Nota de despesas do carregamento do carro elétrico: valor fixo ou custo real?

Em Portugal não existe um valor fixo legal para reembolsar o carregamento em casa de uma viatura de empresa: nem tabela da AT, nem montante por kWh. A empresa pode reembolsar, mas tem de o fazer com uma despesa documentada e um critério objetivo de repartição, e é aí que o valor fixo mensal igual para todos começa a falhar.

Este artigo compara o valor fixo com o custo real, calcula quanto um montante igual paga a mais a uns e a menos a outros, explica o risco fiscal e lista o que o documento de reembolso deve conter. Mostra também como a Voltaback substitui a nota de despesas manual por um extrato mensal de kWh medidos multiplicados pelo preço do contrato de cada colaborador.

Valor fixo ou custo real: qual a diferença?

Há duas formas de reembolsar a eletricidade que um colaborador paga para carregar a viatura de empresa:

• Valor fixo mensal: o mesmo montante para todos, por exemplo 40 ou 50 € por mês, sem relação com o que foi carregado.
• Custo real: os kWh efetivamente carregados na viatura, multiplicados pelo preço do contrato de eletricidade do colaborador, com a fatura como prova.

O valor fixo é simples de processar. O custo real é o único que corresponde ao que a AT pede para aceitar o gasto: uma despesa ligada à atividade, documentada e repartida com um critério razoável.

Como é calculado um valor fixo, quando existe

Quando uma empresa fixa um montante mensal, quase sempre parte da mesma fórmula, mesmo sem a escrever:

quilómetros por mês × consumo por 100 km × preço do kWh escolhido

Para 1 500 km, 17 kWh/100 km e 0,18 € por kWh, dá 1 500 × 0,17 × 0,18 = 45,90 €, arredondados para 45 €. O problema não está na fórmula, está nas três hipóteses: nenhuma delas é igual para todos os colaboradores, e nenhuma é verificada depois.

O último ponto é muitas vezes esquecido: se o colaborador também carrega no escritório ou com um cartão da empresa, o valor fixo paga kWh que a empresa já pagou uma vez.

Valor fixo e custo real lado a lado

O que diz a lei portuguesa

Nenhum texto trata especificamente do carregamento em casa. Aplicam-se as regras gerais do IRC, do IVA e do IRS, e a AT pronunciou-se em três fichas doutrinárias que os contabilistas usam como referência.

IRC: a despesa tem de ser debitada à empresa

A ficha doutrinária 25762 (02/09/2024), sobre despesas de uma casa que também é sede de uma sociedade, fixa o princípio: os documentos estão em nome do particular, por isso as despesas devem ser debitadas por este à sociedade, com um contrato que defina o critério de repartição, e esse critério tem de ser razoável. A Ordem dos Contabilistas Certificados aplica este raciocínio ao carregamento em casa e recomenda critérios objetivos e documentação formal.

Fontes: AT, ficha 25762, OCC.

IVA: perdido no carregamento em casa

A ficha 25928 (30/04/2024) confirma que o IVA da eletricidade usada por viaturas elétricas é dedutível, mas só com uma fatura em nome da empresa. Com a fatura em nome do colaborador, o IVA não se deduz. A ficha 26763 acrescenta que, quando o carregamento faz parte do consumo da casa sem estar identificado na fatura, não há direito à dedução.

Na prática, o IVA incluído no reembolso, cerca de 18,7 % do montante (23/123), é um custo para a empresa. Só um ponto de entrega separado em nome da empresa permite recuperá-lo.

Fontes: AT, ficha 25928, AT, ficha 26763.

Tributação autónoma: 0 % para a maioria dos elétricos

A eletricidade é um encargo com a viatura. Para um elétrico com custo de aquisição até 62 500 €, a taxa de tributação autónoma é 0 %; acima, é 10 %. Os pormenores estão no nosso artigo sobre o rendimento em espécie da viatura elétrica.

O risco do valor fixo: rendimento da categoria A

Um valor fixo mensal que não é justificado por consumos medidos pode deixar de ser visto como reembolso de despesa e passar a ser visto como remuneração. Nesse caso, entra no rendimento da categoria A: IRS do colaborador, 11 % de contribuições do trabalhador e 23,75 % da entidade empregadora para a Segurança Social.

Não há informação vinculativa da AT sobre este ponto concreto. O raciocínio vem dos princípios gerais e é partilhado por contabilistas: reembolsar uma despesa real, documentada, de uma viatura da empresa é compensar um gasto feito para o empregador; pagar um montante igual a todos, sem medida, aproxima-se de um complemento salarial. Valide a sua política com o seu contabilista certificado.

O mesmo cuidado vale do lado do IRC: sem critério objetivo, o gasto pode não ser aceite numa inspeção tributária.

Quanto pode custar um valor fixo requalificado

Se a AT ou a Segurança Social considerarem que o valor fixo é remuneração, é o montante inteiro que entra na base, e não só a parte paga a mais. Para um valor fixo de 45 € por mês, ou seja 540 € por ano:

A estes valores juntam-se, numa inspeção, juros e eventuais coimas, e o tempo de reconstituir a posição de cada colaborador. O cálculo é ilustrativo: o risco depende da forma como a política está escrita e documentada.

O custo de um valor fixo demasiado baixo

Um valor fixo baixo parece prudente, mas tem custos menos visíveis:

• o colaborador que perde dinheiro em casa passa a carregar em postos públicos com o cartão da empresa, onde o kWh custa várias vezes mais;
• o tema chega aos recursos humanos como uma reclamação, e a viatura elétrica passa a ser vista como uma desvantagem;
• a empresa fica com um custo de energia subestimado no TCO da frota, e decide mal a eletrificação seguinte.

Porque é que o preço do kWh muda de colaborador para colaborador

Em Portugal, cerca de 5,8 milhões de clientes estão no mercado liberalizado, com dezenas de comercializadores, e cerca de 817 000 nas tarifas reguladas (dados ERSE, final de 2025). Cada colaborador tem o seu contrato, e três fatores mudam o preço do kWh que carrega:

• A opção tarifária: simples, bi-horária ou tri-horária. Na tarifa regulada, em novembro de 2026, o kWh custa 0,1711 € em simples e 0,1143 € em vazio na bi-horária, sem IVA.
• O comercializador: EDP Comercial, Endesa, Iberdrola, Galp, Goldenergy e muitos outros praticam preços diferentes.
• A banda de IVA: o IVA a 6 % só se aplica aos primeiros 200 kWh por 30 dias e só com potência contratada até 6,9 kVA. Os kWh do carro, consumidos para além do consumo da casa, pagam quase sempre 23 %.

Fontes: ERSE, tarifas 2026, Selectra, tarifa regulada.

O que conta no preço do kWh, e o que não conta

Numa fatura de eletricidade portuguesa há componentes por kWh e componentes fixos. Só os primeiros variam com o carregamento do carro:

Se a empresa pediu ao colaborador que aumentasse a potência contratada para instalar uma wallbox, por exemplo de 6,9 para 10,35 kVA, a diferença do termo de potência pode também ser reembolsada, desde que a política de viaturas o diga.

Os novos horários de 2027

A ERSE decidiu em julho de 2026 que o vazio da tarifa bi-horária passa a começar às 22:30 em vez das 22:00, com aplicação progressiva aos clientes em baixa tensão normal entre julho e dezembro de 2027. Um valor fixo não vê estas mudanças; um reembolso ao custo real, calculado por período tarifário, adapta-se sozinho.

Fonte: ERSE, novos períodos horários.

Para ver como calcular o preço certo, leia quanto custa o kWh para carregar um carro elétrico.

Exemplo: quanto um valor fixo paga a mais ou a menos

Dois colaboradores conduzem o mesmo modelo, fazem 1 500 km por mês e consomem cerca de 17 kWh/100 km, ou seja 255 kWh por mês. A empresa paga a ambos um valor fixo de 45 € por mês.

Colaborador A: um complemento salarial sem nome

O colaborador A recebe mais do que gasta. Os 109,80 € por ano não correspondem a nenhuma despesa: são exatamente o tipo de montante que pode ser requalificado como rendimento.

Colaborador B: paga do próprio bolso

O colaborador B perde cerca de 100 € por ano a carregar uma viatura que é da empresa. Com preços no mercado liberalizado mais altos, ou um contrato com potência de 10,35 kVA, a diferença aumenta. É o tipo de injustiça que acaba numa reclamação aos recursos humanos.

Numa frota de 50 viaturas: o orçamento bate certo, as pessoas não

Suponha 50 colaboradores com o mesmo perfil de quilómetros: 20 em tarifa bi-horária que carregam em vazio, como o colaborador A, e 30 em tarifa simples, como o colaborador B.

Ao nível da frota, o valor fixo parece bem calibrado: menos de 1 000 € de diferença num orçamento de 27 000 €. Ao nível das pessoas, 20 colaboradores recebem um complemento sem justificação e 30 pagam do próprio bolso. O orçamento global não diz nada sobre a justiça nem sobre o risco.

Um valor fixo só é justo para um preço

Um valor fixo só acerta para um colaborador cujo preço do kWh e quilometragem coincidem com a média. Numa frota de 50 viaturas, com contratos e quilometragens diferentes, está sempre errado para quase todos. Para estimar o orçamento real da sua frota, use o simulador do custo do carregamento em casa.

Casos particulares: híbridos plug-in, deslocações privadas e férias

Híbridos plug-in

O mesmo raciocínio aplica-se a um híbrido plug-in: os kWh carregados em casa são reembolsados ao preço do contrato, e o combustível segue pelo cartão frota. A diferença é a tributação autónoma, que para um PHEV que cumpre as condições legais é de 2,5 %, 7,5 % ou 15 % consoante o custo de aquisição. Num PHEV, o reembolso ao custo real tem um interesse suplementar: mostra se a viatura carrega de facto ou se circula quase só a combustível.

Deslocações privadas, fins de semana e férias

Quando a viatura é atribuída com acordo escrito que permite o uso privado, o colaborador é tributado de forma fixa sobre esse uso (0,75 % do valor da viatura por mês). Nesse quadro, a empresa suporta normalmente todos os custos da viatura, incluindo a energia das deslocações privadas, e a política de viaturas pode prever o reembolso de todos os kWh carregados em casa.

Se a política limitar o reembolso às deslocações profissionais, tem de dizer como se faz a separação: uma percentagem fixa, os km profissionais registados ou outro critério objetivo. Na prática, a maioria das empresas reembolsa todos os kWh da viatura, que é a regra mais simples de controlar.

A alternativa que recupera o IVA: um ponto de entrega em nome da empresa

O novo regime jurídico da mobilidade elétrica (Decreto-Lei n.º 93/2025) permite definir pontos de medição e de entrega separados para o carregamento, mesmo numa instalação partilhada. Em teoria, a empresa pode assim contratar a eletricidade do carregamento em seu nome, receber a fatura e deduzir o IVA.

Para uma viatura que carrega 255 kWh por mês a cerca de 0,21 €, o IVA em jogo é de cerca de 10 € por mês. Os custos fixos de um segundo contrato e da instalação absorvem facilmente esse ganho. Para a maioria das frotas, o reembolso ao custo real continua a ser a solução mais simples.

Fonte: Decreto-Lei n.º 93/2025, Diário da República.

E noutros países?

O leitor que procura um "valor fixo" para o carregamento encontra muitas vezes referências estrangeiras. Na Bélgica, por exemplo, a administração fiscal aceita um montante por kWh atualizado todos os trimestres com base nos preços publicados pelo regulador da energia. Esse mecanismo não existe em Portugal e não pode ser transposto: aqui, a única referência defensável é o custo real documentado.

Não confundir com ajudas de custo nem com o teletrabalho

Dois mecanismos parecidos aparecem muitas vezes nas conversas com o contabilista. Nenhum deles se aplica ao carregamento de uma viatura de empresa.

Ajudas de custo e quilómetros em viatura própria

Quando um colaborador usa o seu próprio carro em serviço, a empresa compensa-o por quilómetro. O valor de referência da função pública, 0,40 €/km, é isento de IRS e Segurança Social até esse limite, e já inclui combustível ou energia. Pagar à parte a eletricidade de um carro próprio seria rendimento. As ajudas de custo, por sua vez, são as compensações diárias por deslocação.

Fonte: Montepio, ajudas de custo.

Compensação de teletrabalho

A Portaria 292-A/2023 fixa uma compensação de eletricidade em teletrabalho que não é tributada como rendimento. Mostra que o legislador aceita compensações de despesas fora do rendimento, mas é específica do teletrabalho e não serve de base para o carregamento de viaturas.

Fonte: Portaria 292-A/2023.

Como fazer uma nota de despesas do carregamento, passo a passo

Se a empresa ainda não tem uma ferramenta, a nota de despesas manual pode ser feita de forma defensável. Exige disciplina dos dois lados.

1. Medir os kWh da viatura, não da casa

O contador inteligente da E-REDES, presente em 99 % das casas, mede o consumo da habitação inteira, não o do carro. Há três fontes possíveis para isolar os kWh da viatura:

• a aplicação do carro, que regista as sessões de carregamento (mas inclui as perdas de forma variável e pode misturar carregamentos em casa e fora);
• uma wallbox conectada com contador próprio, que dá os kWh por sessão;
• uma solução de software que liga cada carregamento à viatura e ao contador da casa.

2. Separar os carregamentos em casa dos outros

Só os kWh carregados em casa entram na nota. Os carregamentos em postos públicos com o cartão da empresa ou no escritório já foram pagos pela empresa.

3. Aplicar o preço do contrato do colaborador

O preço é o que consta da fatura de eletricidade do colaborador: termo de energia por kWh, mais impostos por kWh, mais IVA. Não entra a potência contratada, que o colaborador pagaria de qualquer forma. Numa tarifa bi-horária, os kWh em vazio e fora de vazio têm preços diferentes.

4. Anexar a fatura e enviar a nota

Uma nota por mês e por viatura, com a fatura de eletricidade do período. Os recursos humanos ou a contabilidade verificam o cálculo e lançam o reembolso.

5. Arquivar

A nota, a fatura e a política de viaturas ficam juntas no arquivo contabilístico da empresa, durante o prazo legal de conservação.

O processo funciona, mas tem um custo: numa frota de 50 viaturas, são 600 notas por ano a verificar, e nenhuma prova de que os kWh declarados foram mesmo para aquela viatura.

O que deve conter o documento de reembolso

Seguindo a ficha 25762 e as recomendações da OCC, o documento que o colaborador debita à empresa deve permitir a qualquer inspetor refazer o cálculo:

1. Identificação da viatura (matrícula) e do colaborador.
2. kWh carregados por mês, medidos, ligados àquela viatura e não à casa inteira.
3. Preço do kWh do contrato do colaborador, por período tarifário quando a tarifa é bi ou tri-horária.
4. Fatura de eletricidade do colaborador anexada, para provar o preço.
5. Referência à política de viaturas ou ao acordo escrito que define o critério de repartição.
6. Montante reembolsado, igual a kWh × preço, sem arredondamentos forfetários.

A política escrita é tão importante como o cálculo: é ela que diz que a empresa reembolsa os kWh da viatura ao preço do contrato, e como trata os carregamentos em férias ou fins de semana. Encontra um modelo de processo completo no guia para gerir e reembolsar o carregamento em casa da frota.

Contabilização e conservação dos documentos

O reembolso é contabilizado como gasto da viatura (fornecimentos e serviços externos, rubrica de energia), com o centro de custo ou a matrícula da viatura, o que permite apurar a base da tributação autónoma e o custo real de cada viatura. O IVA incluído no montante faz parte do gasto, já que não é dedutível.

Os documentos de suporte (nota ou extrato mensal, fatura de eletricidade, política de viaturas) devem ser conservados durante o prazo legal de conservação dos documentos contabilísticos, que no IRC é de 10 anos. Um extrato gerado automaticamente e arquivado com a contabilidade resolve o problema de uma vez.

As cláusulas a prever na política de viaturas

• o método de cálculo: kWh medidos da viatura × preço do contrato de eletricidade do colaborador;
• os carregamentos cobertos: só em casa, incluindo ou não as deslocações privadas;
• a prova do preço: fatura de eletricidade do período, ou contrato atualizado quando muda;
• a periodicidade: mensal, com pagamento no processamento salarial seguinte, numa rubrica separada da remuneração;
• o tratamento das mudanças: novo contrato de eletricidade, mudança de casa, saída do colaborador.

Como acabar com a nota de despesas manual

A nota de despesas manual tem três defeitos: o colaborador tem de ler um contador ou somar sessões na app do carro, os recursos humanos têm de verificar cada linha e ninguém consegue provar que os kWh declarados foram para aquela viatura.

Feita à mão, a verificação de uma nota leva facilmente 10 minutos entre leitura, conferência da fatura e lançamento: numa frota de 50 viaturas, são cerca de 100 horas por ano.

Com a Voltaback, o processo deixa de existir:

• cada carregamento em casa é medido e ligado à viatura, em tomada, tomada reforçada ou wallbox, sem hardware novo;
• a Voltaback baseia-se no contador certificado MID da habitação, e não num contador autónomo instalado no cabo;
• a medição foi auditada pela Bureau Veritas, com um erro relativo de 1,22 %;
• o preço aplicado é o do contrato real de cada colaborador, com a opção tarifária e a banda de IVA certas;
• todos os meses, cada colaborador recebe o extrato que debita à empresa, pronto a anexar à contabilidade;
• os dados seguem para o processamento salarial (Primavera, PHC, Sage, SAP, Cegid) ou para a ferramenta de despesas.

A plataforma tem certificação ISO 27001 desde 2 de dezembro de 2025 e cumpre o RGPD: a empresa nunca recebe a geolocalização dos condutores. Mais de 200 empresas, incluindo grandes grupos europeus, já reembolsam assim. Empresas como Sodexo, Veolia, Renault e Sanofi usam a Voltaback. Veja como funciona na página reembolso do carregamento em casa. Para o ponto de vista do condutor, leia o guia do condutor de viatura de empresa, e para o enquadramento completo, como reembolsar o carregamento em casa sem risco fiscal.

Passar do valor fixo ao custo real sem conflito

Mudar de método mexe com o bolso de cada colaborador. Feita com método, a passagem demora dois a três meses e raramente gera reclamações.

1. Medir antes de mudar

Durante um a dois meses, meça os kWh reais de cada viatura sem alterar o pagamento. A empresa fica a saber quem ganha e quem perde com o valor fixo atual, e de quanto.

2. Explicar a regra, não os montantes

A mensagem aos colaboradores é simples: cada um passa a receber exatamente o que gasta a carregar a viatura da empresa, ao preço do seu próprio contrato. Quem pagava do próprio bolso ganha; quem recebia a mais deixa de receber um montante que nunca foi salário.

3. Atualizar a política de viaturas

Inclua o método de cálculo, os carregamentos cobertos, a prova do preço e a periodicidade. É este documento que a ficha doutrinária 25762 e a OCC pedem como critério objetivo de repartição.

4. Ligar ao processamento salarial

O reembolso é pago numa rubrica própria do recibo de vencimento, separada da remuneração, com o extrato mensal arquivado na contabilidade.

5. Rever ao fim de seis meses

Compare o orçamento real com o antigo valor fixo e verifique os casos particulares: mudanças de contrato de eletricidade, colaboradores que deixaram de carregar em casa, viaturas novas.

O que muda para o colaborador

Para o condutor, o custo real resolve três irritações do valor fixo:

• deixa de adiantar dinheiro: cada kWh carregado em casa é reembolsado ao preço que ele próprio paga, mesmo depois de uma subida de preços do comercializador;
• deixa de preencher notas: nada de somar sessões na aplicação do carro nem de digitalizar faturas todos os meses;
• mantém a privacidade: a empresa vê os kWh e o montante, não os trajetos nem a localização.

O colaborador continua livre de escolher o seu comercializador e a sua opção tarifária. Se mudar para uma tarifa bi-horária e carregar em vazio, paga menos à sua companhia de eletricidade e a empresa reembolsa menos: os dois ganham, sem que ninguém receba mais do que gastou.

Checklist do diretor financeiro e dos recursos humanos

• O reembolso corresponde a kWh medidos da viatura, e não a um montante igual para todos?
• O preço aplicado é o da fatura de cada colaborador?
• Existe uma política de viaturas escrita com o critério de repartição?
• O IVA do reembolso está contabilizado como gasto, e não deduzido?
• Os documentos estão arquivados por viatura e por mês?
• A empresa recebe os kWh sem receber a localização dos condutores?

Se a resposta a uma destas perguntas for não, o processo atual é o ponto fraco numa inspeção.

Substitua o valor fixo pelo custo real

Um valor fixo poupa trabalho no primeiro mês e cria erros todos os meses a seguir. Medir os kWh de cada viatura e aplicar o preço do contrato de cada colaborador é mais justo, mais defensável numa inspeção e, com o software certo, não dá trabalho a ninguém. Peça uma demonstração da Voltaback e veja em 30 minutos o extrato mensal que substitui a nota de despesas.