Fahrtenbuch fürs Geschäftsauto: wann es sich gegenüber den 0.9 % lohnt und welche Formvorschriften gelten

In der Schweiz wird die private Nutzung eines Geschäftsautos auf dem Lohnausweis auf zwei Arten bescheinigt: mit dem pauschalen Privatanteil von 0.9 % pro Monat des Kaufpreises oder mit den effektiven Privatkilometern aus einem Fahrtenbuch (Bordbuch), multipliziert mit CHF 0.75. Das Fahrtenbuch lohnt sich nur bei wenig privater Fahrleistung, und die Steuerbehörden akzeptieren es nur, wenn strenge Formvorschriften eingehalten werden.

Dieser Leitfaden richtet sich an Mitarbeitende mit Geschäftsauto und an HR- und Lohnverantwortliche, die Lohnausweise erstellen. Er erklärt Schritt für Schritt, wie die beiden Methoden funktionieren, ab welcher Privatkilometerzahl das Fahrtenbuch günstiger ist, was die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) verlangt und wie der Kilometerstand ohne Eingabe erfasst wird. Genau das leistet die Telematik ohne Box von Voltaback, ohne dass das Unternehmen je Standortdaten erhält.

Das Wichtigste in 30 Sekunden

• Standard: 0.9 % pro Monat des Kaufpreises exkl. MWST, mindestens CHF 150.– pro Monat, in Ziffer 2.2 des Lohnausweises, Kreuz in Feld F. Der Arbeitsweg ist inbegriffen.
• Alternative: effektive Privatkilometer inklusive Arbeitsweg × CHF 0.75. Kein Kreuz in Feld F.
• Break-even: Bei einem Auto für CHF 50'000.– gewinnt das Fahrtenbuch nur unter 600 Privatkilometern pro Monat, Arbeitsweg eingerechnet.
• Form: täglich, vollständig, lückenlos, in fester Form; beim elektronischen Fahrtenbuch sind nachträgliche Änderungen zu dokumentieren.
• Datenschutz: Der Arbeitgeber braucht die Summe der Privatkilometer, nicht die besuchten Orte.

Begriffe: was Privatanteil, Feld F und Fahrtenbuch bedeuten

Damit die Rechnung nachvollziehbar ist, zuerst die Begriffe:

• Privatanteil Geschäftsfahrzeug: der geldwerte Vorteil, den Mitarbeitende haben, wenn sie ein Firmenauto auch privat nutzen dürfen. Er ist Lohnbestandteil (Naturalleistung) und wird in Ziffer 2.2 des Lohnausweises bescheinigt.
• Feld F: das Kästchen «Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort». Ist es angekreuzt, kann die Person in ihrer Steuererklärung keine Fahrkosten für den Arbeitsweg abziehen.
• Fahrtenbuch (in den SSK-Texten «Bordbuch»): die tägliche Aufzeichnung der Fahrten, mit der die Privatkilometer effektiv nachgewiesen werden.
• Kilometeransatz: CHF 0.75 pro Kilometer, derselbe Ansatz wie bei der Kilometerentschädigung für Privatfahrzeuge.

Der Standard: Privatanteil von 0.9 % pro Monat

Trägt der Arbeitgeber sämtliche Kosten des Fahrzeugs und bezahlt die Mitarbeiterin nur die Treibstoff- oder Energiekosten für längere private Fahrten am Wochenende oder in den Ferien, wird der Privatanteil pauschal ermittelt:

• 0.9 % pro Monat des Kaufpreises inklusive sämtlicher Sonderausstattungen, exklusive MWST;
• mindestens CHF 150.– pro Monat, was Fahrzeuge mit einem Kaufpreis unter CHF 16'667.– betrifft;
• bei Leasingfahrzeugen der im Leasingvertrag festgehaltene Barkaufpreis (exkl. MWST), eventuell der Objektpreis.

Der Betrag steht in Ziffer 2.2, und Feld F wird angekreuzt. Seit der Anpassung des Ansatzes von 0.8 % auf 0.9 % deckt die Pauschale auch den Arbeitsweg ab. Die SSK rechnet vor: Ein Geschäftsauto für CHF 50'000.– ergibt CHF 450.– pro Monat, also CHF 5'400.– pro Jahr.

Zahlt die Mitarbeiterin dem Arbeitgeber selbst etwas für die Privatnutzung, wird dieser Betrag abgezogen (FAQ 2.2.4 bis 2.2.6). Die Übernahme nur der Treibstoff- oder Ladekosten genügt hingegen nicht, um den Privatanteil zu streichen.

Für Elektroautos gilt derselbe Satz: Die Wegleitung kennt keinen reduzierten Ansatz nach Antriebsart. Die weiteren Steuerfragen behandeln unsere Beiträge zur Besteuerung von Elektro-Geschäftsautos und zum Privatanteil beim Elektroauto.

Quellen: ESTV, Wegleitung zum Lohnausweis 2026, Rz 21 und 22; SSK, FAQ Lohnausweis 2026, Ziff. 2.2.2 bis 2.2.6.

Die Alternative: effektive Privatkilometer aus dem Fahrtenbuch

Statt der Pauschale kann der Privatanteil effektiv ermittelt werden, sofern ein Fahrtenbuch geführt wird. Die Rechnung: privat gefahrene Kilometer × CHF 0.75. Die Wegleitung nennt als Beispiel 8'500 Privatkilometer × CHF 0.75 = CHF 6'375.–.

Zwei Punkte unterscheiden sich von der Pauschale:

• Der Arbeitsweg gilt als Privatfahrt. Die SSK-FAQ hält ausdrücklich fest: «Der Arbeitsweg gilt als private Fahrt.» Er wird also zu den Privatkilometern gezählt.
• Kein Kreuz in Feld F. Bei der effektiven Ermittlung entfällt das Kreuz (FAQ 2.2.2). Die FAQ behält aber eine allfällige Besteuerung des Arbeitswegs aufgrund der Beschränkung des Fahrtkostenabzugs vor. Klären Sie die Behandlung mit der kantonalen Steuerverwaltung.

Auch für Grenzgängerinnen und Grenzgänger, deren Privatnutzung durch Vorschriften des Wohnsitzstaates eingeschränkt ist, bleibt es grundsätzlich bei 0.9 % (FAQ 2.2.9). Das Fahrtenbuch erlaubt dann, die tatsächliche Privatnutzung zu bescheinigen.

Quelle: SSK, FAQ Lohnausweis 2026, Ziff. 2.2.1, 2.2.2, 2.2.8 und 2.2.9.

Break-even: wann das Fahrtenbuch die Pauschale schlägt

Das Fahrtenbuch lohnt sich, wenn Privatkilometer × CHF 0.75 unter 0.9 % des Kaufpreises bleiben. Die Formel:

Break-even (Privatkilometer pro Monat) = Kaufpreis exkl. MWST × 0.9 % ÷ CHF 0.75

Rechnung Zeile für Zeile, Auto für CHF 50'000.–:

1. Pauschale: CHF 50'000.– × 0.9 % = CHF 450.– pro Monat.
2. Jahreswert: CHF 450.– × 12 = CHF 5'400.–.
3. Umrechnung in Kilometer: CHF 450.– ÷ CHF 0.75 = 600 Privatkilometer pro Monat.
4. Pro Jahr: 600 × 12 = 7'200 Privatkilometer.
5. Ergebnis: Unter 600 Privatkilometern pro Monat, Arbeitsweg inklusive, senkt das Fahrtenbuch das steuerbare Einkommen. Darüber ist die Pauschale günstiger.

Was bedeutet das für Ihre Mitarbeitenden? Die Falle Arbeitsweg

Beispiel: Eine Mitarbeiterin wohnt in Dietikon und arbeitet in Zürich-Altstetten, 10 km entfernt, mit einem Elektroauto für CHF 50'000.–:

1. Arbeitsweg: 10 km × 2 × 220 Arbeitstage = 4'400 km pro Jahr.
2. Pro Monat: 4'400 ÷ 12 ≈ 367 km.
3. Verbleibende Marge bis zum Break-even: 600 − 367 = 233 km pro Monat für alle übrigen Privatfahrten.

Ein Mitarbeiter, der in Aarau wohnt und in Zürich arbeitet (rund 50 km), kommt allein mit dem Arbeitsweg auf über 1'800 km pro Monat. Für ihn ist die Pauschale praktisch immer besser.

Attraktiv ist das Fahrtenbuch dagegen für Aussendienstmitarbeitende, die nahe beim Arbeitsort wohnen, oft direkt zu Kunden fahren und das Auto am Wochenende kaum nutzen. Etwa ein Servicetechniker in St. Gallen, dessen Werkstatt drei Kilometer von zu Hause entfernt liegt.

Tipp: Erfassen Sie vor dem Entscheid zwei bis drei Monate lang Gesamt- und Privatkilometer. Dann beruht die Wahl auf Zahlen, nicht auf einem Gefühl.

Was die SSK von einem Fahrtenbuch verlangt

Die Steuerbehörde muss anhand des Fahrtenbuchs nachvollziehen können, wie viele Kilometer privat und wie viele geschäftlich gefahren wurden. Die SSK-FAQ (Ziff. 2.2.8) unterscheidet drei Ebenen.

Zwingende Angaben

Allgemeine Angaben, zum Beispiel auf der ersten Seite:

• Fahrer oder Fahrerin;
• Kalenderjahr;
• Kilometerstand am 1.1. und am 31.12. des Kalenderjahrs.

Tagesangaben, jeweils am Tag der Fahrt auszufüllen:

• Datum der Fahrt;
• besuchte Person inklusive Ort (zum Beispiel «X AG, Rümlang»);
• Anzahl gefahrene Kilometer.

Erwünschte, nicht zwingende Angaben

• Uhrzeit;
• genauer Grund der Geschäftsfahrt (zum Beispiel Kundenbesuch);
• Vermerk «Privatfahrt». Er ist nicht nötig, denn fehlt eine Angabe, wird eine Privatfahrt angenommen.

Zwingende formelle Anforderungen

• Das Fahrtenbuch muss täglich, vollständig und lückenlos geführt werden.
• Es muss eine feste Form haben: keine Loseblatt-Ringbücher.
• Bei einem elektronischen Fahrtenbuch müssen nachträgliche Änderungen dokumentiert werden.

Praktisch heisst das: Eine Tabelle, die Ende Monat ausgefüllt und ohne Spur korrigiert werden kann, erfüllt diese Anforderungen nicht. Quelle: SSK, FAQ Lohnausweis 2026, Ziff. 2.2.8.

Fahrtenbuch-Vorlage: die Spalten

Ob auf Papier oder elektronisch, ein verwertbares Fahrtenbuch enthält dieselben Angaben. Die Struktur mit einem ausgefüllten Beispiel:

Auf der ersten Seite: Name, Kontrollschild, Kalenderjahr und Kilometerstand am 1.1., am Jahresende der Stand am 31.12. Spalten für Uhrzeit oder geladene kWh sind freiwillig, bei Elektroautos aber nützlich.

Das eigentliche Problem ist nicht die Vorlage, sondern die tägliche Führung. Wer 25'000 km pro Jahr fährt, füllt mehrere hundert Zeilen aus, jeden Tag, ohne Lücke.

Papier, Tabelle, App, Box oder vernetztes Fahrzeug im Vergleich

Es gibt fünf Wege, ein Fahrtenbuch zu führen oder mit Daten zu versorgen. Sie unterscheiden sich in Konformität, Aufwand und Datenschutz.

Die GPS-Box löst das Eingabeproblem, holt aber Standortdaten ins Unternehmen. Art. 26 ArGV 3 verbietet Systeme zur Verhaltensüberwachung, und die Aufzeichnung von Privatfahrten ist kaum zu rechtfertigen. Details im Leitfaden zur GPS-Ortung von Geschäftsautos.

Die Daten des vernetzten Fahrzeugs liefern die solideste Grundlage: den Kilometerstand direkt vom Zähler, mit Zeitstempel, ohne Eingabe, für die Stände am 1.1. und 31.12. ebenso wie für die monatliche Übersicht.

Datenschutz: was der Arbeitgeber sehen darf

Ein Fahrtenbuch enthält heikle Daten: besuchte Personen, Orte, Zeiten und indirekt die Privatfahrten. Art. 328b OR beschränkt die Bearbeitung auf Daten, die für die Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Das nDSG verlangt zusätzlich Verhältnismässigkeit und Datenschutz durch Technik (Art. 6 und 7).

Für den Lohnausweis braucht der Arbeitgeber genau eine Zahl: die Summe der Privatkilometer im Jahr und dafür die Gesamtkilometer. Wo die Mitarbeiterin ihren Samstag verbracht hat, muss er nicht wissen.

Die saubere Organisation trennt deshalb:

• den Kilometerstand des Fahrzeugs, den das Unternehmen automatisch erhalten darf;
• die Fahrtdetails, die bei der Person bleiben und nur bei einer Kontrolle der Steuerbehörde vorgelegt werden.

Quellen: OR, Art. 328b; nDSG; ArGV 3, Art. 26.

Tipp: Halten Sie in der Fahrzeugweisung fest, welche Daten ans Unternehmen gehen. Der Satz «Es werden keine Standortdaten an den Arbeitgeber übermittelt» klärt die meisten Fragen der Personalkommission.

Checkliste: zuverlässige Kilometererfassung in vier Schritten

1. Methode pro Person wählen

Berechnen Sie den Break-even jedes Fahrzeugs und vergleichen Sie ihn mit den beobachteten Privatkilometern. Wer darüber liegt, bleibt bei 0.9 %: ohne Fahrtenbuch.

2. Regeln in der Fahrzeugweisung festlegen

Wer führt das Fahrtenbuch, in welcher Form, wie und bis wann werden die Privatkilometer an HR gemeldet? Bewahren Sie die Belege mit den Lohnunterlagen auf: Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR).

3. Zählerablesung automatisieren

Der Kilometerstand am 1.1., am 31.12. und Ende Monat kann direkt aus dem vernetzten Fahrzeug kommen. Genau diese Angabe wird am häufigsten vergessen und von der Steuerbehörde zuerst geprüft.

4. Daten in die richtigen Werkzeuge leiten

Der Kilometerstand speist das Flottenmanagement (Service, Leasingverträge, CO2) und die App der Fahrerinnen und Fahrer. Die Managementfragen behandelt unser Leitfaden zur Kilometererfassung in der Flotte, das Senken der Energiekosten der Beitrag zum Eco-Driving in der Flotte.

Was Voltaback konkret ändert

• Kilometer ohne Eingabe: Der Zählerstand jedes Fahrzeugs kommt automatisch aus dem vernetzten Fahrzeug, ohne Box, für über 48 Automarken, Elektro und Verbrenner (Modelle vor 2020 sind teils schwieriger anzubinden).
• Nie Standortdaten fürs Unternehmen: Der Arbeitgeber erhält Kilometer, Verbrauch und Fahrzeugdaten, nie den Standort der Mitarbeitenden.
• Fahrer-App: Mitarbeitende sehen ihre eigenen Kilometer und Ladevorgänge in der Fahrer-App.
• Mehr als Kilometer: Verbrauch, Eco-Driving, Warnmeldungen und Wartung, dazu ein monatlicher Export, bereit für den Import in Ihre Lohnsoftware, für die Vergütung des Ladestroms.
• Sicherheit: reine Softwareplattform, ISO-27001-zertifiziert seit dem 2. Dezember 2025, nDSG-konform.

Die von der SSK verlangten Fahrtdetails (besuchte Person, Ort) bleiben in der Verantwortung der Fahrenden. Voltaback liefert die Grundlage, die die Steuerbehörde zuerst prüft: einen zuverlässigen Kilometerstand mit Zeitstempel.

Kilometererfassung ohne Eingabe

Der Kilometerstand sollte nicht mehr vom Gedächtnis der Fahrenden abhängen. Demo der Telematik anfragen: In 30 Minuten sehen Sie, welche Fahrzeuge Ihrer Flotte anschliessbar sind und wie die Kilometer ohne Box und ohne Ortung ankommen.