Kilometraje y Hacienda: los 0,26 €/km no valen para el coche de empresa, el registro de km sí

Los 0,26 €/km que Hacienda deja pagar sin impuestos solo valen cuando el empleado usa su propio coche en desplazamientos profesionales: con un coche de empresa no se aplican. Lo que sí necesita un coche de empresa es un registro de kilómetros fiable, que separe los km profesionales de los particulares, porque de ese reparto dependen la tributación de la energía privada y la deducción del IVA.

Esta guía explica qué dice la normativa en territorio común, para qué sirve el registro, qué columnas debe tener una hoja de kilometraje, cómo comparar cinco métodos de registro y cómo montar uno fiable sin pedir a los conductores que apunten nada.

Es lo que Voltaback hace para más de 200 empresas: registrar los km de cada coche a partir de los datos del vehículo, sin introducción manual y sin geolocalización. Empresas como Sodexo, Veolia, Renault y Sanofi usan Voltaback.

Los 0,26 €/km: solo para el coche propio

El artículo 9.A.2 del Reglamento del IRPF exonera las cantidades que la empresa paga por gastos de locomoción cuando el empleado usa su vehículo particular en desplazamientos fuera del centro de trabajo, hasta 0,26 € por kilómetro (importe actualizado por la Orden HFP/792/2023), más peajes y aparcamiento justificados.

Tres condiciones se olvidan a menudo:

• el vehículo debe ser del empleado, no de la empresa;
• el desplazamiento debe ser profesional y realizarse fuera del lugar de trabajo habitual;
• la empresa debe poder justificar la realidad del desplazamiento (fecha, lugar, motivo).

Con un coche de empresa, la DGT lo ha dicho claramente: el importe por km no puede usarse porque el coche no pertenece al trabajador (consulta V1948-19, sobre la tarjeta de combustible).

Fuente: Reglamento del IRPF (BOE), buscador de consultas de la DGT.

Si la empresa paga más de 0,26 €/km

Nada impide pagar más, por ejemplo porque el convenio colectivo fija un importe superior. Solo cambia el tratamiento del exceso, que es rendimiento del trabajo con retención y cotización:

Ejemplo: un técnico recorre 800 km profesionales al mes con su coche y la empresa le paga 0,30 €/km, es decir 240 €. Están exentos 208 € (800 × 0,26) y tributan 32 €. Los peajes y el aparcamiento justificados se suman aparte, exentos. Las haciendas forales del País Vasco y Navarra fijan sus propios importes.

Coche propio o coche de empresa: dos regímenes distintos

El trayecto de casa al trabajo es privado

El artículo 9 del Reglamento solo considera los desplazamientos «fuera de la fábrica, taller, oficina o centro de trabajo». El trayecto entre el domicilio y el centro de trabajo habitual no es un desplazamiento profesional: en un registro de km, esos kilómetros van a la columna de particulares.

En cambio, ir directamente de casa a un cliente, o de un cliente a otro, sí es profesional. Defina estos casos por escrito en la política de vehículos para que todos los conductores registren igual.

Casos dudosos: cómo clasificarlos

Lo importante no es elegir la regla más favorable, sino aplicar la misma regla a todos los conductores y escribirla en la política de vehículos.

Para qué sirve el registro de km de un coche de empresa

1. Calcular la energía privada

La retribución en especie del coche de empresa se calcula por disponibilidad, no por km: el 20 % anual del valor del vehículo (con una reducción del 30 % para los eléctricos), prorrateado por el tiempo en que el coche está disponible para uso privado. La DGT admite un «criterio razonable» de disponibilidad, pero no acepta valorar el coche por los km recorridos.

En la práctica, muchas empresas imputan el 100 % del año cuando el conductor puede usar el coche libremente fuera del horario laboral, y un porcentaje menor cuando el coche queda en la empresa ciertos días o periodos. Sea cual sea el criterio, debe ser coherente con las normas de uso escritas y con la realidad: un registro de km que muestra viajes de vacaciones con un coche declarado «solo profesional» desmonta el criterio.

La energía es otra cosa. Si la empresa paga el combustible o la electricidad, la parte que corresponde a los desplazamientos privados es una retribución separada, y la DGT la calcula a prorrata de los km privados sobre los km totales (consulta V1948-19, confirmada en V2576-25 para el renting). Sin registro de km, no hay prorrata defendible.

Lo detallamos para el coche eléctrico en retribución en especie del coche eléctrico y en reembolso de la recarga del coche eléctrico de empresa.

2. Deducir más IVA

El artículo 95.Tres de la Ley del IVA presume que un turismo se usa al 50 % para la actividad: la empresa deduce el 50 % del IVA del vehículo (compra o cuotas de renting). Puede deducir más si demuestra un grado de afectación superior. Un registro de km profesionales y particulares es la prueba más directa.

Fuente: Ley del IVA (BOE).

La misma regla 2ª del artículo 95.Tres presume una afectación del 100 % para algunos vehículos, entre ellos los vehículos mixtos usados en el transporte de mercancías, los de servicios de vigilancia y los usados en los desplazamientos profesionales de representantes o agentes comerciales. Para un comercial, el registro de km es precisamente lo que demuestra ese uso. Y la regla 3ª obliga a regularizar la deducción cuando el uso efectivo resulta distinto del aplicado: un porcentaje alto sin registro que lo respalde es un riesgo en una comprobación.

Las furgonetas de mercancías que no son turismos ni vehículos mixtos no entran en la presunción del 50 %: se deducen según su uso previsible en la actividad, normalmente total.

3. Justificar un vehículo de uso solo profesional

Un vehículo de servicio que vuelve cada tarde a la base y no está disponible para uso privado no genera retribución en especie. El registro de km, junto con las normas de uso, ayuda a demostrarlo.

4. Gestionar la flota

Más allá de Hacienda, el kilometraje decide los excesos de km al final del renting, el calendario de mantenimiento y el reporting de emisiones.

Un ejemplo con hipótesis: un contrato de renting de 4 años y 120.000 km, con un precio de 0,06 € por km de exceso fijado en el contrato. Si el coche llega a 140.000 km, la factura de devolución incluye 20.000 km de exceso, es decir 1.200 €. Detectado al segundo año gracias al registro, el exceso se puede evitar redistribuyendo coches entre conductores o renegociando el kilometraje del contrato, algo que las empresas de renting suelen aceptar antes del final y no después. Lo desarrollamos en control del kilometraje de la flota.

Ejemplo con cifras: un coche eléctrico de empresa

Hipótesis en territorio común: coche eléctrico en renting, valor de mercado nuevo 40.000 € con impuestos, disponible todo el año, 20.000 km anuales.

Retribución en especie del coche (por disponibilidad):

• 20 % × 40.000 € = 8.000 €
• reducción del 30 % para eléctricos: 8.000 × 0,70 = 5.600 € al año
• el registro de km no cambia esta cifra.

Energía cargada en casa y pagada por la empresa:

• 3.200 kWh al año a 0,18 € por kWh (precio del contrato del empleado, hipótesis) = 576 €
• registro: 11.000 km profesionales y 9.000 km particulares (45 %)
• parte privada: 45 % × 576 € = 259 € de retribución; los 317 € restantes son gasto de la empresa.

IVA de la cuota de renting (hipótesis: 600 € al mes más 126 € de IVA):

• con la presunción del 50 %: 63 € deducibles al mes, 756 € al año;
• con un 55 % de afectación demostrado por el registro: 69,30 € al mes, unos 832 € al año;
• en un comercial con un 80 % de km profesionales, la diferencia supera los 450 € al año por vehículo.

Y sin registro de km:

• la empresa no puede demostrar qué parte de los 576 € de energía corresponde a desplazamientos profesionales, y una inspección puede tratar el importe completo como retribución del empleado;
• el IVA de la cuota se queda en la presunción del 50 %, aunque el uso profesional real sea mayor;
• el exceso de kilómetros del renting se descubre el día de la devolución.

Ninguna de estas cifras es enorme por coche. Multiplicadas por una flota de 50 o 100 vehículos y por los cuatro ejercicios que Hacienda puede revisar, justifican de sobra un registro bien hecho.

Modelo de hoja de kilometraje: las columnas que necesita

Una hoja de kilometraje útil para Hacienda y para la flota tiene, por desplazamiento:

Para un coche eléctrico o híbrido enchufable, añada tres columnas mensuales que permiten repartir la energía sin cálculos aparte: kWh cargados en casa, kWh cargados en la oficina y kWh cargados en la red pública con la tarjeta de la empresa. Solo los primeros generan un reembolso al empleado; los otros dos ya están facturados a la empresa.

Y, al final de cada mes:

• km totales (lectura del cuentakilómetros);
• km profesionales y km particulares;
• porcentaje de uso privado;
• firma o validación del conductor.

Una hoja en papel o en Excel con estas columnas es válida, pero tiene un problema conocido: se rellena tarde, de memoria, y nadie la comprueba. Un registro reconstruido a final de año pierde casi todo su valor como prueba.

Ejemplo de resumen mensual

Este resumen es lo que nóminas necesita cada mes. Los detalles de cada trayecto solo hacen falta como respaldo, en caso de comprobación.

Cinco métodos para llevar el registro, comparados

Privacidad: cuidado con la geolocalización

Si el método registra la posición del vehículo, entra en juego el artículo 90 de la LOPDGDD: información previa, expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y a sus representantes, proporcionalidad y cuidado con el uso privado. Lo explicamos en ¿es legal el GPS en el coche de empresa?.

Para un registro de km, la posición no es necesaria: basta con el kilometraje y la clasificación profesional o privada. Y si la empresa ya usa cajas GPS por otros motivos, como la seguridad de mercancías de valor, conviene limitar el acceso a la posición fuera del horario laboral y dejarlo por escrito en la información a los trabajadores.

Coches compartidos y vehículos de servicio

En los coches de uso compartido (pool) y en los vehículos de servicio, el registro cambia de función: lo importante ya no es la parte privada de un conductor, sino quién usó qué vehículo y cuándo.

• Reserva y entrega de llaves: un sistema de reservas, aunque sea una hoja compartida, deja constancia del conductor de cada día.
• Lectura del cuentakilómetros a la salida y a la vuelta, o directamente desde los datos del vehículo.
• Pernocta en la empresa: si el vehículo vuelve cada tarde a la base y las normas prohíben el uso privado, no hay retribución en especie, pero la empresa debe poder demostrarlo con el registro y con las normas escritas.

Estos vehículos suelen ser los que acumulan más multas sin identificar y más golpes sin responsable. Un registro de uso fiable resuelve ambos problemas.

Si no tiene registro de años anteriores

Muchas empresas descubren la importancia del registro cuando ya han pasado varios ejercicios sin él. No se puede fabricar un registro retroactivo creíble, pero sí reunir indicios:

• lecturas del cuentakilómetros en revisiones, ITV o devoluciones de renting;
• agenda comercial, facturas de clientes visitados y tiques de peaje;
• notas de gastos de viaje y reservas de hotel.

Con esos elementos, su asesor puede defender un porcentaje razonable en una comprobación. Lo más útil, en cualquier caso, es empezar a registrar ya: cada mes registrado reduce el periodo expuesto.

Multas: el registro también identifica al conductor

Cuando un coche de empresa comete una infracción sin que se detenga el vehículo, la notificación llega al titular, que suele ser la empresa o la empresa de renting, y esta la remite al arrendatario. El titular o el arrendatario a largo plazo dispone de 20 días naturales para identificar al conductor responsable.

No identificarlo verazmente es una infracción muy grave, y la multa es el doble de la sanción original si esta era leve y el triple si era grave o muy grave. Un registro de uso que diga quién conducía cada vehículo cada día evita ese recargo, sobre todo en coches compartidos o de servicio.

Fuente: Real Decreto Legislativo 6/2015, Ley sobre Tráfico (BOE).

Qué mira una inspección

En una comprobación del IRPF de los empleados o del IVA de la empresa, el registro de km se examina con estas preguntas:

• ¿Es contemporáneo? Un registro llevado mes a mes vale más que uno reconstruido a final de año.
• ¿Cuadra con el cuentakilómetros? Los km totales del registro deben coincidir con las lecturas reales al inicio y al final del periodo.
• ¿Es coherente con otros datos? Agenda comercial, facturas de clientes, peajes, notas de gastos de viaje.
• ¿Se aplica igual a todos? Una regla escrita aplicada de forma uniforme resiste mejor que criterios individuales.
• ¿Quién lo valida? Un registro firmado o validado por el conductor y revisado por la empresa tiene más peso que una hoja sin responsable.
• ¿Llega a la nómina? La parte privada calculada con el registro debe aparecer en la nómina del mes correspondiente.

Errores frecuentes

• Clasificar el trayecto casa-oficina como profesional: es el error más común y el más fácil de detectar.
• Rellenar el registro una vez al año: pierde casi todo su valor como prueba.
• No leer el cuentakilómetros al inicio y al final del periodo: los totales no cuadran.
• Aplicar el 50 % de IVA a todos los coches cuando algunos tienen un uso profesional claramente mayor: es dinero que la empresa deja de deducir.
• Usar un sistema con geolocalización sin informar antes a los trabajadores y a sus representantes.

Cuatro pasos para un registro de km fiable

1. Definir qué necesita cada área

• Nóminas: km profesionales y particulares por mes, para la prorrata de la energía privada.
• Finanzas: porcentaje de afectación para el IVA y coste por km.
• Flota: kilometraje real frente al contratado en el renting, mantenimiento.
• Prevención y seguridad vial: kilómetros por conductor, útiles para evaluar la exposición al riesgo vial y planificar la formación.

Una sola fuente de kilometraje para todas las áreas evita la situación más habitual: tres cifras distintas para el mismo coche, según quién la pida.

2. Fijar reglas escritas

En la política de vehículos: qué es un desplazamiento profesional, cómo se trata el trayecto casa-trabajo, quién valida y cuándo. Una regla clara evita discusiones con cada conductor.

Una cláusula tipo cubre, como mínimo:

• la definición de desplazamiento profesional y la lista de casos dudosos con su clasificación;
• la fecha de cierre mensual y el plazo de corrección del conductor;
• la persona que valida (responsable directo o gestor de flota);
• el destino del dato: nóminas para la parte privada, finanzas para el IVA, flota para el renting;
• el método de registro y los datos tratados, sin geolocalización si no es necesaria.

3. Eliminar la introducción manual

Cada dato tecleado es un dato que falta o que se equivoca. Y cuesta tiempo: si cada conductor dedica diez minutos por semana a su hoja de kilometraje, una flota de 50 coches pierde más de 400 horas al año, sin contar la revisión en nóminas y los recordatorios a quienes la entregan tarde. Con un vehículo conectado, el kilometraje llega solo. El conductor solo clasifica, cuando hace falta, los trayectos que no se deducen de la regla.

4. Conectar el dato con nóminas y finanzas

El registro solo sirve si llega a tiempo a nóminas, cada mes, en un formato que no haya que retocar. Y debe conservarse al menos durante el plazo de prescripción tributaria de cuatro años (art. 66 de la Ley General Tributaria).

Lo que hace Voltaback

La telemática sin dispositivo de Voltaback recoge el kilometraje real de cada coche a partir de los datos del fabricante, en más de 48 marcas:

• sin introducción manual por parte del conductor;
• sin geolocalización para la empresa, que nunca recibe la posición de los conductores;
• con el consumo, las recargas en casa reembolsadas al precio real del contrato, las alertas de mantenimiento y los indicadores de conducción eficiente;
• con certificación ISO 27001 desde el 2 de diciembre de 2025 y cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD.

Para estimar lo que la telemática ahorraría a su flota (excesos de km, mantenimiento, consumo), pruebe el simulador de ahorro con telemática.

Transparencia con los conductores

Un registro de km se acepta mejor cuando el conductor ve exactamente lo mismo que la empresa. Tres prácticas ayudan:

• Acceso a sus propios datos: kilómetros, trayectos clasificados y cálculo de la parte privada, en una aplicación o en un informe mensual.
• Plazo para corregir: por ejemplo, cinco días tras el cierre del mes para reclasificar un trayecto mal asignado, antes de que el dato llegue a nóminas.
• Explicación escrita de qué datos se tratan, para qué y durante cuánto tiempo, conforme al artículo 13 del RGPD, y quién puede verlos dentro de la empresa.

Los conductores suelen temer que el registro sirva para vigilarlos. Un sistema que no transmite la posición y que solo da a la empresa el kilometraje y la clasificación del trayecto elimina la mayor parte de esa desconfianza, y con ella buena parte de las objeciones de los representantes de los trabajadores.

Un apunte sobre los territorios forales y Canarias

Las reglas y cifras de esta guía corresponden al territorio común. País Vasco (Álava, Bizkaia, Gipuzkoa) y Navarra tienen su propia normativa foral del IRPF y del Impuesto sobre Sociedades, con reglas de valoración del coche de empresa distintas. En Canarias se aplica el IGIC en lugar del IVA. Si su flota opera en esos territorios, valide los cálculos con su asesor.

Un registro de km que se rellena solo

Los 0,26 €/km no sirven para el coche de empresa, pero el registro de km sí: decide la tributación de la energía privada y el IVA que deduce. Cuanto menos dependa de lo que el conductor apunte, más sólido es.

Solicite una demostración de la telemática para ver cómo Voltaback registra los km de su flota sin dispositivo, sin introducción manual y sin geolocalización.