestuurder: data, kWh, toegepast tarief en bedrag, klaar voor het sociaal secretariaat.
• Gegevensbescherming: ISO 27001-gecertificeerd sinds 2 december 2025, GDPR-conform; het bedrijf krijgt nooit de geolocatie van de bestuurders.
• Meer dan 48 automerken zijn verbonden, en Voltaback is 100 % software: geen toestel om te plaatsen.

Meer dan 200 bedrijven, waaronder grote Europese groepen, betalen het thuisladen van hun bestuurders al terug met Voltaback. Vraag een demo aan: in 30 minuten ziet u het bewijsstuk van een Belgische bestuurder en de berekening voor zijn gewest.

Bronnen

• FOD Financiën, circulaire 2024/C/77 van 5 december 2024, circulaire 2025/C/38 van 17 juni 2025, addenda per kwartaal en circulaire 2026/C/68 van 29 juni 2026: financien.belgium.be.
• RSZ, administratieve instructies, terugbetaling van vervoerskosten: socialsecurity.be.
• CREG, maandelijkse all-inprijzen voor residentiële klanten: creg.be.
• Partena Professional, belastingvrije terugbetaling van thuisladen: partena-professional.be.