Kilometer im Fuhrpark erfassen: welche Kennzahlen die Leasingkosten senken

Den Kilometerstand im Fuhrpark erfassen heisst: jeden Monat den Zählerstand jedes Fahrzeugs ablesen und mit der Kilometerleistung vergleichen, die im Leasingvertrag vereinbart ist. Wer das regelmässig tut, erkennt eine Abweichung nach wenigen Monaten und korrigiert sie, bevor bei der Rückgabe Mehrkilometer in Rechnung gestellt werden.

Der Kilometerstand ist zudem die Grundlage für Serviceintervalle, für die Wahl zwischen Privatanteil von 0.9 % und Bordbuch im Lohnausweis und für die Kilometerentschädigung bei Privatfahrzeugen. Dieser Beitrag erklärt jede Kennzahl, die Schweizer Regeln dahinter, die vier Methoden der Erfassung und rechnet ein Beispiel mit 50 Fahrzeugen in Franken durch. Voltaback liest den Kilometerstand dabei direkt aus dem vernetzten Fahrzeug, ohne Box im Auto.

Das Wichtigste in Kürze

• Was gemessen wird: der Zählerstand jedes Fahrzeugs zu einem festen Stichtag, die Abweichung zur vertraglichen Kilometerkurve und die Hochrechnung auf das Vertragsende.
• Schwellen: ab 10 % Abweichung beobachten, ab 15 % handeln (Fahrzeugtausch oder Vertragsanpassung).
• Steuern: Beim Privatanteil von 0.9 % ist der Arbeitsweg bereits enthalten. Beim Bordbuch zählen die privaten Kilometer mal CHF 0.75.
• Grössenordnung: In unserem Beispiel mit 50 Fahrzeugen vermeiden Sie rund CHF 20'000.– Mehrkilometer pro Leasingzyklus und sparen etwa 60 Stunden Administration pro Jahr.

Warum Kilometer im Schweizer Fuhrpark so viel Geld bewegen

Ein Geschäftsfahrzeug kostet vor allem über seine Kilometer. Fünf Budgetposten hängen direkt vom Zählerstand ab:

• Leasingraten und Rückgabe: Mehr- oder Minderkilometer gegenüber dem Vertrag.
• Zuteilung der Fahrzeuge: Wer fährt mit welchem Fahrzeug, damit jeder Vertrag aufgeht.
• Unterhalt: Service, Reifen und Bremsen werden meist in Kilometern geplant.
• Lohnausweis: Wahl zwischen Privatanteil und Bordbuch, Kontrolle der Kilometerentschädigung.
• Restwert: Ein Fahrzeug mit deutlich mehr Kilometern verliert beim Wiederverkauf an Wert.

Mehrkilometer im Leasing: wie sie berechnet werden

Ein Leasingvertrag legt eine Laufzeit und eine Gesamtkilometerleistung fest, zum Beispiel 48 Monate und 80'000 km. Daraus ergeben sich Rate und Restwert. Wird das Fahrzeug mit mehr Kilometern zurückgegeben, verrechnet die Leasinggesellschaft die Mehrkilometer zu einem vertraglich festgelegten Satz in Rappen pro Kilometer.

Der Ratgeber der AXA nennt eine Faustregel nach Eurotax: Restwert geteilt durch 2'000 ergibt die Nachzahlung in Rappen pro Mehrkilometer. Bei einem Restwert von CHF 20'000.– sind das 10 Rp./km. Massgebend ist aber immer der Satz in Ihrem Vertrag.

Umgekehrt gilt: Für Minderkilometer gibt es meist keine oder nur eine teilweise Rückvergütung. Die Allgemeinen Leasingbestimmungen von AMAG Leasing halten zum Beispiel fest, dass weniger gefahrene Kilometer nicht zurückvergütet werden. Sie bezahlen dann Raten für Kilometer, die nie gefahren wurden.

Quellen: AXA, Häufige Fragen zum Autoleasing ; AMAG Leasing, Allgemeine Leasingbestimmungen.

Vielfahrer und Wenigfahrer im gleichen Fuhrpark

Innerhalb einer Flotte sind die Unterschiede gross. Ein Aussendienstmitarbeiter, der von Aarau aus die ganze Deutschschweiz betreut, fährt leicht 30'000 km im Jahr. Eine Projektleiterin in Basel, die vor allem mit dem ÖV unterwegs ist, kommt vielleicht auf 12'000 km.

Bekommen beide einen Vertrag über 20'000 km pro Jahr, zahlt der eine Mehrkilometer und die andere ungenutzte Kilometer. Ein Fahrzeugtausch zur Vertragsmitte bringt oft beide Verträge ins Gleichgewicht, ohne dass etwas neu verhandelt werden muss.

Service zur richtigen Zeit

Service, Reifen, Bremsen: Die meisten Fälligkeiten richten sich nach Kilometern. Ein Zählerstand, der drei Monate zu spät gemeldet wird, bedeutet einen verpassten Service, ohne dass es jemand merkt. Welche Warnungen sich lohnen, zeigt unser Beitrag zur Wartung im Fuhrpark.

Kilometer und Lohnausweis: was die Steuerverwaltung wissen will

Der Kilometerstand hat in der Schweiz auch eine steuerliche Seite. Massgebend ist die Wegleitung zum Lohnausweis der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) und der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK).

Methode 1: Privatanteil von 0.9 % pro Monat

Darf ein Mitarbeitender das Geschäftsfahrzeug privat nutzen, wird in der Regel ein Privatanteil von 0.9 % des Kaufpreises pro Monat (ohne MWST, mindestens CHF 150.– pro Monat) im Lohnausweis unter Ziffer 2.2 deklariert. Bei einem Leasingfahrzeug gilt der Barkaufpreis im Leasingvertrag.

Wichtig für die Kilometererfassung: Der Privatanteil von 0.9 % deckt den Arbeitsweg bereits ab. Feld F wird angekreuzt, ein Fahrkostenabzug für den Arbeitsweg entfällt (Wegleitung Rz 21 bis 22). Mit dieser Pauschale muss also niemand private von geschäftlichen Kilometern trennen.

Rechenbeispiel: Ein Fahrzeug mit einem Kaufpreis von CHF 50'000.– ergibt einen Privatanteil von CHF 450.– pro Monat, also CHF 5'400.– pro Jahr im Lohnausweis.

Methode 2: Bordbuch mit effektiven Privatkilometern

Statt der Pauschale können die effektiv privat gefahrenen Kilometer × CHF 0.75 deklariert werden. Voraussetzung ist ein lückenloses Bordbuch: jede Fahrt mit Datum, Ziel, Zweck und Kilometern, laufend geführt, nachträgliche Änderungen nachvollziehbar (SSK, FAQ zum Lohnausweis, Ziffer 2.2.8). In diesem Fall wird Feld F nicht angekreuzt.

Die Schwelle lässt sich leicht berechnen. Im Beispiel oben entsprechen CHF 5'400.– genau 7'200 privaten Kilometern zu CHF 0.75. Fährt ein Mitarbeitender privat, einschliesslich Arbeitsweg, deutlich weniger, kann sich das Bordbuch lohnen. Wer viel privat fährt, bleibt bei der Pauschale.

Ein zuverlässiger Zählerstand ersetzt das Bordbuch nicht, denn die Aufteilung in privat und geschäftlich muss der Fahrer Fahrt für Fahrt festhalten. Er liefert aber die Anfangs- und Endstände, an denen jedes Bordbuch geprüft wird. Wie man ein solches Bordbuch führt, erklärt unser Beitrag zum Bordbuch für das Geschäftsauto.

Quellen: ESTV, Wegleitung zum Lohnausweis 2026 ; SSK, FAQ Lohnausweis 2026 ; ESTV, Lohnausweis.

Privatfahrzeug für Geschäftsfahrten: CHF 0.75 pro Kilometer

Setzen Mitarbeitende ihr eigenes Auto für Geschäftsfahrten ein, darf der Arbeitgeber höchstens CHF 0.75 pro Kilometer vergüten, ohne dass die Entschädigung im Lohnausweis betragsmässig deklariert werden muss (Wegleitung Rz 52; Muster-Spesenreglement der SSK, Ziffer 2.4). Der frühere Satz von CHF 0.70 gilt nicht mehr.

Auch hier sind die Kilometer der Beleg. Ohne nachvollziehbare Erfassung der Geschäftsfahrten lässt sich die Entschädigung bei einer Prüfung durch die kantonale Steuerverwaltung oder die AHV-Ausgleichskasse schlecht begründen. Wie der Privatanteil bei Elektrofahrzeugen genau funktioniert, zeigt unser Beitrag zum Privatanteil beim elektrischen Geschäftsauto.

Welche Kennzahlen Sie im Fuhrpark verfolgen sollten

Nicht jede Zahl ist gleich nützlich. Diese Kennzahlen reichen für die meisten Flotten:

Die letzte Zeile wird oft vergessen. Ein Dashboard, bei dem ein Fünftel der Zählerstände fehlt, vermittelt eine falsche Sicherheit.

Rechenbeispiel für ein einzelnes Fahrzeug

Ein Fahrzeug ist auf 48 Monate und 80'000 km geleast. Nach 12 Monaten zeigt der Zähler 25'000 km.

• Vertragskurve nach 12 Monaten: 80'000 × 12 ÷ 48 = 20'000 km.
• Abweichung: 25'000 ÷ 20'000 = +25 %, klar über der Handlungsschwelle.
• Hochrechnung: 25'000 ÷ 12 × 48 = 100'000 km, also 20'000 Mehrkilometer.
• Risiko bei 10 Rp./km: 20'000 × CHF 0.10 = CHF 2'000.– für dieses eine Fahrzeug.

Nach 12 Monaten erkannt, lässt sich das ohne Mehrkosten lösen. Bei der Rückgabe erkannt, wird es bezahlt.

Was tun, wenn ein Fahrzeug von seiner Kilometerleistung abweicht?

Es gibt vier Hebel. Welcher passt, hängt von der Richtung der Abweichung und von der Restlaufzeit ab.

Viele Leasinggesellschaften passen die Kilometerleistung während der Laufzeit an, wenn man früh genug fragt. Je früher, desto kleiner die Anpassung pro Monat. Für Erneuerungen gilt: Planen Sie mit den gemessenen Kilometern des Vorgängervertrags. Das ist die beste Verhandlungsbasis gegenüber AMAG Leasing, Ayvens, Arval oder Alphabet.

Wie wird der Kilometerstand erfasst? Vier Methoden im Vergleich

Die Methoden unterscheiden sich vor allem darin, wie viel Zeit sie den Flottenmanager kosten und wie aktuell die Daten sind.

Die Selbstdeklaration ist am weitesten verbreitet. Ihre Kosten sind versteckt: die Zeit für Nachfragen und Korrekturen. Die Tankkarte erfasst Elektrofahrzeuge nicht mehr, weil diese überwiegend zu Hause oder am Arbeitsplatz laden.

Die Box ist zuverlässig, aber sie ist Hardware, die eingebaut, gewartet und vor der Rückgabe wieder ausgebaut werden muss. Die vierte Methode ist die jüngste: Neuere Fahrzeuge übermitteln ihren Kilometerstand über die werkseitige Vernetzung. Eine Software liest ihn aus der Ferne, ohne Einbau.

Genau das bietet die Telematik von Voltaback für Verbrenner, Hybride und Elektrofahrzeuge von mehr als 48 Marken. Ältere Fahrzeuge lassen sich je nach Ausstattung schwieriger verbinden. Sie bleiben dann bis zur Erneuerung in der Selbstdeklaration.

Kilometer erfassen heisst nicht Fahrten überwachen

Ein Zählerstand ist kein Standort. Für Leasing und Unterhalt braucht das Unternehmen nur Summen. Das revidierte Datenschutzgesetz (nDSG) verlangt, dass nur so viele Personendaten bearbeitet werden, wie für den Zweck nötig sind (Verhältnismässigkeit, Art. 6), und dass Systeme datenschutzfreundlich voreingestellt sind (Art. 7). Zudem verbietet Art. 26 der Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz Überwachungssysteme, die das Verhalten der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz überwachen sollen.

Voltaback übermittelt dem Arbeitgeber nie den Standort der Fahrer. Mehr zu den Grenzen der Ortung lesen Sie in unserem Beitrag zur Geolokalisierung von Geschäftsfahrzeugen. Quellen: nDSG, SR 235.1 ; ArGV 3, SR 822.113.

Was die Kilometererfassung bringt: Beispiel mit 50 Fahrzeugen

Nehmen wir einen Fuhrpark mit 50 Leasingfahrzeugen in Zürich, Bern und St. Gallen, alle auf 48 Monate und 80'000 km (20'000 km pro Jahr). Der Mehrkilometersatz beträgt 10 Rp./km, was nach der Faustregel einem Restwert von rund CHF 20'000.– entspricht.

Nach einem Jahr zeigt sich folgendes Bild:

• 30 Fahrzeuge liegen auf der Kurve (weniger als 10 % Abweichung).
• 10 Vielfahrer fahren 25'000 km pro Jahr (+25 %).
• 10 Wenigfahrer fahren 14'000 km pro Jahr (−30 %).

Ohne Erfassung: die Rechnung kommt bei der Rückgabe

Die Vielfahrer geben ihr Fahrzeug mit 100'000 km zurück, also mit 20'000 Mehrkilometern pro Fahrzeug:

10 Fahrzeuge × 20'000 km × CHF 0.10 = CHF 20'000.– Mehrkilometer.

Die Wenigfahrer geben ihr Fahrzeug mit 56'000 km zurück. Bezahlt wurden Raten für 80'000 km, die 24'000 nicht gefahrenen Kilometer werden in der Regel nicht vergütet.

Mit monatlicher Erfassung: Tausch nach 24 Monaten

Die Abweichung ist nach wenigen Monaten sichtbar. Nach 24 Monaten werden die Fahrzeuge von Viel- und Wenigfahrern paarweise getauscht:

• Fahrzeug A (zuerst Vielfahrer, dann Wenigfahrer): 50'000 km + 28'000 km = 78'000 km, 2'000 km unter der Vertragsleistung.
• Fahrzeug B (zuerst Wenigfahrer, dann Vielfahrer): 28'000 km + 50'000 km = 78'000 km, ebenfalls darunter.

Beide Fahrzeuge bleiben im Vertrag. Die CHF 20'000.– Mehrkilometer entfallen, das sind CHF 5'000.– pro Jahr über die Laufzeit. Ist ein Tausch nicht möglich, etwa bei persönlich zugeteilten Geschäftsautos, verteilt eine frühe Vertragsanpassung die Mehrkosten auf die verbleibenden Raten statt auf eine Schlussrechnung.

Die gewonnene Zeit

Annahme, die Sie an Ihre Organisation anpassen: 6 Minuten pro Fahrzeug und Monat, um eine Selbstdeklaration einzufordern, zu erfassen, zu prüfen und zu konsolidieren.

50 Fahrzeuge × 6 Minuten × 12 Monate = 3'600 Minuten, also 60 Stunden pro Jahr. Bei Vollkosten von CHF 55.– pro Stunde sind das rund CHF 3'300.–. Mit automatischer Erfassung bleibt nur die Durchsicht der Warnungen.

Wie Sie diese Effekte mit Ihren eigenen Zahlen hochrechnen, zeigt der Telematik-Sparrechner. Die Gesamtsicht auf alle Kostenblöcke finden Sie in unserem Beitrag zu den Gesamtkosten der Flotte.

Umsetzung in fünf Schritten

1. Inventar: Kontrollschild, erste Inverkehrsetzung, Antrieb, Leasingvertrag (Laufzeit, Kilometer, Mehrkilometersatz), zugeteilter Fahrer, Methode im Lohnausweis (0.9 % oder Bordbuch).
2. Stichtag festlegen: ein Ablesedatum pro Monat, für alle Fahrzeuge gleich.
3. Schwellen definieren: 10 % beobachten, 15 % handeln, 500 km pro Monat als Untergrenze.
4. Zuständigkeiten klären: Wer entscheidet über einen Tausch, wer verhandelt mit der Leasinggesellschaft, wer informiert die Lohnbuchhaltung?
5. Mitarbeitende informieren: welche Daten erfasst werden (Zählerstand, keine Standorte) und wozu. Das entspricht der Informationspflicht nach nDSG.

Wenn Sie elektrische Geschäftsfahrzeuge im Leasing einsetzen, lohnt sich auch ein Blick auf die steuerlichen Besonderheiten in unserem Beitrag zur Besteuerung elektrischer Leasingfahrzeuge.

Kilometer automatisch erfassen, ohne Box und ohne Standort

Voltaback liest den Kilometerstand direkt aus dem vernetzten Fahrzeug, für Verbrenner, Hybride und Elektrofahrzeuge. Kein Einbau, keine Hardware, die vor der Rückgabe ausgebaut werden muss, und keine monatlichen Erinnerungen mehr an die Fahrer.

• Kilometer und Verträge: aktueller Zählerstand jedes Fahrzeugs, Abweichung zur Vertragskurve und Hochrechnung auf das Vertragsende.
• Warnungen: Fahrzeuge über der Schwelle, wenig genutzte Fahrzeuge, fällige Services.
• Datenschutz: Das Unternehmen erhält nie den Standort der Fahrer. Konform mit dem nDSG, ISO 27001 zertifiziert seit dem 2. Dezember 2025.
• Export: monatlicher Export, bereit für den Import in Ihre Lohnsoftware.

Möchten Sie sehen, wie viele Mehrkilometer Ihr Fuhrpark heute schon angesammelt hat? Sprechen Sie mit dem Voltaback-Team.