Note de frais de recharge d'un véhicule de service : forfait de 60 francs ou frais effectifs dans le règlement des frais ?

En Suisse, l'électricité qu'un collaborateur utilise pour recharger son véhicule de service à domicile se rembourse de deux façons : un forfait de CHF 60.– par mois au maximum, prévu par le modèle de règlement des frais de la Conférence suisse des impôts (CSI), ou les frais effectifs, c'est-à-dire les kWh réellement rechargés multipliés par le tarif du collaborateur. Le forfait est l'exception, les frais effectifs restent la règle de base de tout règlement de remboursement des frais.

Ce guide s'adresse aux responsables RH, salaires et finances. Il explique comment rédiger la clause de recharge de votre règlement des frais, quels justificatifs tiennent face à l'administration fiscale cantonale, combien coûte chaque option selon le canton du collaborateur, et comment supprimer les notes de frais manuelles. C'est le travail que Voltaback automatise pour plus de 200 entreprises clientes.

L'essentiel en 30 secondes

• Règle de base : tous les frais sont remboursés de manière effective, sur justificatif. Un forfait n'est admis que si le règlement le prévoit.
• Forfait CSI : CHF 60.– par mois au maximum pour recharger un véhicule électrique au domicile, déclaré au chiffre 13.2.3 du certificat de salaire.
• Frais effectifs : kWh mesurés × tarif réel du collaborateur, sans plafond fixe, à condition de pouvoir le prouver.
• Piège : un collaborateur qui paie lui-même sa recharge ne réduit pas sa part privée de 0,9 %. Le rembourser est donc dans son intérêt et dans celui de l'employeur.
• Ordre de grandeur : à 15'000 km par an, la recharge coûte environ CHF 55.– par mois à Zoug et CHF 83.– à Bâle. Un forfait unique ne peut pas tomber juste partout.

Le principe suisse : frais effectifs d'abord, forfait en exception

Le modèle de règlement des frais de la CSI, mis à jour au 1er janvier 2026, pose le principe au chiffre 1.3 : les frais sont en principe remboursés de manière effective, par événement et contre justificatif original. Des forfaits mensuels ou annuels ne sont versés que si le règlement le prévoit expressément.

Ce principe a une conséquence directe pour la recharge. Le forfait de CHF 60.– n'est pas un plafond légal pour l'électricité d'un véhicule de service : c'est un plafond de forfait. Rien dans le modèle CSI, ni dans le Guide d'établissement du certificat de salaire, ne limite le remboursement du coût effectif documenté de l'électricité d'un véhicule appartenant à l'employeur.

La logique fiscale va dans le même sens. La part privée de 0,9 % du prix d'achat par mois suppose que l'employeur prend en charge tous les frais du véhicule, le collaborateur ne payant que le carburant ou l'énergie de ses longs trajets privés du week-end ou des vacances (Guide, Cm 21). L'électricité des trajets quotidiens fait donc partie de ce que l'employeur paie normalement. Source : CSI, modèle de règlement des frais 2026 et AFC, Guide d'établissement du certificat de salaire 2026.

Pour le détail des règles applicables aux conducteurs, voyez aussi notre guide du remboursement de la recharge à domicile.

Option 1 : le forfait de CHF 60.– par mois

Ce que dit la clause type CSI

Au chiffre 2.5 (« Voiture de fonction »), le modèle CSI prévoit que, lorsque le collaborateur dispose d'un véhicule électrique, une indemnité forfaitaire mensuelle de 60 CHF au maximum peut être versée pour la recharge du véhicule au lieu de résidence du collaborateur. Ce forfait couvre tous les coûts de consommation privée d'électricité liés au véhicule.

Sur le certificat de salaire, le montant figure au chiffre 13.2.3 (« Autres frais forfaitaires ») avec la mention « Indemnité d'électricité pour véhicule électrique ». Les forfaits approuvés ne sont soumis à aucune retenue à la source, un point utile pour les frontaliers de Genève ou du Valais et les titulaires d'un permis B.

Les conditions à respecter

• Un règlement approuvé, recommandé mais facultatif. L'employeur qui ne rembourse pas uniquement des frais effectifs peut obtenir la sécurité juridique en faisant approuver son règlement par l'autorité fiscale du canton du siège (Guide, Cm 59). Un règlement approuvé par Vaud est reconnu par Genève, Fribourg ou Neuchâtel s'il suit les modèles CSI.
• Une entité, un règlement. Chaque société doit faire approuver son propre règlement par son canton du siège. Une holding ne peut pas le faire pour ses filiales.
• Toujours déclarer le montant. Même avec un règlement approuvé, les forfaits apparaissent en montant sur le certificat de salaire, et ils doivent correspondre approximativement aux frais effectifs.
• Réduire pendant les absences. Les forfaits mensuels doivent être réduits pour toute absence ininterrompue de plus de quatre semaines (maternité ou paternité, service militaire, maladie, accident, libération de l'obligation de travailler; les vacances sont exclues). Sinon, la part non réduite n'est plus considérée comme des frais.

La liste des personnes de contact par canton pour l'approbation des règlements est publiée par la CSI. Source : AFC, personnes de contact cantonales pour les règlements des frais.

Les limites du forfait

Le forfait est simple à verser, mais il est aveugle. Il paie le même montant au collaborateur qui roule 8'000 km par an et à celui qui en fait 30'000. Il ignore aussi que le prix du kWh varie selon la commune et le gestionnaire de réseau, d'environ 22 ct./kWh à Zoug à plus de 33 ct./kWh à Bâle-Ville (médianes cantonales 2026 pour un ménage type).

Il vise enfin les véhicules électriques. Le modèle ne parle pas des hybrides rechargeables : sans confirmation écrite de votre canton du siège, considérez que les CHF 60.– sont réservés aux véhicules 100 % électriques.

Option 2 : les frais effectifs, mesurés au kWh

Le principe

Les frais effectifs remboursent ce que le collaborateur a vraiment payé : kWh rechargés pour le véhicule × tarif de son contrat d'électricité. C'est la règle par défaut du modèle CSI, et c'est la seule méthode juste quand les kilométrages et les tarifs varient dans l'équipe.

Pour l'AVS, la logique est identique. Les remboursements de frais ne font pas partie du salaire déterminant, ils sont pris en compte à leur montant effectif, et l'employeur ou le collaborateur doit pouvoir les prouver (Directives sur le salaire déterminant, Cm 3001 et 3010). Source : OFAS, Directives sur le salaire déterminant (WML).

Comment le déclarer

• Sans règlement approuvé : les frais effectifs autres que les frais de voyage et de repas se déclarent en montant au chiffre 13.1.2 (« Autres frais effectifs »), avec leur nature, par exemple « électricité véhicule de service » (Guide, Cm 54).
• Avec un règlement approuvé contenant une clause aux frais effectifs : l'approbation porte aussi sur les remboursements effectifs, qui n'ont alors plus à être déclarés en montant (Guide, Cm 59). La mention « Règlement des remboursements de frais agréé par le canton XY le ... » figure au chiffre 15.

Clause type à intégrer à votre règlement

Voici une proposition de rédaction à soumettre à votre fiduciaire et à votre canton du siège :

Électricité du véhicule de service. Lorsque le collaborateur recharge à son domicile le véhicule électrique ou hybride rechargeable mis à disposition par l'entreprise, l'électricité est remboursée aux frais effectifs. Le montant mensuel est égal au nombre de kWh rechargés pour le véhicule, mesurés par session de recharge, multiplié par le tarif d'électricité effectivement payé par le collaborateur (énergie, utilisation du réseau, redevances et taxes, TVA comprise, en tarif haut ou bas selon l'heure de la recharge).

Un décompte mensuel nominatif est établi et conservé avec les pièces salariales. Les recharges sur le réseau public sont remboursées sur présentation du justificatif de l'opérateur. Le collaborateur s'engage à communiquer tout changement de contrat d'électricité.

Cette clause remplace le forfait, elle ne s'y ajoute pas. Si vous gardez les deux options, précisez qu'un collaborateur relève de l'une ou de l'autre.

Forfait trop haut, forfait trop bas : ce que coûte chaque erreur

Au-delà de CHF 60.– : du salaire

Un montant forfaitaire supérieur à CHF 60.– par mois sort du cadre du modèle CSI. Les fiduciaires le traitent comme du salaire : impôt sur le revenu et cotisations AVS/AI/APG sur la part excédentaire. Ce constat vise les forfaits. Un remboursement effectif supérieur à CHF 60.–, mesuré et documenté, reste des frais.

En dessous du coût : le collaborateur paie, et sa part privée ne baisse pas

C'est l'erreur la plus fréquente, et elle est souvent invisible. Un collaborateur qui paie lui-même tout ou partie de sa recharge pourrait penser que sa part privée de 0,9 % diminue. Ce n'est pas le cas : le Guide précise que la seule prise en charge des frais de carburant ou de recharge des véhicules électriques est insuffisante pour renoncer à la part privée (Cm 23).

Le collaborateur paie donc deux fois : la part privée sur son certificat de salaire et l'électricité sur sa facture. C'est un mauvais signal pour la politique de flotte électrique, et un argument que vos conducteurs connaissent. Pour l'imposition de la part privée elle-même, voyez notre article sur la part privée du véhicule de service électrique.

Exemple chiffré : 15'000 km par an, six cantons romands et alémaniques

Hypothèses : 15'000 km par an, 18 kWh/100 km à la batterie, environ 10 % de pertes entre le compteur et la batterie, soit environ 3'000 kWh par an au compteur, ou 250 kWh par mois. Prix : médianes cantonales 2026 de l'ElCom pour un ménage type H4. Source : ElCom, prix de l'électricité par commune.

Prenons une PME lausannoise avec deux commerciaux. Le premier habite à Yverdon et roule 30'000 km : environ 6'000 kWh par an à 30 ct., soit environ CHF 1'800.– par an, ou CHF 150.– par mois. Avec le forfait, il finance lui-même environ CHF 1'080.– par an. Le second habite Genève, roule 8'000 km et recharge surtout en tarif bas : son coût réel tourne autour de CHF 30.– par mois, et le forfait lui verse environ CHF 360.– de plus que sa dépense réelle sur l'année.

La médiane ElCom est une moyenne pour un ménage type, frais de comptage inclus. Le prix marginal d'un kWh rechargé la nuit en tarif bas peut être nettement plus bas, celui d'un kWh en tarif haut plus élevé. Le détail des composantes du prix est expliqué dans notre article sur le prix du kWh pour recharger une voiture électrique.

Les justificatifs qui tiennent face à l'administration fiscale

Un remboursement aux frais effectifs n'est solide que si chaque franc est justifié. Un relevé conforme contient, pour chaque collaborateur et chaque mois :

1. Le véhicule : plaques ou numéro de châssis, pour rattacher l'électricité au véhicule de l'entreprise et non au ménage.
2. Les kWh par session : date, heure de début et de fin, énergie rechargée. L'heure permet d'appliquer le tarif haut ou bas.
3. Le tarif du collaborateur : tiré de la facture du gestionnaire de réseau ou du fournisseur (SIG, Romande Energie, Groupe E, OIKEN, Viteos...), avec énergie, utilisation du réseau, redevances, supplément réseau et TVA à 8,1 %.
4. Le calcul et le montant : kWh × tarif, total mensuel, date de versement.
5. La conservation : le décompte est archivé avec les pièces salariales, comme toute pièce comptable, pendant dix ans (art. 958f CO).

Une facture d'électricité seule ne suffit pas : elle mélange la cuisinière, le chauffe-eau et le véhicule. C'est la mesure par session qui isole la part du véhicule de service.

Cas particuliers à prévoir dans la clause : collaborateur dans un regroupement dans le cadre de la consommation propre (RCP) ou avec panneaux solaires, qui paie un tarif interne souvent plus bas; collaborateur en copropriété dont la place de parc a un compteur séparé; changement de fournisseur en cours d'année.

Comment supprimer les notes de frais de recharge

La note de frais manuelle a trois défauts : le collaborateur doit relever ses kWh, la paie doit vérifier le tarif, et personne ne peut prouver que les kWh déclarés sont ceux du véhicule. À dix véhicules, c'est une demi-journée par mois. À cent, c'est un poste.

Voltaback remplace ce circuit par un décompte mensuel automatique :

• Mesure sans matériel : la plateforme est 100 % logicielle et se connecte aux véhicules de plus de 48 marques. Aucun boîtier, aucune borne connectée à imposer.
• Comment la recharge est mesurée : Voltaback s'appuie sur le compteur certifié MID du logement, pas sur un compteur de câble autonome. La mesure a été auditée par un tiers indépendant, avec une erreur relative de 1,22 %.
• Tarif réel : chaque kWh est valorisé au tarif du contrat du collaborateur, tarif haut ou bas selon l'heure.
• Décompte prêt pour la paie : un justificatif mensuel par véhicule, prêt à verser au chiffre 13.1.2 ou dans le cadre d'un règlement approuvé.
• Protection des données : l'entreprise ne reçoit jamais la géolocalisation des conducteurs, seulement les kWh, les kilomètres et les montants. Voltaback est certifié ISO 27001 depuis le 2 décembre 2025 et conforme à la nLPD.

Découvrez le fonctionnement du remboursement de la recharge à domicile au coût réel, ou comparez forfait, note de frais et mesure automatique pour votre flotte avec le simulateur des solutions de gestion de la recharge à domicile. Pour la mise en place à l'échelle d'une flotte, notre guide pour gérer et rembourser la recharge à domicile détaille les étapes.

Remplacez la note de frais par un décompte automatique

Le forfait de CHF 60.– est pratique, mais il paie trop les uns et pas assez les autres, et il ne libère pas vos conducteurs de la part privée. Les frais effectifs sont la règle suisse : il suffit de pouvoir les prouver chaque mois, sans saisie.

Pour mettre en place un remboursement au coût réel conforme à votre règlement des frais, contactez l'équipe Voltaback.