Fahrtenbuch für den Firmenwagen: was das Finanzamt verlangt, und wann es sich beim E-Auto lohnt

Ein Fahrtenbuch erkennt das Finanzamt nur an, wenn es zeitnah, vollständig und in geschlossener Form geführt wird: jede Dienstfahrt mit Datum, Kilometerstand, Ziel, Zweck und besuchtem Geschäftspartner, nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder erkennbar. Beim elektrischen Dienstwagen lohnt sich der Aufwand selten, weil die 0,25-%-Regel den geldwerten Vorteil bereits stark senkt; nur bei sehr geringem Privatanteil kann das Fahrtenbuch günstiger sein.

Dieser Artikel erklärt die Rechtsgrundlagen, die Pflichtangaben, die Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher und die Folgen eines verworfenen Fahrtenbuchs. Eine Beispielrechnung zeigt Zeile für Zeile, wann sich das Fahrtenbuch beim E-Auto rechnet. Zum Schluss: was automatisch erfasste Kilometerstände aus dem Fahrzeug belegen können, und was nicht. Voltaback liefert solche Kilometerdaten ohne Box für Fuhrparks von mehr als 200 Kundenunternehmen; ein vom Finanzamt anerkanntes Fahrtenbuch ersetzen sie nicht. Unternehmen wie Siemens, Sanofi, Sodexo und Veolia nutzen Voltaback.

Was ist ein Fahrtenbuch, und wann braucht man es?

Ein Fahrtenbuch ist eine fortlaufende Aufzeichnung aller Fahrten mit einem Fahrzeug, getrennt nach dienstlichen Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und Privatfahrten. Im Steuerrecht dient es einem einzigen Zweck: den tatsächlichen Anteil der privaten Nutzung nachzuweisen.

Ein Fahrtenbuch ist keine allgemeine Pflicht. Wer einen Dienstwagen auch privat nutzt, versteuert den geldwerten Vorteil grundsätzlich pauschal nach der 1-%-Regel, bei reinen Elektroautos mit einem Viertel des Listenpreises. Das Fahrtenbuch ist die Alternative: Statt pauschal wird der tatsächliche Privatanteil an den tatsächlichen Kosten versteuert.

Davon zu unterscheiden ist die Fahrtenbuchauflage nach § 31a StVZO. Die Straßenverkehrsbehörde kann sie einem Fahrzeughalter auferlegen, wenn nach einem Verkehrsverstoß der Fahrer nicht ermittelt werden konnte. Dann sind vor jeder Fahrt Name, Vorname und Anschrift des Fahrers, Kennzeichen sowie Datum und Uhrzeit des Fahrtbeginns einzutragen, nach der Fahrt Datum und Uhrzeit des Endes mit Unterschrift. Dieses Fahrtenbuch ist sechs Monate nach Ablauf der Auflage aufzubewahren. Quelle: § 31a StVZO. Es hat mit der Lohnsteuer nichts zu tun.

Die Rechtsgrundlagen der Fahrtenbuchmethode

Die Fahrtenbuchmethode ist in zwei Vorschriften des Einkommensteuergesetzes geregelt:

• § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG für Arbeitnehmer: Der Wert der privaten Nutzung kann mit dem auf die Privatfahrten entfallenden Teil der gesamten Kraftfahrzeugaufwendungen angesetzt werden, wenn die durch das Fahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.
• § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG für Unternehmer, mit denselben Grundsätzen. Er regelt auch, dass bei Elektrofahrzeugen die Anschaffungskosten oder vergleichbare Aufwendungen nur anteilig angesetzt werden.

Quellen: § 8 EStG, § 6 EStG.

Was ein "ordnungsgemäßes Fahrtenbuch" ist, sagt das Gesetz nicht. Die Anforderungen ergeben sich aus den Lohnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR), den Lohnsteuer-Hinweisen (H 8.1 LStH) und einer umfangreichen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs.

Ein Verfahren pro Fahrzeug und Kalenderjahr

Arbeitgeber und Arbeitnehmer legen für jedes Kalenderjahr fest, welches Verfahren gilt. Bei demselben Fahrzeug darf das Verfahren während des Jahres nicht gewechselt werden (R 8.1 Abs. 9 Nr. 3 LStR). Wer im März merkt, dass das Fahrtenbuch zu aufwendig ist, kann also nicht einfach zur Pauschalregel wechseln, ohne dass das ganze Jahr betroffen ist.

Welche Angaben verlangt das Finanzamt?

Für jede Dienstfahrt

Nach R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR gehören zu jeder dienstlichen Fahrt mindestens:

1. Datum der Fahrt;
2. Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit;
3. Reiseziel, bei Umwegen auch die Reiseroute;
4. Reisezweck;
5. aufgesuchte Geschäftspartner.

Der Bundesfinanzhof verlangt, dass diese Angaben im Fahrtenbuch selbst stehen. Im Urteil vom 1. März 2012 (VI R 33/10) reichten bloße Straßennamen als Fahrtziel nicht, die erst später durch nachträglich erstellte Listen präzisiert wurden. Quelle: Haufe, BFH VI R 33/10.

Für Privatfahrten und Fahrten zur Arbeit

• Privatfahrten: Es genügt die Angabe der gefahrenen Kilometer. Ziel und Zweck müssen nicht angegeben werden.
• Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: Ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch genügt, mit den Kilometern.

Wichtig ist die lückenlose Kilometerfolge: Der Endstand einer Fahrt muss der Anfangsstand der nächsten sein. Fehlen Kilometer, ist das Fahrtenbuch nicht vollständig.

Erleichterungen für bestimmte Berufsgruppen

Für Berufe mit sehr vielen kurzen Fahrten, etwa Kundendienstmonteure, Handelsvertreter oder Taxifahrer, lässt die Finanzverwaltung vereinfachte Angaben zu, zum Beispiel eine Sammelangabe für mehrere Kundenbesuche am selben Tag. Die Einzelheiten stehen in H 8.1 (9-10) LStH; stimmen Sie sie mit Ihrem Steuerberater ab, bevor Sie sie anwenden.

Zeitnah und in geschlossener Form: was bedeutet das?

Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden, also unmittelbar nach der Fahrt oder zumindest in engem zeitlichen Zusammenhang. Ein Fahrtenbuch, das am Jahresende aus dem Kalender rekonstruiert wird, erkennt das Finanzamt nicht an.

Geschlossene Form bedeutet: Die Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass nachträgliche Einfügungen oder Änderungen ausgeschlossen oder als solche erkennbar sind. Bei einem Papier-Fahrtenbuch heißt das: gebundenes Heft, fortlaufende Seiten, keine losen Blätter. Eine Excel-Tabelle erfüllt diese Anforderung nicht, weil sie jederzeit unbemerkt geändert werden kann.

Elektronisches Fahrtenbuch: was das Finanzamt akzeptiert

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist zulässig, wenn es dieselben Erkenntnisse vermittelt wie ein Papier-Fahrtenbuch. Der Bundesfinanzhof (Urteil vom 16. November 2005, VI R 64/04) und die Lohnsteuer-Hinweise stellen dafür klare Anforderungen:

• Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen an bereits eingegebenen Daten müssen technisch ausgeschlossen sein, oder sie müssen in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.
• Änderungshistorie: Wird geändert, müssen Änderungsdatum und ursprünglicher Inhalt sichtbar sein, und die Historie selbst darf nicht änderbar sein.
• Aufbewahrung: Die Daten müssen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist unverändert und lesbar bleiben, bei Datenzugriff der Finanzverwaltung auch maschinell auswertbar.
• Nachtragen des Zwecks: Nach Verwaltungsauffassung dürfen Angaben wie der dienstliche Zweck innerhalb von sieben Kalendertagen nach der Fahrt in einem Webportal ergänzt werden, wenn Person und Zeitpunkt der Eingabe dokumentiert werden.

Quelle: Steuerschroeder, Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs.

Ein häufiger Fehler: Systeme, die Fahrten bis zu einem Monatsabschluss frei bearbeitbar lassen und Änderungen nur in einer internen Protokolldatei festhalten. Entscheidend ist, dass Änderungen bei normaler Einsicht in das Fahrtenbuch erkennbar sind. Lassen Sie sich vom Anbieter schriftlich bestätigen, wie sein System Änderungen dokumentiert.

Was passiert, wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch verwirft?

Erkennt das Finanzamt, meist im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung, das Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß an, gilt rückwirkend die Pauschalregel: 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat, bei reinen Elektroautos innerhalb der Preisgrenze ein Viertel davon, zuzüglich des Zuschlags für den Arbeitsweg.

Die Folgen in der Praxis:

• Nachzahlung: Die Differenz zwischen Fahrtenbuchwert und Pauschalwert wird nachversteuert, oft für mehrere Jahre.
• Haftung des Arbeitgebers: Der Arbeitgeber haftet für die richtig einzubehaltende Lohnsteuer (§ 42d EStG) und kann vom Finanzamt in Anspruch genommen werden.
• Sozialversicherung: Der höhere geldwerte Vorteil ist auch beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.
• Aufbewahrung: Fahrtenbuch und Belege gehören zu den Lohnunterlagen. Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Quelle: § 41 EStG.

Fahrtenbuch oder 0,25 %: die Rechnung beim E-Auto

Beim Verbrenner kann sich das Fahrtenbuch lohnen, wenn der Privatanteil niedrig ist. Beim reinen Elektroauto ist die Ausgangslage anders, weil die Pauschalregel bereits nur ein Viertel des Listenpreises ansetzt. Die Details zur Pauschalbesteuerung finden Sie in unserem Beitrag zum geldwerten Vorteil beim Elektro-Dienstwagen.

Die Kostenbasis beim E-Auto im Fahrtenbuch

Auch bei der Fahrtenbuchmethode gibt es Erleichterungen für Elektrofahrzeuge:

• Anschaffungskosten oder Leasingraten nur zu einem Viertel: Bei reinen Elektroautos innerhalb der Preisgrenze werden die Abschreibung oder vergleichbare Aufwendungen wie Leasingraten nur zu einem Viertel in die Gesamtkosten einbezogen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).
• Steuerfreier Ladestrom beim Arbeitgeber bleibt außen vor: Strom, den der Arbeitgeber an einer betrieblichen Ladeeinrichtung steuerfrei nach § 3 Nr. 46 EStG gewährt, wird aus den Gesamtkosten herausgerechnet (BMF-Schreiben vom 11.11.2025, Rn. 13-14). Quelle: BMF-Schreiben vom 11.11.2025.
• Alle übrigen Kosten voll: Versicherung, Wartung, Reifen und die übrigen vom Arbeitgeber getragenen Kosten fließen in voller Höhe einschließlich Umsatzsteuer ein.

Annahmen des Beispiels

• Reines Elektroauto, Bruttolistenpreis 60.000 €, geleast für 650 € netto pro Monat (773,50 € brutto).
• Jahresfahrleistung 25.000 km.
• Entfernung Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte: 15 km.
• Weitere Kosten brutto pro Jahr: Versicherung 1.000 €, Wartung 595 €, Reifen 535 €, vom Arbeitgeber getragener Strom 1.500 €. Kfz-Steuer 0 €.

Schritt 1: Gesamtkosten nach der Fahrtenbuchmethode

• Leasingraten brutto: 773,50 € × 12 = 9.282,00 €, davon ein Viertel: 2.320,50 €
• Versicherung: 1.000,00 €
• Wartung: 595,00 €
• Reifen: 535,00 €
• Strom: 1.500,00 €
• Gesamtkosten: 5.950,50 € pro Jahr
• Kosten pro km: 5.950,50 € / 25.000 km = 0,238 €

Schritt 2: Szenario A, üblicher Privatanteil

Der Mitarbeitende fährt 220 Tage ins Büro und 8.000 km privat.

• Arbeitsweg: 15 km × 2 × 220 Tage = 6.600 km
• Privat und Arbeitsweg zusammen: 8.000 + 6.600 = 14.600 km
• Anteil: 14.600 / 25.000 = 58,4 %
• Geldwerter Vorteil Fahrtenbuch: 5.950,50 € × 58,4 % = 3.475 € pro Jahr

Pauschalregel zum Vergleich:

• Bemessungsgrundlage: 60.000 € × 1/4 = 15.000 €
• Privatnutzung: 15.000 € × 1 % × 12 = 1.800 € pro Jahr
• Arbeitsweg: 15.000 € × 0,03 % × 15 km × 12 = 810 € pro Jahr
• Geldwerter Vorteil pauschal: 2.610 € pro Jahr

Ergebnis: Die Pauschalregel ist um 865 € pro Jahr günstiger. Das Fahrtenbuch würde hier mehr Steuer verursachen und zusätzlich Arbeit.

Schritt 3: Szenario B, sehr geringer Privatanteil

Der Mitarbeitende arbeitet überwiegend mobil, fährt nur an 110 Tagen ins Büro und 2.000 km privat.

• Arbeitsweg: 15 km × 2 × 110 Tage = 3.300 km
• Privat und Arbeitsweg zusammen: 2.000 + 3.300 = 5.300 km
• Anteil: 5.300 / 25.000 = 21,2 %
• Geldwerter Vorteil Fahrtenbuch: 5.950,50 € × 21,2 % = 1.262 € pro Jahr

Für einen fairen Vergleich wenden wir bei der Pauschalregel die Einzelbewertung des Arbeitswegs an, die bei bis zu 180 Fahrten im Jahr zulässig ist: 0,002 % je Entfernungskilometer und Fahrt.

• Privatnutzung: 1.800 € pro Jahr (wie oben)
• Arbeitsweg: 15.000 € × 0,002 % × 15 km × 110 Fahrten = 495 € pro Jahr
• Geldwerter Vorteil pauschal: 2.295 € pro Jahr

Ergebnis: Das Fahrtenbuch senkt den geldwerten Vorteil um 1.033 € pro Jahr. Bei einem Grenzsteuersatz von 42 % sind das rund 434 € weniger Lohnsteuer im Jahr, ohne Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Beim elektrischen Dienstwagen ist das Fahrtenbuch die Ausnahme, nicht die Regel. Es kann sich lohnen für Mitarbeitende mit sehr hoher dienstlicher Fahrleistung, wenigen Privatkilometern und wenigen Bürotagen. Dem Steuervorteil von einigen hundert Euro im Jahr stehen der tägliche Aufwand und das Risiko gegenüber, dass ein Formfehler in der Prüfung zur Verwerfung führt. Bei Plug-in-Hybriden und Verbrennern mit hohem Listenpreis fällt die Rechnung häufiger zugunsten des Fahrtenbuchs aus.

Ab welchem Privatanteil lohnt sich das Fahrtenbuch? Die Break-even-Rechnung

Das Beispiel oben zeigt zwei einzelne Fälle. Für eine eigene Entscheidung brauchen Sie die Schwelle, ab der das Fahrtenbuch günstiger ist. Sie folgt aus einer einfachen Gleichung:

Break-even-Anteil = pauschaler geldwerter Vorteil ÷ Gesamtkosten des Fahrzeugs

Liegt der tatsächliche Anteil der Privat- und Arbeitswegkilometer an der Jahresfahrleistung unter diesem Wert, ist das Fahrtenbuch günstiger. Für drei Elektroautos mit denselben übrigen Kosten (Versicherung, Wartung, Reifen, Strom zusammen 3.630 €) ergibt sich:

Zwei Folgerungen: Je teurer das Auto, desto höher liegt die Schwelle, und desto eher lohnt das Fahrtenbuch. Und: Bei einem Privatanteil inklusive Arbeitsweg von deutlich über 50 % lohnt es sich praktisch nie. Die Werte sind Rechenbeispiele mit angenommenen Leasingraten; für Ihr Fahrzeug setzen Sie die tatsächlichen Kosten ein.

Der Rechenweg für Auto A in einer Zeile: 7.425,60 € × ¼ = 1.856,40 €; plus 3.630 € ergibt 5.486,40 €; 1.957,50 € ÷ 5.486,40 € = 35,7 %.

Zum Vergleich: dasselbe Auto als Verbrenner

Warum das Fahrtenbuch beim Verbrenner häufiger lohnt, zeigt ein Beispiel mit denselben Rahmendaten wie Auto B, aber ohne die Viertel-Regel: gleiche Leasingrate (9.282 €), Versicherung 1.000 €, Wartung 800 €, Reifen 535 €, Kfz-Steuer 300 € und Kraftstoff 2.850 € (alles Annahmen).

Beim Verbrenner spart das Fahrtenbuch im selben Szenario 1.816 €, beim Elektroauto kostet es 865 € mehr. Das erklärt, warum das Fahrtenbuch beim E-Auto die Ausnahme ist: Die Viertel-Regel senkt die Pauschale stärker als die Kosten.

So sieht ein ordnungsgemäßer Eintrag aus

Ein Beispiel macht die Anforderungen greifbar. Der folgende Auszug zeigt drei Einträge eines Außendienstmitarbeiters; die Namen sind frei erfunden.

Drei Dinge fallen auf. Der Endstand jeder Zeile ist der Anfangsstand der nächsten (lückenlose Kilometerfolge). Das Ziel nennt Ort und Anschrift, nicht nur "Kunde". Und bei der Privatfahrt genügen die Kilometer. Zusätzlich gehören an den Anfang und das Ende des Jahres die Gesamtkilometerstände, damit die Summe aller Fahrten mit der Jahresfahrleistung abgeglichen werden kann.

Typische Fehler, an denen Fahrtenbücher scheitern

Die Verwerfung beruht in der Praxis meist auf wenigen, immer wiederkehrenden Mängeln:

1. Nachträgliche Rekonstruktion. Das Fahrtenbuch wird erst am Jahresende aus Kalender und Navigation erstellt. Es ist nicht zeitnah geführt.
2. Unpräzise Angaben. Als Ziel steht "Kunde" oder "Besprechung" statt Ort, Straße und Name. Der BFH hat Angaben, die erst später durch Listen präzisiert wurden, nicht genügen lassen.
3. Lücken in der Kilometerfolge. Zwischen zwei Einträgen fehlen Kilometer, etwa weil kurze Fahrten nicht notiert wurden.
4. Fehlende Belege. Die Gesamtkosten sind nicht mit Belegen nachgewiesen. Ohne Belege gibt es keine Fahrtenbuchmethode, auch wenn das Fahrtenbuch selbst in Ordnung ist.
5. Fehlende Änderungsdokumentation bei elektronischen Systemen, die nachträgliche Änderungen zulassen, ohne sie sichtbar zu machen.
6. Wechsel der Methode im Jahr. Das Verfahren gilt für das ganze Kalenderjahr und das einzelne Fahrzeug.

Wer diese sechs Punkte vor dem Jahresende prüft, senkt das Risiko einer Verwerfung erheblich.

Was ein Prüfer als Erstes abgleicht

In einer Lohnsteuer-Außenprüfung beginnt der Prüfer selten mit dem einzelnen Eintrag. Er vergleicht zuerst die Summen: Stimmen die Gesamtkilometer im Fahrtenbuch mit den Kilometerständen aus Werkstatt-, Leasing- und Inspektionsbelegen überein? Passt das Verhältnis von dienstlichen zu privaten Kilometern zu den Tankstopps und Ladevorgängen? Erst danach prüft er Stichproben im Detail, etwa ob ein eingetragener Geschäftspartner zum eingetragenen Termin existiert. Wer die Summen vorab selbst abgleicht, erkennt Unstimmigkeiten, bevor sie jemand anderes findet. Besonders aufschlussreich ist der Vergleich der Kilometerstände zu Jahresbeginn und Jahresende mit der Summe aller Einträge: Die Differenz darf nur durch Fahrten erklärbar sein, die im Fahrtenbuch stehen, auch durch kurze Fahrten zum Tanken, Laden oder zur Werkstatt.

Wann gar kein Fahrtenbuch nötig ist: Fahrzeuge ohne Privatnutzung

Das Fahrtenbuch betrifft nur Fahrzeuge, die auch privat genutzt werden dürfen. Ist die Privatnutzung durch den Arbeitgeber verboten, entsteht kein geldwerter Vorteil, und es gibt nichts zu versteuern. Das gilt typischerweise für Poolfahrzeuge, die nach Dienstschluss im Betrieb bleiben.

Dabei prüft die Finanzverwaltung, ob das Verbot tatsächlich gilt und kontrolliert wird. Ein Verbot, das nur auf dem Papier steht, überzeugt nicht. Üblich sind ein schriftliches Nutzungsverbot im Arbeitsvertrag oder in der Dienstwagenrichtlinie und eine regelmäßige Kontrolle, etwa über Kilometerstände und Standort des Fahrzeugs am Wochenende. Wie weit Sie dabei gehen dürfen, hängt von Datenschutz und Mitbestimmung ab. Klären Sie das mit dem Betriebsrat, bevor Sie Fahrzeugdaten für Kontrollzwecke auswerten.

Fahrtenbuch im Fuhrpark organisieren: Checkliste für Arbeitgeber

Entscheiden sich einzelne Mitarbeitende für die Fahrtenbuchmethode, liegt ein Teil der Verantwortung beim Arbeitgeber: Er berechnet den geldwerten Vorteil in der Entgeltabrechnung und haftet für die Lohnsteuer. Diese Punkte sollten Sie regeln.

1. Regel in der Dienstwagenrichtlinie. Legen Sie fest, ob die Fahrtenbuchmethode im Unternehmen überhaupt angeboten wird, wer sie beantragen kann und bis wann die Wahl für das kommende Kalenderjahr getroffen werden muss.
2. Zugelassene Werkzeuge. Bestimmen Sie, welche Form akzeptiert wird: gebundenes Papier-Fahrtenbuch oder ein elektronisches System, dessen Änderungsdokumentation der Anbieter nachweist. Excel-Listen und lose Formulare schließen Sie aus.
3. Gesamtkosten je Fahrzeug erfassen. Die Fahrtenbuchmethode braucht alle Kosten des Fahrzeugs mit Belegen: Leasingraten, Versicherung, Wartung, Reifen, Strom. Ordnen Sie Rechnungen deshalb von Anfang an dem einzelnen Fahrzeug zu.
4. Vorläufige Werte im Jahr. Während des Jahres kennt niemand die endgültigen Kosten und Kilometer. Üblich ist, monatlich mit vorläufigen Werten abzurechnen und zum Jahresende oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf die tatsächlichen Werte zu korrigieren.
5. Stichproben. Prüfen Sie einige Fahrtenbücher pro Jahr auf Vollständigkeit und lückenlose Kilometer, bevor es der Lohnsteuer-Außenprüfer tut. Ein Abgleich mit dem tatsächlichen Kilometerstand des Fahrzeugs deckt Lücken sofort auf.
6. Fahrzeugwechsel. Bei einem Wechsel des Fahrzeugs endet das Fahrtenbuch des alten Fahrzeugs mit dem Rückgabe-Kilometerstand. Dokumentieren Sie ihn im Übergabeprotokoll.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Der Verwaltungsaufwand für die Fahrtenbuchmethode entsteht nicht nur beim Fahrer, sondern auch in der Fuhrpark- und Lohnabteilung. Bei wenigen Fahrzeugen ist das beherrschbar; bei vielen lohnt sich eine klare Regel, ob und für wen die Methode angeboten wird.

Was Kilometerdaten aus dem Fahrzeug belegen, und was nicht

Vernetzte Fahrzeuge übermitteln ihren Kilometerstand an den Hersteller. Diese Daten lassen sich ohne Box im Fahrzeug abrufen. Für den Fuhrpark sind sie wertvoll; für das steuerliche Fahrtenbuch haben sie klare Grenzen.

Was Kilometerdaten aus dem Fahrzeug leisten:

• Sie liefern die Gesamtkilometer eines Fahrzeugs pro Monat und Jahr, ohne Ablesen und ohne Eingabe des Fahrers. Damit lassen sich die Kosten pro km für die Fahrtenbuchmethode berechnen.
• Sie ermöglichen eine Plausibilitätskontrolle: Stimmen die Summen im Fahrtenbuch mit dem tatsächlichen Kilometerstand überein?
• Sie decken Fuhrparkzwecke ab, für die kein Fahrtenbuch nötig ist: Leasing-Laufleistung, Wartungsplanung, Kosten pro Fahrzeug.

Was sie nicht leisten:

• Sie enthalten keinen Reisezweck, kein Reiseziel und keinen besuchten Geschäftspartner. Diese Angaben verlangt das Finanzamt für jede Dienstfahrt.
• Sie trennen nicht zwischen dienstlichen und privaten Fahrten; das kann nur der Fahrer.

Die Telematik von Voltaback liefert Kilometerstände, Verbrauch und Wartungsdaten automatisch aus den Herstellerdaten, für mehr als 48 Automarken. Voltaback ist kein vom Finanzamt anerkanntes Fahrtenbuch und erstellt keines. Wer die Fahrtenbuchmethode nutzt, braucht weiterhin ein Fahrtenbuch, das die oben beschriebenen Anforderungen erfüllt; die Kilometerdaten aus dem Fahrzeug können es ergänzen und prüfen.

Mehr zur automatischen Erfassung im Fuhrpark lesen Sie in unserem Beitrag zur Kilometererfassung ohne manuelle Eingabe.

Fahrtenbuch und Datenschutz

Ein Fahrtenbuch enthält personenbezogene Daten: wann der Mitarbeitende wohin gefahren ist und wen er getroffen hat. Für die Steuer sind diese Angaben nötig, für den Fuhrpark meist nicht. Trennen Sie daher die Zwecke: Das Fahrtenbuch dient dem Nachweis gegenüber dem Finanzamt; Fuhrparkleitung und Vorgesetzte brauchen in der Regel nur Kilometerstände.

Automatisch erstellte Fahrtenbücher auf GPS-Basis zeichnen jede Strecke auf, auch private, wenn das System keinen Privatmodus hat. Damit entstehen Bewegungsprofile, die datenschutzrechtlich heikel sind und der Mitbestimmung des Betriebsrats unterliegen. Was erlaubt ist, erklärt unser Beitrag zur GPS-Ortung von Firmenwagen. Voltaback übermittelt dem Arbeitgeber nie Standortdaten der Fahrer.

Und wer statt eines Dienstwagens den Privatwagen dienstlich nutzt oder Ladekosten über die Reisekostenabrechnung erstattet bekommt, findet die Regeln in unserem Beitrag zur Spesenabrechnung von Ladekosten.

Kilometerdaten ohne Eingabe, Fahrtenbuch wo nötig

Für die meisten elektrischen Dienstwagen ist die 0,25-%-Regel die einfachere und günstigere Wahl. Kilometerstände brauchen Sie trotzdem: für Leasing, Wartung, Kosten pro Fahrzeug und, wo ein Fahrtenbuch geführt wird, zu dessen Kontrolle.

Möchten Sie die Kilometerstände Ihrer Flotte automatisch und ohne Box erfassen? Sprechen Sie mit unserem Telematik-Team.