Carnet de bord d'une voiture de société en Belgique : quand il est utile, modèle et tenue sans saisie

En Belgique, aucun texte n'oblige à tenir un carnet de bord pour une voiture de société : l'avantage de toute nature (ATN) est forfaitaire et ne dépend pas des kilomètres privés. Le carnet de bord, ou registre des déplacements, devient pourtant rentable dans trois cas : pour récupérer plus de TVA avec la méthode du carnet de route, pour prouver qu'une voiture de pool ne sert pas à titre privé, et pour un indépendant qui doit justifier la part professionnelle de ses frais.

Ce guide aide le gestionnaire de flotte et le comptable à décider quand un carnet rapporte plus qu'il ne coûte, quelles colonnes prévoir, combien de temps le conserver, et comment le tenir sans saisie manuelle, dans le respect du RGPD. Voltaback relève automatiquement le kilométrage des voitures connectées, sans boîtier, et l'entreprise ne reçoit jamais la géolocalisation des conducteurs.

Qu'est-ce qu'un carnet de bord de voiture ?

Un carnet de bord est un registre où le conducteur note chaque déplacement : date, point de départ et d'arrivée (ou client visité), motif, kilométrage au compteur au départ et à l'arrivée, et nature du trajet (professionnel ou privé). Il peut être tenu sur papier, dans un tableur, dans une application ou alimenté par la voiture elle-même.

Il ne faut pas le confondre avec deux notions voisines :

• le relevé kilométrique, qui ne donne que le compteur à une date (par exemple chaque fin de mois) et suffit pour le leasing, l'entretien et la plupart des calculs de TVA ;
• le Car-Pass, l'historique certifié du kilométrage enregistré par les garages et les centres de contrôle technique, qui sert à la revente et non à la fiscalité.

Le carnet de bord est-il obligatoire en Belgique ?

Non. Pour une voiture de société mise à disposition d'un travailleur, l'ATN se calcule sur la valeur catalogue, l'émission de CO2 et l'âge de la voiture, avec un pourcentage minimum de 4 % pour une électrique et un montant annuel minimum de 1 690 € en 2026. Que le conducteur roule 5 000 ou 50 000 km privés par an, l'ATN est le même. Aucun registre n'est donc exigé pour le calculer. Les règles de l'ATN sont détaillées dans notre guide de l'ATN de la voiture de société électrique.

Le carnet de bord reste un choix, qui ne se justifie que lorsqu'il fait gagner de l'argent ou qu'il sert de preuve. Les trois sections suivantes montrent quand.

TVA : quand la méthode du carnet de route rapporte

La TVA sur le loyer, l'entretien et l'énergie d'une voiture de société est déductible selon l'usage professionnel, avec un plafond de 50 % (article 45, § 2, du Code de la TVA). La circulaire 36/2015 du SPF Finances admet trois méthodes pour établir cet usage :

La formule semi-forfaitaire compte toujours 200 jours de navette par an, plus 6 000 km privés, quel que soit le nombre de jours réellement passés au bureau. Son calcul et trois exemples sont détaillés dans notre guide du suivi kilométrique de flotte ; on ne le refait pas ici. Ce qui nous intéresse : dans quels cas le carnet de route fait mieux.

Cas 1 : le gros rouleur professionnel

Un commercial qui roule 50 000 km par an avec 15 km de navette atteint déjà, par la formule semi-forfaitaire, un usage professionnel supérieur à 50 %. Le plafond de 50 % s'applique de toute façon : le carnet de route ne lui rapporte rien de plus. Pour lui, pas de carnet.

Cas 2 : le conducteur en télétravail avec une longue navette

Une cadre habite à 45 km du bureau, roule 25 000 km par an et télétravaille deux jours par semaine. La formule semi-forfaitaire compte 200 jours de navette : 45 × 2 × 200 + 6 000 = 24 000 km privés sur 25 000, soit 4 % d'usage professionnel. Sous le seuil de 10 %, la TVA déductible tombe à 0 %.

Avec un carnet de route, ses trajets réels donnent un tout autre résultat : 120 jours de navette (45 × 2 × 120 = 10 800 km), 4 000 km privés le week-end, et donc 10 200 km professionnels, soit 40,8 % d'usage professionnel. Si la TVA annuelle sur le loyer et l'énergie de sa voiture atteint 2 400 €, le carnet fait récupérer environ 980 € de TVA par an au lieu de zéro.

Cas 3 : le navetteur pur

Un conducteur qui ne fait que la navette n'a presque aucun usage professionnel au sens de la TVA, puisque le trajet domicile-travail est privé. Le carnet confirmerait ce chiffre : inutile de le tenir.

Règle pratique : le carnet de route vaut l'effort pour les conducteurs dont la formule semi-forfaitaire sous-estime nettement l'usage professionnel, typiquement une longue navette combinée à du télétravail et à des visites clients. Faites valider par votre conseiller TVA la combinaison des méthodes entre voitures de la flotte : le forfait de 35 %, lui, s'applique à toutes les voitures. Source : myfid, TVA et voitures de société, Forum for the Future, circulaire 2022/C/31.

Voiture de pool et camionnette : prouver l'absence d'usage privé

Une voiture utilisée exclusivement pour le travail ne crée pas d'ATN, ni de cotisation de solidarité CO2. Le cas typique est la voiture de pool ou de service, qui reste chaque soir sur le site de l'entreprise et dont l'usage privé est interdit. Le trajet domicile-travail étant considéré comme privé, une voiture de pool ramenée chaque soir au domicile perd ce statut. Source : Securex, utilisation privée et professionnelle de la voiture de société.

C'est à l'employeur de pouvoir démontrer que l'interdiction est réelle. Un dossier solide combine trois éléments :

• une interdiction écrite d'usage privé, dans le règlement de pool ou la car policy ;
• un contrôle effectif : clés restituées le soir, réservation nominative, relevé du compteur à chaque prise et restitution ;
• un registre qui montre que les kilomètres correspondent à des missions, et qu'aucun trajet ne finit au domicile d'un travailleur.

Pour une camionnette ou un véhicule utilitaire, le même registre sert à justifier l'usage professionnel et à documenter les exceptions prévues pour certains trajets domicile-travail. Faites valider la situation de vos utilitaires par votre secrétariat social, car le traitement dépend de l'homologation du véhicule et de son usage réel.

Indépendant : justifier la part professionnelle

Un indépendant ou un dirigeant d'entreprise en personne physique déduit ses frais de voiture à proportion de leur usage professionnel. Sans registre, l'administration peut contester la part déclarée et la ramener à un forfait. Un carnet de bord tenu au fil de l'eau, avec les clients visités, est la preuve la plus simple.

Pour un indépendant, le carnet sert ainsi deux fois : à l'impôt des personnes physiques pour la part professionnelle des frais, et à la TVA s'il est assujetti. La déductibilité des voitures elles-mêmes, selon le type de motorisation et la date de commande, est détaillée dans notre guide de la fiscalité du leasing de voiture électrique.

Modèle de carnet de bord : les colonnes à prévoir

Un modèle simple, que vous pouvez reproduire dans un tableur, avec une ligne par trajet :

Trois règles rendent ce tableau défendable :

• le compteur se suit sans trou : le kilométrage d'arrivée d'une ligne est celui de départ de la suivante, et les kilomètres privés apparaissent aussi ;
• le remplissage est régulier, au jour ou à la semaine, et non reconstitué en fin d'année ;
• le motif professionnel est identifiable : client, chantier, fournisseur, formation.

Un tableur se modifie sans laisser de trace, ce qui affaiblit sa force probante. Des données de kilométrage issues directement de la voiture, horodatées et non modifiables, constituent une base plus solide : le conducteur n'a plus qu'à qualifier ses trajets.

Combien de temps conserver un carnet de bord ?

Conservez le carnet comme une pièce justificative fiscale. En droit comptable, le Code de droit économique impose en principe 7 ans. En matière de TVA, le délai de conservation de l'article 60 du Code de la TVA a été porté de 7 à 10 ans, avec effet pour l'exercice d'imposition 2023. Par prudence, gardez les registres et les données de kilométrage 10 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit. Source : IBR-IRE, délai de conservation des archives.

Pour les données personnelles du conducteur (trajets, adresses), le RGPD impose de ne pas les garder plus longtemps que nécessaire : la durée fiscale justifie la conservation des totaux et des pièces, pas celle de données de localisation détaillées au-delà de leur finalité.

Cinq façons de tenir un carnet de bord, comparées

La carte carburant, longtemps utilisée pour relever le compteur à la pompe, ne fonctionne plus pour les voitures électriques, qui rechargent surtout à domicile. Le boîtier est fiable mais c'est du matériel à poser et à reprendre. La voiture connectée transmet son compteur par sa connectivité d'origine : plus rien à installer.

RGPD : ce que l'employeur peut savoir

Un carnet de bord trajet par trajet contient des lieux, des horaires et parfois des adresses privées. Ce sont des données personnelles, et quand elles viennent d'un système de localisation, l'employeur doit respecter des conditions strictes : finalité précise et légitime, information préalable des travailleurs, proportionnalité, pas de suivi en dehors du temps de travail, concertation avec les représentants du personnel le cas échéant. L'Autorité de protection des données (APD) contrôle ces traitements. Le cadre complet est dans notre guide de la géolocalisation des véhicules d'entreprise.

La bonne pratique consiste à séparer les besoins :

• pour le leasing, l'entretien, la formule TVA semi-forfaitaire et le reporting CO2, des totaux de kilométrage suffisent, sans aucune position ;
• pour un carnet de route TVA ou une voiture de pool, la qualification des trajets peut rester entre les mains du conducteur, qui transmet un registre et non une trace GPS.

Voltaback applique ce principe : la plateforme remonte automatiquement le compteur des voitures connectées, sans boîtier, et l'entreprise ne reçoit jamais la géolocalisation des conducteurs. La plateforme est certifiée ISO 27001.

Mettre en place un relevé fiable en 4 étapes

1. Lister les besoins par voiture : leasing et entretien (toutes), formule semi-forfaitaire (la plupart), carnet de route (quelques conducteurs ciblés), preuve d'absence d'usage privé (pool et utilitaires).
2. Fixer une date de relevé unique, par exemple le dernier jour du mois, pour que tous les compteurs soient comparables.
3. Supprimer la saisie là où c'est possible : compteur relevé par la voiture connectée, saisie réservée à la qualification des trajets quand elle est nécessaire.
4. Brancher la donnée sur le suivi des contrats de leasing, le calcul annuel de la TVA et le coût total de la flotte. Le calcul du coût au kilomètre est développé dans notre analyse du TCO de la flotte automobile.

Passez au relevé kilométrique sans saisie

Le carnet de bord n'est utile que pour quelques voitures ; le relevé kilométrique, lui, sert à toute la flotte. Demandez une démo de la télématique Voltaback : en 30 minutes, vous voyez quelles voitures de votre flotte sont connectables, comment leur kilométrage arrive sans boîtier dans votre outil, et ce que vous pouvez économiser avec notre simulateur d'économies télématique. Découvrez aussi notre offre de télématique sans boîtier.