Ladestrom-Abrechnung Vorlage für den Firmenwagen: Pflichtangaben, und warum Excel 2026 nicht mehr reicht

Eine Ladestrom-Abrechnung für den Firmenwagen muss mindestens enthalten: wer geladen hat, welches Fahrzeug, in welchem Zeitraum, wie viele kWh, woher diese Messung stammt, welcher Preis pro kWh angesetzt wurde und auf welcher Grundlage. Eine Excel-Vorlage, in die der Fahrer seine kWh selbst einträgt, reicht dafür seit der Klarstellung der bayerischen Finanzverwaltung von Juni 2026 nicht mehr aus, weil die Menge "unmittelbar und unveränderlich" aus den Ladedaten stammen muss.

In diesem Artikel finden Sie die vollständige Liste der Angaben mit Begründung, eine Muster-Abrechnung für einen Monat, ein Rechenbeispiel Zeile für Zeile, den Weg in die Lohnabrechnung, die Aufbewahrungsfristen und eine Checkliste mit acht Prüffragen. Voltaback erstellt diese Abrechnung automatisch aus den Fahrzeugdaten, und am Ende zeigen wir kurz, wie das aussieht.

Was eine Ladestrom-Abrechnung ist, und was nicht

Die Ladestrom-Abrechnung ist der Beleg, mit dem der Arbeitgeber den zuhause geladenen Strom eines Firmenwagens steuerfrei als Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG erstattet. Sie dokumentiert die beiden Faktoren der Formel, die das BMF-Schreiben vom 11. November 2025 vorgibt: gemessene Strommenge mal zulässiger Preis.

Drei Abgrenzungen helfen bei der Einordnung:

• Keine Reisekostenabrechnung. Reisekosten betreffen Dienstreisen; die Ladestrom-Abrechnung betrifft den Strom eines Betriebsfahrzeugs, unabhängig davon, ob er für dienstliche oder private Fahrten verbraucht wird.
• Keine Spesenabrechnung im klassischen Sinn. Es gibt keine Quittung des Händlers, sondern Messdaten und einen Stromvertrag.
• Kein Fahrtenbuch. Das Fahrtenbuch dient der Besteuerung der Privatnutzung des Fahrzeugs, die Ladestrom-Abrechnung der Erstattung des Stroms. Was ein Fahrtenbuch leisten muss, lesen Sie im Artikel Fahrtenbuch für den Firmenwagen.

Ein amtliches Formular gibt es nicht. Die Angaben ergeben sich aus den Anforderungen des BMF-Schreibens und der Praxis der Lohnsteuer-Außenprüfung. Wie der gesamte Prozess im Unternehmen aufgebaut wird, beschreibt unser Leitfaden Firmenwagen zuhause laden: Abrechnung 2026.

Die notwendigen Angaben einer Ladestrom-Abrechnung

Zwei Hinweise zu den Feldern. Die Adresse des Mitarbeitenden gehört nicht in die Abrechnung; sie ist im Personalstamm hinterlegt, und Standortdaten pro Ladevorgang sind für die Steuer nicht erforderlich. Die Unterschrift des Fahrers ersetzt keinen Messnachweis: Sie bestätigt nur, was er selbst angibt, und genau das ist ein Eigenbeleg.

Quelle: BMF-Schreiben vom 11.11.2025.

Muster: eine vollständige Monatsabrechnung

So kann eine Abrechnung für einen Monat aussehen. Die Daten sind ein Beispiel.

Kopfdaten

Ladevorgänge zuhause

Berechnung und Freigabe

Die Tabelle der Ladevorgänge ist der Kern. Sie muss aus der Messquelle stammen, nicht aus einer Eingabe des Fahrers.

Rechenbeispiel Zeile für Zeile: Pauschale oder Vertragspreis

Für denselben Monat mit 212 kWh ergeben sich je nach Preisgrundlage unterschiedliche Beträge. Angenommen, Frau Beispiel zahlt einen Arbeitspreis von 0,33 €/kWh und einen Grundpreis, der umgelegt 0,04 €/kWh ausmacht.

Der Unterschied beträgt 6,36 € im Monat und 76,32 € im Jahr. Für diese Mitarbeiterin ist Option A fairer, weil ihr Vertrag teurer ist als die Pauschale. Wie die Pauschale jährlich berechnet wird und wer die Option wählt, erklären wir ausführlich im Artikel Strompreispauschale 2026 und 2027. Hier ist nur wichtig: Die gewählte Grundlage muss in der Abrechnung stehen, und der Preis muss belegt sein.

Warum Excel und Eigenbelege 2026 nicht mehr reichen

Viele Unternehmen haben 2026 mit einer Excel-Vorlage begonnen: Der Fahrer liest am Monatsende seine kWh aus der Wallbox oder App ab, trägt sie ein und schickt die Datei an die Lohnbuchhaltung. Das ist bequem, aber steuerlich angreifbar.

Das Bayerische Landesamt für Steuern hat in einer Verfügung vom 18. Juni 2026 nach Darstellung der Fachpresse klargestellt:

• Die Strommenge muss sich unmittelbar und unveränderlich aus den Ladedaten ergeben.
• Anerkannt werden zum Beispiel Screenshots, Fotos, App-Daten aus den Protokollen der Wallbox und fahrzeuginterne Auswertungen.
• Nicht anerkannt werden Eigenbelege des Mitarbeitenden, etwa die eigene Angabe der Strommenge, und änderbare Excel-Aufstellungen.

Das Problem einer Excel-Vorlage ist also nicht die Software, sondern der Weg der Zahl: Sie wird abgetippt und lässt sich jederzeit ändern, ohne dass jemand es bemerkt. Eine Tabelle kann als Übersicht dienen; der eigentliche Nachweis muss aber die unveränderte Ausgabe der Messquelle sein, die der Abrechnung beiliegt.

Wer bei 50 Fahrern jeden Monat Screenshots einsammelt, prüft und archiviert, hat einen Nachweis, aber auch einen erheblichen Verwaltungsaufwand. An dieser Stelle lohnt sich eine automatisierte Lösung.

Quelle: Büttner & Kollegen zur BayLfSt-Verfügung.

Welche Messquellen zulässig sind

Das BMF-Schreiben verlangt einen "gesonderten stationären oder mobilen (beispielsweise wallbox- oder fahrzeuginternen) Stromzähler" (Rn. 27). Für die Abrechnung bedeutet das:

Einen geeichten oder MID-zertifizierten Zähler verlangt das Steuerrecht nicht. Messrechtlich gibt es eine abweichende Auffassung, die wir im Artikel Wallbox mit MID-Zähler für den Dienstwagen einordnen.

Voltaback nutzt die Daten des Fahrzeugs: Jeder Ladevorgang zuhause wird erfasst und ist eindeutig dem Fahrzeug zugeordnet, auch wenn im Haushalt ein zweites E-Auto an derselben Wallbox lädt. Als Referenz für den Strom, den der Haushalt tatsächlich bezahlt, gilt: Voltaback stützt sich auf den MID-zertifizierten Zähler des Haushalts, nicht auf einen separaten Kabelzähler. Bureau Veritas hat die Messung geprüft; die relative Abweichung liegt bei 1,22 %.

Der Preisnachweis

Für den Preis gilt dasselbe Prinzip wie für die Menge: belegt, nicht behauptet.

• Option A, individueller Preis: Kopie des Stromvertrags (Arbeitspreis und Grundpreis) und der letzten Jahresabrechnung (Gesamtverbrauch, für den Grundpreisanteil). Bei Preisänderungen das Schreiben des Versorgers. Bei einem dynamischen Tarif die Monatsrechnungen.
• Option B, Strompreispauschale: keine Unterlagen des Fahrers; in der Abrechnung genügt der Hinweis auf den Jahreswert (0,34 €/kWh für 2026).

Wann ist Option A günstiger, wann Option B? Ein durchgerechnetes Beispiel

Der Vertragspreis nach Option A besteht aus dem Arbeitspreis und einem anteiligen Grundpreis. Anteilig heißt: Der Grundpreis des Haushalts wird nicht komplett auf das Auto gelegt, sondern nur im Verhältnis der Ladestrommenge zum Gesamtverbrauch. Ein Beispiel mit eigenen Annahmen:

In diesem Fall ist die Pauschale um 0,4 ct je kWh höher, also rund 10 € im Jahr. Der Mitarbeitende fährt mit Option B besser.

Bei Frau Beispiel aus dem Muster oben (0,33 € Arbeitspreis, Grundpreis auf 0,04 €/kWh umgelegt) kehrt sich das Verhältnis um. Die Faustregel: Je niedriger der Arbeitspreis und je höher der Anteil des Autos am Gesamtverbrauch, desto näher liegt Option A an der Pauschale; je teurer der Vertrag, desto eher lohnt A.

Rechnen Sie einmal je Mitarbeitenden nach und halten Sie die Wahl für das Kalenderjahr in der Abrechnung fest. Das Verfahren der Aufteilung des Grundpreises ist im BMF-Schreiben nicht bis ins Detail vorgegeben; das Beispiel zeigt die gängige Verhältnisrechnung, die Sie mit Ihrer Steuerberatung abstimmen sollten.

Dynamischer Stromtarif: Monatsdurchschnitt statt Festpreis

Bei einem dynamischen Tarif gibt es keinen festen Preis je kWh. Für die Erstattung gilt der durchschnittliche Monatspreis je kWh einschließlich des anteiligen Grundpreises. Beispiel für einen Monat: Der Haushalt verbraucht 540 kWh, die Arbeitspreiskosten laut Monatsrechnung betragen 162,00 €, der Grundpreis 12,00 €.

• Durchschnittspreis: (162,00 € + 12,00 €) / 540 kWh = 0,3222 €/kWh
• Erstattung bei 212 kWh Ladestrom: 212 × 0,3222 € = 68,31 €

Jeden Monat entsteht so ein anderer Preis, den Sie mit der Monatsrechnung des Versorgers belegen. Das ist der Grund, warum sich Excel hier besonders schlecht eignet: Der Preis ändert sich, und die Daten müssen aus der Rechnung stammen.

Öffentliches Laden: getrennt abrechnen

Die Strompreispauschale und der Vertragspreis decken nur den Strom zuhause ab. Lädt der Fahrer unterwegs auf eigene Kosten, kann der Arbeitgeber diese Kosten zusätzlich steuerfrei erstatten, gegen die Rechnung des Ladeanbieters (Rn. 31).

Führen Sie öffentliches Laden in einem eigenen Abschnitt oder einer eigenen Abrechnung. Nutzt der Fahrer eine Ladekarte des Unternehmens, gehen die Rechnungen ohnehin direkt an den Arbeitgeber, und in der Ladestrom-Abrechnung erscheint nur das Heimladen. Achten Sie darauf, dass kein Ladevorgang doppelt auftaucht.

Sonderfälle, die eine Vorlage abbilden muss

Eine Vorlage, die nur den Normalfall kennt, scheitert im Alltag an Ausnahmen. Diese sieben Fälle sollten Sie geregelt haben, bevor die erste Abrechnung läuft.

Zwei Elektroautos an derselben Wallbox

Lädt im Haushalt neben dem Firmenwagen ein privates Elektroauto an derselben Wallbox, darf nur der Strom des Firmenwagens erstattet werden. Jeder Ladevorgang muss deshalb dem richtigen Fahrzeug zugeordnet sein, zum Beispiel über eine RFID-Karte pro Fahrzeug, über die App der Wallbox oder über die Daten des Fahrzeugs selbst. Eine zweite Wallbox ist dafür nicht nötig.

Fahrzeugwechsel im laufenden Monat

Bekommt ein Fahrer mitten im Monat ein neues Fahrzeug, wird die Abrechnung nach Fahrzeugen getrennt: bis zum Rückgabetag das alte Kennzeichen, ab dem Übergabetag das neue. So bleibt jede Kilowattstunde einem bestimmten Betriebsfahrzeug zugeordnet.

Plug-in-Hybride

Plug-in-Hybride werden seit 2026 genauso abgerechnet wie reine Elektroautos. Die Abrechnung ist identisch; es gibt keinen eigenen Satz und keine eigene Vorlage. Bei Hybriden fallen die Mengen nur kleiner aus.

Private Fahrten und Urlaub

Steuerfrei erstattet wird der gesamte zuhause geladene Strom des Firmenwagens, wenn der Wagen auch privat genutzt werden darf (Rn. 26). Eine Aufteilung in dienstliche und private Kilowattstunden ist für die Erstattung nicht nötig. Die Privatnutzung selbst wird separat über die 1-%-, 0,5-%- oder 0,25-%-Regel oder ein Fahrtenbuch versteuert.

Laden beim Arbeitgeber

Lädt der Fahrer auf dem Firmenparkplatz, zahlt das Unternehmen den Strom direkt; dieser Vorteil ist nach § 3 Nr. 46 EStG steuerfrei. In der Ladestrom-Abrechnung taucht er nicht auf, weil der Fahrer nichts auslegt.

Eigene Photovoltaikanlage

Lädt der Fahrer mit Solarstrom vom eigenen Dach, darf bei Option A trotzdem der Preis seines Stromliefervertrags angesetzt werden (Rn. 29). In der Abrechnung genügt der Vertragspreis als Grundlage; eine Aufteilung nach Solar- und Netzstrom ist nicht erforderlich.

Jahreswechsel

Die Strompreispauschale gilt für ein Kalenderjahr. Ladevorgänge bis zum 31. Dezember werden mit dem Wert des alten Jahres bewertet, ab dem 1. Januar mit dem neuen, für 2027 voraussichtlich 0,32 €/kWh. Auch die Wahl zwischen Option A und B kann zum Jahreswechsel neu getroffen werden. Eine Abrechnung, die über den Jahreswechsel reicht, sollte deshalb zwei Zeilen haben.

Von der Abrechnung in die Lohnabrechnung

Die Erstattung wird über eine steuerfreie Lohnart ausgezahlt, zum Beispiel "Auslagenersatz Ladestrom" in DATEV Lohn und Gehalt, Personio oder SAP. Sie erscheint auf der Entgeltabrechnung als Nettobetrag, ohne Lohnsteuer und ohne Sozialversicherungsbeiträge.

Der Ablauf in vier Schritten:

1. Die Abrechnung des Monats wird erstellt (manuell oder automatisch).
2. Fuhrpark oder Lohnbuchhaltung prüft und gibt frei.
3. Die Beträge pro Personalnummer werden in die Lohnabrechnung übernommen, bei größeren Fuhrparks per Import.
4. Die Abrechnung mit ihren Nachweisen wird zum Lohnkonto genommen.

Ein monatlicher Rhythmus ist steuerlich nicht vorgeschrieben; die Fälligkeit ist eine arbeitsrechtliche Frage. Steuerlich entscheidend ist, dass zum Zeitpunkt der Auszahlung der Nachweis vorliegt. Monatlich ist trotzdem üblich, weil der Fahrer seinen Strom auch monatlich bezahlt.

Die Importdatei für die Lohnabrechnung

Für größere Fuhrparks genügt eine Datei mit einer Zeile je Mitarbeitenden und Monat, die Ihr Lohnprogramm als Bewegungsdaten einliest. Die Lohnartnummer entnehmen Sie Ihrem eigenen Lohnartenplan; sie ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden.

Die Referenzspalte ist klein, aber wertvoll: Bei einer Prüfung führt sie vom Lohnkonto direkt zum Messnachweis und Preisbeleg.

Wer macht was?

Eine Anwendung, die Fahrzeugdaten liest, fällt in den Mitbestimmungsbereich des Betriebsrats, auch wenn sie nur kWh liefert. Binden Sie ihn früh ein. Welche Inhalte eine Betriebsvereinbarung dazu haben sollte, beschreibt unser Beitrag zur Ortung von Firmenwagen. Datenschutzrechtlich gilt der Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO): Die Abrechnung braucht kWh, Zeitpunkt und Fahrzeug, aber keine Standortdaten.

Teilmonate: Ein- und Austritt, Rückgabe, lange Abwesenheit

• Eintritt oder Fahrzeugübergabe im Monat: Es werden nur Ladevorgänge ab dem Übergabetag erstattet.
• Austritt oder Rückgabe: Letzte Abrechnung bis zum Rückgabetag, auch wenn die Lohnabrechnung später läuft. Sie sollten sie vor der Schlussabrechnung abschließen.
• Elternzeit oder lange Krankheit ohne Fahrzeugnutzung: Keine Ladevorgänge, keine Erstattung; die Abrechnung bleibt leer oder entfällt.

Wie lange Sie die Nachweise aufbewahren

Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 EStG). Für Buchungsbelege gilt nach der Abgabenordnung eine Frist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO).

Die Ladestrom-Abrechnungen mit Messnachweisen und Preisbelegen sind Belege zur Lohnabrechnung. Wer sie acht Jahre aufbewahrt, ist auf der sicheren Seite. Die genaue Einordnung in Ihrem Unternehmen klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Bewahren Sie die Unterlagen so auf, dass sie in einer Prüfung lesbar und unverändert vorgelegt werden können.

Quellen: § 41 EStG, § 147 AO.

Was bei der Lohnsteuer-Außenprüfung passiert

Die Lohnsteuer-Außenprüfung (§ 42f EStG) prüft stichprobenartig, ob der Arbeitgeber Lohnsteuer richtig einbehalten und abgeführt hat. Bei der Ladestrom-Erstattung stellt der Prüfer typischerweise vier Fragen:

1. Welche Mitarbeitenden erhalten Ladestrom erstattet, und für welches Fahrzeug?
2. Woher stammt die Strommenge, und kann ich die Rohdaten sehen?
3. Welcher Preis wurde angesetzt, und womit ist er belegt?
4. Ist die Option für das Kalenderjahr einheitlich angewendet?

Wer die Antworten als Ordner oder Datei je Mitarbeitenden und Monat vorlegen kann, beendet das Thema in Minuten. Wer Eigenbelege vorlegt, riskiert, dass die Erstattung insgesamt als steuerpflichtiger Arbeitslohn gewertet wird.

Rechenbeispiel: was ein nicht anerkannter Nachweis kosten kann

Der Arbeitgeber haftet für nicht einbehaltene Lohnsteuer (§ 42d EStG). Ein Beispiel mit angenommenen Werten: 50 Fahrer erhalten je 865 € Ladestrom im Jahr (2.544 kWh × 0,34 €), zusammen 43.250 €. Werden die Erstattungen nicht anerkannt und gelten als Arbeitslohn:

Das sind rund 476 € je Fahrer und Jahr, mehr als die Hälfte des erstatteten Betrags, und die Prüfung kann mehrere Jahre rückwirkend erfassen. Die Sätze sind Annahmen zur Veranschaulichung; die tatsächliche Belastung hängt von Steuerklasse, Einkommen und Beitragsbemessungsgrenzen ab. Wer eine Auslegungsfrage klären will, kann vorab eine Anrufungsauskunft einholen.

Quellen: § 42d EStG, § 42f EStG.

Baustein für die Dienstwagenrichtlinie

Eine kurze Klausel in der Dienstwagenrichtlinie (oder in einer Zusatzvereinbarung) nimmt den Mitarbeitenden die Unsicherheit und dem Unternehmen die Diskussion. Ein Formulierungsvorschlag, den Sie mit Ihrer Rechtsberatung abstimmen:

Der Arbeitgeber erstattet dem Mitarbeitenden den Strom, den dieser zuhause für das Betriebsfahrzeug lädt, als steuerfreien Auslagenersatz. Maßgeblich ist die aus den Ladedaten des Fahrzeugs oder eines gesonderten Zählers ermittelte Strommenge. Bewertet wird sie wahlweise mit dem individuellen Strompreis einschließlich anteiligem Grundpreis oder mit der jährlich geltenden Strompreispauschale; die Wahl gilt jeweils für ein Kalenderjahr. Selbst erstellte Aufstellungen werden nicht erstattet. Der Mitarbeitende teilt Änderungen seines Stromvertrags unverzüglich mit.

Ergänzen Sie, bis wann die Abrechnung nach Monatsende vorliegt und wann der Betrag ausgezahlt wird. Das ist eine arbeitsrechtliche Frage, steuerlich ist es unerheblich.

Einführung in fünf Schritten

Wer die Abrechnung neu aufsetzt, geht am besten in dieser Reihenfolge vor:

1. Regel festlegen: Dienstwagenrichtlinie mit Klausel zu Messquelle, Preisoption und Fristen ergänzen.
2. Messquelle klären: Pro Fahrzeug festhalten, ob Fahrzeugdaten, Wallbox oder mobiler Zähler die Menge liefern.
3. Preisoption abfragen: Jede Person wählt A oder B für das Kalenderjahr; bei A kommen Vertrag und Jahresabrechnung zur Akte.
4. Pilot mit wenigen Fahrzeugen: Zwei Monatsläufe prüfen, Importdatei in die Lohnabrechnung testen, Betriebsrat und Datenschutz einbinden.
5. Ausrollen und gegenprüfen: Nach einem Quartal Stichproben gegen die Rohdaten ziehen und Abweichungen klären.

Manuell oder automatisch: der Aufwand im Vergleich

Der Unterschied zeigt sich im Zeitaufwand. Annahme: 50 Fahrer, 12 Abrechnungen im Jahr, also 600 Vorgänge.

Bei 45 € Stundensatz sind 150 Stunden rund 6.750 € im Jahr. Die Minutenwerte sind Annahmen und ersetzen keine Messung in Ihrem Unternehmen; erfassen Sie einen Monat lang die tatsächliche Zeit, bevor Sie entscheiden.

Fünf typische Fehler in selbst gebauten Vorlagen

Aus den Anforderungen des BMF lassen sich die häufigsten Schwachstellen direkt ableiten:

1. Zählerstände des Hausanschlusses als einzige Quelle. Die Differenz der Zählerstände misst den gesamten Haushalt, nicht den Firmenwagen. Ohne eine gesonderte Messung für das Fahrzeug (Wallbox, mobiler oder fahrzeuginterner Zähler) lässt sich dessen Anteil nicht belegen.
2. Gerundete Monatswerte ohne Beleg. "Ungefähr 200 kWh" ist eine Schätzung. Erstattet werden darf nur die gemessene Menge.
3. Aufgerundete Beträge. Wer 72,08 € auf 75 € aufrundet, zahlt 2,92 € steuerpflichtigen Arbeitslohn. Klein, aber in einer Prüfung ein Hinweis auf einen ungenauen Prozess.
4. Veraltete Preise. Bei Option A bleibt oft der Preis des Vorjahres hinterlegt, obwohl der Fahrer den Anbieter gewechselt hat. Dann ist der Preisbeleg nicht mehr korrekt, in die eine oder andere Richtung.
5. Fehlende Fahrzeugangabe. Ohne Kennzeichen oder FIN lässt sich nicht zeigen, dass der Strom für ein Betriebsfahrzeug geladen wurde.

Die Mitarbeiterinformation: was Fahrer wissen müssen

Die beste Abrechnung scheitert, wenn Fahrer nicht wissen, was sie tun müssen. Eine einseitige Information zum Start enthält fünf Punkte:

• Was erstattet wird: der zuhause geladene Strom des Firmenwagens, steuerfrei, ohne Abzüge.
• Was Sie tun müssen: zu Jahresbeginn Option A oder B wählen und Änderungen des Stromvertrags melden. Die kWh tippen Sie nicht ab.
• Wann das Geld kommt: Frist nach Monatsende und Auszahlung mit dem Gehalt.
• Was nicht erstattet wird: Strom für private Fahrzeuge im Haushalt, Strom für Dritte, Lade- und Wallbox-Anschaffung (außer nach gesonderter Regelung).
• Wer helfen kann: Ansprechperson im Fuhrpark und in der Lohnbuchhaltung.

Die häufigste Rückfrage lautet, ob die Erstattung als Einkommen versteuert werden muss. Die Antwort steht in § 3 Nr. 50 EStG: Bei einem Dienstwagen ist die belegte Erstattung steuerfrei, bei einem privaten Fahrzeug des Mitarbeitenden dagegen steuerpflichtiger Arbeitslohn (Rn. 25 des BMF-Schreibens). Diesen Unterschied sollten Fahrer kennen, weil er bei einem Wechsel zwischen Dienstwagen und privatem Auto relevant wird.

Hilfreich ist außerdem ein kurzes Beispiel in der Information, etwa die Monatsabrechnung von oben mit 212 kWh und 72,08 €. Fahrer verstehen eine Rechnung, die sie selbst nachvollziehen können, schneller als eine Beschreibung, und Rückfragen an Fuhrpark und Lohnbuchhaltung sinken spürbar. Planen Sie außerdem einen festen Termin im Januar ein, an dem die Option für das neue Jahr abgefragt wird.

Checkliste: Ist Ihre Abrechnung prüfungssicher?

Beantworten Sie jede Frage mit Ja oder Nein:

1. Ist jede Abrechnung einem Mitarbeitenden und einem Firmenwagen (Kennzeichen, FIN) zugeordnet?
2. Stammt die Strommenge aus einem Wallbox-, mobilen oder fahrzeuginternen Zähler?
3. Liegt die Ausgabe der Messquelle unverändert bei (Export, Screenshot, Datenprotokoll), statt einer abgetippten Zahl?
4. Ist bei mehreren Fahrzeugen an einem Ladepunkt jeder Ladevorgang dem richtigen Fahrzeug zugeordnet?
5. Steht die Preisgrundlage (Option A oder B) in der Abrechnung, und gilt sie für das ganze Kalenderjahr?
6. Liegen bei Option A Stromvertrag und Jahresabrechnung vor, inklusive Grundpreis?
7. Ist der ausgezahlte Betrag genau kWh × Preis, ohne Aufrundung oder Zuschlag?
8. Wird öffentliches Laden getrennt und ohne Doppelungen abgerechnet?

Jedes Nein ist eine Stelle, an der eine Lohnsteuer-Außenprüfung ansetzen kann. Wenn Sie bei einer Frage unsicher sind, können Sie beim Betriebsstättenfinanzamt eine verbindliche Anrufungsauskunft nach § 42e EStG einholen.

Automatisch statt Vorlage

Eine Vorlage löst das Formproblem, aber nicht das Nachweisproblem. Voltaback erzeugt die Abrechnung direkt aus den Fahrzeugdaten: Jeder Ladevorgang zuhause wird mit Datum und kWh erfasst, mit dem Vertragspreis des Fahrers inklusive Grundpreisanteil oder der Strompreispauschale bewertet und am Monatsende als Aufstellung pro Fahrer für die Lohnabrechnung bereitgestellt. Der Fahrer tippt nichts ab, der Arbeitgeber sieht keine Standortdaten.

Voltaback ist eine reine Softwarelösung, ohne Hardware, und wird von mehr als 200 Unternehmen genutzt. Unternehmen wie Siemens, Sanofi, Sodexo und Veolia nutzen Voltaback. Wie die Erstattung im Detail funktioniert, sehen Sie auf der Seite zur Erstattung des Heimladens.

Ihr nächster Schritt

Wenn Sie die monatliche Ladestrom-Abrechnung für Ihren Fuhrpark nicht mehr per Vorlage einsammeln wollen, zeigen wir Ihnen eine automatisch erstellte Abrechnung an einem Beispiel aus Ihrem Fuhrpark, inklusive Übergabe an Ihre Lohnabrechnung. Sprechen Sie mit unserem Team.