Nota spese per la ricarica dell'auto elettrica aziendale: come compilarla, forfait o costo reale e quali giustificativi

Per rimborsare la ricarica a casa di un'auto aziendale elettrica, la soluzione più solida non è un forfait mensile ma il costo reale: i kWh effettivamente caricati, moltiplicati per il prezzo della bolletta del dipendente. In Italia non esiste un forfait ufficiale per kWh e il rimborso della ricarica domestica è comunque imponibile: la nota spese deve quindi produrre un importo esatto, verificabile e pronto per il cedolino.

Questa guida è pensata per HR, ufficio paghe e amministrazione. Spiega come si compila una nota spese di ricarica, come si costruisce un forfait e perché sbaglia, quanti kWh consuma davvero un'auto aziendale, cosa deve contenere un giustificativo, come si conserva e come si contabilizza, e infine come eliminare del tutto la nota spese. È il lavoro che Voltaback automatizza per più di 200 aziende, senza installare alcun hardware. Aziende come Sodexo, Veolia, Renault e Sanofi usano Voltaback.

Perché la nota spese di ricarica è un problema per HR e amministrazione

Con un'auto a gasolio la logica è semplice: la carta carburante paga il distributore e l'azienda riceve la fattura. Con un'auto elettrica ricaricata a casa, invece, l'energia passa dalla bolletta personale del dipendente. L'azienda non vede nulla, a meno che qualcuno non glielo dica.

Ne nascono tre schemi tipici, tutti scomodi:

• il dipendente compila ogni mese una nota spese con una stima dei kWh, spesso letta sul display dell'auto o ricostruita a memoria;
• l'azienda paga un forfait mensile uguale per tutti, indipendentemente da quanto e a quale prezzo si ricarica;
• nessuno rimborsa nulla, e il dipendente finanzia di tasca propria l'energia di un'auto che è aziendale.

In tutti e tre i casi l'ufficio paghe lavora su dati che non può verificare. E più la flotta si elettrifica, più le righe da controllare si moltiplicano: con 50 auto elettriche, sono 600 note spese l'anno.

Forfait o costo reale: le due logiche

Prima di entrare nei dettagli, conviene distinguere i due modi di rimborsare.

L'ultima riga del trattamento fiscale è identica: in entrambi i casi il rimborso va in busta paga come reddito imponibile. Il forfait, quindi, non fa risparmiare tasse: fa solo risparmiare lavoro, a costo dell'esattezza.

Il punto fiscale in breve: il rimborso va in busta paga

Con la risposta a interpello n. 421 del 25 agosto 2023, confermata a Telefisco nel febbraio 2025, l'Agenzia delle Entrate ha chiarito che le somme rimborsate al dipendente per l'energia usata a casa per ricaricare un'auto aziendale in uso promiscuo sono reddito di lavoro dipendente (art. 51 TUIR). L'energia di casa non è fornita dal datore di lavoro, quindi non rientra nel valore forfettario ACI dell'auto. La base contributiva è armonizzata con quella fiscale: il rimborso è soggetto anche ai contributi INPS.

Per la nota spese questo ha due conseguenze pratiche. La prima: il rimborso non si paga "a parte" come una spesa esente, ma passa dal cedolino con ritenute e contributi. La seconda: molte aziende lordizzano l'importo perché il netto copra la spesa reale del conducente, scelta da concordare con il consulente del lavoro.

Fonte: Agenzia delle Entrate, risposta n. 421/2023 (testo integrale). Per l'analisi completa, contributi, soglia dei fringe benefit e gross-up, legga l'approfondimento sul rimborso della ricarica domestica e la sua fiscalità.

Come si compila una nota spese di ricarica, passo per passo

Se l'azienda gestisce ancora le ricariche con note spese mensili, questo è il procedimento minimo per ottenere un importo difendibile.

1. Raccogliere i kWh di ogni sessione a casa

Il conducente elenca le ricariche fatte a casa nel mese, con data e kWh. La fonte può essere l'app dell'auto, l'app della wallbox o un contatore dedicato. La stima "a occhio" dalla percentuale di batteria va evitata: un'auto che passa dal 20 all'80 % non ha caricato il 60 % della capacità nominale, perché ci sono perdite di ricarica e la capacità utile è diversa da quella dichiarata.

2. Escludere le ricariche fuori casa

Le ricariche alle colonnine pubbliche o in sede non entrano nella nota spese di ricarica domestica: sono pagate con la carta aziendale o direttamente dall'azienda. Mescolarle porta a rimborsare due volte la stessa energia.

3. Applicare il prezzo della bolletta

Il prezzo da usare è quello per kWh del contratto del dipendente, comprensivo di componenti variabili, imposte e IVA al 10 % per l'abitazione di residenza. Con un contratto biorario o multiorario, il prezzo va applicato per fascia: le ricariche in F3 o F23 costano meno di quelle in F1.

4. Allegare la bolletta di riferimento

La prima nota spese, e ogni volta che cambia contratto o prezzo, va accompagnata dalla bolletta che dimostra il prezzo applicato. Non serve allegarla ogni mese se il prezzo non cambia.

5. Far validare e trasmettere alle paghe

Il responsabile approva, l'ufficio paghe riporta il totale nel cedolino del mese successivo come voce imponibile. Il numero della nota spese e il periodo di paga vanno annotati per ricostruire il percorso in caso di verifica.

È un procedimento corretto, ma lento: cinque passaggi manuali per conducente e per mese, con errori di trascrizione quasi inevitabili.

Un esempio di nota spese mensile

Ecco come si presenta una nota spese di ricarica ben fatta per un conducente con offerta bioraria F1/F23 a 0,31 €/kWh in F1 e 0,26 €/kWh in F23, IVA inclusa:

In calce: targa, nome dell'assegnatario, riferimento della bolletta usata per il prezzo, firma del responsabile e mese di paga in cui l'importo sarà liquidato. Questo è il livello di dettaglio che regge in una verifica. Ed è anche il motivo per cui quasi nessun conducente lo compila con regolarità a mano.

Casi particolari che la nota spese gestisce male

Alcune situazioni ricorrono in ogni flotta e mettono in difficoltà sia il forfait sia la nota spese manuale.

Due auto elettriche nella stessa casa

Se il coniuge ha un'auto elettrica privata e la wallbox è una sola, il contatore della wallbox somma le due auto. Senza un'identificazione per veicolo, la nota spese rimborsa anche l'energia dell'auto privata, o il conducente deve separare a mano le sessioni.

Ibrida plug-in

Una plug-in ricarica pochi kWh alla volta, spesso ogni giorno, e usa anche carburante. La nota spese di ricarica copre solo la parte elettrica fatta a casa; il carburante passa dalla carta carburante. Il rischio è dimenticare le piccole sessioni quotidiane, che a fine mese pesano.

Bolletta intestata a un'altra persona

Il conducente vive con il partner o con i genitori, e il contratto non è a suo nome. Il prezzo per kWh resta quello della bolletta di casa, ma conviene che la car policy preveda una dichiarazione del conducente che attesti la residenza e l'uso della fornitura.

Pannelli fotovoltaici

Se il conducente ricarica con l'energia dei propri pannelli, il costo marginale di quei kWh non è il prezzo della bolletta. Come valorizzarli è una scelta di policy, da definire con il consulente: alcune aziende applicano comunque il prezzo del contratto, altre un prezzo ridotto. L'importante è che la regola sia scritta e uguale per tutti.

Cambio di fornitore a metà mese

Quando il conducente cambia offerta, il prezzo cambia dalla data di attivazione. In una nota spese manuale si dimentica quasi sempre; con una misura automatica basta caricare la nuova bolletta.

Cosa scrivere nella car policy sulla ricarica a casa

Molti problemi della nota spese nascono da una car policy che non dice nulla sulla ricarica. Una buona sezione dedicata risponde almeno a queste domande:

1. Quale energia si rimborsa: solo la ricarica a casa dell'auto aziendale, o anche le sessioni per i viaggi privati?
2. A quale prezzo: prezzo reale del contratto del conducente, per fascia, IVA inclusa.
3. Con quale prova: sessioni misurate, bolletta di riferimento, frequenza di aggiornamento del prezzo.
4. Con quale periodicità: mensile, con liquidazione nel cedolino del mese successivo.
5. Con quale trattamento in busta paga: voce imponibile, con o senza lordizzazione.
6. Cosa succede fuori casa: carta di ricarica aziendale, limite annuo, addebito delle ricariche private oltre il limite.
7. Cosa succede alla fine del rapporto o al cambio di auto: ultimo conguaglio, chiusura dell'accesso ai dati.

Una policy chiara riduce i reclami, rende il rimborso uguale per tutti e dà al consulente del lavoro una base scritta.

Gli errori più frequenti

• Pagare il rimborso come spesa esente, fuori dal cedolino: è l'errore più costoso in caso di verifica.
• Usare il prezzo ARERA come forfait per tutti, senza confrontarlo con le bollette reali.
• Non aggiornare mai il forfait, anche quando i prezzi salgono di un terzo in un trimestre.
• Mescolare ricariche a casa e alle colonnine nella stessa nota spese.
• Accettare stime dalla percentuale di batteria invece di kWh misurati.
• Non conservare la bolletta che giustifica il prezzo applicato.

Cosa cambia per il conducente

Per il conducente, la nota spese è un lavoro non retribuito e spesso un costo. Ogni mese deve ricordarsi di raccogliere i dati, e se il forfait è sotto la sua bolletta, finanzia di tasca propria l'energia di un'auto aziendale. È una delle prime ragioni di insoddisfazione segnalate da chi passa all'elettrico.

Un rimborso automatico al costo reale gli toglie entrambi i problemi: non deve compilare nulla, e riceve ciò che ha speso, al centesimo, fascia per fascia. Il fatto che il rimborso sia imponibile resta, ma è lo stesso per tutti e, se l'azienda lo lordizza, il netto copre la spesa. Per chi passa da un'auto a gasolio con carta carburante, è il modo più semplice per ritrovare la stessa tranquillità: nessun anticipo, nessun modulo, nessuna discussione sull'importo.

Come si calcola un forfait di ricarica

Un'azienda che sceglie il forfait di solito lo costruisce così:

forfait mensile = km annui ricaricati a casa × consumo per km × prezzo per kWh ÷ 12

Con 20.000 km l'anno, il 70 % ricaricato a casa, 18 kWh/100 km e circa il 10 % di perdite fra rete e batteria, il conducente preleva dalla rete circa 230 kWh al mese. A 0,30 €/kWh, il forfait viene circa 69 €, arrotondato a 70 €.

Il problema è che ogni elemento della formula è una media. I km reali cambiano da un conducente all'altro e da un mese all'altro, il consumo cresce d'inverno e in autostrada, la quota ricaricata a casa dipende da chi ha la wallbox e chi no. E soprattutto il prezzo per kWh varia molto da un contratto all'altro.

Quanti kWh consuma al mese un'auto aziendale elettrica

Con le stesse ipotesi (18 kWh/100 km, 70 % ricaricato a casa, 10 % di perdite):

La tabella mostra perché un forfait unico non può funzionare: fra un conducente da 10.000 km e uno da 30.000 km il costo reale triplica, e a parità di km cambia di circa il 40 % secondo il prezzo del contratto.

Il forfait: troppo per alcuni, troppo poco per altri

In Italia i prezzi dell'elettricità variano molto da un contratto all'altro, soprattutto dopo la fine della maggior tutela per la maggior parte delle famiglie. Prendiamo il conducente da 230 kWh al mese e tre profili realistici (prezzi indicativi tutto compreso):

Su un anno lo scarto arriva a quasi 100 € in eccesso per il primo profilo e a circa 360 € in difetto per il terzo. Per approfondire quando conviene ricaricare, veda la guida sulle fasce orarie per la ricarica.

Su una flotta di 100 auto

Immaginiamo 100 conducenti con lo stesso chilometraggio: 40 con offerta bioraria, 40 con offerta monoraria, 20 con un prezzo vicino a 0,43 €/kWh. Con un forfait di 70 €:

• i 40 conducenti biorari ricevono in tutto circa 3.800 € l'anno in più di quanto spendono, che l'azienda paga e su cui versa contributi;
• i 20 conducenti con il prezzo alto anticipano in tutto circa 7.200 € l'anno di tasca propria;
• l'azienda non vede né l'uno né l'altro errore, perché il forfait non è collegato a nessun dato.

Con il costo reale, entrambi gli scarti scompaiono. E quando i prezzi salgono, come nel quarto trimestre 2026, il rimborso segue la bolletta senza che nessuno debba ricalcolare il forfait.

Un forfait non resta giusto a lungo

Anche un forfait calibrato bene a gennaio smette di esserlo nel giro di pochi mesi. Il prezzo di riferimento ARERA per i clienti vulnerabili è passato da 27,97 centesimi di euro per kWh nel primo trimestre 2026 a 43,43 nel quarto trimestre, con un aumento del 37,3 % rispetto al trimestre precedente. Un forfait fissato a inizio anno su quel riferimento sarebbe oggi sottostimato di oltre un terzo. Fonte: ARERA, comunicato prezzi IV trimestre 2026.

Quando un forfait può avere senso

Il forfait non è sempre sbagliato. Può servire come soluzione temporanea per pochi mesi, durante un progetto pilota con cinque o sei auto, quando l'azienda non ha ancora deciso come misurare. In quel caso conviene tre accorgimenti: costruirlo per fasce di chilometraggio e non uguale per tutti, rivederlo ogni trimestre con il prezzo di riferimento ARERA e qualche bolletta reale, e prevedere un conguaglio sulla base dei kWh effettivi quando la misura sarà disponibile.

Oltre le dieci o venti auto elettriche, o oltre i primi mesi, il forfait diventa un debito nascosto: verso i conducenti che anticipano, o verso l'azienda che paga troppo.

Dalla nota spese al cedolino: il flusso con le paghe

Una volta calcolato l'importo, il rimborso segue il percorso di ogni voce retributiva imponibile.

1. Voce dedicata. Il consulente del lavoro crea nel gestionale paghe una voce specifica, ad esempio "rimborso energia ricarica domestica", imponibile ai fini fiscali e contributivi. Una voce dedicata permette di ritrovare in ogni momento quanto è stato rimborsato a ciascun conducente.
2. Competenza. Le ricariche di un mese vengono di solito liquidate nel cedolino del mese successivo. La regola va fissata una volta e rispettata, per evitare doppi pagamenti o salti.
3. Lordizzazione, se prevista. Se l'azienda vuole che il conducente riceva netto l'importo speso, il consulente calcola il lordo corrispondente con l'aliquota del dipendente. Con un'aliquota marginale IRPEF del 35 % e circa il 9 % di contributi a carico del lavoratore, per far arrivare netti 53 € serve un lordo di circa 90 €, a cui si aggiungono i contributi a carico dell'azienda.
4. Certificazione Unica. A fine anno, gli importi rimborsati confluiscono nel reddito di lavoro dipendente certificato nella CU, come ogni altra voce imponibile.

Con un export mensile già strutturato per conducente, il passaggio 1 si imposta una volta sola e i passaggi 2 e 4 diventano automatici.

Tre riferimenti che circolano, e perché non bastano

Quando un'azienda cerca un importo "ufficiale" per la nota spese, incontra di solito tre riferimenti.

1. Il prezzo di riferimento ARERA. Riguarda i clienti vulnerabili nel servizio di tutela della vulnerabilità. È un buon termine di confronto, e l'azienda del caso 421/2023 lo aveva scelto, ma non è il prezzo pagato dal Suo dipendente sul mercato libero.
2. Le tabelle ACI. Indicano un costo chilometrico per modello di auto, che include l'energia. Servono per il fringe benefit dell'auto aziendale e per il rimborso chilometrico delle trasferte con auto propria. Non dicono nulla sul costo dell'elettricità di casa, e non sono un forfait per kWh.
3. La tesi del rimborso "esente se analitico". Alcuni commenti del 2023 avevano ipotizzato che un rimborso molto dettagliato, sessione per sessione, potesse sfuggire alla tassazione. L'Agenzia non l'ha accolta: a Telefisco 2025 ha confermato che il rimborso resta imponibile.

In Italia, quindi, non esiste un forfait ufficiale per kWh. Il riferimento più corretto resta il prezzo reale del contratto di fornitura del dipendente. Per capire cosa entra in quel prezzo, legga la nostra guida sul prezzo del kWh per la ricarica.

Cosa rischia l'azienda in caso di verifica

Una verifica può arrivare dall'Agenzia delle Entrate, dalla Guardia di Finanza o da un'ispezione INPS o dell'Ispettorato del Lavoro. Sui rimborsi di ricarica, i punti deboli tipici sono tre.

1. Rimborsi non assoggettati. Se l'azienda ha pagato i rimborsi come somme esenti, rischia il recupero delle ritenute non operate, dei contributi non versati e le relative sanzioni e interessi.
2. Importi non documentati. Un forfait senza alcun legame con i consumi effettivi è difficile da giustificare, anche sul piano della deducibilità del costo per l'azienda.
3. Disparità fra dipendenti. Rimborsi molto diversi senza criterio oggettivo possono generare contestazioni interne e richieste di chiarimento.

La difesa migliore è un dossier ordinato: chi ha ricaricato, quando, quanti kWh, a quale prezzo e come è stato riportato in busta paga.

C'è anche un rischio interno, meno visibile. Un conducente che scopre di aver anticipato per due anni 30 € al mese ha buone ragioni per chiedere un conguaglio, e un collega con un'offerta più economica difficilmente segnalerà spontaneamente di aver ricevuto troppo. Ricostruire a posteriori i kWh di due anni senza dati misurati è quasi impossibile: per questo conviene impostare la misura fin dalla prima auto elettrica, non quando la flotta è già grande.

Cosa deve contenere un giustificativo di ricarica

Un buon giustificativo permette a chiunque, consulente del lavoro o verificatore, di ricostruire l'importo. Per ogni conducente e ogni mese dovrebbe riportare:

• targa e assegnatario dell'auto aziendale;
• elenco delle sessioni di ricarica a casa, con data e ora;
• kWh per sessione, misurati e non stimati;
• prezzo per kWh applicato, ripreso dalla bolletta del conducente, con la fascia oraria (F1, F2, F3) se il contratto è multiorario;
• IVA al 10 % inclusa nel prezzo domestico;
• totale del mese e periodo di paga in cui è stato liquidato.

Il dipendente conserva la bolletta e la mette a disposizione quando cambia contratto o prezzo. Con queste informazioni, la voce in cedolino è tracciabile dall'inizio alla fine.

Per quanto tempo conservare i documenti

Le scritture contabili e i documenti che le giustificano si conservano per dieci anni (art. 2220 del codice civile). Il libro unico del lavoro e i cedolini seguono le regole proprie della documentazione del personale. In pratica, conviene conservare il dettaglio delle sessioni e le bollette di riferimento almeno per lo stesso periodo dei documenti di paga, in formato elettronico e ordinati per conducente e per mese.

E la misura dei kWh?

La parte difficile è misurare i kWh senza chiedere al conducente di fotografare un contatore ogni mese. Voltaback si basa sul contatore certificato MID dell'abitazione, non su un contatore autonomo nel cavo, e recupera ogni sessione dai dati del costruttore dell'auto. La misura è stata verificata da Bureau Veritas, con un errore relativo dell'1,22 %.

Come si contabilizza il rimborso della ricarica

Poiché il rimborso della ricarica domestica è reddito di lavoro dipendente, nella prassi viene registrato fra i costi del personale, insieme alla retribuzione su cui è calcolato, con i relativi contributi a carico dell'azienda. La bolletta è intestata al dipendente: l'azienda non detrae l'IVA sull'energia rimborsata.

Resta da chiarire con il commercialista se, ai fini delle imposte sul reddito, il costo segue le regole del lavoro dipendente o quelle dei costi delle auto in uso promiscuo (art. 164 TUIR, deducibilità al 70 %). La scelta va fatta una volta e applicata in modo coerente su tutta la flotta. Per il quadro completo dei costi deducibili, veda la guida sulla fiscalità dell'auto aziendale elettrica.

Alternativa: la carta di ricarica pubblica

Esiste una seconda strada, con un trattamento fiscale diverso e senza nota spese. Con la risposta a interpello n. 237 del 10 settembre 2025, l'Agenzia ha chiarito che una carta aziendale per le colonnine pubbliche, con costo a carico dell'azienda entro un limite annuo, non genera reddito aggiuntivo per il dipendente: l'energia fornita dal datore di lavoro è già compresa nel valore forfettario ACI, come il carburante.

Attenzione a due limiti. Le somme che il dipendente restituisce per ricariche private oltre il limite aziendale non riducono il valore del fringe benefit. E ricaricare sempre su colonnina costa di più che ricaricare a casa di notte. Molte aziende combinano le due soluzioni: ricarica a casa rimborsata al costo reale, e una carta come la carta di ricarica Electra per i viaggi. Fonte: ecnews, risposta n. 237/2025.

Quanto costa davvero gestire le note spese

Il costo della nota spese non è solo l'importo rimborsato. È anche il tempo di chi la compila, la approva e la controlla.

Con 15 minuti fra conducente, responsabile e paghe per ogni nota spese, 50 auto elettriche assorbono circa 150 ore l'anno: quasi un mese di lavoro di una persona, speso a ricopiare numeri.

A questo si aggiungono i costi meno visibili: le richieste di chiarimento quando un importo sembra anomalo, i solleciti ai conducenti in ritardo, le correzioni in paga quando una nota arriva dopo la chiusura del mese, le domande dei nuovi assunti che non sanno come compilare il modulo. Ogni nuova auto elettrica aggiunge dodici note spese l'anno, e il carico cresce in proporzione esatta all'elettrificazione della flotta.

Come eliminare la nota spese di ricarica

La soluzione è togliere al dipendente il compito di dichiarare e all'ufficio paghe il compito di controllare. Con Voltaback il processo diventa:

1. Collegamento dell'auto. Il conducente autorizza la lettura dei dati del costruttore (più di 48 marchi). Nessuna scatola, nessuna wallbox connessa, nessun installatore.
2. Inserimento del contratto. Il conducente carica la bolletta una volta; il prezzo per kWh e le fasce orarie vengono applicati a ogni sessione.
3. Misura automatica. Ogni ricarica a casa viene rilevata con data, durata e kWh. Le ricariche fuori casa non vengono confuse con quelle domestiche.
4. Export paghe. A fine mese l'ufficio HR riceve un file pronto per il cedolino, da importare nel gestionale paghe in uso, come Zucchetti, TeamSystem o ADP.

L'azienda non riceve mai la geolocalizzazione dei conducenti: il sistema sa che la ricarica è avvenuta a casa, non dove si trova l'auto durante la giornata. I dati sono trattati secondo il GDPR e Voltaback è certificata ISO 27001 dal 2 dicembre 2025.

Il risultato è un rimborso al centesimo, conforme alla prassi dell'Agenzia delle Entrate, pronto per il cedolino. Scopra come funziona sulla pagina dedicata al rimborso della ricarica a casa, oppure stimi il budget annuo con il simulatore del costo di ricarica domestica.

Per impostare il processo completo, dalla car policy alla busta paga, legga la nostra guida alla gestione e al rimborso della ricarica a casa per le flotte. Se è un conducente, la guida alla ricarica a casa dell'auto aziendale spiega cosa cambia per Lei.

Basta note spese di ricarica

Un forfait sembra comodo finché non si mette a confronto con le bollette reali. Con kWh misurati e prezzo del contratto di ogni conducente, l'ufficio paghe ha un dato esatto, il conducente non anticipa nulla e la nota spese sparisce.

Richieda una demo: in 30 minuti vedrà come ogni ricarica a casa viene misurata, valorizzata al prezzo reale e trasformata in un export pronto per il cedolino.