Mapa de quilómetros e registo de utilização da viatura de empresa: modelo e regras em Portugal

Em Portugal, o mapa de quilómetros é indispensável quando a empresa paga quilómetros em viatura própria: sem ele, o Código do IRC recusa a dedução do gasto. Para uma viatura de empresa, não existe obrigação legal geral de diário de bordo, mas um registo fiável dos quilómetros sustenta o acordo de atribuição, protege os gastos numa inspeção tributária e evita surpresas no fim do renting.

Este guia explica o que diz a lei em cada caso, o que deve conter o mapa, propõe um modelo de colunas e uma folha mensal, mostra o custo de não ter mapa num exemplo numérico e compara cinco formas de manter o registo sem impor papelada aos condutores. Mostra também como a Voltaback gera a quilometragem automaticamente a partir dos dados do próprio carro, sem caixa e sem geolocalizar ninguém.

O que é um mapa de quilómetros?

Um mapa de quilómetros (ou mapa de deslocações, ou mapa de km) é o registo das viagens feitas com uma viatura: data, origem, destino, motivo, tempo de permanência, quilómetros e condutor. Tem dois usos muito diferentes:

• Em viatura própria do trabalhador, é a base do pagamento dos quilómetros pela empresa e a prova fiscal desse pagamento.
• Numa viatura de empresa, chama-se mais vezes registo de utilização e serve para separar o uso profissional do uso privado, acompanhar a frota e responder a uma inspeção ou a uma multa.

Não confundir com o tacógrafo, obrigatório nos veículos pesados de mercadorias e de passageiros pelas regras europeias de tempos de condução e repouso. Os ligeiros de passageiros de uma frota comercial não estão abrangidos.

Viatura própria e viatura de empresa: o que muda

Viatura própria: o mapa é condição de dedução

O que diz o Código do IRC

O artigo 23.º-A, n.º 1, alínea h) do CIRC não aceita como gasto as ajudas de custo e a compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador quando a empresa não possui, por cada pagamento, um mapa que permita controlar as deslocações: locais, tempo de permanência, objetivo e, para a viatura própria, a identificação da viatura e do proprietário e o número de quilómetros percorridos. Na prática, a lei não usa a palavra "obrigatório", mas sem mapa o gasto é acrescido ao lucro tributável (campo 730 do quadro 07 da Modelo 22).

A esta regra soma-se a tributação autónoma: o artigo 88.º, n.º 9 do CIRC tributa a 5 % os encargos com compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador que não sejam faturados a clientes, exceto na parte tributada em IRS na esfera do trabalhador.

Os mapas devem estar assinados pelo trabalhador: é o que dá força de prova ao documento e o que a AT verifica em primeiro lugar.

Fontes: Sage, ajudas de custo e abono ao km ; Coverflex, mapa de quilómetros.

Quanto pagar por quilómetro

Não existe um valor legal para o setor privado. As empresas usam como referência o valor da função pública, 0,40 €/km (Portaria 1553-D/2008 e atualizações), que é também o limite de isenção:

• Até 0,40 €/km: o pagamento não é rendimento do trabalhador, nem em IRS nem em Segurança Social, desde que corresponda a deslocações em serviço documentadas.
• Acima de 0,40 €/km: só o excedente é rendimento de categoria A, sujeito a IRS e a contribuições.
• Montante fixo mensal sem mapa, ou repetido todos os meses igual: arrisca ser tratado inteiramente como remuneração.

Algumas páginas ainda indicam 0,36 €/km: é um valor antigo. Portagens e estacionamento pagos à parte devem ter o seu próprio documento de suporte; o seu tratamento fiscal não é consensual, confirme-o com o seu contabilista certificado.

Fonte: InvoiceXpress, mapa de km.

Exemplo numérico: um comercial em viatura própria

Um comercial faz 1 200 km por mês em serviço com o seu próprio carro, pagos a 0,40 €/km.

Multiplicado por 20 comerciais, a ausência de mapas custa mais de 20 000 € de IRC por ano, antes de qualquer correção de IRS e de Segurança Social. O mapa é, de longe, o documento com melhor retorno da contabilidade de deslocações.

E as viagens casa-trabalho?

O trajeto entre casa e o local de trabalho habitual não é, em regra, uma deslocação em serviço: pagá-lo em quilómetros transforma o pagamento em rendimento. Quando o trabalhador sai de casa diretamente para um cliente, muitas empresas pagam apenas a distância que excede o trajeto habitual. Escreva a regra na política de deslocações, para que todos a apliquem da mesma forma.

Quilómetros faturados a clientes

Quando a empresa refatura as deslocações a um cliente (consultoria, assistência técnica, obras), os quilómetros faturados deixam de pagar a tributação autónoma de 5 %, que só incide sobre os encargos não faturados a clientes. A linha da fatura segue as regras normais de IVA do serviço prestado. Também aqui o mapa é a prova: liga cada quilómetro faturado a um cliente e a um dia.

Ajudas de custo e quilómetros: não confundir

As ajudas de custo compensam as despesas de alimentação e alojamento de uma deslocação (valores diários de referência da função pública); a compensação por quilómetros paga o uso do carro do trabalhador. As duas podem coexistir na mesma deslocação e usam o mesmo mapa, mas têm limites próprios. Nenhuma delas serve para reembolsar a eletricidade de um carro elétrico da empresa carregado em casa: essa é uma despesa documentada à parte, tratada no guia do reembolso do carregamento em casa.

Viatura de empresa: o acordo escrito decide

Sem obrigação de diário de bordo

Para uma viatura de empresa, nenhuma lei impõe um diário de bordo. O documento que realmente pesa é o acordo escrito de atribuição da viatura (art. 2.º, n.º 3, alínea b), ponto 9 do CIRS):

• Com acordo escrito que permite o uso pessoal: o trabalhador tem um rendimento em espécie, tributado em IRS e sujeito a contribuições.
• Sem acordo escrito: não há rendimento em espécie do trabalhador. Mas uma viatura usada na vida privada sem enquadramento é um risco: a AT pode questionar os gastos e a empresa paga sempre a tributação autónoma.

Fonte: AT, informação vinculativa 14154.

O que deve conter o acordo de atribuição

Segundo a Ordem dos Contabilistas Certificados, o acordo deve conter expressamente a vontade de atribuir a viatura e a aceitação pelo trabalhador. Na prática, um acordo sólido identifica:

• a viatura concreta (marca, modelo, matrícula) e a data de entrega;
• se o uso pessoal é permitido, incluindo dias de descanso e férias;
• quem suporta os encargos (combustível, carregamento, portagens, manutenção, seguro);
• as regras de carregamento em casa e de reembolso, se for um elétrico;
• as obrigações do condutor (cuidado, comunicação de sinistros e de multas, leitura mensal de quilometragem, se ainda for manual);
• a devolução da viatura no fim do contrato ou na troca.

Para a Segurança Social, a base de 0,75 % por mês só se aplica quando o acordo atribui uma viatura concreta em permanência, a empresa suporta todos os custos e o uso nos dias de descanso é expressamente permitido. Peça ao seu contabilista certificado que valide a minuta antes de a usar.

Fonte: OCC, atribuição de viatura ao trabalhador.

Uso privado: o que a empresa pode autorizar

A empresa decide livremente se a viatura pode ser usada fora do trabalho; a lei só tira as consequências fiscais dessa decisão. Há, na prática, três políticas:

A segunda política é a mais comum e a mais frágil: se a viatura dorme em casa do condutor e circula ao fim de semana, o uso privado existe de facto. Ou se recolhe a viatura, ou se assina o acordo. Para um elétrico com tributação autónoma de 0 %, o acordo escrito costuma ser a solução mais simples para todos.

O cálculo dos 0,75 %

Com acordo escrito, o rendimento anual em IRS é 0,75 % do valor de mercado da viatura a 1 de janeiro, multiplicado pelo número de meses de utilização (art. 24.º, n.º 5 do CIRS). Para a Segurança Social, a base é 0,75 % do custo de aquisição por mês.

Exemplo: uma viatura com valor de mercado de 30 000 € usada 12 meses gera um rendimento em espécie de 30 000 × 0,75 % × 12 = 2 700 € por ano em IRS. Em Portugal, não há redução para elétricos: a vantagem do elétrico está do lado da empresa. Veja os pormenores no nosso artigo sobre o rendimento em espécie da viatura elétrica.

Fonte: AT, art. 24.º do CIRS.

O registo não muda o cálculo, mas sustenta o acordo

O valor de 0,75 % é forfetário: não depende dos quilómetros privados. O registo de quilómetros não serve, portanto, para calcular o rendimento em espécie, nem é preciso separar cada viagem privada. Serve para mostrar que a viatura é usada na atividade da empresa, que o uso privado corresponde ao que o acordo prevê, e para alimentar a gestão da frota.

Tributação autónoma

A empresa paga tributação autónoma sobre os encargos com as viaturas: em 2026, 0 % para um elétrico com custo até 62 500 €, e taxas de 8 % a 32 % para um carro a combustão. O art. 88.º, n.º 6 do CIRC prevê uma exclusão ligada às viaturas abrangidas pelo acordo escrito; o seu alcance exato deve ser confirmado com o seu contabilista certificado. Tudo sobre as taxas no artigo sobre a tributação autónoma das viaturas.

Modelo de mapa de quilómetros: as colunas a prever

Um mapa útil deve permitir a um inspetor refazer o cálculo sem perguntas. Para viatura própria, estas colunas cobrem os elementos do artigo 23.º-A do CIRC e o que as empresas acrescentam por boa prática:

A folha mensal

Na prática, a forma mais simples é uma folha por trabalhador e por mês, com uma linha por deslocação e um bloco de totais no fim: total de km, valor por km, montante a pagar, data de pagamento e as duas assinaturas. Uma folha de cálculo serve, desde que cada mês seja fechado, assinado e arquivado com o comprovativo de pagamento. O mapa não se entrega à AT nem à Segurança Social: guarda-se e mostra-se numa inspeção.

Papel, Excel ou digital: o que vale numa inspeção

O formato é livre. O que a AT verifica é o conteúdo: os elementos do artigo 23.º-A, a assinatura do trabalhador e a ligação entre o mapa e o pagamento. Três boas práticas tornam um mapa digital tão sólido como o papel:

• Fecho mensal: depois de validado, o mapa do mês não é alterado; uma correção faz-se no mês seguinte, com nota.
• Assinatura identificável: assinatura digital qualificada, validação com autenticação no software de despesas, ou papel digitalizado. Uma caixa de verificação sem identificação é fraca.
• Ligação ao pagamento: o número do mapa aparece no recibo de vencimento ou na transferência, para que um inspetor siga o rasto em dois cliques.

Os softwares de despesas e de processamento salarial usados em Portugal (Primavera, PHC, Sage, Cegid, entre outros) já gerem este circuito. A parte que costuma falhar não é a ferramenta, é a qualidade dos quilómetros introduzidos.

Para uma viatura de empresa

Basta normalmente um registo mensal mais simples: quilometragem no início e no fim do mês, condutor e, se a política de viaturas o pedir, a separação entre profissional e privado. Uma data única de leitura para toda a frota facilita tudo o resto.

Exemplo de registo mensal de uma viatura de empresa

Para um carro de serviço com uso privado autorizado, um registo de uma linha por mês chega na maior parte das empresas:

A coluna de quilómetros privados é opcional: com o rendimento em espécie forfetário de 0,75 %, a lei não a exige. Algumas empresas pedem-na para a gestão interna (custos por centro, relato de emissões, imputação de portagens), e nesse caso uma estimativa declarada pelo condutor é suficiente. Pedir o detalhe de cada viagem privada seria desproporcionado à luz do RGPD.

Elétricos: quilómetros e kWh no mesmo registo

Numa viatura elétrica carregada em casa, a quilometragem e os kWh andam juntos. Um consumo de 17 kWh/100 km e 2 400 km no mês dão cerca de 410 kWh; se o colaborador declarar 700 kWh carregados em casa, alguma coisa não bate certo. Cruzar os dois números é o controlo de coerência mais simples para um reembolso de carregamento defensável, e é o que o guia de gestão do carregamento em casa recomenda.

Porque a quilometragem conta tanto numa frota

Mesmo sem obrigação legal, o gestor de frota precisa dos quilómetros de cada viatura:

• Contratos de renting: os quilómetros a mais no fim do contrato pagam-se caro. Acompanhar a trajetória permite renegociar a tempo.
• Manutenção e segurança: revisões, pneus e inspeções seguem os quilómetros.
• Custos e relato: consumo por 100 km, custo por quilómetro, emissões.
• Reembolso do carregamento em casa: os kWh carregados são cruzados com a viatura e com os quilómetros feitos.

Para ir mais longe, leia o artigo sobre o acompanhamento da quilometragem da frota.

Como manter o registo sem digitação: 5 métodos comparados

As duas últimas soluções eliminam a digitação. A diferença está na privacidade: uma caixa GPS recolhe a posição da viatura, o que traz as obrigações do Código do Trabalho e do RGPD.

Para a viatura própria, a escolha é mais limitada: o motivo e o local de cada deslocação continuam a ter de ser indicados pelo trabalhador, porque o CIRC os exige. O que se pode automatizar é a parte mais sujeita a erro, os quilómetros.

RGPD e Código do Trabalho: o que a empresa pode saber

O art. 20.º do Código do Trabalho proíbe usar meios de vigilância à distância para controlar o desempenho profissional. Em julho de 2026, o Tribunal da Relação de Lisboa confirmou uma coima de 14 790 € a uma empresa que comparava o histórico de GPS de uma comercial com os relatórios de visitas.

Para um registo de quilómetros numa viatura de empresa, a empresa precisa de saber quantos quilómetros, não onde. Um sistema que lê o conta-quilómetros sem recolher a posição responde à necessidade sem criar risco. Tudo sobre o tema no nosso artigo sobre o GPS na viatura de empresa.

Fonte: Postal, decisão do Tribunal da Relação de Lisboa.

Que documentos devem acompanhar a viatura de empresa?

Além do registo de quilómetros, a viatura deve circular com os documentos habituais: Documento Único Automóvel (ou certificado de matrícula), comprovativo do seguro e, quando aplicável, a ficha de inspeção periódica. Muitas empresas entregam também ao condutor uma declaração de autorização de utilização assinada pela gerência, útil numa fiscalização, num aluguer de substituição ou numa deslocação ao estrangeiro.

Em caso de multa, a empresa, como titular do veículo, é notificada e deve identificar o condutor no prazo indicado na notificação. Um registo de atribuição das viaturas por condutor e por data responde a isso em minutos; sem ele, a responsabilidade pode ficar na empresa.

Quanto tempo guardar os mapas

Guarde os mapas com os restantes documentos de suporte da contabilidade, durante o prazo de conservação legal, que é em regra de 10 anos. O arquivo digital é aceite, desde que os documentos fiquem legíveis e acessíveis numa inspeção. Confirme o prazo aplicável com o seu contabilista certificado.

Os erros que uma inspeção encontra com mais frequência

• Mapas sem assinatura do trabalhador, ou assinados todos no mesmo dia no fim do ano.
• Motivos vagos ("reunião", "serviço externo") que não permitem ligar a deslocação à atividade.
• Montantes fixos mensais iguais todos os meses, sem relação com quilómetros reais.
• Quilómetros impossíveis: distâncias que não correspondem ao trajeto, ou dias de deslocação em que o trabalhador estava de férias.
• Valor por km acima de 0,40 € sem o excedente tratado como rendimento no processamento salarial.
• Viagens casa-trabalho pagas como deslocações em serviço.
• Viatura de empresa sem acordo escrito, mas usada todos os fins de semana: o uso privado existe de facto, sem o enquadramento fiscal correspondente.

Cada um destes pontos é fácil de corrigir antes da inspeção e caro depois. Uma revisão trimestral de uma amostra de mapas pela contabilidade chega para os apanhar.

Implementar um registo fiável em 4 passos

1. Definir o que cada equipa precisa

Recursos humanos (acordo escrito, rendimento em espécie), finanças (mapas de viatura própria, custos, tributação autónoma), gestor de frota (renting, manutenção). Raramente alguém precisa da posição.

2. Escrever a política de viaturas e de deslocações

Atribuição, uso privado autorizado ou não, valor por km em viatura própria, regra casa-trabalho, regras de carregamento e de reembolso, data única de leitura mensal. O nosso guia para gerir e reembolsar o carregamento em casa inclui os pontos a prever para os elétricos.

3. Eliminar a digitação onde for possível

Os dados do carro dão a quilometragem exata sem pedir nada ao condutor. Nos mapas de viatura própria, mantenha só o que o trabalhador sabe e o carro não sabe: o motivo.

4. Ligar os dados às ferramentas certas

Processamento salarial, ferramenta de gestão de frota e contabilidade recebem os números já consolidados, mês a mês, com as assinaturas recolhidas no mesmo circuito.

A quilometragem automática com a Voltaback

A telemática sem caixa da Voltaback lê a quilometragem diretamente nos dados de mais de 48 marcas de automóveis, viaturas térmicas incluídas. Não há nada a instalar no carro, nada a desmontar no fim do renting e nada a preencher pelo condutor.

A plataforma acompanha também o consumo, a eco-condução, os alertas e a manutenção, e mede o carregamento em casa para o reembolsar ao custo real. A empresa nunca recebe a geolocalização dos condutores; a plataforma tem certificação ISO 27001 desde 2 de dezembro de 2025 e cumpre o RGPD. Veja a página de telemática sem caixa e a página dedicada aos recursos humanos.

Passe para a quilometragem sem digitação

Um registo de quilómetros só é útil se for fiável e atualizado. Com os dados do carro, deixa de depender da memória dos condutores e deixa de exigir GPS. Peça uma demonstração da telemática Voltaback e veja em 30 minutos a quilometragem de toda a sua frota, sem caixa e sem geolocalização.