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Fahrtenbuch für den Dienstwagen in Luxemburg: Vorlage, Regeln und Nachweis der Privatkilometer

Fahrtenbuch für den Dienstwagen in Luxemburg: Regel der großherzoglichen Verordnung von 2016, Vorlage, Kilometerkosten, Vergleich mit 0,5 % und 2 %.

Aubin Aycaguer, Chief of Staff, Voltaback3. Nov. 2026

Fuhrparkleiter in Luxemburg prüft am Computer das Fahrtenbuch und die Kilometerstände der Dienstwagen

In Luxemburg ist das Fahrtenbuch („carnet de bord“) die Alternative zur Pauschalmethode bei der Bewertung des Sachbezugs eines Dienstwagens: Die privat gefahrenen Kilometer, einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, werden mit den Kilometerkosten des Fahrzeugs multipliziert. Pflicht ist es nur, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer diese Methode statt der Pauschale von 0,5 %, 0,6 % oder 2 % des Listenpreises wählen.

Dieser Leitfaden richtet sich an Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und Fuhrparkleitung sowie an die Fahrer selbst. Er erklärt, was die großherzogliche Verordnung vorschreibt, welche Spalten ein brauchbares Fahrtenbuch braucht, wie die Kilometerkosten berechnet werden, wann sich das Fahrtenbuch lohnt und warum es sich für Grenzgänger fast nie rechnet. Bei Voltaback lesen wir den Kilometerstand direkt aus dem vernetzten Fahrzeug aus, ohne Box und ohne dass der Arbeitgeber Standortdaten erhält.

Das Wichtigste in 30 Sekunden

  • Rechtsgrundlage: Artikel 3 a) der geänderten großherzoglichen Verordnung vom 23. Dezember 2016 zur Ausführung von Artikel 104 L.I.R. (Einkommensteuergesetz).
  • Pflicht? Nur bei Wahl der Fahrtenbuchmethode. Bei der Pauschale verlangt das Steuerrecht kein Fahrtenbuch.
  • Berechnung: Privatkilometer des Monats × Kilometerkosten (vom Arbeitgeber ermittelt), monatliche Abrechnung, Fahrtenbuch als Anlage zum Lohnkonto.
  • Lohnt sich bei: teurem Fahrzeug mit 2 %-Satz und wenigen Privatkilometern.
  • Lohnt sich kaum bei: Elektroauto mit 0,5 % und fast nie bei Grenzgängern, deren Arbeitsweg als privat gilt.

Was ist ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch ist eine fortlaufende Aufzeichnung der Fahrten mit einem bestimmten Fahrzeug: Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende, Ziel, Zweck und die Einordnung als dienstlich oder privat. In Luxemburg spricht man im Französischen vom „carnet de bord“, im Deutschen vom Fahrtenbuch.

Wichtig ist die Abgrenzung zu zwei verwandten Begriffen:

  • Kilometerprotokoll oder Zählerstandsliste: nur der Kilometerstand zu festen Terminen, zum Beispiel am Monatsende. Es reicht für Leasing, Wartung und Reporting, aber nicht, um Privatkilometer nachzuweisen.
  • Fahrtenbuch im steuerlichen Sinn: es trennt dienstliche und private Kilometer und dient als Grundlage für die Bewertung des Sachbezugs nach Kilometerkosten.

Wer nach „Fahrtenbuch Dienstwagen Luxemburg“ sucht, findet überwiegend deutsche Ratgeber zur 1 %-Regel und zum § 6 EStG. Diese Regeln gelten in Luxemburg nicht: Formvorschriften, Prozentsätze und Rechtsprechung sind andere. Dieser Leitfaden stützt sich ausschließlich auf luxemburgische Texte.

Was sagt das luxemburgische Recht zum Fahrtenbuch?

Artikel 3 der geänderten großherzoglichen Verordnung (RGD) vom 23. Dezember 2016 kennt zwei Bewertungsmethoden für einen vom Arbeitgeber überlassenen Wagen.

a) Bewertung nach den Kilometerkosten („prix de revient kilométrique“). Der Arbeitnehmer führt ein Fahrtenbuch, in das er alle Privatfahrten einträgt, einschließlich der Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Das Fahrtenbuch wird dem Lohnkonto beigefügt. Der Arbeitgeber ermittelt die Kilometerkosten des Fahrzeugs. Der Sachbezug entspricht dem Produkt aus Privatkilometern und Kilometerkosten und wird monatlich abgerechnet.

b) Pauschale Bewertung. Sie ersetzt Methode a) durch einen monatlichen Prozentsatz des Neupreises einschließlich Sonderausstattung und Mehrwertsteuer, abzüglich eines gewährten Rabatts. Derselbe Wert gilt bei Leasing, Miete und Gebrauchtwagen.

Was das konkret bedeutet:

  • Der Arbeitsweg ist privat. Diese Regel hat den größten Einfluss auf das Ergebnis, vor allem bei langen Pendelstrecken.
  • Die Abrechnung ist monatlich. Ein Fahrtenbuch, das einmal im Jahr aus dem Gedächtnis ergänzt wird, entspricht nicht dem Wortlaut der Verordnung.
  • Zwei Wege, die Privatkilometer zu ermitteln. Guichet.lu beschreibt die Praxis so: Der Arbeitnehmer trägt seine dienstlichen Kilometer ein, die Privatkilometer ergeben sich aus dem Gesamtkilometerstand minus den dienstlichen Kilometern. Beide Wege führen zum gleichen Ergebnis, wenn die Zählerstände stimmen.

Achtung beim Nachlesen: Die deutschsprachige Guichet-Seite zum Dienstwagen stammt von 2015 und nennt noch einen Pauschalsatz von 1,5 %. Maßgeblich sind heute die Sätze der Tabelle unten.

Quelle: Guichet.lu, steuerliche Besonderheiten des Dienstwagens; Geänderte großherzogliche Verordnung vom 23. Dezember 2016, konsolidierter Text (Chambre de Commerce).

Die Pauschalsätze 2026

Antrieb

Bedingung

Monatlicher Satz auf den Listenpreis

Reines Elektroauto, ≤ 18 kWh/100 km (WLTP)

Vertrag bis 31.12.2026 unterzeichnet und Zulassung bis 31.12.2027

0,5 %

Reines Elektroauto, ≤ 20 kWh/100 km und ≤ 150 kW

gleiche Bedingung

0,5 %

Reines Elektroauto, sonstige

gleiche Bedingung

0,6 %

Verbrenner, Hybrid, Plug-in-Hybrid

Zulassung ab 01.01.2025

2 %

Ein vom Regierungsrat am 24. Juli 2026 gebilligter Verordnungsentwurf würde die Sätze für Elektroautos bis Ende 2030 verlängern. Solange er nicht im Mémorial veröffentlicht ist, bleibt er ein Entwurf. Einzelheiten stehen in unserem Artikel zum Sachbezug beim Elektro-Dienstwagen.

Quelle: Klima-Agence, Sachbezüge von Firmenwagen.

Ist das Fahrtenbuch Pflicht?

Nein, es sei denn, Sie wählen die Methode nach Kilometerkosten. In den meisten luxemburgischen Unternehmen wird der Sachbezug pauschal bewertet: Die Lohnabrechnung wendet den Prozentsatz auf den Listenpreis an, ein Fahrtenbuch ist steuerlich nicht erforderlich.

Unabhängig vom Sachbezug kann ein Fahrtenbuch trotzdem sinnvoll sein:

  • Pool- oder Dienstfahrzeuge, die sich mehrere Mitarbeitende teilen: Wer ist wann gefahren, etwa nach einem Bußgeldbescheid?
  • Überwachung des Leasingvertrags: Hier genügt ein monatlicher Kilometerstand, ohne Einzelfahrten. Siehe unseren Leitfaden, wie Sie Kilometer im Fuhrpark erfassen.
  • Eigenbeteiligung des Arbeitnehmers: Eine feste Pauschalbeteiligung ist vom Sachbezug abziehbar, ebenso eine Beteiligung an den Leasingkosten (bis 20 % der Kosten des Arbeitgebers). Eine Beteiligung an variablen Kosten wie Kraftstoff oder Wartung mindert den pauschalen Sachbezug dagegen nicht (RGD, Art. 4).

Beispiel: Eigenbeteiligung an der Leasingrate

Ein Elektroauto mit 48 000 € Listenpreis und 0,5 %-Satz ergibt einen Sachbezug von 240 € pro Monat. Die Leasingrate beträgt 700 €, der Arbeitnehmer zahlt davon 200 € selbst, der Arbeitgeber trägt also 500 €.

  • Abziehbar sind höchstens 20 % der Kosten des Arbeitgebers: 20 % × 500 € = 100 €.
  • Steuerpflichtiger Sachbezug: 240 € − 100 € = 140 € pro Monat.
  • Die restlichen 100 € Eigenbeteiligung mindern den Sachbezug nicht. Sie gelten als persönliche Entscheidung des Arbeitnehmers, etwa für ein besser ausgestattetes Modell.

Diese Rechnung folgt dem Schema, das Guichet.lu für die Pauschalmethode zeigt.

Dienstfahrzeug ohne Privatnutzung

Ein Fahrzeug, das ausschließlich dienstlich genutzt werden darf und abends auf dem Firmengelände bleibt, erzeugt keinen Sachbezug. Sobald der Arbeitnehmer damit nach Hause fährt, liegt dagegen eine Privatnutzung vor, weil der Arbeitsweg als privat gilt. Für Handwerker und Techniker, die das Fahrzeug abends mitnehmen, um am nächsten Morgen direkt zum Kunden zu fahren, sollten Sie die Einordnung mit Ihrer Treuhand klären und in der Car Policy festhalten.

Fahrtenbuch-Vorlage: diese Spalten brauchen Sie

Die Verordnung schreibt kein Format vor. Entscheidend ist, dass jede Privatfahrt erfasst wird und die Monatssumme zum Kilometerzähler passt. Diese Struktur können Sie direkt in eine Tabelle oder ein internes Tool übernehmen.

Datum

Kennzeichen

Km Start

Km Ende

Strecke

Ziel

Zweck

Privat / dienstlich

05.10.2026

AB 1234

42 310

42 352

42 km

Büro, Kirchberg

Arbeitsweg

Privat

05.10.2026

AB 1234

42 352

42 410

58 km

Kunde, Esch-sur-Alzette

Projektbesprechung

Dienstlich

10.10.2026

AB 1234

42 410

42 590

180 km

Wochenende

Privat

Privat

Drei Hinweise für ein belastbares Fahrtenbuch:

  • Dienstlichen Zweck konkret angeben. „Kunde X, Esch-sur-Alzette“ ist überprüfbar, „Termin“ nicht.
  • Monatlich mit dem Zähler abgleichen. Die Summe der Strecken muss der Differenz zwischen Kilometerstand am Monatsanfang und am Monatsende entsprechen.
  • Eine Zeile pro Privatfahrt, wie es die Verordnung verlangt, oder zumindest eine klare Zusammenfassung pro Tag.

Elektronisches Fahrtenbuch oder Papier?

Die Verordnung schreibt weder Papier noch eine bestimmte Software vor. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist daher zulässig, solange es dieselben Angaben enthält und monatlich dem Lohnkonto beigefügt werden kann. Achten Sie auf drei Punkte:

  • Nachvollziehbare Änderungen: Korrekturen sollten sichtbar bleiben, statt alte Einträge zu überschreiben.
  • Export pro Monat: Die Lohnbuchhaltung braucht eine PDF- oder Tabellenversion, die sie archivieren kann.
  • Datenschutz: Eine App, die jede Fahrt per GPS aufzeichnet, verarbeitet mehr Daten als für das Fahrtenbuch nötig. Mehr dazu weiter unten.

Warum der Kilometerstand für Ihren Fuhrpark zählt

Auch wenn Ihr Unternehmen ausschließlich die Pauschale anwendet, brauchen Sie verlässliche Kilometerstände. Der Sachbezug ist nur einer von vier Gründen.

1. Mehrkilometer am Ende des Leasingvertrags

Leasingverträge legen eine Laufleistung fest. Mehrkilometer werden bei Rückgabe zu einem vertraglich festgelegten Satz pro Kilometer nachberechnet. Wer die Kilometer monatlich sieht, kann ein Fahrzeug mit hoher Laufleistung rechtzeitig mit einem Fahrzeug tauschen, das wenig fährt, oder den Vertrag anpassen lassen, statt am Ende eine hohe Rechnung zu erhalten.

2. Wartung und Sicherheit

Inspektionen, Reifenwechsel und Bremsen richten sich nach Kilometern. Ohne Zählerstand verpasst der Fuhrpark Wartungstermine, mit Folgen für Sicherheit, Garantie und Restwert. Siehe unseren Leitfaden zu Wartungsalarmen im Fuhrpark.

3. Der Sachbezug nach Kilometerkosten

Für die Fahrtenbuchmethode sind die Zählerstände die Grundlage der Lohnabrechnung. Eine Abweichung zwischen der Summe der Einträge und dem tatsächlichen Zähler ist bei einer Prüfung der erste Punkt, den die Steuerverwaltung sieht.

4. CO2-Reporting und Ladekosten

Viele Unternehmen berichten über die Emissionen ihres Fuhrparks, etwa für Nachhaltigkeitsberichte oder Kundenanfragen. Dafür brauchen Sie Kilometer und Verbrauch pro Fahrzeug. Bei Elektroautos kommt die Erstattung des zu Hause geladenen Stroms hinzu: Kilometer und geladene kWh müssen zueinander passen.

Wie werden die Kilometerkosten berechnet?

Der Arbeitgeber ermittelt die Kilometerkosten des überlassenen Fahrzeugs. Die Verordnung nennt keine Kostenliste. In der Praxis werden die gesamten Jahreskosten des Fahrzeugs durch die gesamten Jahreskilometer geteilt:

  • Leasingrate, oder Abschreibung und Finanzierungskosten bei einem gekauften Wagen;
  • Versicherung;
  • Wartung, Reifen und Reparaturen;
  • Energie (Kraftstoff oder Strom);
  • Kraftfahrzeugsteuer (30 € pro Jahr für ein emissionsfreies Fahrzeug).

Lassen Sie Ihre Methode von Ihrer Treuhand (Fiduciaire) oder Ihrem Steuerberater bestätigen. Bei einer Prüfung durch die Steuerverwaltung (ACD, Administration des contributions directes) wird genau diese Methode geprüft.

Beispiel 1: Elektroauto mit 50 000 € Listenpreis

  • Pauschale 0,5 %: 50 000 × 0,5 % = 250 € pro Monat, also 3 000 € pro Jahr.
  • Jahreskosten: Leasing 7 800 €, Versicherung 1 200 €, Wartung 360 €, Strom 25 000 km × 18 kWh/100 km × 0,19 € ≈ 855 €. Summe ≈ 10 215 €.
  • Kilometerkosten: 10 215 € / 25 000 km ≈ 0,41 € pro km.
  • Break-even des Fahrtenbuchs: 3 000 € / 0,41 € ≈ 7 300 Privatkilometer pro Jahr.

Wer 15 km vom Büro entfernt wohnt, fährt allein für den Arbeitsweg rund 6 600 km pro Jahr (220 Tage × 30 km). Mit Wochenenden und Urlaub ist die Schwelle schnell überschritten. Beim Elektroauto ist die 0,5 %-Pauschale fast immer günstiger.

Beispiel 2: Plug-in-Hybrid mit 80 000 € Listenpreis

  • Pauschale 2 %: 80 000 × 2 % = 1 600 € pro Monat, also 19 200 € pro Jahr.
  • Jahreskosten: Leasing 13 200 €, Versicherung 1 800 €, Wartung 720 €, Energie 3 000 €. Summe ≈ 18 720 € bei 25 000 km, also 0,75 € pro km.
  • Bei 8 000 Privatkilometern: 8 000 × 0,75 € = 6 000 € pro Jahr statt 19 200 € bei der Pauschale.

Hier senkt das Fahrtenbuch die steuerpflichtige Bemessungsgrundlage deutlich. Dafür ist eine lückenlose monatliche Disziplin nötig. Alle Beträge sind Annahmen: Setzen Sie Ihre eigenen Vertragsdaten ein.

Ab wie vielen Privatkilometern kippt die Rechnung?

Die Tabelle zeigt den jährlichen Sachbezug beider Fahrzeuge nach Methode, je nach Privatkilometern pro Jahr. Die Pauschale ist unabhängig von den Kilometern.

Privatkilometer pro Jahr

Elektroauto: Fahrtenbuch (0,41 €/km)

Elektroauto: Pauschale 0,5 %

Plug-in-Hybrid: Fahrtenbuch (0,75 €/km)

Plug-in-Hybrid: Pauschale 2 %

4 000 km

1 640 €

3 000 €

3 000 €

19 200 €

8 000 km

3 280 €

3 000 €

6 000 €

19 200 €

12 000 km

4 920 €

3 000 €

9 000 €

19 200 €

20 000 km

8 200 €

3 000 €

15 000 €

19 200 €

Zwei Schlüsse:

  • Beim Elektroauto lohnt sich das Fahrtenbuch nur bei sehr wenigen Privatkilometern, etwa für einen Fahrer, der fast am Büro wohnt und das Auto am Wochenende kaum nutzt.
  • Beim Plug-in-Hybrid oder Verbrenner mit 2 % bleibt das Fahrtenbuch bis in hohe Kilometerbereiche günstiger. Genau dort lohnt sich der Aufwand.

Was die Differenz für den Arbeitnehmer bedeutet, hängt von seinem Grenzsteuersatz und den Sozialbeiträgen ab: Der Sachbezug wird wie Gehalt besteuert und verbeitragt. Bei einem Grenzsteuersatz um 40 % spart ein Fahrer mit dem Plug-in-Hybrid aus Beispiel 2 mehrere tausend Euro Steuer pro Jahr.

Die 0,19 € entsprechen dem nachts geladenen kWh bei einem luxemburgischen Doppeltarif (Energie, Netzentgelt von Creos pro kWh und 8 % Mehrwertsteuer). Das ist nicht der Durchschnittspreis einer Stromrechnung, der auch die Fixkosten enthält.

Grenzgänger: warum sich das Fahrtenbuch selten lohnt

Grenzgänger stellen rund 49 % der Arbeitnehmer in Luxemburg. Für sie ist die Regel „Arbeitsweg = privat“ entscheidend.

Ein Grenzgänger, der 50 km vom Arbeitsplatz entfernt in Deutschland, Belgien oder Frankreich wohnt, fährt rund 22 000 km Arbeitsweg pro Jahr (220 Tage × 100 km). Mit den Kilometerkosten aus Beispiel 2 sind das bereits 16 500 €, ohne ein einziges Wochenende. In Beispiel 1 sind es über 9 000 €, also das Dreifache der Pauschale.

Fazit für die Praxis: Für Grenzgänger ist die Pauschale fast immer günstiger.

Davon getrennt ist die Frage der außerhalb Luxemburgs gearbeiteten Tage. Ab 34 Tagen pro Jahr (Schwelle mit Deutschland, Belgien und Frankreich; für Deutschland seit 2024 von 19 auf 34 Tage angehoben) kann der Gehaltsanteil für diese Tage, einschließlich Sachbezug, im Wohnsitzstaat steuerpflichtig werden. Das ist eine Frage des Doppelbesteuerungsabkommens, nicht der Bewertungsmethode: Das Fahrtenbuch ändert daran nichts.

Quellen: IGSS, Beschäftigungsbarometer März 2026; KPMG Luxemburg, 34-Tage-Regel mit Deutschland.

Und das Laden zu Hause?

In Luxemburg gibt es keinen Text, der die Erstattung des zu Hause geladenen Stroms für einen Dienstwagen ausdrücklich regelt. Eine verbreitete Lesart der Verordnung sieht die Energie als laufende Fahrzeugkosten, die mit der Pauschale abgegolten sind, sofern die tatsächlich geladenen kWh zu ihren tatsächlichen Kosten erstattet werden. Eine offizielle Bestätigung dieser Lesart gibt es nicht: Lassen Sie sie von Ihrer Treuhand prüfen.

Bei Grenzgängern hängt der tatsächliche kWh-Preis vom Wohnsitzland und vom jeweiligen Stromvertrag ab. Mehr dazu in unserem Leitfaden für Fahrer zum Laden des Dienstwagens zu Hause. Voltaback stützt sich auf den MID-zertifizierten Zähler der Wohnung, nicht auf einen eigenständigen Kabelzähler.

Privatwagen auf Dienstreise: Kilometergeld statt Sachbezug

Eine verwandte Frage betrifft Mitarbeitende ohne Dienstwagen, die mit dem eigenen Auto dienstlich fahren. Hier gibt es keinen Sachbezug, sondern eine Erstattung durch den Arbeitgeber.

  • Satz: In der Praxis wird der Satz von 0,30 € pro Kilometer angewendet, der für den öffentlichen Dienst seit 2015 gilt und nicht indexiert ist. Bis zu diesem Betrag gilt die Erstattung laut Fachliteratur als steuer- und beitragsfrei.
  • Nachweis: Der Arbeitnehmer legt eine Aufstellung mit Datum, Anlass, Strecke und Kilometern vor. Das ist inhaltlich ein Fahrtenbuch, beschränkt auf die dienstlichen Fahrten.
  • Kein Arbeitsweg: Die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist keine Dienstreise und wird nicht mit Kilometergeld erstattet.

Für Grenzgänger, die mit dem Privatwagen zu Kunden in Luxemburg oder im Ausland fahren, gilt dasselbe Prinzip. Prüfen Sie Einzelheiten und eventuelle Obergrenzen mit Ihrer Treuhand.

Quelle: Pixie.lu, Kilometersätze in Luxemburg 2026.

Aufbewahrung, Bußgelder und Prüfungen

Wie lange aufbewahren?

Das Fahrtenbuch ist als Anlage zum Lohnkonto ein Beleg der Lohnabrechnung. Für Buchhaltungsbelege gilt in Luxemburg nach dem Handelsgesetzbuch (Code de commerce, Art. 16) eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Bewahren Sie Fahrtenbücher daher mit den Lohnunterlagen auf, auch in elektronischer Form.

Ein Blitzerfoto mit dem Dienstwagen

Bei einer Geschwindigkeitsübertretung mit einem Firmenwagen wendet sich die Behörde zunächst an den Halter, also an das Unternehmen oder die Leasinggesellschaft. Um den Fahrer benennen zu können, muss das Unternehmen wissen, wer das Fahrzeug zu diesem Zeitpunkt genutzt hat. Bei persönlich zugeordneten Dienstwagen ist das einfach, bei Poolfahrzeugen braucht es ein Nutzungsprotokoll.

Was prüft die Steuerverwaltung?

Bei einer Lohnsteuerprüfung schaut die ACD auf drei Dinge: ob die gewählte Methode für jedes Fahrzeug dokumentiert ist, ob die Kilometerkosten nachvollziehbar berechnet wurden und ob die Summe der Fahrtenbuch-Einträge zu den Zählerständen passt. Ein Fahrtenbuch mit Lücken oder runden Pauschalwerten riskiert, verworfen zu werden. Dann droht die Neubewertung nach der Pauschale, mit Nachzahlung von Lohnsteuer und Beiträgen.

Fahrtenbuch ohne manuelle Eingabe: 5 Methoden im Vergleich

Schema der automatischen Übertragung des Kilometerstands eines Dienstwagens, ohne Box, an das Fuhrparktool und die Fahrer-App

Das eigentliche Hindernis ist der Aufwand. Wer 25 000 km im Jahr fährt, füllt mehrere hundert Zeilen aus.

Methode

Aufwand für den Fahrer

Zuverlässigkeit des Zählerstands

Trennt privat und dienstlich?

Papier-Fahrtenbuch

Hoch

Gering, Abschreibfehler

Ja, per Eintrag

Geteilte Tabelle

Hoch

Mittel, späte Einträge

Ja, per Eintrag

Smartphone-App mit GPS

Mittel

Gut

Ja, zeichnet aber Fahrten auf

Telematik-Box

Gering

Gut

Je nach Konfiguration, mit Ortung

Daten des vernetzten Fahrzeugs, ohne Box

Gering

Gut, direkt aus dem Fahrzeug

Nein: nur Kilometerstände

Die Telematik von Voltaback liest den Kilometerstand bei mehr als 48 Marken automatisch aus, ohne Box. So liegen verlässliche Zählerstände vor, mit denen sich die Monatssummen des Fahrtenbuchs abgleichen lassen. Die Einordnung jeder Fahrt als privat oder dienstlich bleibt eine Angabe des Arbeitnehmers: Voltaback ersetzt nicht das von der Verordnung verlangte Fahrtenbuch und liefert kein von der ACD anerkanntes Dokument.

Der Fahrer sieht seine Kilometer in der Fahrer-App und muss nicht mehr jeden Monat ein Foto vom Tacho schicken.

Datenschutz: was der Arbeitgeber wissen darf

Ein Kilometerstand ist keine Ortung. Um ein Fahrtenbuch zu prüfen, braucht der Arbeitgeber die Zählerstände und die Angaben des Arbeitnehmers, nicht dessen Fahrtstrecken.

Ortet ein Unternehmen seine Fahrzeuge, gilt das Überwachungsregime von Artikel L.261-1 des Arbeitsgesetzbuchs (Code du travail): vorherige individuelle und kollektive Information, Einbindung der Personaldelegation, begrenzte Speicherdauer. Die Datenschutzbehörde CNPD erläutert diese Regeln.

Mit Voltaback erhält das Unternehmen nie die Standortdaten der Fahrer. Über die übrigen Daten (Kilometer, Verbrauch) sollten Sie die Personaldelegation trotzdem informieren. Mehr dazu in unserem Artikel zur Ortung von Firmenfahrzeugen.

Quelle: CNPD, Geolokalisierung von Fahrzeugen.

Das Fahrtenbuch in 4 Schritten einführen

1. Geeignete Fahrzeuge bestimmen

Listen Sie Fahrzeuge mit 2 %-Satz und hohem Listenpreis auf, deren Fahrer in Luxemburg und nahe am Büro wohnen. Nur dort kann das Fahrtenbuch günstiger sein. Elektroautos mit 0,5 % und weit entfernt wohnende Grenzgänger scheiden in der Regel aus.

2. Kilometerkosten ermitteln

Berechnen Sie die vollständigen Jahreskosten jedes Fahrzeugs und teilen Sie sie durch die erwarteten Gesamtkilometer. Lassen Sie die Methode vor dem ersten Abrechnungsmonat von Ihrer Treuhand bestätigen.

3. Regel in der Car Policy festhalten

Legen Sie die gewählte Methode, das Format des Fahrtenbuchs, den monatlichen Abgabetermin und die Kontrolle des Zählerstands fest. Der Fahrer sollte bei der Schlüsselübergabe wissen, was von ihm erwartet wird.

4. Zählerstände automatisieren

Mit automatischen Zählerständen hat die Lohnbuchhaltung jeden Monat eine verlässliche Basis zur Kontrolle. Der Fahrer ordnet nur noch seine Privatfahrten zu.

Häufige Fragen zum Fahrtenbuch in Luxemburg

Verlässliche Kilometer, ohne Mehraufwand für Ihre Fahrer

Das Fahrtenbuch ist für einige Profile ein wirksames Instrument und für die meisten anderen ein unnötiger Aufwand. Der richtige Ansatz: pro Fahrzeug rechnen und auf automatische Zählerstände setzen statt auf das Gedächtnis der Fahrer.

Wenn Sie sehen möchten, wie Voltaback die Kilometerstände Ihres Fuhrparks ohne Box und ohne Weitergabe von Standortdaten an den Arbeitgeber erfasst, kontaktieren Sie das Voltaback-Team.

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