Note de frais de recharge d'un véhicule électrique : forfait ou coût réel ?

Aucun forfait officiel n'existe pour la note de frais de recharge d'un véhicule électrique de fonction. L'arrêté du 4 septembre 2025 sur les frais professionnels fixe des forfaits pour les repas, le grand déplacement, la mobilité professionnelle ou le télétravail, mais aucun pour l'électricité.

Il n'admet une allocation forfaitaire que « sous réserve de l'utilisation effective de ces allocations forfaitaires conformément à leur objet ». Autrement dit, un forfait de recharge n'est sûr que s'il colle à la dépense réelle de chaque conducteur. Source : arrêté du 4 septembre 2025, article 2.

Or c'est précisément ce qu'un forfait ne peut pas faire. Le forfait le plus courant rembourse les kWh à un prix unique. Prenons un forfait à 0,25 €/kWh et deux conducteurs qui roulent 30 000 km par an :

• celui qui recharge en heures creuses à 0,16 € touche 621 € par an de trop ;
• celui qui paie son kWh 0,28 € en finance 207 € par an de sa poche.

Voici le calcul, ce que coûte chaque erreur, et ce qu'un justificatif doit contenir pour tenir en contrôle.

L'essentiel en 30 secondes

• Pas de barème officiel pour l'électricité de recharge : le coût réel mesuré reste la référence. Le cadre complet est dans notre guide du remboursement de la recharge à domicile.
• Un forfait au kWh repose sur un prix moyen : il ne tombe juste que pour le salarié qui paie exactement ce prix. Il ignore les heures creuses, les offres de marché, la copropriété et, si les kWh sont déclarés, les erreurs de mesure.
• Trop haut pour un salarié, l'excédent devient du salaire déguisé aux yeux de l'URSSAF : cotisations, avec un rappel possible sur 3 ans.
• Trop bas pour un autre, il lui laisse un reste à charge. Recharger chez lui reste pourtant bien moins cher que les bornes publiques, pour lui comme pour l'entreprise.
• Le justificatif qui tient : véhicule, date, kWh mesurés, tarif réel du salarié, montant. Une note de frais manuelle ne peut presque jamais isoler les kWh de la voiture de ceux du foyer.
• La sortie par le haut : le remboursement de la recharge à domicile au coût réel produit ce justificatif chaque mois, sans note de frais à saisir.

Forfait ou réel : quelle différence pour rembourser la recharge à domicile ?

Le forfait rembourse les kWh rechargés à un prix unique fixé par l'entreprise, le plus souvent un tarif moyen comme le tarif réglementé d'EDF. Le réel rembourse les mêmes kWh, multipliés par le tarif que paie vraiment chaque salarié.

Sur le plan social, la règle tient en deux lignes. Pour un véhicule de fonction 100 % électrique, l'employeur peut prendre en charge l'ensemble des frais d'électricité engagés par le salarié, trajets personnels compris, sans cotisations, jusqu'au 31 décembre 2027. Source : BOSS, avantages en nature.

Mais il s'agit de frais engagés : ce qui dépasse la dépense réelle n'en fait plus partie. Les plafonds liés à la borne et les textes de référence sont détaillés dans notre guide complet du remboursement des frais de recharge.

C'est pour sortir de cette approximation que Voltaback mesure la recharge à domicile véhicule par véhicule et la rembourse au coût réel, avec un justificatif mensuel généré automatiquement.

Comment faire une note de frais de recharge de véhicule électrique ?

La bonne méthode dépend de trois choses : où le conducteur recharge, à qui appartient le véhicule et quel est son statut. Une note de frais n'a de sens que si le salarié avance une dépense qu'il peut prouver ligne par ligne.

Sources : BOSS, avantages en nature (recharge sur le lieu de travail) ; Urssaf, indemnités kilométriques 2026 (par exemple 0,763 €/km pour un 5 CV électrique jusqu'à 5 000 km, contre 0,636 €/km en thermique) ; BOSS, frais professionnels (dirigeants).

La prime de transport en 2026. Pour un véhicule personnel électrique, la part « alimentation électrique » est exonérée dans la limite de 600 € par an. La part carburant, limitée à 300 € en temps normal, est portée à 1 000 € par an pour les primes versées jusqu'au 31 décembre 2026.

Les textes officiels publiés à ce jour ne précisent pas si ce relèvement s'applique aussi à la part électrique. Autre assouplissement jusqu'au 31 décembre 2026 : la prime peut se cumuler avec la prise en charge de l'abonnement de transport public, ce qui est interdit en temps normal.

Sources : BOSS, frais professionnels, § 830 et § 930, communiqué du BOSS du 6 août 2026, Code du travail numérique, 23 septembre 2026.

Le cas le plus fréquent est aussi le plus fragile : à domicile, aucune facture n'isole la voiture, puisque la facture d'électricité mélange tous les usages du foyer. Une mesure dédiée remplace donc mieux la note de frais classique.

Comment est calculé un forfait de recharge ?

Un forfait de recharge applique à tous les conducteurs un prix unique du kWh, choisi par l'entreprise. Un choix courant est le tarif réglementé d'EDF en option base, à 0,2001 €/kWh au 1er août 2026. Source : CRE, délibération n° 2026-147.

Le simulateur des solutions de recharge retient, lui, un forfait type à 0,25 €/kWh.

Remboursement du mois = kWh rechargés × prix forfaitaire du kWh.

Le calcul paraît raisonnable, puisqu'il suit les kWh. Il cache pourtant trois écarts pour la plupart de vos conducteurs :

• Le contrat d'électricité : en heures creuses, le kWh réglementé coûte 0,1589 €. En option Tempo, il va de 0,1356 € (jour bleu, heure creuse) à 0,7295 € (jour rouge, heure pleine) au 1er août 2026.
• Le lieu de recharge : en copropriété, la borne collective est souvent gérée par un opérateur qui facture un abonnement en plus des kWh. Le kWh revient alors plus cher que le tarif réglementé.
• Les pertes de charge : l'énergie tirée du compteur est supérieure à celle stockée dans la batterie. L'ADAC mesure 5 à 7 % de pertes sur une borne murale de 11 kW et 13 à 24 % sur une prise domestique. Un forfait calculé sur la consommation affichée par la voiture les oublie, et des kWh simplement déclarés par le salarié ajoutent une erreur de plus (le simulateur retient 5 % de surdéclaration).

Sources : grille Tempo au 1er août 2026, Selectra, ADAC, 2026.

Certaines entreprises versent même un montant fixe par mois, sans mesurer les kWh : l'écart est alors encore plus grand, puisque le kilométrage de chacun n'est plus du tout pris en compte.

Tip : demandez à votre équipe paie sur quelles hypothèses repose votre forfait actuel. S'il n'existe pas de note écrite qui les justifie, c'est la première chose qu'un contrôleur vous demandera.

Forfait de recharge : trop pour l'un, pas assez pour l'autre

Prenons les hypothèses par défaut du simulateur des solutions de recharge : 30 000 km par an, 23 kWh aux 100 km, soit 6 900 kWh rechargés à domicile par an, et un forfait à 0,25 €/kWh.

Chaque conducteur reçoit donc 1 725 € par an (143,75 € par mois). Pour isoler l'effet du forfait, une seule chose change entre eux : le prix réel de leur kWh.

Calcul : 6 900 kWh × prix réel du kWh. Le prix de 0,28 € est un exemple : il dépend du contrat ou de l'opérateur de la borne.

Prix arrondis du tarif réglementé au 1er août 2026 : 0,1589 € en heures creuses et 0,2001 € en option base. Source : CRE, délibération n° 2026-147.

Le même forfait verse trop aux deux premiers conducteurs, et pas assez au troisième. Peu importe où ils habitent : seul le prix de leur kWh fait l'écart. Au réel, chacun reçoit son coût réel : zéro écart pour les trois.

Conducteur à 0,16 €/kWh : 621 € par an de salaire déguisé

Ce conducteur recharge la nuit en heures creuses à 0,16 €/kWh. Sa recharge lui coûte 1 104 € par an, soit 92 € par mois, et il reçoit 1 725 € : 621 € par an (51,75 € par mois) lui sont versés sans dépense en face.

Pour l'URSSAF, ce surplus n'est pas un remboursement de frais : c'est du salaire déguisé, qui entre dans l'assiette des cotisations s'il est requalifié.

Et si un tiers d'une flotte de 100 conducteurs est dans ce cas, ce sont plus de 20 000 € par an versés sans justification, soit plus de 60 000 € sur les trois années qu'un contrôle peut couvrir.

Conducteur à 0,28 €/kWh : 207 € par an de sa poche, mais la recharge à domicile reste gagnante

Ce conducteur paie son kWh 0,28 €, par exemple parce que sa borne de copropriété est facturée par un opérateur ou que son offre d'électricité est plus chère. Le forfait lui laisse 207 € par an à sa charge (17,25 € par mois) pour rouler pour son employeur.

Recharger chez lui reste pourtant la meilleure option, pour lui comme pour l'entreprise. Les mêmes 6 900 kWh coûtent 2 760 € sur une borne publique standard à 0,40 €/kWh, et 5 865 € en recharge rapide à 0,85 €/kWh (voir notre analyse du prix du kWh de recharge).

Si ce conducteur, lassé de payer la différence, passe sur la carte de recharge de l'entreprise, la facture augmente de 1 035 € par an pour un seul conducteur. Le rembourser au réel coûte 207 € de plus.

Un forfait n'est juste que pour un seul prix

Quel que soit le prix retenu, le forfait ne tombe juste que pour le salarié qui paie exactement ce prix. Il suffit qu'un salarié passe en heures creuses, change d'offre ou de logement pour que l'écart change.

Un forfait au kWh n'est juste que pour un seul contrat d'électricité, et vos conducteurs en ont tous un différent.

Tip : si vous gardez un forfait, faites au moins ce test sur cinq conducteurs aux contrats opposés (heures creuses, base, copropriété, offre de marché). Si l'écart dépasse 20 % dans un sens ou dans l'autre, votre forfait ne protège ni l'entreprise ni les salariés.

Que risque l'entreprise avec un forfait trop élevé ?

Un forfait supérieur à la dépense réelle expose l'entreprise à un redressement de cotisations. L'arrêté n'admet une allocation forfaitaire que « sous réserve de l'utilisation effective » conforme à son objet. Sans cette preuve, le montant versé peut être réintégré dans l'assiette. Source : arrêté du 4 septembre 2025, article 2.

Le rappel peut remonter loin : les cotisations se prescrivent par trois ans à compter de la fin de l'année civile au titre de laquelle elles sont dues. Les majorations et pénalités s'ajoutent. Source : article L244-3 du code de la sécurité sociale.

Le détail des conséquences d'une requalification est traité dans notre guide du remboursement de la recharge à domicile.

Que coûte un forfait trop bas ?

Un forfait trop bas ne crée pas de risque social, mais il coûte autrement :

• En énergie : le kWh à domicile coûte environ 0,16 € en heures creuses, contre 0,30 à 0,50 € sur borne publique standard et jusqu'à 0,85 € en recharge rapide. Chaque recharge qui quitte le domicile coûte 2 à 5 fois plus cher.
• En équité : le salarié qui paie le kWh le plus cher, souvent sans avoir le choix (copropriété), finance une partie de sa recharge. C'est l'inverse de l'effet recherché.
• En support : réclamations, demandes de révision du forfait, exceptions au cas par cas. Chaque exception est une nouvelle règle à justifier.

Les clients Voltaback qui basculent leurs conducteurs de l'itinérance vers la recharge à domicile remboursée au réel constatent une économie de 1 500 à 2 000 € par véhicule et par an. Vous pouvez estimer ce potentiel sur votre flotte avec le simulateur de coût de recharge de flotte.

Deux chiffres qui circulent : 0,073 €/kWh et la « tolérance de 50 % »

Le 0,073 €/kWh circule entre gestionnaires de paie. Il n'a aucune source officielle : il ne figure ni dans l'arrêté sur les frais professionnels, ni dans la doctrine sociale publiée sur le BOSS.

Il est surtout très loin des prix réels : le tarif réglementé le plus bas, l'heure creuse, est à 0,1589 €/kWh au 1er août 2026. Appliqué au conducteur à 0,20 €/kWh, un taux de 0,073 € lui rembourserait 503,70 € par an pour une dépense de 1 380 €. Source : CRE.

La « tolérance de 50 % » lue sur certains blogs est une confusion. Les 50 % du BOSS concernent la borne au domicile du salarié, pas l'électricité :

• 50 % des frais d'achat et d'installation d'une borne non restituée sont exclus de l'assiette, dans la limite de 1 057,10 € en 2026 ;
• 50 % des frais d'entretien, de maintenance ou de surcoût d'abonnement le sont aussi.

Source : BOSS, avantages en nature.

Méfiez-vous aussi de toute offre qui promet un remboursement « au barème » de l'électricité : ce barème n'existe pas en France.

Que doit contenir le justificatif d'une note de frais de recharge ?

Le BOSS exige des justifications « suffisamment précises pour en établir la réalité et le montant », produites sur demande de l'administration. Source : BOSS, frais professionnels.

En pratique, un justificatif solide permet à n'importe qui, trois ans plus tard, de refaire le calcul. Voici les éléments à réunir pour chaque conducteur et chaque mois, avec l'erreur la plus fréquente :

• Identité du salarié et du véhicule (immatriculation) : prouve que la dépense concerne le véhicule de fonction. Erreur fréquente : les recharges d'un second véhicule du foyer mélangées.
• Date et heure de chaque session : rattachent la recharge à une période et à une plage tarifaire. Erreur fréquente : un total mensuel sans détail.
• kWh rechargés, avec la méthode de mesure : prouvent la réalité de la dépense. Erreur fréquente : une estimation à partir des kilomètres.
• Tarif du contrat du salarié (option, prix du kWh) : justifie le prix appliqué. Erreur fréquente : un tarif moyen national pour tout le monde.
• Prise en compte des pertes de charge : montre que le montant reflète l'énergie tirée du compteur. Erreur fréquente : un calcul sur l'énergie batterie seule.
• Montant remboursé et mode de calcul : assurent la traçabilité jusqu'à la paie. Erreur fréquente : un montant arrondi, sans formule.
• Archivage : garantit la disponibilité en cas de contrôle. Erreur fréquente : des fichiers éparpillés dans les boîtes mail.

Le point le plus fragile est presque toujours la mesure des kWh. Un relevé de compteur Linky mesure la consommation de tout le foyer : il ne dit pas combien de kWh sont allés dans la voiture.

Sans mesure dédiée par véhicule, le « réel » redevient une estimation. Ce point vaut aussi pour les salariés sans Linky ou en copropriété (voir la recharge sans Linky).

Tip : exigez que le justificatif affiche le tarif du contrat du salarié, pas un prix moyen. Un conducteur en heures creuses ou en Tempo doit être remboursé à son prix, plage par plage (voir la recharge en heures creuses).

Comment supprimer les notes de frais de recharge de véhicule électrique ?

On supprime la note de frais de recharge en remplaçant la déclaration du salarié par une mesure automatique, véhicule par véhicule, qui alimente directement la paie.

La note de frais manuelle semble gratuite. Elle ne l'est pas. Une étude HRS et Fondation GBTA estime le traitement d'une note de frais de déplacement avec hébergement à 20 minutes et 53 € en moyenne, avec un taux d'erreur de 20 %. Source : Manager.one, citant l'étude HRS et Fondation GBTA de 2015.

L'ordre de grandeur suffit : pour 100 conducteurs, 1 200 notes par an représentent environ 400 heures de saisie, de validation et de contrôle.

Le conducteur n'a plus rien à déclarer ni à scanner. Pour la paie, la recharge devient une ligne d'import mensuelle.

Reste la recharge hors du domicile. Pour les sessions sur borne publique, une carte de recharge d'entreprise supprime aussi la note de frais : l'opérateur facture l'entreprise directement.

L'enjeu est alors de ne pas multiplier les circuits. Quand la recharge à domicile, sur site et en itinérance remonte dans un seul tableau de bord, le gestionnaire voit le coût total par véhicule, sans rapprocher trois sources.

La méthode complète pour une flotte est détaillée dans notre guide pour gérer et rembourser la recharge à domicile d'une flotte. Le pilotage de ce poste par les RH est présenté sur la page DRH et responsables RH.

Ce que ça change concrètement

Voltaback rembourse la recharge à domicile au coût réel, véhicule par véhicule, sans forfait et sans note de frais. Les kWh sont mesurés à partir des données du véhicule, le tarif appliqué est celui du contrat du salarié, et un justificatif conforme est généré chaque mois.

• Précision auditée : erreur relative moyenne de 1,22 % par rapport à un compteur MID, mesurée par Bureau Veritas.
• Méthode sécurisée : elle a fait l'objet d'un rescrit URSSAF.
• Sans borne connectée imposée : une installation électrique adaptée reste nécessaire au domicile, mais Voltaback fonctionne avec tout matériel (prise renforcée, borne connectée ou non), avec ou sans Linky, y compris en copropriété. Voir l'alternative à la borne au domicile des salariés.
• Un seul tableau de bord : recharge à domicile, sur sites d'entreprise et en itinérance, par véhicule.
• Intégrations : le remboursement part en export vers votre logiciel de paie ou votre SIRH ; les données des véhicules alimentent vos outils de gestion de flotte (GAC, Phoenix).
• Données protégées : plateforme certifiée ISO 27001, conforme RGPD, hébergée en France. La localisation sert uniquement pendant une session de charge et n'est jamais transmise à l'employeur.
• Activation en 2 minutes par conducteur.
• Télématique sans boîtier : kilométrage, consommation, éco-conduite, alertes et maintenance de chaque véhicule, thermiques compris.
• Avantage en nature au réel : les trajets pro et perso sont distingués au bénéfice du collaborateur, avec son consentement, pour calculer l'AEN sur l'usage réel. Le gain est surtout important sur les véhicules thermiques et hybrides : environ 1 950 à 4 260 € par an et par véhicule (cotisations employeur et salarié) dans le simulateur de l'avantage en nature au réel. Sur un électrique éco-scoré, l'abattement de 70 % rend déjà l'AEN faible. Voir l'avantage en nature au réel ou demander une démo de l'AEN au réel.

Plus de 200 entreprises remboursent déjà la recharge à domicile de leurs conducteurs avec Voltaback, dont Sodexo, ENGIE Home Service, SANEF, Lyreco, Equans et BNP Paribas.

Le fonctionnement détaillé est présenté sur la page remboursement de la recharge à domicile. Le simulateur des solutions de recharge compare forfait, borne connectée et remboursement au réel en 2 minutes.

Remplacez votre forfait par le coût réel

Avant de reconduire votre forfait, mesurez ce qu'il coûte vraiment à l'entreprise et à vos conducteurs.

Parlez à un expert Voltaback : en 30 minutes, vous repartez avec l'écart entre votre forfait et le coût réel de votre flotte, et un plan de bascule qui s'appuie sur le matériel déjà installé chez vos conducteurs. Pour une première estimation, lancez le simulateur des solutions de recharge.

Article rédigé par Aubin Aycaguer, Chief of Staff chez Voltaback. Voltaback aide plus de 200 entreprises à rembourser la recharge à domicile de leurs conducteurs au coût réel, avec un justificatif mensuel automatique pour chaque véhicule.