Car policy voor thuisladen: het terugbetalingsproces voor je wagenpark (2026)

Het thuisladen van een wagenpark terugbetalen is eerst een keuze van methode en daarna een proces: een car policy die een controle doorstaat, een betrouwbare meting per wagen, een loonverwerking die de kwartalen volgt en een dossier dat klaarligt voor de FOD Financiën of de RSZ. Deze gids is bedoeld voor fleet managers, HR en Compensation & Benefits, en payroll.

De CREG-bedragen, hun berekening en de voorwaarden voor vrijstelling staan in onze gids over het CREG-tarief 2026. Hier herhalen we die regels niet: we zetten ze om in de praktijk.

Werkelijke kost, CREG-tarief per gewest of eenheidstarief: de methode van het wagenpark kiezen

De methode kies je één keer, op het niveau van de onderneming, en je legt ze vast in de car policy. Drie opties zijn conform als de kWh gemeten worden: de werkelijke kost van het contract van elke bestuurder, het CREG-tarief van het woongewest, of het laagste CREG-tarief van de drie gewesten voor iedereen en voor het hele kalenderjaar. Wat ze kosten, hangt vooral af van waar je bestuurders wonen.

Voorbeeld van een wagenpark van 100 elektrische wagens die in 2026 elk 6.900 kWh thuis laden, met bestuurders die voor 60 % in Vlaanderen, 25 % in Brussel en 15 % in Wallonië wonen:

Berekening Voltaback op de plafonds van de vier kwartalen van 2026, per kwartaal afgerond op de cent. De werkelijke kost is illustratief: hij volgt het contract van elke bestuurder en ligt hoger voor wie overdag laadt.

Twee signalen helpen bij de keuze: laden je bestuurders vooral 's nachts met een dag/nachtcontract, dan is de werkelijke kost het goedkoopst; woont een deel van het wagenpark in Wallonië of Brussel en kan je de contracten niet verzamelen, dan beperkt het laagste eenheidstarief de uitgave, maar het moet aanvaardbaar blijven voor wie een duurdere kWh heeft.

De clausules in de car policy

De car policy is de eerste voorwaarde voor vrijstelling: zonder geschreven tekst vóór de eerste betaling kan de terugbetaling als loon geherkwalificeerd worden. Een volledige clausule over thuisladen bepaalt:

1. De scope: elektrische en plug-in hybride bedrijfswagens, werknemers en bedrijfsleiders, enkel laden aan de hoofdverblijfplaats.
2. De methode: werkelijke kost, CREG-tarief van het woongewest, of laagste eenheidstarief voor het kalenderjaar.
3. De meting: verifieerbaar systeem, gekoppeld aan de wagen en gescheiden van het gezin; geen vrije verklaring.
4. De prijs: bij werkelijke kost het verwachte bewijs (contract of factuur) en de regel bij een dynamisch contract of zonnepanelen; bij het forfait de datum van de kwartaalaanpassing.
5. De wijzigingen: plicht van de bestuurder om een verhuis of contractwijziging te melden, en de ingangsdatum.
6. Frequentie en kanaal van betaling: maandelijks via de loonbrief, of per kwartaal.
7. Publiek laden en de laadkaart: wie wat betaalt, en het verbod om dezelfde sessie twee keer terugbetaald te krijgen.
8. De laadpaal van de werkgever, indien van toepassing: eigendom, onderhoud, wat er bij vertrek gebeurt.
9. Vertrek of schorsing: laatste terugbetaling, laadsessies van de laatste maand, langdurige afwezigheid.
10. Persoonsgegevens: verzamelde gegevens, doel, bewaartermijn, en geen geolocatie naar de werkgever (AVG).

Een laadcharter dat de bestuurder bij de start ontvangt, vertaalt die clausules in concrete afspraken. Heb je een ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging, informeer hen dan over de wijziging van de car policy, en kijk ook wat je paritair comité voorziet.

Voorbeeld van een geanonimiseerd laadcharter voor thuisladen.

Laadpaal betaald door de werkgever: stroom, eigendom en vertrek

Een laadpaal thuis verandert niets aan de regel voor de stroom: de laadpaal hangt aan de meter van de woning, de bestuurder betaalt de factuur en de werkgever betaalt die terug volgens de methode van de car policy. Laat de onderneming een aparte meter en een energiecontract op haar naam plaatsen, dan levert ze de stroom rechtstreeks en valt dat buiten het terugbetalingsmechanisme.

• Eigendom: de laadpaal blijft in principe eigendom van de werkgever die hem plaatste. Een terbeschikkingstellingsovereenkomst regelt gebruik, onderhoud, verzekering en aansprakelijkheid.
• Belastbaar voordeel: de terbeschikkingstelling van de laadpaal doet geen bijkomend VAA ontstaan wanneer de laadpaal het verbruik doorgeeft en de car policy de terugbetaling voorziet.
• Vertrek binnen vier jaar: houdt de bestuurder de laadpaal gratis minder dan vier jaar na de plaatsing, dan ziet de fiscus dat als een belastbaar voordeel dat elk jaar daalt.
• Vertrek na vier jaar: de gratis overname is niet belast, en de RSZ beschouwt ze niet als loon omdat de restwaarde als verwaarloosbaar geldt.
• Zonder afspraak: de werkgever blijft in principe verantwoordelijk voor het verwijderen en de kosten ervan. Voorzie het geval dus in de overeenkomst: gratis overname, overname tegen restwaarde of demontage.

De installatie moet conform het AREI zijn en door een erkend organisme gekeurd worden, of de laadpaal nu verbonden is of niet. Een verbonden laadpaal is maar één manier om te meten; het is geen voorwaarde voor de terugbetaling.

Laadkaart en thuisladen: dubbele terugbetaling vermijden

Veel bestuurders hebben twee kanalen: de laadkaart van de onderneming voor onderweg en thuis. Het risico is dat dezelfde energie twee keer betaald wordt, bijvoorbeeld wanneer een thuislaadpaal die aan het platform van de laadkaart of de leasingmaatschappij gekoppeld is de thuissessies al terugbetaalt, en de loonverwerking ze een tweede keer terugbetaalt.

• één kanaal per sessie: thuissessies lopen via de operator of de leasingmaatschappij, of via de loonverwerking, nooit via beide;
• een onrechtstreekse doorstroming wordt aanvaard: het verbruik mag de werkgever via de leasingmaatschappij of de laadoperator bereiken, als het per wagen verifieerbaar blijft;
• de laadkaart dient voor publiek laden, betaald of terugbetaald tegen de werkelijke kost, nooit tegen het CREG-tarief;
• een maandelijkse afstemming per wagen (thuis, publiek, kaart) brengt dubbels aan het licht en toont het aandeel thuisladen, je eerste besparingshefboom.

Verifieerbare meting: waar een controle echt naar kijkt

Een controleur wil voor een wagen en een maand de thuis geladen kWh, de toegepaste prijs en het betaalde bedrag kunnen reconstrueren. De meetvoorwaarde wordt dus op stukken gecontroleerd, niet op de belofte van een toestel:

Vraag een leverancier schriftelijk: de nauwkeurigheidsklasse van de meter en de referentienorm, hoe elke sessie aan de wagen gekoppeld wordt, of de verliezen tussen stopcontact en batterij meegeteld worden, en het exportformaat per wagen en per maand. De regel van klasse B en de data ervan staan in de gids over het CREG-tarief.

Payroll: frequentie, sociaal secretariaat en aanpassingen

• Frequentie: maandelijks met het loon is het gebruikelijkst en volgt de factuur van de bestuurder; per kwartaal sluit aan bij het ritme van de CREG-plafonds, maar de bestuurder schiet het geld langer voor.
• Looncode: de terugbetaling is een eigen kost van de werkgever, netto uitbetaald en gescheiden van het brutoloon en het VAA. Vraag je sociaal secretariaat naar de specifieke looncode in zijn software, en controleer dat ze niet in de RSZ-basis of de bedrijfsvoorheffing terechtkomt.
• Kwartaal: pas het CREG-plafond aan in de loonverwerking die de eerste dag van het kwartaal dekt; is het addendum nog niet verschenen, volg dan de voorzichtigheidsregel uit de gids over het CREG-tarief.
• Bestand: een maandelijkse export per bestuurder (kWh, prijs, bedrag, periode) vermijdt herinvoer en dient als bewijsstuk.
• Uitdiensttreding: verreken de laadsessies van de laatste maand in de eindafrekening, voor je de toegang afsluit.

Wie doet wat, en wanneer

Het auditdossier en de kwartaalcontrole

Bij een controle door de FOD Financiën of de RSZ moeten deze stukken per wagen en per maand voorgelegd kunnen worden:

Accountantskantoren raden aan die stukken minstens zeven jaar te bewaren. Elk kwartaal volstaan vijf controles:

• het nieuwe plafond wordt vanaf de eerste dag van het kwartaal toegepast (als je het forfait gebruikt);
• verhuizingen van het kwartaal hebben het gewest aangepast, gewijzigde contracten de prijs;
• elk uitbetaald bedrag hoort bij een bewijsstuk per wagen;
• geen publieke of al via de kaart betaalde sessie werd als thuisladen terugbetaald;
• het aandeel thuisladen stijgt per bestuurdersprofiel.

Wat Voltaback automatiseert

Voltaback registreert elke laadsessie thuis, koppelt ze aan de juiste wagen en waardeert ze tegen de werkelijke kost van het contract van de bestuurder of tegen het CREG-tarief, elk kwartaal en per gewest bijgewerkt. Elke maand maakt het per bestuurder een bewijsstuk en een export voor de loonverwerking. De oplossing is 100 % software, compatibel met alle installaties (versterkt stopcontact, al dan niet verbonden laadpaal, appartement), zonder verplichte verbonden laadpaal of slimme laadkabel, met ongeveer 2 minuten configuratie per bestuurder. Voltaback steunt op de MID-gecertificeerde meter van de woning zelf, niet op een losse kabelmeter. De nauwkeurigheid werd geauditeerd door een onafhankelijke derde partij (afwijking van 1,22 %, onder de 2 %), het platform is ISO 27001-gecertificeerd en de onderneming krijgt nooit de geolocatie van de bestuurders te zien. Meer dan 200 ondernemingen gebruiken het, waaronder grote Europese groepen, met namen als Sodexo, ENGIE Home Service, Equans, BNP Paribas, Lyreco en John Cockerill.

Het Voltaback-dashboard: verbruik, bedragen en bewijsstukken per wagen.

Geschreven door Aubin Aycaguer, Chief of Staff bij Voltaback. Wil je de laadsessies, bedragen en payrollexport op je eigen wagens zien? Vraag een demo van 30 minuten.