Nota spese per la ricarica dell'auto aziendale: forfait di 60 franchi o spese effettive nel regolamento spese?

In Svizzera l'elettricità che un collaboratore usa per ricaricare a casa l'auto aziendale elettrica si può rimborsare in due modi: con un forfait di al massimo CHF 60.– al mese, previsto dal modello di regolamento spese della Conferenza svizzera delle imposte (CSI), oppure con le spese effettive, cioè i kWh ricaricati moltiplicati per la tariffa del collaboratore. Il forfait è l'eccezione: la regola di base di ogni regolamento spese resta il rimborso effettivo.

Questa guida è pensata per i responsabili HR, salari e finanze, in Ticino e nel resto della Svizzera. Spiega come scrivere la clausola sulla ricarica nel regolamento spese, quali giustificativi reggono davanti alla Divisione delle contribuzioni, quanto costa ciascuna opzione a seconda del Cantone di domicilio e come eliminare le note spese manuali. È il lavoro che Voltaback automatizza per oltre 200 aziende clienti.

In sintesi

• Regola di base: tutte le spese si rimborsano in modo effettivo, contro giustificativo. Un forfait è ammesso solo se il regolamento lo prevede.
• Forfait CSI: al massimo CHF 60.– al mese per la ricarica di un veicolo elettrico al domicilio, da indicare alla cifra 13.2.3 del certificato di salario.
• Spese effettive: kWh misurati × tariffa reale del collaboratore, senza tetto fisso, a condizione di poterlo dimostrare.
• Attenzione: chi paga di tasca propria la ricarica non riduce la sua quota privata dello 0,9 %. Rimborsarla conviene sia al collaboratore sia all'azienda.
• Ordine di grandezza: con 15'000 km all'anno la ricarica costa circa CHF 63.– al mese in Ticino e circa CHF 83.– a Basilea Città. Un forfait unico non può essere giusto ovunque.

Il principio svizzero: prima le spese effettive, poi il forfait

Il modello di regolamento spese della CSI, aggiornato al 1° gennaio 2026, stabilisce alla cifra 1.3 che tutte le spese sono di norma rimborsate in modo effettivo, per singolo evento e contro giustificativo originale. Forfait mensili o annuali sono versati solo se il regolamento lo prevede espressamente.

Per la ricarica la conseguenza è chiara. I CHF 60.– non sono un limite legale per l'elettricità di un'auto aziendale, ma il limite di un forfait. Né il modello CSI né le Istruzioni per l'allestimento del certificato di salario limitano il rimborso del costo effettivo documentato dell'elettricità di un veicolo di proprietà del datore di lavoro.

Anche la logica fiscale va in questa direzione. La quota privata dello 0,9 % mensile del prezzo d'acquisto presuppone che il datore di lavoro assuma tutti i costi del veicolo e che il dipendente paghi soltanto il carburante o l'energia per i tragitti privati più lunghi durante i fine settimana o le vacanze (Istruzioni, n. marg. 21). L'elettricità dell'uso quotidiano rientra quindi nei costi che il datore di lavoro sostiene normalmente. Fonte: CSI, modello di regolamento spese 2026 e AFC, Istruzioni per l'allestimento del certificato di salario 2026.

Per il punto di vista del conducente, consulti anche la nostra guida al rimborso della ricarica a domicilio.

Opzione 1: il forfait di CHF 60.– al mese

Che cosa dice la clausola tipo della CSI

Alla cifra 2.5 («Veicolo aziendale») il modello CSI prevede che, se al dipendente è messo a disposizione un veicolo elettrico, può essere versata un'indennità forfettaria mensile di al massimo CHF 60 per la ricarica del veicolo presso il domicilio del dipendente. Il forfait copre tutti i costi del consumo privato di elettricità legato al veicolo.

Nel certificato di salario l'importo va indicato alla cifra 13.2.3 («Altre spese forfettarie») con la nota «Indennità per la ricarica del veicolo elettrico». Le indennità forfettarie approvate non sono soggette ad alcuna ritenuta alla fonte: un dettaglio importante in Ticino, dove molti collaboratori sono frontalieri o titolari di un permesso B.

Le condizioni da rispettare

• Regolamento approvato: consigliato, non obbligatorio. Il datore di lavoro che non rimborsa solo spese effettive può ottenere la certezza del diritto con un regolamento approvato dall'autorità fiscale del Cantone di sede (Istruzioni, n. marg. 59). Per un'azienda con sede a Lugano o Bellinzona, l'interlocutore è la Divisione delle contribuzioni del Cantone Ticino. Un regolamento approvato secondo i modelli CSI è riconosciuto anche dagli altri Cantoni.
• Un'entità, un regolamento. Ogni società fa approvare il proprio regolamento dal proprio Cantone di sede. Una holding non può farlo per le sue affiliate.
• Dichiarare sempre l'importo. Anche con un regolamento approvato, i forfait figurano con il loro importo nel certificato di salario e devono corrispondere approssimativamente alle spese effettive.
• Ridurre durante le assenze. Quando un'assenza ininterrotta supera le quattro settimane (congedo maternità o paternità, servizio militare, malattia, infortunio, congedi autorizzati; vacanze escluse), i forfait mensili vanno ridotti a partire dalla quinta settimana. Altrimenti l'eccedenza non è più considerata spesa.

La CSI pubblica l'elenco delle persone di contatto cantonali per i regolamenti spese. Fonte: AFC, responsabili cantonali dei regolamenti spese.

I limiti del forfait

Il forfait è comodo ma cieco. Versa la stessa somma al venditore che percorre 30'000 km all'anno e alla collega a tempo parziale che ne fa 8'000. E ignora che il prezzo del kWh dipende dal Comune e dal gestore di rete: da circa 22 cts./kWh a Zugo a oltre 33 cts./kWh a Basilea Città (mediane cantonali 2026 per un'economia domestica tipo).

Il modello cita inoltre solo i veicoli elettrici. Le ibride plug-in non sono menzionate: senza una conferma scritta del Cantone di sede, conviene applicare i CHF 60.– solo alle auto 100 % elettriche.

Opzione 2: le spese effettive, misurate in kWh

Il principio

Le spese effettive rimborsano ciò che il collaboratore ha davvero pagato: kWh ricaricati per il veicolo × tariffa del suo contratto di elettricità. È la regola di base del modello CSI ed è l'unico metodo equo quando chilometraggi e tariffe variano all'interno del team.

Per l'AVS vale la stessa logica. I rimborsi spese non fanno parte del salario determinante, sono considerati per il loro importo effettivo e il datore di lavoro o il dipendente deve poterli comprovare (Direttive sul salario determinante, n. marg. 3001 e 3010). Fonte: UFAS, Direttive sul salario determinante (DSD).

Come dichiararle

• Senza regolamento approvato: le spese effettive diverse da viaggio e vitto si dichiarano con il loro importo alla cifra 13.1.2 («Altre spese effettive»), indicandone la natura, per esempio «elettricità auto aziendale» (Istruzioni, n. marg. 54).
• Con un regolamento approvato che contiene una clausola sulle spese effettive: l'approvazione copre anche i rimborsi effettivi, che non vanno più indicati con l'importo (n. marg. 59). Alla cifra 15 figura la nota di approvazione del Cantone con la data.

Clausola tipo per il Suo regolamento spese

Ecco una proposta da sottoporre alla Sua fiduciaria e al Cantone di sede:

Elettricità del veicolo aziendale. Se il collaboratore ricarica al proprio domicilio il veicolo elettrico o ibrido plug-in messo a disposizione dall'azienda, l'elettricità è rimborsata in base alle spese effettive. L'importo mensile corrisponde ai kWh ricaricati per il veicolo, misurati per ogni sessione di ricarica, moltiplicati per la tariffa effettivamente pagata dal collaboratore (energia, utilizzazione della rete, tributi e IVA, tariffa alta o bassa secondo l'orario della ricarica).

È allestito un conteggio mensile nominativo, conservato con i documenti salariali. Le ricariche presso stazioni pubbliche sono rimborsate contro giustificativo dell'operatore. Il collaboratore comunica ogni cambiamento del contratto di elettricità.

La clausola sostituisce il forfait, non si aggiunge. Se mantiene entrambe le opzioni, precisi che ogni collaboratore rientra nell'una o nell'altra.

Forfait troppo alto, forfait troppo basso: quanto costa ogni errore

Oltre CHF 60.–: è salario

Un forfait superiore a CHF 60.– al mese esce dal quadro del modello CSI. Fiduciarie e stampa specializzata trattano l'eccedenza come salario: imposta sul reddito e contributi AVS/AI/IPG sulla parte in più. Questa valutazione riguarda i forfait. Un rimborso effettivo superiore a CHF 60.–, misurato e documentato, resta una spesa.

Sotto il costo: paga il collaboratore, e la quota privata non scende

È l'errore più frequente e meno visibile. Chi paga in tutto o in parte la propria ricarica potrebbe pensare che la quota privata dello 0,9 % diminuisca. Non è così: secondo le Istruzioni, l'assunzione delle sole spese per il carburante o delle spese di ricarica dei veicoli elettrici non basta per rinunciare alla quota privata (n. marg. 23).

Il collaboratore paga quindi due volte: la quota privata nel certificato di salario e l'elettricità sulla bolletta. Per una politica di flotta elettrica è un pessimo segnale. Come si calcola la quota privata stessa, lo spieghiamo nell'articolo sulla quota privata dell'auto aziendale elettrica.

Esempio di calcolo: 15'000 km all'anno in sei Cantoni

Ipotesi: 15'000 km all'anno, 18 kWh/100 km alla batteria, circa il 10 % di perdite tra contatore e batteria, quindi circa 3'000 kWh all'anno al contatore, cioè 250 kWh al mese. Prezzi: mediane cantonali 2026 dell'ElCom per un'economia domestica tipo H4. Fonte: ElCom, prezzi dell'elettricità per Comune.

Un caso concreto: una PMI di Lugano ha due collaboratori esterni. Il primo vive nel Mendrisiotto e percorre 30'000 km: circa 6'000 kWh a 25 cts., quindi circa CHF 1'500.– all'anno. Con il forfait di CHF 720.– all'anno, paga di tasca propria circa CHF 780.–. La seconda vive nel Bellinzonese, percorre 8'000 km e ricarica soprattutto di notte in tariffa bassa: il suo costo reale si aggira sui CHF 25.–/30.– al mese, e il forfait le versa in un anno circa CHF 360.–/420.– in più di quanto spende.

Attenzione: la mediana ElCom è una media per un'economia domestica tipo, costi di misurazione inclusi. Il prezzo marginale di un kWh ricaricato di notte in tariffa bassa può essere nettamente inferiore, quello di un kWh in tariffa alta superiore. Le componenti del prezzo sono spiegate nell'articolo sul prezzo del kWh per ricaricare l'auto elettrica.

I giustificativi che reggono davanti all'autorità fiscale

Un rimborso effettivo è solido solo se ogni franco è documentato. Un conteggio conforme contiene, per ogni collaboratore e ogni mese:

1. Il veicolo: targa o numero di telaio, per attribuire l'elettricità all'auto aziendale e non all'economia domestica.
2. I kWh per sessione: data, ora di inizio e di fine, energia ricaricata. L'orario stabilisce la tariffa alta o bassa.
3. La tariffa del collaboratore: ricavata dalla fattura del gestore di rete o del fornitore (AIL, SES, AMB, AEM e le altre aziende ticinesi), con energia, utilizzazione della rete, tributi, supplemento di rete e IVA all'8,1 %.
4. Calcolo e importo: kWh × tariffa, totale mensile, data di versamento.
5. Conservazione: il conteggio è archiviato con i documenti salariali, come ogni giustificativo contabile, per dieci anni (art. 958f CO).

La sola bolletta non basta: mescola cucina, boiler e auto. È la misurazione per sessione che isola la parte del veicolo aziendale.

Casi particolari da prevedere nella clausola: collaboratori in un raggruppamento ai fini del consumo proprio (RCP) o con impianto fotovoltaico, che pagano una tariffa interna spesso più bassa; proprietà per piani con contatore separato per il posteggio in autorimessa; cambio di prodotto elettrico in corso d'anno.

Come eliminare le note spese per la ricarica

La nota spese manuale ha tre difetti: il collaboratore deve rilevare i kWh, l'ufficio salari deve verificare la tariffa e nessuno può dimostrare che i kWh dichiarati siano davvero quelli dell'auto. Con dieci veicoli è mezza giornata al mese, con cento è un posto di lavoro.

Voltaback sostituisce questo processo con un conteggio mensile automatico:

• Misurazione senza hardware: la piattaforma è al 100 % software e si collega ai veicoli di oltre 48 marche. Nessuna scatola, nessuna stazione di ricarica connessa da imporre.
• Come viene misurata la ricarica: Voltaback si basa sul contatore certificato MID dell'abitazione, non su un contatore autonomo nel cavo. La misurazione è stata verificata da un ente terzo indipendente, con un errore relativo dell'1,22 %.
• Tariffa reale: ogni kWh è valorizzato alla tariffa del contratto del collaboratore, alta o bassa secondo l'orario.
• Conteggio pronto per i salari: un giustificativo mensile per veicolo, pronto per la cifra 13.1.2 o per un regolamento approvato.
• Protezione dei dati: l'azienda non riceve mai la geolocalizzazione dei conducenti, solo kWh, chilometri e importi. Voltaback è certificata ISO 27001 dal 2 dicembre 2025 ed è conforme alla nuova LPD.

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Il forfait di CHF 60.– è pratico, ma paga troppo ad alcuni e troppo poco ad altri, e non libera nessuno dalla quota privata. Le spese effettive sono la regola svizzera: basta poterle dimostrare ogni mese, senza inserimenti manuali.

Per introdurre un rimborso al costo reale conforme al Suo regolamento spese, contatti il team Voltaback.