Giornale di bordo dell'auto aziendale: quando conviene rispetto alla quota privata dello 0,9 %

In Svizzera l'uso privato di un'auto aziendale si dichiara sul certificato di salario in due modi: con la quota privata forfettaria dello 0,9 % al mese del prezzo d'acquisto oppure con i chilometri privati effettivi risultanti da un giornale di bordo, moltiplicati per CHF 0.75. Il giornale di bordo conviene solo a chi percorre pochi chilometri privati, ed è accettato solo se rispetta requisiti formali severi.

Questa guida è rivolta ai collaboratori con auto aziendale e alle risorse umane che allestiscono i certificati di salario. Mostra da quanti chilometri privati il giornale di bordo diventa conveniente, cosa chiede la Conferenza svizzera delle imposte (CSI), come strutturarlo e perché il chilometraggio può arrivare senza inserimento manuale. È ciò che fa la telematica senza scatola nera di Voltaback, senza che l'azienda riceva mai la geolocalizzazione.

L'essenziale in 30 secondi

• Regola di base: 0,9 % al mese del prezzo d'acquisto IVA esclusa, almeno CHF 150.– al mese, alla cifra 2.2 del certificato di salario, con la crocetta nel campo F. Il tragitto casa-lavoro è compreso.
• Alternativa: chilometri privati effettivi, tragitto casa-lavoro compreso, × CHF 0.75. Nessuna crocetta nel campo F.
• Soglia: per un'auto da CHF 50'000.–, il giornale di bordo conviene solo sotto i 600 km privati al mese, tragitto casa-lavoro incluso.
• Forma: tenuto ogni giorno, completo, senza lacune, in forma fissa; in un giornale elettronico ogni modifica successiva va documentata.
• Protezione dei dati: il datore di lavoro ha bisogno del totale dei chilometri privati, non dei luoghi visitati.

La quota privata dello 0,9 %: la regola di base

Se il datore di lavoro assume tutti i costi del veicolo e il collaboratore paga solo il carburante o l'energia per i tragitti privati più lunghi nel fine settimana o in vacanza, la quota privata si calcola forfettariamente:

• 0,9 % al mese del prezzo d'acquisto del veicolo, accessori compresi, IVA esclusa;
• almeno CHF 150.– al mese, il che riguarda i veicoli con un prezzo inferiore a CHF 16'667.–;
• per un veicolo in leasing, il prezzo d'acquisto in contanti indicato nel contratto di leasing (IVA esclusa).

L'importo va alla cifra 2.2 del certificato di salario e si mette la crocetta nel campo F (trasporto gratuito tra domicilio e luogo di lavoro): il forfait copre anche il tragitto casa-lavoro. Per un'auto da CHF 50'000.– la quota privata è di CHF 450.– al mese, cioè CHF 5'400.– all'anno.

Se il collaboratore versa lui stesso un importo al datore di lavoro per l'uso privato, questo si deduce dalla quota privata (FAQ CSI 2.2.4). Pagare solo il carburante o la ricarica, invece, non basta a eliminarla.

Il tasso è lo stesso per un'auto elettrica: le istruzioni non prevedono riduzioni secondo la motorizzazione. Gli altri aspetti fiscali sono trattati nelle nostre guide sulla fiscalità dell'auto elettrica aziendale e sulla quota privata dell'auto elettrica.

Fonti: AFC, Istruzioni per compilare il certificato di salario 2026, nm. 21 e 22; CSI, FAQ certificato di salario 2026.

L'alternativa: i chilometri privati effettivi del giornale di bordo

Al posto del forfait, la quota privata può essere dichiarata al suo valore effettivo, a condizione di tenere un giornale di bordo. Il calcolo: chilometri percorsi a titolo privato × CHF 0.75. Le istruzioni portano l'esempio di 8'500 km privati × CHF 0.75 = CHF 6'375.–.

Rispetto al forfait cambiano due cose:

• Il tragitto casa-lavoro conta come privato. La FAQ della CSI lo dice in modo esplicito: il tragitto per recarsi al lavoro è considerato una corsa privata.
• Nessuna crocetta nel campo F. Con la determinazione effettiva la crocetta decade (FAQ 2.2.2). La FAQ riserva però un'eventuale imposizione del tragitto casa-lavoro legata al limite della deduzione per spese di trasporto: verificate il trattamento con la Divisione delle contribuzioni del Cantone Ticino o con l'amministrazione fiscale del vostro cantone.

Il giornale di bordo è anche la via prevista per i frontalieri il cui uso privato è limitato dalle norme del Paese di residenza: di regola la quota privata resta dello 0,9 % (FAQ 2.2.9), ma il giornale di bordo permette di dichiarare l'uso privato effettivo. È un caso frequente in Ticino.

Fonte: CSI, FAQ certificato di salario 2026, cifre 2.2.1, 2.2.2, 2.2.8 e 2.2.9.

Soglia di convenienza: quando il giornale di bordo batte il forfait

Il giornale di bordo conviene quando i chilometri privati × CHF 0.75 restano sotto lo 0,9 % del prezzo d'acquisto. La soglia mensile:

Soglia (km privati al mese) = prezzo d'acquisto IVA esclusa × 0,9 % ÷ CHF 0.75

Esempio con un'auto da CHF 50'000.–:

1. Forfait: CHF 50'000.– × 0,9 % = CHF 450.– al mese (CHF 5'400.– all'anno).
2. Equivalente in chilometri: CHF 450.– ÷ CHF 0.75 = 600 km privati al mese (7'200 km all'anno).
3. Sotto i 600 km privati al mese, tragitto casa-lavoro compreso, il giornale di bordo riduce il reddito imponibile. Sopra, conviene il forfait.

La trappola del tragitto casa-lavoro

Una collaboratrice abita a Massagno e lavora a Manno, a circa 8 km, con un'auto elettrica da CHF 50'000.–:

• Tragitto casa-lavoro: 8 km × 2 × 220 giorni = 3'520 km all'anno, cioè circa 293 km al mese.
• Le restano circa 307 km al mese per tutto il resto della vita privata prima che il giornale di bordo diventi sfavorevole.

Un frontaliere che abita a Como e lavora a Bellinzona (circa 60 km) supera la soglia con il solo tragitto casa-lavoro. Per lui il forfait è quasi sempre migliore, salvo il caso particolare della FAQ 2.2.9.

Il giornale di bordo è invece interessante per un tecnico che abita vicino al deposito, va spesso direttamente dai clienti e usa poco l'auto nel fine settimana. Ad esempio un installatore di Giubiasco con l'officina a tre chilometri da casa.

Consiglio: prima di scegliere, rilevate per due o tre mesi i chilometri totali e quelli privati. La soglia si calcola in due minuti e la decisione si basa su numeri, non su impressioni.

Cosa chiede la CSI a un giornale di bordo

Dal giornale di bordo l'autorità fiscale deve poter capire quanti chilometri sono stati percorsi a titolo privato e quanti per lavoro. La FAQ della CSI (cifra 2.2.8) distingue tre livelli.

Indicazioni obbligatorie

Indicazioni generali, ad esempio sulla prima pagina:

• il conducente;
• l'anno civile;
• il chilometraggio al 1° gennaio e al 31 dicembre.

Indicazioni giornaliere, da compilare il giorno stesso del tragitto:

• la data del tragitto;
• la persona visitata, con il luogo (ad esempio «X SA, Biasca»);
• i chilometri percorsi.

Indicazioni auspicate ma non obbligatorie

• l'ora;
• il motivo preciso della trasferta di lavoro (ad esempio visita a un cliente);
• la dicitura «corsa privata». Non è necessaria: in mancanza di indicazioni si presume una corsa privata.

Requisiti formali vincolanti

• Il giornale va tenuto ogni giorno, in modo completo e senza lacune.
• Deve avere una forma fissa: niente raccoglitori a fogli mobili.
• In un giornale elettronico, le modifiche successive devono essere documentate.

In concreto, un foglio di calcolo compilato a fine mese e correggibile senza traccia non soddisfa questi requisiti. Fonte: CSI, FAQ certificato di salario 2026, cifra 2.2.8.

Modello di giornale di bordo: le colonne

Cartaceo o elettronico, un giornale di bordo utilizzabile contiene le stesse informazioni. Ecco la struttura con un esempio compilato:

Sulla prima pagina: nome del conducente, targa, anno civile, chilometraggio al 1° gennaio e, a fine anno, al 31 dicembre. Le colonne «ora» ed «energia ricaricata» sono facoltative, ma utili per un'auto elettrica.

Il vero problema non è il modello, è la tenuta quotidiana. Chi percorre 25'000 km all'anno compila diverse centinaia di righe, ogni giorno, senza dimenticanze.

Carta, foglio di calcolo, app, scatola nera o veicolo connesso

Esistono cinque modi per tenere o alimentare un giornale di bordo. Non sono equivalenti per conformità, carico di lavoro e protezione dei dati.

La scatola GPS risolve l'inserimento, ma porta posizioni in azienda. L'articolo 26 OLL 3 vieta i sistemi destinati a sorvegliare il comportamento, e la registrazione dei tragitti privati è molto difficile da giustificare. I dettagli sono nella guida alla geolocalizzazione dei veicoli aziendali.

I dati del veicolo connesso forniscono la base più solida: il chilometraggio letto dal contachilometri, con data e ora, senza inserimento, per i valori al 1° gennaio e al 31 dicembre come per il monitoraggio mensile.

Protezione dei dati: cosa può vedere il datore di lavoro

Un giornale di bordo contiene dati delicati: persone visitate, luoghi, orari e, indirettamente, i tragitti privati. L'articolo 328b CO limita il trattamento ai dati necessari all'esecuzione del contratto di lavoro. La nLPD aggiunge proporzionalità e protezione dei dati sin dalla progettazione (art. 6 e 7).

Per il certificato di salario il datore di lavoro ha bisogno di un solo numero: il totale dei chilometri privati dell'anno, e quindi del chilometraggio totale. Non deve sapere dove il collaboratore ha passato il sabato.

L'organizzazione corretta separa quindi:

• il chilometraggio del veicolo, che l'azienda può ricevere automaticamente;
• il dettaglio dei tragitti, che resta al collaboratore e viene prodotto solo in caso di controllo fiscale.

Fonti: CO, art. 328b; nLPD; OLL 3, art. 26.

Consiglio: nella direttiva sui veicoli scrivete chiaramente quali dati arrivano all'azienda. La frase «nessuna posizione viene trasmessa al datore di lavoro» risolve la maggior parte delle obiezioni della commissione del personale.

Un rilevamento affidabile in quattro passi

1. Scegliere il metodo per ogni collaboratore

Calcolate la soglia di ogni veicolo e confrontatela con i chilometri privati osservati. Chi la supera resta allo 0,9 %: nessun giornale di bordo.

2. Fissare le regole nella direttiva sui veicoli

Chi tiene il giornale, in quale forma, come e quando i chilometri privati vengono comunicati alle risorse umane. Conservate i giustificativi con la documentazione salariale: libri e documenti contabili si conservano dieci anni (art. 958f CO).

3. Eliminare la lettura manuale del contachilometri

Il chilometraggio al 1° gennaio, al 31 dicembre e a ogni fine mese può arrivare direttamente dal veicolo connesso. È il dato che più spesso si dimentica e che il fisco controlla per primo.

4. Collegare il dato agli strumenti giusti

Il chilometraggio alimenta la gestione della flotta (manutenzione, contratti di leasing, CO2) e l'app del conducente. Gli aspetti di gestione sono nella guida al monitoraggio dei chilometri della flotta, la riduzione dei costi energetici in quella sull'eco-guida in flotta.

Cosa cambia concretamente con Voltaback

• Chilometri senza inserimento: il contachilometri di ogni veicolo arriva automaticamente dal veicolo connesso, senza scatola nera, per oltre 48 marche, elettriche e termiche (i modelli anteriori al 2020 sono a volte più difficili da collegare).
• Mai geolocalizzazione per l'azienda: il datore di lavoro riceve chilometri, consumi e dati del veicolo, mai la posizione dei collaboratori.
• App del conducente: il collaboratore vede i propri chilometri e le proprie ricariche nell'app del conducente.
• Oltre ai chilometri: consumi, eco-guida, avvisi e manutenzione, più un export mensile pronto da importare nel vostro software salariale per il rimborso della ricarica.
• Sicurezza: piattaforma 100 % software, certificata ISO 27001 dal 2 dicembre 2025, conforme alla nLPD.

Il dettaglio dei tragitti richiesto dalla CSI (persona visitata, luogo) resta responsabilità del conducente. Voltaback fornisce la base che il fisco controlla per prima: un chilometraggio affidabile e datato.

Passate al rilevamento senza inserimento

Il chilometraggio non dovrebbe più dipendere dalla memoria dei conducenti. Richiedete una demo della telematica: in 30 minuti vedete quali veicoli della vostra flotta sono collegabili e come arrivano i chilometri, senza scatola nera e senza geolocalizzazione.