Carnet de bord du véhicule de service : quand il bat la part privée de 0,9 % et comment le tenir

En Suisse, l'usage privé d'un véhicule de service se déclare au certificat de salaire de deux façons : la part privée forfaitaire de 0,9 % par mois du prix d'achat, ou les kilomètres privés réels tirés d'un carnet de bord, multipliés par CHF 0.75. Le carnet de bord n'est intéressant que si le collaborateur roule peu à titre privé, et il n'est accepté que s'il respecte des exigences de forme strictes.

Ce guide s'adresse aux collaborateurs qui ont un véhicule de service et aux RH qui établissent les certificats de salaire. Il montre à partir de combien de kilomètres privés le carnet de bord devient avantageux, ce que la Conférence suisse des impôts (CSI) exige, comment le structurer et pourquoi le kilométrage peut remonter sans saisie. C'est ce que fait la télématique sans boîtier de Voltaback, sans que l'entreprise reçoive jamais la géolocalisation.

L'essentiel en 30 secondes

• Règle par défaut : 0,9 % par mois du prix d'achat hors TVA, au minimum CHF 150.– par mois, au chiffre 2.2 du certificat de salaire, case F cochée. Le trajet domicile-travail est inclus.
• Alternative : kilomètres privés réels, trajet domicile-travail compris, × CHF 0.75. Pas de case F.
• Seuil : pour une voiture à CHF 50'000.–, le carnet de bord n'est gagnant qu'en dessous de 600 km privés par mois, pendulaire compris.
• Forme : tenu chaque jour, complet, sans lacune, sous une forme fixe ; dans un carnet électronique, chaque modification ultérieure doit être documentée.
• Protection des données : l'employeur a besoin du total des kilomètres privés, pas des lieux visités.

Part privée de 0,9 % : la règle par défaut

Lorsque l'employeur prend en charge tous les frais du véhicule et que le collaborateur ne paie que l'énergie de ses longs trajets privés du week-end ou des vacances, la part privée se calcule forfaitairement :

• 0,9 % par mois du prix d'achat du véhicule, équipements spéciaux compris, hors TVA ;
• au minimum CHF 150.– par mois, ce qui concerne les véhicules dont le prix est inférieur à CHF 16'667.– ;
• pour un véhicule en leasing, le prix d'achat au comptant inscrit au contrat de leasing (hors TVA).

Le montant figure au chiffre 2.2 du certificat de salaire et la case F (transport gratuit entre le domicile et le lieu de travail) est cochée : le forfait couvre aussi le trajet pendulaire. Le Guide d'établissement du certificat de salaire donne l'exemple d'un véhicule à CHF 43'000.– : CHF 387.– par mois, soit CHF 4'644.– par an.

Si le collaborateur verse lui-même un montant à l'employeur pour l'usage privé, celui-ci est déduit de la part privée (FAQ CSI 2.2.4). En revanche, payer seulement le carburant ou la recharge ne suffit pas à supprimer la part privée.

Le taux est le même pour une voiture électrique : le Guide ne prévoit aucun taux réduit selon la motorisation. Les autres aspects fiscaux sont détaillés dans notre guide sur la fiscalité de la voiture électrique d'entreprise et dans celui sur la part privée du véhicule électrique.

Sources : AFC, Guide d'établissement du certificat de salaire 2026, Cm 21 et 22 ; CSI, FAQ certificat de salaire 2026.

L'alternative : les kilomètres privés réels du carnet de bord

À la place du forfait, l'employeur peut déclarer la part privée à sa valeur effective, à condition qu'un carnet de bord soit tenu. Le calcul est simple : kilomètres parcourus à titre privé × CHF 0.75. Le Guide donne l'exemple de 8'500 km privés × CHF 0.75 = CHF 6'375.– à déclarer.

Deux points changent par rapport au forfait :

• Le trajet domicile-travail compte comme privé. La FAQ de la CSI est explicite : « le trajet pour se rendre au travail est considéré comme une course privée ». Le Guide le dit aussi : les kilomètres privés incluent les trajets du domicile au lieu de travail.
• Pas de croix dans la case F. Selon la FAQ (ch. 2.2.2), la case F n'est pas cochée en cas de détermination effective. La FAQ réserve toutefois une éventuelle imposition du trajet pendulaire liée à la limitation de la déduction des frais de déplacement : faites valider le traitement auprès de l'administration fiscale de votre canton.

Le carnet de bord est aussi la voie prévue pour un frontalier dont l'usage privé est limité par le droit de son pays de résidence : par défaut, la part privée reste de 0,9 % (FAQ 2.2.9), mais le carnet permet de déclarer le kilométrage privé effectif.

Source : CSI, FAQ certificat de salaire 2026, ch. 2.2.1, 2.2.2, 2.2.8 et 2.2.9.

Seuil de rentabilité : quand le carnet de bord bat le forfait

Le carnet de bord est avantageux lorsque les kilomètres privés × CHF 0.75 restent inférieurs à 0,9 % du prix d'achat. Le seuil mensuel se calcule ainsi :

Seuil (km privés par mois) = prix d'achat hors TVA × 0,9 % ÷ CHF 0.75

Exemple avec une voiture à CHF 50'000.– :

1. Forfait : CHF 50'000.– × 0,9 % = CHF 450.– par mois (CHF 5'400.– par an).
2. Équivalent en kilomètres : CHF 450.– ÷ CHF 0.75 = 600 km privés par mois (7'200 km par an).
3. En dessous de 600 km privés par mois, pendulaire compris, le carnet de bord réduit le revenu imposable. Au-dessus, le forfait est plus favorable.

Le piège du trajet pendulaire

Prenons une collaboratrice qui habite à Morges et travaille à Lausanne, à 12 km de distance, avec une voiture électrique à CHF 50'000.– :

• Trajet pendulaire : 12 km × 2 × 220 jours = 5'280 km par an, soit 440 km par mois.
• Il lui reste 160 km par mois de marge pour tout le reste de sa vie privée avant que le carnet ne devienne perdant.

Un collaborateur qui habite à Fribourg et travaille à Lausanne (environ 70 km) dépasse le seuil avec le seul pendulaire. Pour lui, le forfait est presque toujours meilleur.

À l'inverse, le carnet de bord est intéressant pour un collaborateur qui vit près de son lieu de travail, se rend souvent directement chez des clients et utilise peu la voiture le week-end. Par exemple, un technicien domicilié à Sion dont le dépôt est à 3 km.

Tip : avant de choisir, relevez les kilomètres totaux et les kilomètres privés sur deux ou trois mois. Le seuil se calcule en deux minutes, la décision repose alors sur des chiffres et non sur une impression.

Ce que la CSI exige d'un carnet de bord

L'administration fiscale doit pouvoir comprendre, à partir du carnet de bord, combien de kilomètres ont été parcourus à titre privé et combien à titre professionnel. La FAQ de la CSI (ch. 2.2.8) distingue trois niveaux.

Indications obligatoires

Indications générales, par exemple en première page :

• le conducteur ;
• l'année civile ;
• le kilométrage au 1er janvier et au 31 décembre.

Indications journalières, à remplir le jour même du trajet :

• la date du trajet ;
• la personne visitée, avec le lieu (par exemple « X SA, Bulle ») ;
• le nombre de kilomètres parcourus.

Indications souhaitées, mais pas obligatoires

• l'heure ;
• le motif précis du déplacement professionnel (par exemple « visite client ») ;
• la mention « course privée ». Elle n'est pas nécessaire : à défaut d'indication, un trajet est réputé privé.

Exigences de forme impératives

• Le carnet est tenu chaque jour, de manière complète et sans lacune.
• Il a une forme fixe : pas de classeur à feuilles mobiles.
• Pour un carnet électronique, les modifications ultérieures doivent être documentées.

Concrètement, un tableur que l'on remplit en fin de mois et que l'on peut corriger sans trace ne remplit pas ces exigences. Source : CSI, FAQ certificat de salaire 2026, ch. 2.2.8.

Les colonnes d'un carnet de bord exploitable

Qu'il soit papier ou électronique, un carnet de bord utilisable contient les mêmes informations. Voici la structure, avec un exemple rempli :

En première page : nom du conducteur, plaque, année civile, kilométrage au 1er janvier, et à la fin de l'année, kilométrage au 31 décembre. Les colonnes « heure » et « énergie rechargée » sont facultatives, mais utiles pour une voiture électrique.

Le vrai problème n'est pas le modèle, c'est la tenue quotidienne. Un collaborateur qui roule 25'000 km par an remplit plusieurs centaines de lignes, chaque jour, sans oubli.

Papier, tableur, application, boîtier ou véhicule connecté

Il existe cinq façons de tenir ou d'alimenter un carnet de bord. Elles ne se valent ni en conformité, ni en charge de travail, ni en protection des données.

Le boîtier GPS résout la saisie, mais il fait entrer des positions dans l'entreprise. Or l'article 26 OLT 3 interdit les systèmes destinés à surveiller le comportement, et le suivi des trajets privés est très difficile à justifier. Le détail est dans notre guide sur la géolocalisation des véhicules d'entreprise en Suisse.

Les données du véhicule connecté donnent la base la plus solide : le kilométrage relevé au compteur, horodaté, sans saisie, pour le relevé annuel au 1er janvier et au 31 décembre comme pour le suivi mensuel.

Protection des données : ce que l'employeur a le droit de voir

Un carnet de bord contient des données sensibles pour la vie privée : les personnes visitées, les lieux, les horaires, et indirectement les trajets privés. L'article 328b CO limite ce que l'employeur peut traiter aux données nécessaires à l'exécution du contrat de travail. La nLPD ajoute la proportionnalité et la protection des données dès la conception (art. 6 et 7).

Pour établir le certificat de salaire, l'employeur a besoin d'un seul chiffre : le total des kilomètres privés de l'année, et donc du kilométrage total. Il n'a pas besoin de savoir où le collaborateur a passé son samedi.

La bonne organisation sépare donc deux choses :

• le kilométrage du véhicule, que l'entreprise peut recevoir automatiquement ;
• le détail des trajets, qui reste du côté du collaborateur et n'est produit qu'en cas de contrôle de l'administration fiscale.

Sources : Code des obligations, art. 328b ; nLPD ; OLT 3, art. 26.

Tip : dans la directive véhicules, écrivez noir sur blanc quelles données remontent à l'entreprise. La phrase « aucune position n'est transmise à l'employeur » lève la plupart des objections de la commission du personnel.

Mettre en place un relevé fiable en quatre étapes

1. Choisir la méthode par collaborateur

Calculez le seuil de chaque véhicule et comparez-le aux kilomètres privés observés. Gardez le forfait de 0,9 % pour ceux qui le dépassent : il ne demande aucun carnet.

2. Fixer les règles dans la directive véhicules

Indiquez qui tient le carnet, sous quelle forme, comment les kilomètres privés sont transmis aux RH et à quelle date. Conservez les justificatifs avec les pièces salariales : les livres et pièces comptables se conservent dix ans (art. 958f CO).

3. Supprimer la saisie du compteur

Le kilométrage au 1er janvier, au 31 décembre et chaque fin de mois peut remonter directement du véhicule connecté. C'est la donnée que l'on oublie le plus souvent et que l'administration contrôle en premier.

4. Brancher la donnée sur les bons outils

Le kilométrage alimente le suivi de flotte (entretien, contrats de leasing, CO2) et l'application du conducteur, qui voit ainsi ses propres kilomètres. Les enjeux de gestion sont détaillés dans notre guide du suivi kilométrique de flotte, et la réduction des coûts d'énergie dans celui de l'éco-conduite en flotte.

Ce que ça change concrètement avec Voltaback

• Kilométrage sans saisie : le compteur de chaque véhicule remonte automatiquement depuis le véhicule connecté, sans boîtier, pour plus de 48 marques, électriques comme thermiques (ceux d'avant 2020 sont parfois plus difficiles à connecter).
• Jamais de géolocalisation pour l'entreprise : l'employeur reçoit le kilométrage, la consommation et les données du véhicule, jamais la position de ses collaborateurs.
• Application conducteur : le collaborateur suit ses propres kilomètres et ses recharges dans l'application conducteur.
• Au-delà du kilométrage : consommation, éco-conduite, alertes et entretien, et un export mensuel prêt à importer dans votre logiciel de salaires pour le remboursement de la recharge.
• Sécurité : plateforme 100 % logicielle, certifiée ISO 27001 depuis le 2 décembre 2025, conforme à la nLPD.

Le détail des trajets exigé par la CSI (personne visitée, lieu) reste de la responsabilité du conducteur. Voltaback fournit la base que l'administration vérifie en premier : un kilométrage fiable et horodaté.

Passez au relevé sans saisie

Le relevé du compteur ne devrait plus dépendre de la mémoire des conducteurs. Demandez une démo de la télématique : en 30 minutes, vous voyez quels véhicules de votre flotte sont connectables et comment le kilométrage arrive sans boîtier ni géolocalisation.