Suivi kilométrique de flotte en Suisse : les indicateurs qui font baisser la facture de leasing

Le suivi kilométrique d'une flotte consiste à relever chaque mois le compteur de chaque véhicule et à le comparer au kilométrage prévu par son contrat de leasing. Fait régulièrement, il révèle un écart en quelques mois, assez tôt pour éviter la facture de kilomètres excédentaires à la restitution.

En Suisse, le kilométrage sert aussi à planifier les services, à choisir entre la part privée de 0.9 % et le carnet de bord sur le certificat de salaire, et à justifier l'indemnité kilométrique des véhicules privés. Ce guide passe en revue les indicateurs utiles, les règles suisses qui s'y rattachent, les quatre méthodes de relevé et un exemple chiffré en francs sur 50 véhicules. Avec Voltaback, le compteur remonte directement du véhicule connecté, sans boîtier.

L'essentiel en 30 secondes

• Ce qu'on mesure : le compteur de chaque véhicule à date fixe, l'écart à la trajectoire du contrat et la projection en fin de contrat.
• Seuils : au-delà de 10 % d'écart, on surveille ; au-delà de 15 %, on agit (réaffectation ou avenant).
• Fiscalité : la part privée de 0.9 % inclut déjà le trajet domicile-travail. Avec un carnet de bord, on déclare les km privés à CHF 0.75.
• Ordre de grandeur : sur notre exemple de 50 véhicules, environ CHF 20'000.– de km excédentaires évités par cycle de leasing et une soixantaine d'heures de relevés en moins chaque année.

Pourquoi les kilomètres pèsent autant dans une flotte suisse

Un véhicule de service coûte d'abord par ses kilomètres. Cinq postes en dépendent directement :

• Loyers et restitution : kilomètres en trop ou en moins par rapport au contrat.
• Affectation : qui roule avec quel véhicule, pour que chaque contrat tombe juste.
• Entretien : services, pneus et freins se planifient surtout en kilomètres.
• Certificat de salaire : choix entre part privée forfaitaire et carnet de bord, contrôle des indemnités kilométriques.
• Valeur de revente : un véhicule très kilométré perd de la valeur.

Les kilomètres excédentaires du leasing : comment ils se calculent

Un contrat de leasing fixe une durée et un kilométrage total, par exemple 48 mois et 80'000 km. Le loyer et la valeur résiduelle en découlent. Si le véhicule revient avec davantage de kilomètres, la société de leasing facture les kilomètres supplémentaires à un tarif contractuel en centimes par kilomètre.

Le guide leasing d'AXA cite une règle empirique tirée d'Eurotax : la valeur résiduelle divisée par 2'000 donne le supplément en centimes par kilomètre excédentaire. Pour une valeur résiduelle de CHF 20'000.–, cela fait 10 centimes par km. Seul le tarif inscrit dans votre contrat fait foi.

À l'inverse, les kilomètres non parcourus ne sont en général pas remboursés, ou seulement en partie. Les conditions générales d'AMAG Leasing prévoient par exemple qu'aucun remboursement n'est accordé pour les kilomètres non effectués. Vous payez alors des loyers pour des kilomètres jamais roulés.

Sources : AXA, questions fréquentes sur le leasing automobile ; AMAG Leasing, conditions générales de leasing.

Gros et petits rouleurs dans la même flotte

Les écarts sont considérables. Un commercial basé à Lausanne qui couvre toute la Romandie, de Genève au Valais en passant par Neuchâtel, dépasse facilement 30'000 km par an. Une cheffe de projet genevoise qui se déplace surtout en train ou en tram peut se contenter de 12'000 km.

Avec un même contrat de 20'000 km par an, le premier paie des kilomètres en trop et la seconde des kilomètres qu'elle ne roule pas. Échanger leurs véhicules à mi-contrat ramène souvent les deux dans leur forfait, sans rien renégocier.

Faire le service au bon moment

La plupart des échéances d'entretien se comptent en kilomètres. Un relevé qui arrive avec trois mois de retard, c'est un service repoussé sans que personne ne s'en rende compte. Les alertes qui comptent vraiment sont détaillées dans notre guide de l'entretien de flotte automobile.

Kilométrage et certificat de salaire : ce que regarde l'administration fiscale

Le kilométrage a aussi une portée fiscale. La référence est le Guide d'établissement du certificat de salaire publié par l'Administration fédérale des contributions (AFC) et la Conférence suisse des impôts (CSI).

Méthode 1 : la part privée de 0.9 % par mois

Lorsque le collaborateur peut utiliser le véhicule de service à titre privé, on déclare en principe une part privée de 0.9 % du prix d'achat par mois (hors TVA, minimum CHF 150.– par mois), au chiffre 2.2 du certificat de salaire. Pour un véhicule en leasing, c'est le prix d'achat au comptant figurant dans le contrat qui sert de base.

Point clé pour le suivi kilométrique : cette part privée couvre déjà le trajet domicile-travail. La case F est cochée et la déduction des frais de déplacement pour ce trajet tombe (Guide, Cm 21 à 22). Avec le forfait, personne n'a donc besoin de séparer kilomètres privés et professionnels.

Exemple : un véhicule acheté CHF 50'000.– donne une part privée de CHF 450.– par mois, soit CHF 5'400.– par an sur le certificat de salaire.

Méthode 2 : le carnet de bord et les km privés effectifs

À la place du forfait, on peut déclarer les kilomètres privés effectifs × CHF 0.75. Il faut pour cela un carnet de bord complet : chaque trajet avec date, destination, motif et kilomètres, tenu au fil de l'eau, toute modification ultérieure traçable (CSI, FAQ certificat de salaire, chiffre 2.2.8). La case F n'est alors pas cochée.

Le seuil se calcule vite. Dans l'exemple ci-dessus, CHF 5'400.– correspondent à 7'200 km privés à CHF 0.75. Un collaborateur qui roule nettement moins à titre privé, trajet domicile-travail compris, peut avoir intérêt au carnet de bord. Celui qui roule beaucoup reste au forfait.

Un compteur fiable ne remplace pas le carnet de bord : la répartition privé ou professionnel reste à noter par le conducteur, trajet par trajet. Mais il fournit les relevés de début et de fin qui servent à contrôler tout carnet. La tenue d'un carnet est expliquée dans notre guide du carnet de bord du véhicule de service.

Sources : AFC, Guide d'établissement du certificat de salaire 2026 ; AFC, certificat de salaire et attestation de rentes.

Véhicule privé pour les déplacements professionnels : CHF 0.75 par km

Quand un collaborateur utilise sa propre voiture pour le travail, l'employeur peut verser au maximum CHF 0.75 par kilomètre sans devoir déclarer le montant sur le certificat de salaire (Guide, Cm 52 ; règlement des frais type de la CSI, chiffre 2.4). L'ancien taux de CHF 0.70 n'est plus d'actualité.

Ici aussi, les kilomètres sont la pièce justificative. Sans relevé des déplacements professionnels, l'indemnité est difficile à défendre lors d'un contrôle de l'administration fiscale cantonale ou de la caisse de compensation AVS. Pour le cas particulier des véhicules électriques, voir notre article sur la part privée du véhicule de service électrique.

Les indicateurs à suivre

Tous les chiffres ne se valent pas. Ceux-ci suffisent à la plupart des flottes :

La dernière ligne est souvent oubliée. Un tableau de bord où un véhicule sur cinq n'a pas de relevé donne une fausse impression de maîtrise.

Exemple de calcul pour un véhicule

Un véhicule est pris en leasing sur 48 mois pour 80'000 km. Au 12e mois, il affiche 25'000 km.

• Trajectoire du contrat : 80'000 × 12 ÷ 48 = 20'000 km.
• Écart : 25'000 ÷ 20'000 = +25 %, au-dessus du seuil d'action.
• Projection : 25'000 ÷ 12 × 48 = 100'000 km, soit 20'000 km de trop.
• Risque à 10 centimes par km : 20'000 × CHF 0.10 = CHF 2'000.– pour ce seul véhicule.

Repéré au 12e mois, l'écart se règle sans frais. Repéré à la restitution, il se paie.

Que faire quand un véhicule s'écarte de son forfait ?

Quatre leviers existent. Le bon dépend du sens de l'écart et de la durée restante.

La plupart des sociétés de leasing acceptent d'ajuster le kilométrage en cours de contrat si on le demande assez tôt. Plus l'écart est repéré tôt, plus l'ajustement mensuel est léger. Pour les renouvellements, partez du kilométrage mesuré sur le contrat précédent : c'est la meilleure base de discussion avec AMAG Leasing, Ayvens, Arval ou Alphabet.

Comment relever le kilométrage ? Quatre méthodes comparées

Elles se distinguent surtout par le temps qu'elles demandent au gestionnaire et par la fraîcheur de la donnée.

Le déclaratif reste le plus répandu, mais son coût est caché : le temps passé à relancer et à corriger. La carte carburant ne voit plus les véhicules électriques, qui se rechargent surtout à domicile ou sur la place de parc de l'entreprise.

Le boîtier est fiable, mais c'est du matériel à poser, à entretenir et à déposer avant la restitution. La quatrième voie est la plus récente : les véhicules récents transmettent leur kilométrage par leur connectivité d'origine, et un logiciel le récupère à distance.

C'est ce que propose la télématique Voltaback, pour les véhicules thermiques, hybrides et électriques de plus de 48 marques. Les véhicules plus anciens sont parfois plus difficiles à connecter selon leur équipement : ils restent alors en déclaratif jusqu'à leur renouvellement.

Suivre les kilomètres n'oblige pas à suivre les trajets

Un compteur n'est pas une position. Pour piloter le leasing et l'entretien, l'entreprise n'a besoin que de totaux. La nouvelle loi sur la protection des données (nLPD) impose de ne traiter que les données nécessaires au but poursuivi (proportionnalité, art. 6) et de configurer les systèmes de façon respectueuse de la vie privée par défaut (art. 7). L'art. 26 de l'ordonnance 3 relative à la loi sur le travail interdit en outre les systèmes destinés à surveiller le comportement des travailleurs.

Voltaback ne transmet jamais la position des conducteurs à l'employeur. Les limites de la localisation sont détaillées dans notre guide de la géolocalisation des véhicules d'entreprise. Sources : nLPD, RS 235.1 ; OLT 3, RS 822.113.

Ce que rapporte le suivi : exemple sur 50 véhicules

Prenons une flotte de 50 véhicules en leasing répartis entre Lausanne, Genève et Fribourg, tous sur 48 mois et 80'000 km (20'000 km par an). Le tarif des km excédentaires est de 10 centimes par km, ce qui correspond selon la règle empirique à une valeur résiduelle d'environ CHF 20'000.–.

Au bout d'un an, le parc se répartit ainsi :

• 30 véhicules dans la trajectoire (moins de 10 % d'écart).
• 10 gros rouleurs à 25'000 km par an (+25 %).
• 10 petits rouleurs à 14'000 km par an (−30 %).

Sans suivi : la facture arrive à la restitution

Les gros rouleurs rendent leur véhicule à 100'000 km, soit 20'000 km de trop chacun :

10 véhicules × 20'000 km × CHF 0.10 = CHF 20'000.– de km excédentaires.

Les petits rouleurs rendent le leur à 56'000 km. Les loyers ont été payés pour 80'000 km, et les 24'000 km non roulés ne sont en général pas remboursés.

Avec un suivi mensuel : une rotation au 24e mois

L'écart se voit dès les premiers mois. Au 24e mois, on échange deux à deux les véhicules des gros et des petits rouleurs :

• Véhicule A (gros rouleur, puis petit) : 50'000 km + 28'000 km = 78'000 km, 2'000 km sous le forfait.
• Véhicule B (petit rouleur, puis gros) : 28'000 km + 50'000 km = 78'000 km, également sous le forfait.

Les CHF 20'000.– disparaissent, soit CHF 5'000.– par an sur la durée du contrat. Quand la rotation est impossible, par exemple pour des véhicules attribués nominativement, un avenant précoce répartit le surcoût sur les loyers restants au lieu d'une facture de fin de contrat.

Le temps gagné par le gestionnaire

Hypothèse à adapter à votre organisation : 6 minutes par véhicule et par mois pour relancer, saisir, contrôler et consolider un relevé déclaratif.

50 véhicules × 6 minutes × 12 mois = 3'600 minutes, soit 60 heures par an. À un coût complet de CHF 55.– de l'heure, cela représente environ CHF 3'300.–. Avec une remontée automatique, il ne reste que la revue des alertes.

Pour chiffrer ces effets avec vos propres données, utilisez le simulateur d'économies télématique. La vue d'ensemble des coûts est dans notre analyse du coût total de la flotte.

Mettre en place le suivi en cinq étapes

1. Inventaire : plaques, date de première mise en circulation, énergie, contrat de leasing (durée, kilométrage, tarif des km excédentaires), conducteur attitré, méthode retenue sur le certificat de salaire (0.9 % ou carnet de bord).
2. Date de relevé : un jour fixe par mois, le même pour tous les véhicules.
3. Seuils : 10 % pour surveiller, 15 % pour agir, 500 km par mois comme plancher.
4. Responsabilités : qui décide d'un échange, qui négocie avec la société de leasing, qui informe le service des salaires.
5. Information des collaborateurs : quelles données sont relevées (compteur, aucune position) et pourquoi, comme l'exige le devoir d'informer de la nLPD.

Si votre flotte compte des véhicules électriques en leasing, notre article sur la fiscalité des véhicules électriques en leasing complète utilement ce guide.

Relever les kilomètres automatiquement, sans boîtier et sans position

Voltaback lit le compteur directement depuis le véhicule connecté, pour les thermiques, les hybrides et les électriques. Pas de pose, pas de matériel à déposer avant la restitution, plus de relances mensuelles aux conducteurs.

• Kilométrage et contrats : compteur à jour pour chaque véhicule, écart à la trajectoire et projection en fin de contrat.
• Alertes : véhicules au-dessus du seuil, véhicules peu utilisés, services à prévoir.
• Protection des données : l'entreprise ne reçoit jamais la position des conducteurs. Conforme à la nLPD, certifié ISO 27001 depuis le 2 décembre 2025.
• Export : export mensuel prêt à importer dans votre logiciel de paie.

Envie de savoir combien de kilomètres excédentaires votre flotte accumule déjà ? Parlez-en avec l'équipe Voltaback.