Carnet de bord de la voiture de société au Luxembourg : modèle, règles et preuve des kilomètres privés

Au Luxembourg, le carnet de bord est la méthode alternative au forfait pour évaluer l'avantage en nature d'une voiture de société : on multiplie les kilomètres privés (trajet domicile-travail compris) par le prix de revient kilométrique de la voiture. Il n'est obligatoire que si l'employeur et le salarié choisissent cette méthode au lieu du forfait de 0,5 %, 0,6 % ou 2 % du prix catalogue.

Ce guide s'adresse aux équipes RH, paie et flotte, ainsi qu'aux conducteurs. Il explique ce que dit le règlement grand-ducal, les colonnes d'un carnet exploitable, le calcul du prix de revient, les cas où le carnet est rentable (et ceux où il ne l'est presque jamais, notamment pour les frontaliers), et comment fiabiliser les relevés sans saisie. Chez Voltaback, nous lisons le compteur kilométrique directement depuis la voiture connectée, sans boîtier et sans transmettre la géolocalisation à l'employeur.

L'essentiel en 30 secondes

• Base légale : article 3 a) du règlement grand-ducal modifié du 23 décembre 2016, pris en exécution de l'article 104 L.I.R.
• Obligatoire ? Uniquement si la méthode du carnet est choisie. Sinon, le forfait s'applique et aucun carnet n'est exigé pour l'avantage en nature.
• Calcul : km privés du mois × prix de revient kilométrique établi par l'employeur, décompte mensuel, carnet annexé au compte de salaires.
• Quand c'est rentable : voiture chère taxée à 2 %, peu de kilomètres privés.
• Quand ça ne l'est pas : voiture électrique à 0,5 %, et presque toujours pour un frontalier, dont le trajet domicile-travail compte comme privé.

Que dit la loi luxembourgeoise sur le carnet de bord ?

L'article 3 du règlement grand-ducal (RGD) modifié du 23 décembre 2016 prévoit deux façons d'évaluer l'avantage d'une voiture mise à disposition par l'employeur.

a) L'évaluation d'après le prix de revient kilométrique. Le salarié tient un carnet de bord dans lequel il inscrit tous les trajets à caractère privé, y compris le parcours entre le domicile et le lieu de travail. Ce carnet est annexé au compte de salaires. L'employeur établit le prix de revient kilométrique de la voiture. La valeur de l'avantage est le produit des kilomètres privés par ce prix, avec un décompte mensuel.

b) L'évaluation forfaitaire. Elle remplace la méthode a) par un pourcentage mensuel du prix catalogue à l'état neuf, options et TVA comprises, remise déduite. La même valeur s'applique en leasing et pour une voiture d'occasion.

Deux points pratiques en découlent :

• Le trajet domicile-travail est privé. C'est la règle qui pèse le plus lourd dans le calcul, surtout pour les longues distances.
• Le décompte est mensuel. Un carnet rempli une fois par an, de mémoire, ne correspond pas à ce que demande le texte.

Source : RGD modifié du 23 décembre 2016, texte coordonné (Chambre de Commerce).

Les taux du forfait en 2026

Un projet de règlement approuvé par le Conseil de gouvernement le 24 juillet 2026 prolongerait les taux électriques jusqu'à fin 2030. Tant qu'il n'est pas publié au Mémorial, il reste un projet. Le détail des taux pour les électriques est dans notre article sur l'avantage en nature d'une voiture électrique.

Source : Klima-Agence, avantages en nature des voitures de société.

Le carnet de bord est-il obligatoire ?

Non, sauf si vous choisissez la méthode du prix de revient kilométrique. Dans la grande majorité des entreprises luxembourgeoises, l'avantage est évalué au forfait : la paie applique le pourcentage au prix catalogue et aucun carnet n'est demandé pour l'impôt.

Le carnet reste utile en dehors de l'avantage en nature :

• Voiture de pool ou de service partagée entre plusieurs salariés : savoir qui conduisait à quelle date, par exemple après un avis de contravention.
• Suivi du contrat de leasing : la tenue d'un relevé mensuel suffit, sans le détail des trajets. Voir notre guide du suivi kilométrique de flotte.
• Contributions du salarié : une contribution forfaitaire fixe est déductible de l'avantage, une participation au leasing aussi (dans la limite de 20 % du coût employeur). En revanche, une participation aux frais variables comme le carburant ou l'entretien ne se déduit pas de l'avantage forfaitaire (RGD, art. 4).

Modèle de carnet de bord : les colonnes à prévoir

Le RGD n'impose pas de format. Ce qui compte, c'est que chaque trajet privé soit inscrit et que le total mensuel soit cohérent avec le compteur. Voici une structure simple, à reprendre dans un tableur ou un outil interne.

Trois conseils pour un carnet qui tient la route :

• Soyez précis sur le motif professionnel. « Client X, Esch-sur-Alzette » est vérifiable, « déplacement » ne l'est pas.
• Rapprochez chaque mois le total du compteur. La somme des distances doit correspondre à l'écart entre le compteur du début et de la fin du mois.
• Gardez une ligne par trajet privé, comme le demande le texte, ou au minimum un regroupement clair par jour.

Comment calculer le prix de revient kilométrique ?

C'est à l'employeur d'établir le prix de revient kilométrique de la voiture mise à disposition. Le RGD ne donne pas de liste de postes. En pratique, on retient le coût annuel complet de la voiture, divisé par les kilomètres totaux de l'année :

• loyer de leasing, ou amortissement et frais de financement pour une voiture achetée ;
• assurance ;
• entretien, pneus et réparations ;
• énergie (carburant ou électricité) ;
• taxe sur les véhicules automoteurs (30 € par an pour une voiture zéro émission).

Faites valider votre méthode par votre fiduciaire ou votre conseiller fiscal : c'est elle qui sera examinée en cas de contrôle de l'Administration des contributions directes (ACD).

Exemple 1 : voiture électrique à 50 000 €

• Forfait à 0,5 % : 50 000 × 0,5 % = 250 € par mois, soit 3 000 € par an.
• Coût annuel : leasing 7 800 €, assurance 1 200 €, entretien 360 €, électricité 25 000 km × 18 kWh/100 km × 0,19 € ≈ 855 €. Total ≈ 10 215 €.
• Prix de revient : 10 215 € / 25 000 km ≈ 0,41 € par km.
• Seuil de rentabilité du carnet : 3 000 € / 0,41 € ≈ 7 300 km privés par an.

Un résident qui habite à 15 km du bureau fait déjà environ 6 600 km de domicile-travail par an (220 jours × 30 km). Avec les week-ends et les congés, il dépasse vite le seuil. Pour une électrique, le forfait de 0,5 % est presque toujours plus favorable.

Exemple 2 : hybride rechargeable à 80 000 €

• Forfait à 2 % : 80 000 × 2 % = 1 600 € par mois, soit 19 200 € par an.
• Coût annuel : leasing 13 200 €, assurance 1 800 €, entretien 720 €, énergie 3 000 €. Total ≈ 18 720 € pour 25 000 km, soit 0,75 € par km.
• Avec 8 000 km privés : 8 000 × 0,75 € = 6 000 € par an, contre 19 200 € au forfait.

Dans ce cas, le carnet réduit fortement la base imposable du salarié. Il demande en contrepartie une discipline mensuelle sans faille. Les montants de ces exemples sont des hypothèses : remplacez-les par vos contrats.

Le prix de 0,19 € correspond au kWh rechargé la nuit sur une offre double tarif luxembourgeoise (énergie, redevance réseau Creos au kWh et TVA de 8 %). Ce n'est pas le prix moyen d'une facture, qui inclut les frais fixes.

Frontaliers : pourquoi le carnet de bord est rarement rentable

Les frontaliers représentent environ 49 % des salariés au Luxembourg. Pour eux, la règle « domicile-travail = privé » change tout.

Un frontalier qui habite à 50 km de son lieu de travail, en Belgique, en Allemagne ou en France, parcourt environ 22 000 km de domicile-travail par an (220 jours × 100 km). Avec le prix de revient de l'exemple 2, cela représente déjà 16 500 €, avant le moindre week-end. Dans l'exemple 1, c'est plus de 9 000 €, trois fois le forfait.

Conclusion pratique : pour un frontalier, le forfait l'emporte dans presque tous les cas.

Une autre question, distincte, concerne les jours travaillés hors du Luxembourg. Au-delà de 34 jours par an (seuil applicable avec la Belgique, l'Allemagne et la France), la part du salaire liée à ces jours, avantage en nature compris, peut devenir imposable dans le pays de résidence. C'est un sujet de convention fiscale, pas de méthode d'évaluation : le carnet de bord n'y change rien.

Sources : IGSS, tableau de bord de l'emploi, mars 2026 ; KPMG Luxembourg, seuil de 34 jours avec l'Allemagne.

Et la recharge à domicile ?

Au Luxembourg, aucun texte ne traite spécifiquement le remboursement de l'électricité rechargée à domicile pour une voiture de société. Une lecture répandue du RGD considère que l'énergie fait partie des frais de fonctionnement couverts par le forfait, à condition de rembourser le coût réel des kWh réellement chargés. Cette lecture n'a pas été confirmée par une prise de position officielle : faites-la valider par votre fiduciaire.

Pour les frontaliers, le prix réel du kWh dépend du pays de résidence et du contrat de chacun. Les détails sont dans notre guide du conducteur sur la recharge de la voiture de société à domicile. Voltaback s'appuie sur le compteur certifié MID du logement, pas sur un compteur de câble autonome.

Tenir le carnet sans saisie manuelle : 5 méthodes comparées

Le vrai frein au carnet de bord, c'est sa tenue. Un conducteur qui roule 25 000 km par an remplit plusieurs centaines de lignes.

La télématique Voltaback relève automatiquement le compteur sur plus de 48 marques, sans boîtier. Elle fournit des relevés fiables pour vérifier les totaux mensuels du carnet. La qualification de chaque trajet, privé ou professionnel, reste une déclaration du salarié : Voltaback ne remplace pas le carnet exigé par le RGD et ne fournit pas de document validé par l'ACD.

Le conducteur consulte ses kilomètres dans l'application conducteur, ce qui lui évite de photographier son compteur chaque fin de mois.

Protection des données : ce que l'employeur peut savoir

Un kilométrage n'est pas une géolocalisation. Pour contrôler un carnet de bord, l'employeur a besoin des relevés du compteur et des déclarations du salarié, pas de ses trajets.

Si l'entreprise géolocalise ses véhicules, elle entre dans le régime de surveillance de l'article L.261-1 du Code du travail : information individuelle et collective préalable, délégation du personnel, durée de conservation limitée. La CNPD détaille ces règles.

Avec Voltaback, l'entreprise ne reçoit jamais la géolocalisation des conducteurs. Pour les autres données (kilométrage, consommation), informez quand même la délégation du personnel. Le sujet est développé dans notre article sur la géolocalisation des véhicules d'entreprise.

Source : CNPD, géolocalisation des véhicules.

Mettre en place le carnet de bord en 4 étapes

1. Identifier les voitures candidates

Listez les voitures taxées à 2 % avec un prix catalogue élevé et des conducteurs résidents, proches du bureau. Ce sont les seuls cas où le carnet a une chance d'être plus favorable. Écartez d'emblée les électriques à 0,5 % et les frontaliers éloignés.

2. Établir le prix de revient kilométrique

Calculez le coût annuel complet de chaque voiture et divisez-le par les kilomètres totaux prévus. Faites valider la méthode par votre fiduciaire avant le premier mois de paie.

3. Écrire la règle dans la car policy

Précisez la méthode choisie, le format du carnet, la date de remise mensuelle et la façon dont le compteur est contrôlé. Un salarié doit savoir dès la remise des clés ce qu'on attend de lui.

4. Automatiser les relevés du compteur

Avec des relevés automatiques, la paie dispose chaque mois d'un compteur fiable pour contrôler le carnet. Le salarié n'a plus qu'à qualifier ses trajets privés.

Fiabilisez vos kilomètres sans charger vos conducteurs

Le carnet de bord est un outil puissant pour quelques profils, et une contrainte inutile pour la plupart des autres. Le bon réflexe : faire le calcul voiture par voiture, puis s'appuyer sur des relevés automatiques plutôt que sur la mémoire des conducteurs.

Pour voir comment Voltaback remonte le kilométrage de votre flotte sans boîtier et sans géolocalisation transmise à l'employeur, contactez l'équipe Voltaback.