Rimborso chilometrico ACI 2026: come calcolarlo e documentare i km, anche con l'auto elettrica

Il rimborso chilometrico è la somma che l'azienda paga al dipendente che usa la propria auto per una trasferta di lavoro: si calcola moltiplicando i km percorsi per il costo chilometrico del modello indicato nelle tabelle ACI. Per le trasferte fuori dal comune della sede di lavoro non concorre al reddito del dipendente, a condizione che sia calcolato correttamente e documentato.

In questa guida trova le regole dell'art. 51 del TUIR, come leggere le tabelle ACI 2026, un calcolo passo passo con auto elettrica e diesel, l'elenco dei documenti da conservare e un modello di registro dei viaggi. Vedremo anche il caso delle auto aziendali, in uso promiscuo o strumentale, e i metodi per tenere il registro dei km senza compilazioni manuali, come fa Voltaback rilevando i chilometri direttamente dall'auto.

Troverà anche i casi che le guide generiche trascurano: la partenza da casa con i numeri, il cumulo con l'indennità di trasferta, il limite di deducibilità per l'azienda, gli amministratori e il confronto fra auto propria e auto aziendale quando i chilometri crescono.

Cos'è il rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico compensa il dipendente per i costi della propria auto usata per lavoro: carburante o energia, usura, manutenzione, assicurazione, ammortamento. L'azienda non rimborsa i singoli scontrini, ma un importo per km che li riassume tutti.

Va distinto da due situazioni vicine:

• l'auto aziendale in uso promiscuo, che l'azienda assegna al dipendente anche per uso privato: qui non c'è rimborso chilometrico, ma un fringe benefit forfettario;
• il tragitto casa-lavoro, che non è una trasferta: i km per raggiungere la sede abituale non danno diritto a un rimborso esente.

Quando il rimborso chilometrico è esente: art. 51, comma 5 del TUIR

Trasferte fuori dal comune della sede di lavoro

L'art. 51, comma 5, del TUIR (DPR 917/1986) esclude dal reddito i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto sostenute per le trasferte fuori dal territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro, se documentate. Per l'uso dell'auto propria, la prassi dell'Agenzia delle Entrate (a partire dalla circolare 326/E del 1997) ammette il calcolo sulla base delle tabelle ACI, che diventano il riferimento per la parte non imponibile.

Trasferte nel comune della sede

Per le trasferte all'interno del comune in cui si trova la sede di lavoro, i rimborsi concorrono a formare il reddito, salvo i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti del vettore (biglietti di bus, treni). Il rimborso chilometrico per un giro in città è quindi, di norma, imponibile.

Partenza da casa: la risoluzione 92/E del 2015

Con la risoluzione n. 92/E del 30 ottobre 2015, l'Agenzia ha chiarito un caso frequente: il dipendente parte da casa invece che dalla sede.

• Se la distanza casa-destinazione è inferiore a quella sede-destinazione, l'intero rimborso calcolato sulle tabelle ACI è non imponibile.
• Se è superiore, la parte che eccede il rimborso calcolato dalla sede è imponibile.

La stessa risoluzione precisa che l'azienda non può inventare sistemi di calcolo alternativi a quelli previsti dalla legge.

Fonte: Agenzia delle Entrate, risoluzione n. 92/E del 2015.

E l'obbligo di pagamento tracciabile?

Dal 2025 la legge di bilancio (L. 207/2024, art. 1, commi 81-83) richiede pagamenti tracciabili perché i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non pubblico non siano tassati. Secondo la circolare 15/E del 22 dicembre 2025 e i commenti che l'hanno analizzata, i rimborsi chilometrici calcolati sulle tabelle ACI non rientrano in questo obbligo, perché non c'è una spesa pagata a un terzo da tracciare. Il pedaggio autostradale e il parcheggio, invece, vanno pagati con strumenti tracciabili.

Fonte: edotto, tracciabilità delle spese dal 2025.

Le tabelle ACI 2026

Ogni anno l'ACI elabora le tabelle dei costi chilometrici di esercizio di autovetture e motocicli. L'Agenzia delle Entrate le pubblica in Gazzetta Ufficiale entro il 31 dicembre, con effetto dall'anno successivo. Le tabelle 2026 sono state pubblicate nel supplemento ordinario della Gazzetta Ufficiale del 23 dicembre 2025.

Le tabelle sono divise per alimentazione (benzina, gasolio, ibride, elettriche, GPL e metano) e per veicoli in produzione e fuori produzione. Per ogni modello riportano:

• il costo chilometrico complessivo, che include quota capitale, assicurazione, tassa automobilistica, carburante o energia, pneumatici e manutenzione;
• il valore del fringe benefit convenzionale su 15.000 km, usato per le auto aziendali in uso promiscuo.

Si cerca il modello esatto dell'auto del dipendente. Se il modello non c'è, si sceglie quello più simile per alimentazione e cilindrata o potenza.

Fonte: edotto, tabelle ACI 2026 in Gazzetta e ACI.

Quale costo chilometrico usare

Le tabelle pubblicate in Gazzetta sono costruite su una percorrenza convenzionale di 15.000 km l'anno, quella del fringe benefit. Il servizio online dei costi chilometrici dell'ACI permette di consultare il costo per km dello stesso modello anche per percorrenze annue diverse: più chilometri si fanno, più i costi fissi (ammortamento, assicurazione, bollo) si spalmano e più il costo per km scende.

Per i rimborsi ai dipendenti la prassi più diffusa è usare il valore a 15.000 km, oppure fissare nel regolamento trasferte la percorrenza di riferimento. L'importante è che la scelta sia scritta, uguale per tutti e stabile nell'anno: cambiare valore di caso in caso è uno dei segnali che in verifica fanno dubitare della congruità.

Rimborso inferiore o superiore al costo ACI

Il costo ACI è un tetto, non un obbligo:

• un rimborso inferiore, per esempio limitato al solo carburante o a un importo per km fissato dall'azienda sotto il valore ACI, resta non imponibile, purché la trasferta sia documentata;
• un rimborso superiore al costo ACI del modello è imponibile per la parte che eccede, sia ai fini IRPEF sia ai fini contributivi.

Molte aziende scelgono un valore unico per categoria di auto, inferiore o uguale al costo ACI dei modelli più diffusi fra i dipendenti: semplifica il calcolo senza esporre a riprese fiscali.

Come calcolare il rimborso chilometrico passo passo

I passaggi

1. Verificare che sia una trasferta fuori dal comune della sede di lavoro, autorizzata dall'azienda.
2. Calcolare i km del percorso andata e ritorno, dalla sede o da casa se la distanza è inferiore (risoluzione 92/E/2015).
3. Trovare il costo chilometrico ACI del modello di auto del dipendente nella tabella dell'anno.
4. Moltiplicare km × costo chilometrico.
5. Aggiungere i pedaggi e i parcheggi documentati e pagati con strumenti tracciabili.
6. Registrare la trasferta nel prospetto viaggi e liquidarla in busta paga come voce esente.

Esempio: auto elettrica e auto diesel

Un dipendente con sede a Milano va da un cliente a Bologna: circa 430 km andata e ritorno. I costi chilometrici qui sotto sono ipotetici, solo per mostrare il calcolo: usi sempre il valore della tabella ACI del modello reale.

Rimborso chilometrico con l'auto elettrica

Con un'auto elettrica privata il calcolo è identico: il costo chilometrico ACI del modello elettrico include già l'energia. Non si aggiunge un rimborso separato per la ricarica, che sarebbe un doppio conteggio.

Diverso è il caso dell'auto aziendale elettrica in uso promiscuo ricaricata a casa: lì il rimborso dell'energia è imponibile, come spieghiamo nella guida sulla nota spese di ricarica.

Partenza da casa: due esempi

La regola della risoluzione 92/E/2015 si capisce meglio con i numeri. Sede di lavoro a Milano, trasferta presso un cliente a Bergamo, circa 50 km dalla sede.

Caso 1: il dipendente abita a Monza, a circa 40 km da Bergamo. Partendo da casa percorre 80 km andata e ritorno, meno dei 100 km che avrebbe fatto partendo dalla sede. Tutto il rimborso, 80 km × costo ACI, è non imponibile.

Caso 2: il dipendente abita a Pavia, a circa 85 km da Bergamo. Partendo da casa percorre 170 km andata e ritorno, contro i 100 km dalla sede. L'azienda può rimborsare tutti i 170 km, ma solo l'importo corrispondente a 100 km è non imponibile; i restanti 70 km × costo ACI entrano nel cedolino come reddito.

Le distanze vanno calcolate con un criterio costante, per esempio il percorso più breve indicato da un servizio di mappe, e conservate nel prospetto.

Rimborso chilometrico e indennità di trasferta: si possono sommare?

Sì. Il rimborso dei km riguarda le spese di viaggio, mentre l'indennità di trasferta copre vitto, alloggio e disagio. L'art. 51, comma 5, del TUIR prevede tre sistemi, e in tutti le spese di viaggio e trasporto documentate, compreso il rimborso chilometrico, si aggiungono senza tassazione:

Le soglie si riferiscono alle trasferte fuori dal comune della sede. Un caso a parte sono i trasfertisti, cioè i dipendenti tenuti per contratto a spostarsi continuamente senza una sede fissa (art. 51, comma 6): le loro indennità sono esenti per il 50 % del loro ammontare, con regole proprie.

Quanto vale il rimborso per 100 km

Per farsi un'idea prima di consultare la tabella del proprio modello, alcuni ordini di grandezza indicativi dei costi chilometrici ACI 2026 riportati dalle guide di settore:

Sono valori da usare solo per stime di budget: il rimborso effettivo va sempre calcolato sul modello esatto, perché fra due versioni dello stesso modello possono esserci differenze di diversi centesimi per km.

Quali documenti servono per un rimborso esente

L'esenzione regge solo se il rimborso è ricostruibile. In caso di verifica, l'Agenzia o la Guardia di Finanza chiedono di collegare ogni importo pagato a una trasferta reale. La giurisprudenza tributaria ha più volte riqualificato come reddito rimborsi chilometrici non supportati da prove della trasferta, con recupero di imposte e contributi.

Per ogni trasferta conservi:

• data della trasferta;
• luogo di partenza e di destinazione, con eventuali tappe;
• km percorsi andata e ritorno;
• motivo della trasferta (cliente, cantiere, riunione);
• auto utilizzata: modello e targa;
• costo chilometrico ACI applicato e anno della tabella;
• importo liquidato e mese di paga;
• autorizzazione del responsabile.

Modello di prospetto viaggi

Un prospetto mensile per dipendente, firmato e allegato al cedolino, è la prova più semplice da produrre.

Un mese completo: l'esempio di un tecnico commerciale

Un tecnico commerciale con sede a Torino usa la propria auto ibrida, con un costo ACI ipotetico di 0,48 €/km. A marzo registra quattro trasferte:

Il totale dei rimborsi chilometrici è di 259,20 €, più 23,60 € di pedaggi pagati con telepass aziendale o carta. Di questi, 244,80 € di rimborso chilometrico più i pedaggi sono non imponibili; i 14,40 € del giro a Torino, nel comune della sede, entrano invece nella parte imponibile del cedolino. Lo stesso prospetto, firmato dal responsabile commerciale, è il documento che dimostra la natura di ogni importo.

Il rimborso chilometrico è deducibile per l'azienda?

Sì, ma con un limite. L'art. 95, comma 3, del TUIR ammette in deduzione i rimborsi per le trasferte effettuate con l'auto propria del dipendente nei limiti del costo di percorrenza di un'auto di 17 cavalli fiscali se a benzina, o 20 cavalli fiscali se a gasolio. Se il dipendente usa un'auto più potente, il rimborso resta non imponibile per lui fino al costo ACI del suo modello, ma l'azienda deduce solo fino al tetto dei 17 o 20 cavalli.

Per le auto elettriche e ibride la norma non è stata riscritta: il riferimento ai cavalli fiscali va applicato con il commercialista, che stabilirà il criterio da usare per la deduzione. Nella pratica, i modelli elettrici compatti hanno costi chilometrici ACI vicini a quelli delle auto di categoria media.

Amministratori, collaboratori e professionisti

• Amministratori e collaboratori coordinati e continuativi: per i redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente l'art. 52 del TUIR rinvia alle regole dell'art. 51. Il rimborso chilometrico segue quindi le stesse condizioni: trasferta fuori dal comune, tabelle ACI, documentazione.
• Professionisti e lavoratori autonomi che fatturano al cliente: il rimborso chilometrico addebitato in fattura concorre al loro reddito di lavoro autonomo e alla base della ritenuta, salvo regole particolari per le spese anticipate in nome e per conto del cliente. Non si applicano le esenzioni dei dipendenti.
• Soci senza incarico: non hanno titolo a un rimborso chilometrico esente, perché non sono né dipendenti né amministratori.

Auto propria o auto aziendale: quando conviene cambiare

Quando i km di lavoro crescono, il rimborso chilometrico diventa una voce di costo importante. Un confronto indicativo, con un costo ACI di 0,50 € per km:

Il confronto completo deve considerare il canone di noleggio, la deducibilità al 70 % dei costi delle auto in uso promiscuo, l'IVA detraibile al 40 % e l'energia. Dal lato del dipendente, il passaggio da auto propria ad auto aziendale elettrica cambia il quadro: niente più rimborso chilometrico esente, ma un fringe benefit del 10 % del costo convenzionale. In molti casi il dipendente ci guadagna, perché non usa più la propria auto.

Come si liquida in busta paga e per quanto tempo si conserva

Il rimborso chilometrico esente compare nel cedolino come voce non imponibile, separata dalla retribuzione, di solito nel mese successivo alla consegna del prospetto. Non si sommano imposte né contributi, e non concorre alle soglie dei fringe benefit. La parte eventualmente imponibile (tragitti nel comune della sede, eccedenze rispetto al costo ACI o alla distanza dalla sede) va invece in una voce soggetta a ritenute e contributi.

I prospetti e le autorizzazioni vanno conservati almeno fino alla scadenza dei termini di accertamento: di regola fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione, mentre le scritture contabili seguono l'obbligo civilistico di conservazione di dieci anni. Conservarli in formato digitale, con data di creazione certa, rende più semplice rispondere a una richiesta dell'Agenzia o dell'INPS.

Auto elettrica privata e ricarica in ufficio

Un caso nuovo nelle aziende che installano colonnine: il dipendente usa la propria auto elettrica per una trasferta, riceve il rimborso chilometrico ACI e la sera ricarica gratis nel parcheggio aziendale. Poiché il costo ACI del modello elettrico comprende già l'energia, l'azienda paga due volte la stessa voce. Il regolamento trasferte dovrebbe prevedere una regola semplice: ricarica in sede a pagamento per le auto private, oppure rimborso chilometrico ridotto per chi ricarica gratis in ufficio.

Gli errori più frequenti sui rimborsi chilometrici

Nelle verifiche ricorrono sempre gli stessi errori. Evitarli costa poco.

1. Rimborsare il tragitto casa-sede. Non è una trasferta: l'importo è reddito imponibile.
2. Usare un costo per km "di comodo". Un importo forfettario uguale per tutti, staccato dalle tabelle ACI e dal modello reale, non ha la copertura della prassi dell'Agenzia.
3. Applicare la tabella dell'anno sbagliato. Ogni trasferta va valorizzata con la tabella in vigore nell'anno in cui è avvenuta.
4. Dimenticare la regola della partenza da casa. Se il dipendente parte da casa e la distanza è maggiore di quella dalla sede, l'eccedenza è imponibile.
5. Prospetti ricostruiti a fine anno. Un registro compilato tutto insieme a dicembre, con percorsi identici e cifre tonde, è poco credibile.
6. Nessuna autorizzazione. Una trasferta non autorizzata dal responsabile è difficile da collegare all'interesse dell'azienda.

Il filo comune è uno: il dato deve nascere al momento del viaggio, non essere ricostruito dopo. Per questo sempre più aziende passano da registri manuali a dati rilevati automaticamente dal veicolo.

Cosa scrivere nel regolamento trasferte

Le regole sui rimborsi chilometrici funzionano solo se sono scritte. Un regolamento trasferte, o una sezione della car policy, dovrebbe almeno indicare:

• chi autorizza le trasferte e con quale anticipo;
• quando è ammesso l'uso dell'auto propria, e quando invece il treno, l'auto aziendale in pool o il noleggio a breve termine;
• il costo per km di riferimento: costo ACI del modello del dipendente, a quale percorrenza annua, oppure un valore aziendale inferiore;
• il punto di partenza considerato (sede o casa, secondo la risoluzione 92/E/2015);
• i documenti da consegnare e la scadenza mensile per il prospetto;
• il trattamento di pedaggi, parcheggi e multe: se l'azienda rimborsa una multa per un'infrazione stradale, l'importo non è una spesa di trasferta esente e va trattato come reddito del dipendente;
• l'assicurazione: l'auto propria resta coperta dalla polizza del dipendente, e alcune aziende stipulano una polizza kasko per i danni subiti in trasferta.

Con un regolamento chiaro, la verifica dei prospetti diventa un controllo di routine e non una trattativa mese per mese.

Auto aziendale: serve un registro dei km?

Uso promiscuo: il fringe benefit è forfettario

Per l'auto aziendale assegnata in uso promiscuo, il fringe benefit si calcola in modo forfettario: costo chilometrico ACI × 15.000 km × una percentuale. Per i veicoli di nuova immatricolazione assegnati dal 2025, la percentuale è del 10 % per le auto elettriche, del 20 % per le ibride plug-in e del 50 % per le altre. Il valore non dipende dai km reali: ai fini fiscali non serve un registro dei km privati.

Il registro resta comunque utile per altro: controllare i costi, prevedere la manutenzione, verificare il rispetto della car policy, distinguere le ricariche a casa. Per i dettagli sul benefit, legga la guida sul fringe benefit dell'auto aziendale elettrica.

Uso esclusivamente aziendale: la prova è a carico dell'azienda

Se l'auto è un bene strumentale usato solo per lavoro, per esempio un'auto di servizio che resta in sede la notte, non c'è fringe benefit. In caso di verifica, però, l'azienda deve dimostrare l'uso esclusivamente aziendale. Un registro dei viaggi coerente con le attività, con orari e destinazioni, è la prova più solida. Se il veicolo viene portato a casa dal dipendente, l'uso promiscuo diventa difficile da escludere.

Per l'impatto sul costo totale della flotta, veda la guida sul TCO della flotta aziendale.

5 metodi per tenere il registro dei km

La scatola GPS rileva i km con precisione ma raccoglie anche la posizione: in Italia questo attiva le procedure dell'art. 4 dello Statuto dei lavoratori, come spieghiamo nella guida sul GPS nei veicoli aziendali.

Registro km automatico, senza GPS all'azienda

Voltaback rileva il chilometraggio direttamente dall'auto, tramite i dati del costruttore (più di 48 marchi), senza scatola da installare. Il fleet manager vede i km di ogni veicolo, giorno per giorno; il conducente vede i propri dati nell'app.

L'azienda non riceve mai la geolocalizzazione dei conducenti. I km sono disponibili, la posizione no: un perimetro di dati molto più semplice da condividere con RSU e DPO. Con gli stessi dati, Voltaback gestisce consumi, alert e manutenzione e, per le auto elettriche, la misura delle ricariche a casa.

Per le auto aziendali usate anche in trasferta, il vantaggio è concreto: i km giornalieri letti dal contachilometri diventano la base del registro dei viaggi, e il conducente deve solo associare a ogni giornata il motivo dello spostamento. Niente più prospetti ricostruiti a fine mese, niente differenze fra km dichiarati e km reali al momento del tagliando o della restituzione dell'auto a noleggio. E per l'uso esclusivamente aziendale, un registro alimentato dai dati del veicolo è una prova molto più solida di un foglio compilato a mano, senza bisogno di tracciare i luoghi visitati.

Per un approfondimento sul monitoraggio dei chilometri della flotta, legga la guida dedicata, oppure scopra la telematica Voltaback.

Km esatti, senza compilazioni

Il rimborso chilometrico esente si difende con documenti precisi, e il registro dei km dell'auto aziendale con dati affidabili. In entrambi i casi, meno il dato dipende dalla memoria del conducente, meglio è.

Parli con il nostro team telematica per vedere come rilevare i km di ogni veicolo dai dati dell'auto, senza scatola e senza posizione inviata all'azienda.