Nota de gastos de recarga del coche eléctrico de empresa: ¿importe fijo o coste real?

En España no existe ningún importe fijo ni precio por kWh exento para la recarga en casa del coche eléctrico de empresa: la nota de gastos de recarga solo se sostiene si refleja el coste real, separado entre uso profesional y uso privado. Un importe fijo mensual paga de más a unos conductores, de menos a otros y, sin justificación, se trata como salario.

Esta guía, pensada para RRHH, nóminas y finanzas, explica cómo se liquida hoy la recarga, cuántos kWh carga de verdad un coche de empresa, cómo se calcula el precio real del kWh de cada empleado, qué dice la doctrina de la DGT, qué cotiza a la Seguridad Social, qué justificantes resisten una inspección y cómo eliminar la nota de gastos.

Es el trabajo que Voltaback automatiza para más de 200 empresas: medir cada recarga en casa y aplicarle el precio real del contrato de luz del empleado. Empresas como Sodexo, Veolia, Renault y Sanofi usan Voltaback. Las cifras fiscales se refieren al territorio común; País Vasco y Navarra tienen normativa foral propia y Canarias aplica el IGIC en lugar del IVA.

Importe fijo o coste real: la diferencia en dos líneas

• Importe fijo: la empresa paga, por ejemplo, 50 € al mes a cada conductor de coche eléctrico, sin medir nada. Sencillo, pero desconectado de lo que cada uno paga.
• Coste real: la empresa reembolsa los kWh realmente cargados en casa, multiplicados por el precio del contrato de cada empleado, y distingue la parte profesional de la privada.

La pregunta en España no es «¿cuánto puedo reembolsar sin impuestos?», porque no hay umbral exento. La pregunta es «¿qué parte es profesional y qué parte es privada?». La respuesta decide el tratamiento en nómina.

No hay tarifa oficial exenta para la recarga en casa

Muchos responsables de RRHH buscan un equivalente de los 0,26 €/km. No existe para la electricidad.

Los 0,26 €/km de gastos de locomoción (art. 9.A.2 del Reglamento del IRPF, cuantía fijada por la Orden HFP/792/2023) solo se aplican cuando el empleado usa su propio vehículo en desplazamientos profesionales. Con un coche de empresa no sirven: el coche no es del empleado. La DGT lo dijo expresamente para la tarjeta de combustible de los coches de empresa (consulta V1948-19).

Fuente: Reglamento del IRPF (BOE), buscador de consultas de la DGT.

Consecuencia: cualquier cantidad que la empresa entregue al empleado por la recarga necesita una base de cálculo justificable. El siguiente apartado explica cuál.

Cómo trata Hacienda la recarga: parte profesional y parte privada

No hay consulta vinculante de la DGT dedicada a la electricidad cargada en casa del empleado. El tratamiento se deduce, por analogía, de la doctrina estable de la DGT sobre el combustible de los coches de empresa.

Dos precisiones importantes:

• El trayecto de casa al centro de trabajo habitual no es un desplazamiento profesional a efectos del IRPF: sus kilómetros cuentan como privados.
• La retribución en especie del coche (20 % anual del valor, con reducción del 30 % para los eléctricos) cubre la disponibilidad del vehículo, no la energía. La energía privada se suma aparte. Lo detallamos en reembolso de la recarga del coche eléctrico de empresa.

Fuente: consultas V2799-23, V1948-19 y V2576-25 en el buscador de la DGT; Ley del IRPF (BOE).

¿Dineraria o en especie?

Cuando la empresa paga en dinero al empleado para que él compre la electricidad, la retribución de la parte privada es, en principio, dineraria (art. 42.1 de la Ley del IRPF): lleva retención, no ingreso a cuenta. La carga fiscal es la misma, pero el tratamiento en nómina cambia. La DGT no se ha pronunciado sobre este caso concreto: valide la calificación con su asesor laboral o fiscal.

Un importe fijo sin justificación

Si la empresa paga 50 € al mes sin medir kWh ni kilómetros, no puede demostrar qué parte corresponde a desplazamientos profesionales. Ante una inspección de Hacienda, el riesgo es que el importe completo se trate como rendimiento del trabajo sujeto a retención, con regularización, intereses y posible sanción.

La recarga de los viajes privados y las vacaciones

La empresa puede pagar también la energía de los fines de semana y las vacaciones: nada lo prohíbe. Lo que cambia es el tratamiento. Esos kWh son retribución del empleado y pasan por nómina con retención y cotización. Muchas políticas de vehículos lo aceptan como parte del paquete retributivo, a condición de que la parte privada esté identificada y no se mezcle con el gasto profesional.

La Seguridad Social: la parte privada cotiza

La base de cotización incluye toda la remuneración, «en metálico como en especie» (art. 147.1 de la Ley General de la Seguridad Social). Solo se excluyen los conceptos que enumera el apartado 2 de ese artículo.

• Parte privada de la energía: es remuneración, cotiza.
• Parte profesional: es un gasto de la empresa que el empleado adelanta (un suplido), no salario. No cotiza.
• Importe fijo sin justificación: la Inspección de Trabajo puede considerarlo remuneración en su totalidad.

En la práctica, la parte privada se suma a la base de cotización del mes en que se abona, como cualquier otra retribución. Si la empresa la paga a mes vencido junto con la nómina, el desfase de un mes no plantea problema siempre que el criterio sea constante. Lo que sí plantea problema es no incluirla nunca: es el primer punto que revisa una inspección cuando encuentra pagos periódicos a los empleados fuera de nómina.

Fuente: Ley General de la Seguridad Social (BOE).

Cómo se hace hoy una nota de gastos de recarga

En la mayoría de las empresas que no han automatizado el proceso, la liquidación de gastos de recarga sigue estos pasos cada mes:

1. El conductor anota o fotografía los kWh cargados, si su wallbox o su coche los muestran.
2. Adjunta la factura de luz, que mezcla la recarga con el consumo de la vivienda.
3. Calcula un precio por kWh, a menudo dividiendo el total de la factura por los kWh totales, lo que incluye términos fijos que no tienen nada que ver con el coche.
4. Declara (o no) sus km profesionales.
5. Nóminas revisa, aprueba y paga.

Problemas típicos: kWh estimados, precio medio equivocado, recargas del coche particular del cónyuge mezcladas, km profesionales sin prueba. Y una hora de trabajo administrativo por conductor y mes, entre el conductor y nóminas.

¿Cuántos kWh carga en casa un coche eléctrico de empresa?

Un turismo eléctrico de empresa consume, en uso real, del orden de 15 a 20 kWh por cada 100 km: menos en ciudad y con buen tiempo, más en autopista, en invierno o con un SUV pesado. A eso se suman las pérdidas de la carga en corriente alterna, que el contador de la vivienda registra y el empleado paga.

La parte cargada en casa depende del perfil. Un conductor con plaza de garaje carga casi todo en casa; un comercial que hace muchos viajes largos usa más la red pública. Con una hipótesis prudente de 17 kWh/100 km y un 75 a 85 % de la energía cargada en casa:

Son órdenes de magnitud para dimensionar un presupuesto, no una base de reembolso. Entre dos conductores con los mismos km, la diferencia de kWh puede superar el 30 % según el modelo, el estilo de conducción y el uso de la calefacción. Por eso un importe fijo calculado sobre una media siempre se equivoca con alguien.

Cómo calcular el precio real del kWh de un empleado

El precio que hay que reembolsar es el precio marginal de un kWh cargado: lo que el empleado paga de más por cada kWh que entra en el coche. No es el total de la factura dividido entre los kWh, que incluye el término de potencia y el alquiler del contador, gastos que el empleado pagaría igualmente sin coche.

El precio marginal de un kWh en una factura doméstica se compone de:

1. Término de energía del contrato, que en las ofertas del mercado libre suele incluir ya los peajes y cargos por kWh (compruebe la factura) y que, en el PVPC, varía hora a hora.
2. Impuesto Especial sobre la Electricidad, con un tipo general del 5,11269632 %, rebajado temporalmente varias veces en 2026 por real decreto-ley: compruebe el tipo aplicado en la factura de cada periodo.
3. IVA, del 21 % en el segundo semestre de 2026, aplicado sobre todo lo anterior.

Ejemplo con un término de energía de 0,10 €/kWh en periodo valle:

• 0,10 € × 1,0511 = 0,1051 € con el impuesto eléctrico;
• 0,1051 € × 1,21 = 0,127 € por kWh con IVA.

Con el mismo cálculo, un término de energía único de 0,16 €/kWh da unos 0,20 € por kWh. Con el PVPC, el precio correcto es la media de las horas en las que el coche cargó, no la media del mes: cargar de madrugada en valle no cuesta lo mismo que cargar a las 20 h en punta. El contador inteligente de la vivienda registra el consumo hora a hora, lo que permite este cálculo.

Fuente: Agencia Tributaria, Impuesto Especial sobre la Electricidad.

Casa, oficina o red pública: qué se reembolsa en cada caso

La nota de gastos solo existe para la recarga en casa. En los otros dos lugares, la empresa paga directamente y el problema es distinto.

La lógica fiscal es la misma en los tres casos: la energía de los desplazamientos profesionales es gasto de la empresa y la de los privados es retribución. Lo que cambia es la dificultad de medir. En la oficina y en la red pública la factura ya existe; en casa, hay que aislar los kWh del coche dentro del consumo de la vivienda y aplicarles el precio correcto. Es la parte que más errores genera y la que una nota de gastos manual resuelve peor.

¿Y los híbridos enchufables?

Un híbrido enchufable carga menos kWh en casa, del orden de 5 a 10 kWh por recarga completa, y combina electricidad y combustible. El reparto entre parte profesional y privada se aplica a las dos energías con la misma prorrata de km. Con un importe fijo, el error relativo es todavía mayor: algunos conductores apenas enchufan el coche y cobran igual que los que lo cargan cada noche.

Importe fijo: demasiado para uno, insuficiente para otro

En España conviven contratos muy distintos: PVPC con precio horario, ofertas de precio fijo del mercado libre, tarifas con discriminación horaria o específicas para coche eléctrico con el valle muy barato. Con la tarifa de acceso 2.0TD, el valle va de 0 a 8 h los días laborables y todo el día los fines de semana y festivos nacionales. Un mismo kWh no cuesta lo mismo en casa de dos empleados.

Ejemplo con un importe fijo de 50 € al mes (600 € al año) y precios de contrato ilustrativos, calculados como en el apartado anterior:

Conductora A: 360 € de salario encubierto

La empresa le paga 360 € al año que no corresponden a ningún gasto. Es retribución, que debería pasar por nómina con retención y cotización. Si no pasa, el riesgo queda en la empresa.

Conductor B: la recarga en casa le cuesta dinero

El conductor que más recorre, normalmente el que más km profesionales hace, financia una parte de su recarga. Aun así, cargar en casa sigue siendo lo más barato para la empresa: el problema no es el lugar de carga, sino un reembolso que no sigue el coste.

Un importe fijo solo es justo para un precio

Para que un importe fijo sea exacto, todos los conductores tendrían que recorrer los mismos km con el mismo contrato. Nunca es el caso. Compare los precios reales en nuestra guía del precio del kWh de recarga y en cargar el coche eléctrico en horas valle.

¿Qué arriesga la empresa con un importe fijo demasiado alto?

La empresa es retenedora: si paga una cantidad que es renta del trabajo sin practicar la retención, responde ante Hacienda por la retención que debió practicar (art. 99 de la Ley del IRPF). En una comprobación, la regularización suele incluir:

• las retenciones no practicadas sobre el exceso, con intereses de demora;
• una posible sanción si se aprecia infracción;
• las cotizaciones no ingresadas sobre ese exceso, con recargo, si la Inspección de Trabajo o la Tesorería General de la Seguridad Social lo detectan.

Sobre 100 conductores a los que se pagan 360 € de más al año, el exceso es de 36.000 € anuales, y el periodo revisable es de cuatro años. El riesgo no es teórico: es la misma lógica que la DGT aplica desde hace años a las tarjetas de combustible.

¿Qué cuesta un importe fijo demasiado bajo?

Un importe insuficiente no ahorra dinero: lo desplaza. El conductor que pierde dinero cargando en casa tiene un incentivo claro para cargar fuera, con la tarjeta de recarga de la empresa.

La recarga rápida pública cuesta, según el operador y la suscripción, del orden de 0,45 a 0,65 € por kWh, frente a unos 0,12 a 0,20 € en casa. Cada 1.000 kWh que pasan de casa a la red pública cuestan a la empresa entre 250 y 500 € más. A eso se suma el tiempo de conducción hasta el cargador y la espera, que en un perfil comercial es tiempo de trabajo.

El importe fijo bajo tiene además un coste de clima interno: los conductores que más recorren se sienten penalizados y la adopción del coche eléctrico se frena. Por eso las empresas que pasan al coste real suelen ver a la vez menos quejas y menos recargas públicas.

Tres ideas que circulan y no son ciertas

«Se pueden pagar 0,26 €/km por la recarga». No con un coche de empresa. Los 0,26 €/km exentos son gastos de locomoción del vehículo propio del empleado. Pagarlos sobre un coche de empresa es retribución.

«La reducción del 30 % solo vale para eléctricos de menos de 40.000 €». Falso para el eléctrico puro. La DGT aclaró en la consulta V0880-25 que el límite de 40.000 € solo afecta a los híbridos enchufables; un eléctrico de batería tiene la reducción del 30 % sea cual sea su precio. Esto cambia la retribución en especie del coche, no la de la energía.

«Si la empresa le pone un cargador en casa, nunca es retribución». Algunos medios lo afirman sin citar doctrina. No hemos encontrado consulta de la DGT que lo confirme para el caso de un empleado. Si su empresa paga un punto de recarga en el domicilio, documente su uso para el coche de empresa y pida criterio a su asesor antes de darlo por exento.

Los justificantes que resisten una inspección

Por empleado y por mes, conserve:

• kWh cargados en casa, con fecha y hora de cada sesión (datos del vehículo o del punto de carga);
• precio del contrato del empleado: factura de luz y, si tiene discriminación horaria, el precio de cada periodo;
• km totales del periodo (lectura del cuentakilómetros o datos del fabricante);
• km profesionales: registro o declaración de desplazamientos (vea nuestro artículo sobre el registro de kilómetros del coche de empresa);
• cálculo de la parte profesional y la privada;
• asiento en nómina de la parte privada.

Conserve la documentación al menos durante el plazo de prescripción tributaria de cuatro años (art. 66 de la Ley General Tributaria).

Fuente: Ley 58/2003 General Tributaria (BOE).

Casos particulares que la nota de gastos resuelve mal

• Garaje comunitario: si el punto de recarga cuelga de los servicios comunes, la comunidad repercute el consumo al vecino según su propio contador secundario. El precio que hay que reembolsar es el que la comunidad cobra al empleado, no el de su factura doméstica.
• Vivienda de alquiler con luz incluida: el empleado no tiene factura propia. Conviene un acuerdo escrito con el propietario sobre el precio del kWh, o reembolsar con un precio de referencia documentado y explicado en la política.
• Dos coches en el mismo hogar: si el cónyuge carga también un coche particular, solo se reembolsan los kWh del coche de empresa. Una medición por vehículo, y no por vivienda, evita la discusión.
• Cambio de contrato a mitad de mes: el precio aplicable cambia en la fecha del nuevo contrato. Prorratear por días es aceptable; aplicar el precio antiguo a todo el mes no lo es.

El IVA de la recarga

La factura de luz está a nombre del empleado, no de la empresa. Por eso la empresa no puede deducir el IVA de la electricidad que reembolsa: no tiene una factura emitida a su nombre. Inclúyalo en el coste, sin más.

¿Hace falta un contador concreto?

Hacienda no exige ningún tipo de contador para el IRPF. Lo que cuenta es que la medición sea fiable y reproducible. Voltaback se basa en el contador certificado MID de la vivienda, no en un medidor de cable independiente: los kWh reembolsados incluyen las pérdidas de carga que el empleado paga de verdad, y la medición fue auditada por Bureau Veritas, con un error relativo del 1,22 %.

Cómo contabilizar la recarga reembolsada

En el Impuesto sobre Sociedades, los dos importes son gasto deducible si están contabilizados y justificados, pero no van a la misma cuenta:

• Parte profesional: gasto de explotación de la empresa, habitualmente en la cuenta 629 (otros servicios) o en una subcuenta de gastos de flota, como cualquier gasto de viaje reembolsado.
• Parte privada: gasto de personal, en la cuenta 640 (sueldos y salarios) o en la subcuenta de retribuciones en especie que use su empresa, con su retención y su cotización.

Esta separación facilita la conciliación con la nómina y el modelo 190 de retenciones. Confirme las cuentas exactas con su asesor contable: lo importante es que el reparto exista y sea trazable.

El empleado que usa su propio coche eléctrico

El caso es distinto cuando el empleado hace visitas profesionales con su propio coche eléctrico. Aquí sí se aplican los gastos de locomoción: la empresa puede pagar hasta 0,26 € por km profesional sin IRPF, y esa cantidad cubre ya la electricidad, el desgaste y el seguro. No se reembolsa la recarga aparte.

Lo que supere 0,26 €/km tributa como rendimiento del trabajo. Y los km deben justificarse con fecha, destino y motivo, igual que con un coche de combustión.

Qué escribir en la política de vehículos

Una cláusula de recarga clara evita la mitad de las discusiones con los conductores. Recoja al menos:

• Base de reembolso: kWh medidos por coche y precio del contrato del empleado por periodo, no un importe fijo.
• Alcance: si la empresa paga solo la energía profesional o también la privada como retribución.
• Fuente de los km profesionales: registro automático o declaración mensual, y quién la valida.
• Calendario: cierre a fin de mes, pago con la nómina siguiente.
• Recarga pública: cuándo se permite la tarjeta de recarga y con qué límites.
• Protección de datos: qué datos se tratan, sin geolocalización, y la información previa a los empleados.

Para el proceso completo, de la política de vehículos al pago, lea la guía para gestionar y reembolsar la recarga en casa de una flota.

El reparto profesional y privado, con cifras

Siga con el conductor B: 4.000 kWh al año a 0,20 €, es decir, 800 €. De sus 25.000 km, 15.000 son profesionales (60 %) y 10.000 privados, incluidos los trayectos de casa a la oficina.

• Parte profesional: 60 % × 800 € = 480 €. Gasto de la empresa, sin IRPF ni cotización.
• Parte privada: 40 % × 800 € = 320 €. Retribución: retención de IRPF y cotización.

La empresa puede reembolsar los 800 € y llevar los 320 € a nómina como retribución, o reembolsar solo los 480 € profesionales, según su política de vehículos. Lo que no puede hacer, sin riesgo, es pagar una cantidad sin saber a qué corresponde.

Ejemplo completo: una flota de 50 coches eléctricos

Tome una flota de 50 turismos eléctricos de empresa con perfiles variados: 20 conductores de oficina (unos 12.000 km al año), 20 técnicos o mandos (unos 20.000 km) y 10 comerciales (unos 30.000 km). Precio medio de los contratos: 0,15 € por kWh, con mucha dispersión entre empleados.

El importe fijo cuesta más y, sobre todo, no permite separar la parte profesional de la privada. El coste real no siempre es más barato en todas las flotas: en una flota de grandes rodadores con contratos caros puede salir por encima del importe fijo. Pero en los dos casos es el único importe que se puede defender ante una inspección. Haga el cálculo con sus propios datos en el simulador que enlazamos al final.

Pasar del importe fijo al coste real en cinco pasos

1. Inventario: liste los coches eléctricos e híbridos enchufables, con su conductor, su marca y su modelo, y compruebe cuáles se pueden conectar a partir de los datos del fabricante.
2. Contratos de luz: recoja de cada conductor el tipo de contrato y el precio por periodo. Una sola factura basta para empezar; el precio se actualiza cuando cambia el contrato.
3. Política de vehículos: redacte la cláusula de recarga (alcance, base de cálculo, calendario) y preséntela a los representantes de los trabajadores si su convenio o su práctica interna lo prevén.
4. Piloto: durante uno o dos meses, compare el coste real medido con el importe fijo vigente, conductor por conductor. Así llega a la conversación con cifras, no con hipótesis.
5. Nómina: defina con su proveedor de nómina (A3, Sage, Meta4, Factorial u otro) los conceptos de la parte profesional y de la parte privada, e importe el informe mensual.

El cambio se anuncia mejor como una mejora de equidad que como un ajuste de costes: cada conductor recupera exactamente lo que paga por los kWh profesionales, ni más ni menos.

Cómo eliminar las notas de gastos de recarga

La solución no es una nota de gastos mejor, sino ninguna nota de gastos. Con Voltaback:

• Cada recarga en casa se mide automáticamente, a partir de los datos del vehículo conectado (más de 48 marcas compatibles), sin wallbox conectado ni cable inteligente obligatorios.
• Se aplica el precio real del contrato de cada empleado, por periodo.
• Los km se registran sin introducción manual, lo que permite calcular la parte profesional y la privada.
• La empresa recibe un informe mensual listo para nóminas, sin geolocalización: la empresa nunca recibe la posición de los conductores.
• Los datos están protegidos: certificación ISO 27001 desde el 2 de diciembre de 2025 y cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD.

El conductor no rellena nada. Nóminas recibe un importe por empleado con su desglose. Vea cómo funciona en la página de reembolso de la recarga en casa.

Para estimar el coste real de su flota frente a su importe fijo actual, use el simulador del coste de recarga en casa.

Sustituya el importe fijo por el coste real

Un importe fijo parece sencillo, pero reparte mal el dinero y deja a la empresa sin defensa ante una inspección. El coste real medido, separado entre parte profesional y privada, es más justo para los conductores y más sólido para nóminas.

Hable con nuestro equipo para ver cómo Voltaback sustituye las notas de gastos de recarga por un informe mensual al coste real, listo para nóminas.