Note de frais de recharge d'une voiture électrique : forfait CREG ou coût réel, quels justificatifs ?

En Belgique, la recharge à domicile d'une voiture de société se rembourse comme un frais propre de l'employeur, sans précompte ni cotisations ONSS, à deux conditions : des kWh mesurés pour la voiture seule, et un prix par kWh qui ne dépasse pas le tarif CREG trimestriel de la Région, sauf preuve du coût réel du contrat du conducteur. Une note de frais sans ces deux éléments expose l'employeur à une requalification en rémunération.

Ce guide s'adresse au gestionnaire de flotte et au service paie. Il montre pourquoi un prix unique au kWh surpaie certains conducteurs et en fait payer d'autres de leur poche, ce qu'un justificatif doit contenir, comment traiter la recharge publique et la voiture personnelle, et comment supprimer les notes de frais. Voltaback mesure chaque recharge et la valorise au coût réel du contrat ou au tarif CREG, sans saisie du conducteur.

Le cadre : un frais propre de l'employeur, pas un avantage

Le conducteur paie l'électricité sur son propre contrat ; l'employeur lui rembourse un coût qu'il a supporté pour l'entreprise. Ce remboursement n'est ni imposable ni soumis à l'ONSS tant qu'il correspond à un coût réel ou à un montant forfaitaire admis par l'administration. Tout ce qui dépasse devient de la rémunération.

Le cadre fiscal tient dans les circulaires du SPF Finances : la circulaire 2024/C/77 a fixé le mécanisme du tarif maximal par kWh, la circulaire 2025/C/38 l'a rendu permanent, et des addenda publient chaque trimestre le montant par Région. L'addendum 2026/C/68 a précisé l'exigence de mesure : pour un système acheté, loué ou pris en leasing depuis le 1er janvier 2025, le compteur doit respecter la classe d'exactitude B de l'arrêté royal du 15 avril 2016, ou une classe équivalente. Source : SPF Finances.

Côté sécurité sociale, les instructions administratives de l'ONSS reprennent le plafond CREG, mais indiquent ne suivre cette mesure, à ce stade, que jusqu'à la fin de 2026. Pour la paie de 2027, vérifiez la version en vigueur au 1er janvier. Le remboursement au coût réel mesuré n'est pas concerné. Source : ONSS, instructions administratives.

Forfait CREG ou coût réel : deux logiques différentes

Le tarif CREG est un plafond, pas le prix d'un kWh rechargé à domicile. Il est calculé à partir des prix moyens « all-in » des contrats résidentiels, frais fixes compris. Un conducteur qui recharge la nuit en bihoraire paie en réalité moins. Les montants trimestriels par Région, leur mode de calcul et le calendrier des circulaires sont dans notre guide du tarif CREG ; nous ne les répétons pas ici.

Le choix de la méthode pour toute la flotte (coût réel, CREG de la Région du domicile ou tarif unique) et sa traduction dans la car policy sont traités dans notre guide de gestion de la recharge à domicile.

Un prix unique au kWh : trop pour l'un, pas assez pour l'autre

Prenons quatre conducteurs d'une même flotte flamande, qui rechargent chacun 4 000 kWh par an à domicile (environ 17 000 km à 23 kWh aux 100 km). L'entreprise rembourse au plafond CREG de la Flandre, soit environ 0,32 €/kWh en moyenne sur 2026 (ordre de grandeur calculé sur les quatre trimestres). Le prix réel du kWh, lui, dépend du contrat de chacun : c'est le prix marginal d'un kWh rechargé, énergie, réseau, taxes et TVA compris, hors abonnement.

Sur ces quatre profils, l'entreprise paie 800 € de plus que le coût réel des conducteurs A et B, tandis que le conducteur C finance une partie de la recharge de sa voiture de société. Tant que le montant reste sous le plafond CREG, le surplus versé à A et B n'est pas requalifié : c'est un coût pour l'entreprise, pas un risque fiscal. Sur une flotte de 100 voitures, ce surcoût se chiffre vite en dizaines de milliers d'euros par an.

Le cas D est le plus délicat : l'électricité produite par des panneaux n'a pas le même coût que celle du réseau. Les cas des panneaux solaires et des contrats dynamiques sont détaillés dans le guide du conducteur, et l'écart de prix entre heures pleines et creuses dans notre article sur le prix du kWh.

Vous pouvez faire ce calcul sur votre propre flotte avec le simulateur du coût de la recharge à domicile.

Ce que risque l'entreprise

Avec un montant au-dessus du plafond, sans preuve. La part qui dépasse le tarif CREG et n'est pas justifiée par le coût réel est de la rémunération : précompte professionnel côté travailleur, cotisations ONSS côté employeur et travailleur. Un contrôle peut remonter sur plusieurs années.

Avec un forfait sans kWh mesurés. Un montant mensuel fixe (« 80 € par mois pour l'électricité ») ne repose sur aucune consommation. Il ne remplit pas la condition de mesure et peut être requalifié en totalité.

Avec un forfait trop bas. Pas de risque fiscal, mais un risque social : le conducteur paie une partie de l'électricité d'une voiture qui appartient à l'entreprise, ce qui crée des tensions et des demandes d'exception que le service RH doit gérer une par une.

Dans tous les cas, un effet sur l'impôt des sociétés. Dès que l'employeur prend en charge l'électricité de l'usage privé, même en partie, la dépense non admise passe de 17 % à 40 % de l'ATN de la voiture. Sur une voiture électrique dont l'ATN est faible, l'impact reste limité.

Que doit contenir un justificatif de recharge à domicile ?

Un justificatif doit permettre à un contrôleur de refaire le calcul sans vous demander d'autre pièce. Pour chaque voiture et chaque période remboursée :

Ce qui ne suffit pas : une estimation à partir des kilomètres, une déclaration sur l'honneur du conducteur, ou la facture d'électricité globale du logement, qui mélange voiture et ménage. Conservez les justificatifs avec les pièces de paie, et au moins aussi longtemps que les délais de contrôle fiscal et social. La mesure à domicile doit être vérifiable : Voltaback s'appuie sur le compteur certifié MID du logement, pas sur un compteur de câble isolé, et la précision de mesure a été auditée par un tiers indépendant (1,22 % d'écart).

Recharge publique payée par le conducteur : ticket et double remboursement

La recharge sur une borne publique ou chez un client ne relève pas du tarif CREG, qui ne vise que le domicile. Si le conducteur la paie lui-même, elle se rembourse au coût réel, sur pièces : ticket de la borne, relevé de l'application de l'opérateur ou facture mensuelle de l'opérateur de mobilité, avec la date, le lieu, les kWh et le montant TVA comprise.

Le risque principal est le double remboursement. Il apparaît quand le conducteur dispose aussi d'une carte de recharge de l'entreprise, ou quand une recharge publique est remboursée comme une recharge à domicile. Trois règles l'évitent :

• une source par recharge : la carte d'entreprise paie, ou la note de frais rembourse, jamais les deux ;
• un rapprochement mensuel entre les sessions de la carte et les notes de frais ;
• aucune recharge publique dans le calcul des kWh « domicile ».

Une carte de recharge acceptée sur les réseaux publics supprime l'essentiel de ces notes : notre page sur la carte de recharge Electra en décrit le fonctionnement.

Voiture personnelle électrique : l'indemnité kilométrique, pas le tarif CREG

Le tarif CREG ne vaut que pour une voiture de société. Un collaborateur qui utilise sa propre voiture électrique pour des déplacements de service est remboursé par une indemnité kilométrique, qui couvre tous les frais de la voiture, électricité comprise. Pour le système d'indexation annuelle, le montant est de 0,4761 € par kilomètre du 1er juillet 2026 au 30 juin 2027 (circulaire n° 767 du 8 juin 2026).

L'employeur ne rembourse donc pas en plus les kWh de ces trajets. Les trajets domicile-travail suivent leur propre régime (intervention dans les frais de déplacement), distinct des déplacements de service. Source : Securex, indemnité kilométrique à partir du 1er juillet 2026.

Comment supprimer les notes de frais de recharge ?

La note de frais de recharge cumule les défauts : saisie manuelle par le conducteur, contrôle à la main par la paie, tarif CREG à changer chaque trimestre, prix du contrat à suivre à chaque changement de fournisseur, et risque de doublon avec la carte. Un processus sans note de frais tient en quatre étapes :

1. Mesurer automatiquement les kWh de chaque voiture à domicile, isolés du ménage, sans saisie du conducteur.
2. Valoriser chaque kWh au prix choisi par la car policy : coût réel du contrat du conducteur ou tarif CREG de sa Région, mis à jour au premier jour de chaque trimestre.
3. Exporter un montant par conducteur et par période vers votre secrétariat social, qui l'intègre en frais propres non soumis à l'ONSS.
4. Archiver le justificatif complet (kWh, période, prix, source du prix) pour un éventuel contrôle.

C'est ce que fait Voltaback, 100 % logiciel et sans boîtier : la mesure fonctionne avec une prise renforcée comme avec une borne, plus de 48 marques de voitures sont connectées, la plateforme est certifiée ISO 27001 et l'entreprise ne reçoit jamais la géolocalisation des conducteurs. Notre page remboursement de la recharge à domicile détaille le parcours du gestionnaire et du conducteur. Le cas où le logement n'a pas de compteur numérique est traité dans notre article sur la recharge sans compteur numérique.

Remplacez les notes de frais par une mesure automatique

Un prix unique au kWh simplifie la paie, mais il paie trop la plupart des conducteurs et pas assez quelques-uns. Avec une mesure fiable par voiture, vous remboursez chacun au juste prix, sans note de frais et avec un dossier prêt pour le SPF Finances et l'ONSS. Demandez une démo : en 30 minutes, nous calculons avec vous l'écart entre votre forfait actuel et le coût réel de vos conducteurs.