Spesenreglement fürs Elektroauto: Ladestrom pauschal oder effektiv abrechnen (mit Musterklausel)

Den Ladestrom, den Mitarbeitende zu Hause für ihr elektrisches Geschäftsauto beziehen, können Sie in der Schweiz auf zwei Arten vergüten: mit einer Pauschale von höchstens CHF 60.– pro Monat gemäss Muster-Spesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) oder effektiv, also nach geladenen kWh mal Stromtarif der Mitarbeitenden. Die Pauschale ist die Ausnahme. Die effektive Abrechnung ist der Grundsatz jedes Spesenreglements.

Dieser Beitrag richtet sich an HR, Lohnbuchhaltung und Finanzen. Er zeigt Schritt für Schritt, wie Sie die Ladestrom-Klausel in Ihrem Spesenreglement formulieren, welche Belege vor der kantonalen Steuerverwaltung bestehen, was jede Variante je nach Wohnkanton kostet und wie Sie die manuelle Spesenabrechnung für Ladestrom abschaffen. Genau diese Arbeit automatisiert Voltaback für über 200 Kundenunternehmen.

Das Wichtigste in Kürze

• Grundsatz: Alle Spesen werden effektiv und gegen Beleg abgerechnet. Pauschalen gelten nur, wenn das Reglement sie vorsieht.
• SSK-Pauschale: höchstens CHF 60.– pro Monat für das Laden eines Elektrofahrzeugs am Wohnort, im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.3.
• Effektive Spesen: geladene kWh × effektiver Tarif der Mitarbeitenden, ohne fixe Obergrenze, sofern belegt.
• Stolperstein: Wer den Ladestrom selbst bezahlt, senkt damit seinen Privatanteil von 0.9 % nicht. Die Vergütung liegt also im Interesse beider Seiten.
• Grössenordnung: Bei 15'000 km pro Jahr kostet der Ladestrom rund CHF 55.– pro Monat in Zug und rund CHF 83.– in Basel. Eine einheitliche Pauschale passt nie überall.

Der Grundsatz: effektiv vor pauschal

Das Muster-Spesenreglement der SSK (Stand 1. Januar 2026) hält in Ziffer 1.3 fest: Grundsätzlich werden sämtliche Spesen effektiv nach Spesenereignis und gegen Originalbeleg abgerechnet. Monats- oder Jahrespauschalen werden nur ausgerichtet, soweit das Reglement dies ausdrücklich vorsieht.

Für den Ladestrom heisst das: Die CHF 60.– sind keine gesetzliche Obergrenze für den Strom eines Geschäftsfahrzeugs, sondern die Obergrenze einer Pauschale. Weder das SSK-Muster noch die Wegleitung zum Lohnausweis begrenzen die Vergütung der belegten, effektiven Stromkosten eines Fahrzeugs, das dem Arbeitgeber gehört.

Die Steuerlogik bestätigt das. Der Privatanteil von 0.9 % des Kaufpreises pro Monat setzt voraus, dass der Arbeitgeber sämtliche Kosten trägt und die Mitarbeitenden nur die Treibstoff- oder Energiekosten für grössere Privatfahrten an Wochenenden oder in den Ferien bezahlen (Wegleitung, Rz 21). Der Strom für den Alltag gehört also zu den Kosten, die der Arbeitgeber ohnehin trägt. Quelle: SSK, Muster-Spesenreglement 2026 und ESTV, Wegleitung zum Lohnausweis 2026.

Wie die Rückvergütung aus Sicht der Fahrerinnen und Fahrer funktioniert, erklärt unser Leitfaden zur Rückvergütung des Ladestroms zu Hause.

Variante 1: die Pauschale von CHF 60.– pro Monat

Was die SSK-Musterklausel sagt

Unter Ziffer 2.5 («Geschäftsfahrzeug») sieht das SSK-Muster vor: Wird den Mitarbeitenden ein Elektrofahrzeug zur Verfügung gestellt, kann eine monatliche Pauschalentschädigung von maximal CHF 60 für das Laden des Fahrzeuges am Wohnort ausbezahlt werden. Damit sind sämtliche Kosten für den privaten Stromverbrauch in Verbindung mit dem Elektrofahrzeug abgegolten.

Im Lohnausweis erscheint der Betrag unter Ziffer 13.2.3 («Übrige Pauschalspesen») mit dem Vermerk «Stromvergütung E-Fahrzeug». Genehmigte Pauschalspesen unterliegen keiner allfälligen Quellensteuer, was für Grenzgängerinnen und Grenzgänger in Basel oder St. Gallen und für Mitarbeitende mit Ausweis B relevant ist. Das Muster-Spesenreglement des Kantons Zürich übernimmt die Formulierung wörtlich. Quelle: Kantonales Steueramt Zürich, Muster-Spesenreglement 2026.

Die Bedingungen im Detail

• Genehmigung empfohlen, nicht vorgeschrieben. Arbeitgeber, die nicht nur effektiv vergüten, können Rechtssicherheit mit einem genehmigten Spesenreglement erlangen. Das Gesuch geht an die Steuerbehörde des Sitzkantons (Wegleitung, Rz 59). Ein in Zürich genehmigtes Reglement anerkennen auch Aargau, Bern oder Luzern, sofern es den SSK-Mustern folgt.
• Pro Rechtseinheit ein Reglement. Jede Gesellschaft lässt ihr eigenes Reglement durch ihren Sitzkanton genehmigen. Eine Holding kann das nicht für ihre Töchter erledigen.
• Betrag immer deklarieren. Auch mit genehmigtem Reglement erscheinen Pauschalen betragsmässig im Lohnausweis. Sie müssen den effektiven Auslagen ungefähr entsprechen.
• Kürzung bei Abwesenheiten. Monatspauschalen sind bei ununterbrochenen Abwesenheiten von mehr als vier Wochen (Mutter- oder Vaterschaftsurlaub, Militärdienst, Krankheit, Unfall, Freistellung; Ferien ausgenommen) für die darüber hinausgehende Zeit zu kürzen. Sonst gilt der Überschuss nicht mehr als Spesen.

Die Ansprechpersonen für Spesenreglemente in allen Kantonen listet die SSK auf. Quelle: ESTV, kantonale Verantwortliche Spesenreglemente.

Wo die Pauschale an ihre Grenzen stösst

Die Pauschale ist einfach, aber blind. Sie zahlt dem Aussendienstler mit 30'000 km pro Jahr gleich viel wie der Teilzeitkollegin mit 8'000 km. Und sie ignoriert, dass der Strompreis je nach Gemeinde und Netzbetreiber stark schwankt, von rund 22 Rp./kWh in Zug bis über 33 Rp./kWh in Basel-Stadt (kantonale Medianwerte 2026 für einen Haushalt des Typs H4).

Zudem nennt das Muster ausdrücklich Elektrofahrzeuge. Plug-in-Hybride sind nicht erwähnt. Ohne schriftliche Bestätigung Ihres Sitzkantons sollten Sie die CHF 60.– deshalb nur für vollelektrische Fahrzeuge anwenden.

Variante 2: effektive Spesen nach gemessenen kWh

Das Prinzip

Effektive Spesen vergüten, was die Mitarbeitenden tatsächlich bezahlt haben: für das Fahrzeug geladene kWh × Tarif ihres Stromvertrags. Das ist die Grundregel des SSK-Musters und die einzige faire Methode, sobald Fahrleistungen und Tarife im Team auseinandergehen.

Bei der AHV gilt dieselbe Logik. Unkostenentschädigungen gehören nicht zum massgebenden Lohn, sie werden grundsätzlich in ihrer effektiven Höhe berücksichtigt, und Arbeitgeber oder Arbeitnehmende müssen sie nachweisen (WML, Rz 3001 und 3010). Quelle: BSV, Wegleitung über den massgebenden Lohn (WML).

Wie Sie die Vergütung deklarieren

• Ohne genehmigtes Reglement: Effektive Spesen ausserhalb von Reise- und Verpflegungskosten werden betragsmässig unter Ziffer 13.1.2 («Übrige effektive Spesen») mit ihrer Art deklariert, etwa «Ladestrom Geschäftsfahrzeug» (Wegleitung, Rz 54).
• Mit genehmigtem Reglement samt Effektiv-Klausel: Die Genehmigung umfasst auch die effektiven Vergütungen, die dann nicht mehr betragsmässig erscheinen (Rz 59). Unter Ziffer 15 steht der Vermerk «Spesenreglement durch Kanton XY am ... genehmigt».

Musterklausel für Ihr Spesenreglement

Die folgende Formulierung können Sie mit Ihrer Treuhänderin und dem Sitzkanton abstimmen:

Ladestrom Geschäftsfahrzeug. Lädt die oder der Mitarbeitende das vom Unternehmen zur Verfügung gestellte Elektrofahrzeug oder den Plug-in-Hybrid am Wohnort, wird der Strom effektiv vergütet. Der Monatsbetrag entspricht den pro Ladevorgang gemessenen, für das Fahrzeug geladenen kWh, multipliziert mit dem effektiv bezahlten Stromtarif der oder des Mitarbeitenden (Energie, Netznutzung, Abgaben und MWST, Hoch- oder Niedertarif je nach Ladezeit).

Es wird eine monatliche, personenbezogene Abrechnung erstellt und mit den Lohnunterlagen aufbewahrt. Ladungen an öffentlichen Stationen werden gegen Beleg des Anbieters vergütet. Änderungen des Stromvertrags sind zu melden.

Diese Klausel ersetzt die Pauschale, sie kommt nicht dazu. Wenn Sie beide Varianten anbieten, halten Sie fest, dass jede Person entweder der einen oder der anderen zugeordnet ist.

Pauschale zu hoch, Pauschale zu tief: was jeder Fehler kostet

Über CHF 60.–: Lohn

Eine Pauschale über CHF 60.– pro Monat liegt ausserhalb des SSK-Musters. Treuhandpraxis und Fachpresse behandeln den Überschuss als Lohn: Einkommenssteuer und AHV/IV/EO-Beiträge auf den Mehrbetrag. Diese Einschätzung betrifft Pauschalen. Eine effektive, gemessene und belegte Vergütung über CHF 60.– bleibt Spesen.

Unter den Kosten: Die Mitarbeitenden zahlen, der Privatanteil bleibt

Das ist der häufigste und unauffälligste Fehler. Wer seinen Ladestrom ganz oder teilweise selbst bezahlt, könnte meinen, der Privatanteil von 0.9 % sinke dadurch. Das tut er nicht: Laut Wegleitung genügt die Übernahme ausschliesslich der Benzinkosten oder der Kosten für das Aufladen von Elektrofahrzeugen nicht, um auf den Privatanteil zu verzichten (Rz 23).

Die Mitarbeitenden zahlen also doppelt: den Privatanteil im Lohnausweis und den Strom auf der Stromrechnung. Für jede Elektrifizierungsstrategie ist das ein schlechtes Signal. Wie der Privatanteil selbst berechnet wird, lesen Sie in unserem Beitrag zum Privatanteil beim elektrischen Geschäftsfahrzeug.

Rechenbeispiel: 15'000 km pro Jahr in sieben Kantonen

Annahmen, Zeile für Zeile:

1. Fahrleistung: 15'000 km pro Jahr.
2. Verbrauch ab Batterie: 18 kWh/100 km, also 2'700 kWh.
3. Ladeverluste zwischen Zähler und Batterie: rund 10 %, also rund 3'000 kWh pro Jahr ab Zähler oder 250 kWh pro Monat.
4. Preis: kantonale Medianwerte 2026 der ElCom für einen Haushalt H4.

Quelle: ElCom, Strompreise nach Gemeinde.

Ein konkreter Fall: Eine KMU in Aarau hat zwei Aussendienstmitarbeitende. Der eine wohnt in Bern und fährt 30'000 km: rund 6'000 kWh zu 29 Rp., also rund CHF 1'740.– pro Jahr. Mit der Pauschale von CHF 720.– pro Jahr bezahlt er rund CHF 1'020.– selbst. Die andere wohnt in Zug, fährt 8'000 km und lädt meist im Niedertarif: Ihre effektiven Kosten liegen bei rund CHF 25.– bis 30.– pro Monat. Die Pauschale zahlt ihr übers Jahr rund CHF 360.– bis 420.– mehr, als sie ausgibt.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Der ElCom-Median ist ein Durchschnitt für einen Musterhaushalt, Messkosten eingerechnet. Der Grenzpreis einer nachts geladenen kWh kann deutlich tiefer liegen, eine kWh im Hochtarif höher. Wie sich der Strompreis zusammensetzt, erklärt unser Beitrag zum kWh-Preis fürs Laden des Elektroautos.

Welche Belege vor der Steuerverwaltung bestehen

Eine effektive Vergütung hält nur, wenn jeder Franken belegt ist. Eine korrekte Monatsabrechnung enthält pro Person:

1. Das Fahrzeug: Kontrollschild oder Fahrgestellnummer, damit der Strom dem Geschäftsfahrzeug und nicht dem Haushalt zugeordnet ist.
2. Die kWh pro Ladevorgang: Datum, Beginn, Ende, geladene Energie. Die Uhrzeit bestimmt Hoch- oder Niedertarif.
3. Den Tarif der Mitarbeitenden: aus der Rechnung des Netzbetreibers oder Energieversorgers (ewz, EKZ, BKW, CKW, AEW, IWB, SAK ...), mit Energie, Netznutzung, Abgaben, Netzzuschlag und 8.1 % MWST.
4. Berechnung und Betrag: kWh × Tarif, Monatstotal, Auszahlungsdatum.
5. Aufbewahrung: Die Abrechnung wird mit den Lohnunterlagen archiviert, wie jeder Buchungsbeleg zehn Jahre lang (Art. 958f OR).

Eine Stromrechnung allein genügt nicht: Sie vermischt Kochherd, Boiler und Fahrzeug. Erst die Messung pro Ladevorgang trennt den Anteil des Geschäftsfahrzeugs heraus.

Sonderfälle, die Ihre Klausel abdecken sollte: Mitarbeitende in einem Zusammenschluss zum Eigenverbrauch (ZEV) oder mit eigener Photovoltaik, die einen internen, oft tieferen Tarif bezahlen; Stockwerkeigentum mit separatem Zähler für den Einstellhallenplatz; Wechsel des Stromprodukts während des Jahres.

So schaffen Sie die Spesenabrechnung für Ladestrom ab

Die manuelle Spesenabrechnung hat drei Schwächen: Die Mitarbeitenden müssen ihre kWh ablesen, die Lohnbuchhaltung muss den Tarif prüfen, und niemand kann beweisen, dass die gemeldeten kWh wirklich vom Fahrzeug stammen. Bei zehn Fahrzeugen ist das ein halber Tag pro Monat, bei hundert eine Stelle.

Voltaback ersetzt diesen Ablauf durch eine automatische Monatsabrechnung:

• Messung ohne Hardware: Die Plattform ist zu 100 % Software und verbindet sich mit Fahrzeugen von über 48 Marken. Keine Box, keine vorgeschriebene smarte Ladestation.
• So wird geladen und gemessen: Voltaback stützt sich auf den MID-zertifizierten Zähler der Wohnung oder des Hauses, nicht auf einen eigenständigen Kabelzähler. Die Messung wurde von einer unabhängigen Drittpartei geprüft, mit einer relativen Abweichung von 1.22 %.
• Effektiver Tarif: Jede kWh wird zum Tarif des Stromvertrags der Mitarbeitenden bewertet, im Hoch- oder Niedertarif je nach Ladezeit.
• Lohnfertige Abrechnung: ein Monatsbeleg pro Fahrzeug, bereit für Ziffer 13.1.2 oder für ein genehmigtes Reglement.
• Datenschutz: Das Unternehmen erhält nie die Standortdaten der Fahrerinnen und Fahrer, nur kWh, Kilometer und Beträge. Voltaback ist seit dem 2. Dezember 2025 nach ISO 27001 zertifiziert und erfüllt das revidierte Datenschutzgesetz (nDSG).

Sehen Sie sich an, wie die Rückvergütung des Ladestroms zu Hause zu effektiven Kosten funktioniert, oder vergleichen Sie Pauschale, Spesenabrechnung und automatische Messung für Ihre Flotte im Simulator der Lösungen für das Laden zu Hause. Wie Sie das Thema für eine ganze Flotte organisieren, zeigt unser Leitfaden zum Verwalten und Vergüten des Heimladens.

Ersetzen Sie die Spesenabrechnung durch eine automatische Abrechnung

Die Pauschale von CHF 60.– ist bequem, zahlt aber den einen zu viel und den anderen zu wenig, und sie befreit niemanden vom Privatanteil. Effektive Spesen sind die Schweizer Grundregel: Sie müssen sie nur jeden Monat belegen können, ohne Erfassungsaufwand.

Wenn Sie eine effektive Vergütung einführen möchten, die zu Ihrem Spesenreglement passt, kontaktieren Sie das Voltaback-Team.