¿Es legal el GPS en el coche de empresa? Artículo 90 LOPDGDD, uso privado y lo que dice el Supremo

Sí, es legal poner un GPS en un coche de empresa en España, siempre que el empresario informe antes, de forma expresa, clara e inequívoca, a los trabajadores y a sus representantes, y que el control sea proporcionado. La base es el artículo 90 de la LOPDGDD, que remite al poder de control del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores. No hace falta el consentimiento del trabajador; hace falta informarle.

Lo delicado no es el GPS en sí, sino lo que se hace con él: seguir un coche también usado para fines privados, fuera de la jornada, conservar los datos sin límite o usarlos para sancionar sin haber informado. Esta guía repasa la base legal, lo que está prohibido, los pasos previos, el uso mixto, la jurisprudencia, los riesgos, las tecnologías y sus costes. Y muestra cómo Voltaback sigue km, consumo y alertas de más de 200 empresas sin enviar nunca la geolocalización de los conductores a la empresa. Empresas como Sodexo, Veolia, Renault y Sanofi usan Voltaback.

La base legal: artículo 90 LOPDGDD y artículo 20.3 ET

Tres textos encuadran la geolocalización de los trabajadores:

• Artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores: el empresario puede adoptar las medidas de vigilancia y control que estime oportunas para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, respetando la dignidad del trabajador.
• Artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores: reconoce a los trabajadores el derecho a la intimidad frente al uso de dispositivos de geolocalización, en los términos de la legislación de protección de datos.
• Artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD): los empleadores pueden tratar los datos obtenidos a través de sistemas de geolocalización para ejercer esas funciones de control, «dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo».

Encima de todos se aplica el RGPD: licitud, finalidad determinada, minimización de datos, limitación del plazo de conservación, seguridad. La base jurídica del tratamiento es la ejecución del contrato de trabajo (art. 6.1 b del RGPD), no el consentimiento: en una relación laboral, el consentimiento rara vez es libre, y por eso no es la vía adecuada.

Fuente: LOPDGDD (BOE), Estatuto de los Trabajadores (BOE).

Para qué se puede usar el GPS

Finalidades habituales y defendibles, siempre ligadas a la actividad:

• organizar rutas y asignar intervenciones en tiempo real (asistencia técnica, reparto);
• seguridad del conductor y del vehículo (robo, accidente, trabajo en solitario);
• justificar tiempos de intervención ante clientes;
• verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales durante la jornada.

La finalidad debe estar escrita antes de activar el sistema. Un GPS instalado para organizar rutas no puede convertirse, sin informar de nuevo, en una herramienta disciplinaria.

Lo que está prohibido o muy expuesto

La ley no tiene una lista cerrada de prohibiciones, pero la jurisprudencia y los principios del RGPD dibujan zonas claras de riesgo:

• Instalar un GPS sin informar, o informar después de activarlo.
• Seguir al trabajador fuera de la jornada en un coche autorizado para uso privado: trayectos de casa al trabajo, fines de semana, vacaciones.
• Geolocalizar el coche particular del trabajador. El Tribunal Superior de Justicia del País Vasco declaró nulo, en enero de 2023, un despido basado en un GPS colocado en el coche particular de un trabajador de baja.
• Obligar a usar el móvil personal como localizador. El Tribunal Supremo anuló en febrero de 2021 un sistema que obligaba a los repartidores a aportar su propio teléfono con una aplicación de geolocalización, implantado sin consultar a la representación de los trabajadores.
• Controlar a los representantes de los trabajadores en el ejercicio de su función: el TSJ de Madrid apreció en julio de 2019 vulneración de la libertad sindical por un localizador no comunicado.
• Recoger más de lo necesario: posición cada pocos segundos cuando la finalidad solo necesita el inicio y el fin de la jornada.
• Usar los datos para otra finalidad distinta de la informada.

Fuente: resumen de jurisprudencia en Cuestiones Laborales.

Lo que quiere saber y el medio menos intrusivo para saberlo

Es el test de proporcionalidad aplicado a las preguntas que se hace realmente un gestor de flota:

La conclusión es clara: en la mayoría de las flotas de coches de empresa, el dato útil es el kilometraje, no la posición. Los indicadores y los umbrales de alerta se detallan en nuestra guía de control del kilometraje de la flota.

Un consejo práctico antes de cualquier proyecto de localizador: escriba la lista de decisiones que tomará con los datos. Si ninguna exige la posición exacta del vehículo, no necesita geolocalizar.

Antes de activar el GPS: los pasos obligatorios

1. Definir la finalidad y documentarla

Escriba para qué sirve el GPS, por qué no basta un medio menos intrusivo, qué datos recoge (posición, velocidad, horarios), con qué frecuencia, en qué franjas horarias está activo, quién accede y durante cuánto tiempo se conservan. Inclúyalo en el registro de actividades de tratamiento (art. 30 RGPD) y cuente con su delegado de protección de datos si lo tiene.

2. Valorar la evaluación de impacto

El artículo 35 del RGPD exige una evaluación de impacto cuando un tratamiento entraña un alto riesgo. La lista publicada por la AEPD incluye los tratamientos de observación, supervisión o geolocalización sistemática y exhaustiva de las personas, y los datos de empleados se consideran de interesados en situación de dependencia. Una geolocalización activa de forma continua en toda una flota entra muy probablemente en ese supuesto. Para un dispositivo puntual (última posición en caso de robo), documente al menos el análisis.

3. Informar a los representantes y pedir el informe del comité de empresa

El artículo 64.5 f) del Estatuto de los Trabajadores da al comité de empresa derecho a emitir un informe, con carácter previo, sobre la implantación o revisión de sistemas de control del trabajo. El artículo 90.2 LOPDGDD exige además informar a los representantes de los trabajadores. El artículo 91 LOPDGDD permite que los convenios colectivos añadan garantías: revise el suyo, porque algunos sectores (transporte, seguridad, servicios técnicos) ya regulan la geolocalización.

El informe del comité no es vinculante, pero omitirlo debilita la posición de la empresa ante un juzgado.

4. Informar a cada trabajador

La información debe ser previa, expresa, clara e inequívoca (art. 90.2 LOPDGDD) sobre la existencia y las características del dispositivo, y sobre el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión. Debe completarse con la información del artículo 13 del RGPD.

La nota informativa contiene, como mínimo:

• la identidad del responsable del tratamiento y, si existe, el contacto del delegado de protección de datos;
• la finalidad del dispositivo y su base jurídica;
• los datos recogidos y la frecuencia;
• las franjas horarias en que está activo y, para un coche de uso mixto, cómo se desactiva fuera de la jornada;
• quién accede a los datos y los destinatarios (proveedor de telemática);
• el plazo de conservación;
• los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación y oposición, y cómo ejercerlos;
• el derecho a reclamar ante la AEPD.

En la práctica: una cláusula en la política de vehículos, una nota informativa firmada por cada conductor y una pegatina en el vehículo. Los tribunales valoran que la empresa pueda probar que informó: correo con acuse, firma, publicación en la intranet, sesiones informativas.

5. Proteger el acceso a los datos

Limite el acceso a las personas que lo necesitan, con usuario y contraseña, registre quién consulta qué y firme un contrato de encargado del tratamiento (art. 28 RGPD) con el proveedor de telemática que cubra la seguridad, la confidencialidad y la ubicación de los servidores.

La Agencia Española de Protección de Datos detalla estos puntos en su guía sobre la protección de datos en las relaciones laborales. Fuente: AEPD, La protección de datos en las relaciones laborales.

Técnicos, comerciales y directivos: tres perfiles, tres respuestas

La proporcionalidad no se juzga en abstracto, sino para cada tipo de puesto:

• Técnicos de intervención y repartidores. La posición durante la jornada sirve para asignar la intervención al técnico más cercano o informar al cliente de la hora de llegada. Es la finalidad más fácil de defender, siempre que el seguimiento se detenga al final de la jornada.
• Comerciales con autonomía de ruta. Organizan sus visitas como quieren y se les evalúa por resultados. Un seguimiento continuo de sus trayectos aporta poco a la empresa y expone mucho; el kilometraje y el consumo bastan para gestionar el coste.
• Directivos con coche como retribución. El coche es sobre todo un elemento del paquete salarial, con un uso privado importante. La posición no tiene casi ninguna finalidad laboral; lo que la empresa necesita son los kilómetros para la fiscalidad y el mantenimiento.

En una flota mixta, aplicar la misma configuración de GPS a los tres perfiles es el error más común: se justifica para unos y se extiende a los demás sin análisis.

Coche de empresa con uso privado: el caso sensible

Muchos coches de empresa se usan también fuera de la jornada: es incluso lo que genera la retribución en especie del 20 %. Aquí el GPS choca con el principio de minimización (art. 5.1 c del RGPD): seguir de forma permanente los desplazamientos privados de un empleado es difícil de justificar.

Buenas prácticas:

• desactivar la localización fuera de la jornada, o dar al conductor un modo privado que la suspenda. La AEPD ha analizado sistemas en los que el trabajador activa un modo de trabajo al inicio de la jornada y un modo privado al terminarla (expediente AI/00164/2022);
• si el dispositivo sigue registrando por seguridad (robo), limitar el acceso a esos datos a casos concretos y documentados, por ejemplo la última posición tras una denuncia;
• no usar los datos privados para controlar la vida personal del trabajador.

¿Puede el trabajador desconectar el GPS?

El trabajador no puede negarse a un GPS legal e informado en un coche de empresa, ni manipularlo: desconectarlo sin autorización durante la jornada puede ser sancionado. Lo que sí puede hacer es usar el modo privado si la empresa lo ofrece, pedir por escrito la información sobre el dispositivo, ejercer su derecho de acceso a los datos y acudir al comité de empresa o a la AEPD. El uso de inhibidores de señal está prohibido y añade una infracción a la sanción laboral.

Kilómetros privados sin posición

El uso mixto plantea otra cuestión: la empresa necesita saber cuántos kilómetros son privados para valorar la energía de esos trayectos, que es una retribución separada según la doctrina de la DGT para el combustible. Para eso no hace falta saber dónde estuvo el coche, sino cuántos kilómetros recorrió en cada categoría. Lo explicamos en nuestra guía sobre el registro de kilómetros del coche de empresa.

Lo que dicen los tribunales

La sentencia del Tribunal Supremo 766/2020, de 15 de septiembre de 2020 (rec. 528/2018), admitió como prueba los datos del GPS de un coche de empresa en un despido: la trabajadora conocía la existencia del dispositivo y el coche solo podía usarse en la jornada laboral. El GPS no invadía su intimidad porque controlaba un uso que estaba prohibido.

La lectura inversa es igual de importante. Otras resoluciones completan el cuadro:

Dos enseñanzas: la información previa es la condición de entrada, y un GPS lícito no sustituye a la prueba de hechos concretos. Para demostrar un uso indebido del coche, una lectura del kilometraje en el periodo no autorizado suele ser la prueba más simple y menos discutible.

Fuentes: análisis de Cuatrecasas, Poder Judicial, nota sobre la sentencia del Supremo, Cuestiones Laborales.

GPS y registro de jornada

Desde 2019, todas las empresas deben llevar un registro diario de jornada con la hora de inicio y fin de cada trabajador (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Para el personal que conduce, la tentación es usar el GPS del coche como fichaje.

Es posible, pero con condiciones: el TSJ de Cataluña admitió en febrero de 2021 el uso del GPS para controlar la jornada tras haber informado, y el TSJ de Andalucía validó en 2023 un fichaje con terminal geolocalizado. Aun así, el registro de jornada solo necesita dos datos por día, la hora de inicio y la de fin. Una posición continua va mucho más allá de lo que exige esa finalidad. Si ya existe un sistema de fichaje (aplicación, declaración, terminal), añadir el GPS para el mismo fin es difícil de justificar.

Multas de tráfico: no hace falta un GPS

Cuando la DGT envía una multa a un coche de empresa, la empresa titular tiene la obligación de identificar verazmente al conductor en el plazo de veinte días naturales (art. 11 de la Ley sobre Tráfico). Para eso basta un registro de asignación de vehículos: quién tenía qué coche en qué fecha. Usar el GPS para controlar la velocidad de los conductores es otra cosa: es un control permanente que difícilmente supera el test de proporcionalidad. Si el objetivo es mejorar la conducción, un indicador de conducción eficiente sin posición cumple la misma función.

Fuente: Ley sobre Tráfico, Circulación de Vehículos a Motor y Seguridad Vial (BOE).

¿Cuánto tiempo conservar los datos de geolocalización?

La normativa laboral no fija un plazo concreto. Se aplica el principio de limitación del plazo de conservación (art. 5.1 e del RGPD): los datos se guardan solo el tiempo necesario para la finalidad que justificó su recogida.

En la práctica:

• para organizar rutas o la seguridad, unas semanas suelen bastar;
• para justificar facturación a clientes, el tiempo de la reclamación posible;
• si un dato se convierte en prueba de un incumplimiento, puede conservarse lo que dure el procedimiento, bloqueado y con acceso restringido.

Fije el plazo por escrito, comuníquelo en la nota informativa y programe el borrado automático. Un historial de varios años de posiciones, sin finalidad que lo justifique, es exactamente lo que una reclamación ante la AEPD pondrá en evidencia.

¿Qué arriesga la empresa?

Ante la AEPD

Una geolocalización sin información previa, desproporcionada o con conservación ilimitada vulnera los principios del RGPD. El RGPD prevé multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % del volumen de negocio anual mundial para las infracciones de principios y derechos (art. 83). La LOPDGDD clasifica estas infracciones según su gravedad y fija sus plazos de prescripción. Cualquier trabajador puede presentar una reclamación ante la AEPD, que ha tramitado varios expedientes por localizadores instalados en vehículos de empresa sin informar al trabajador. Frente a una administración pública, la sanción es un apercibimiento, sin multa.

Ante el juzgado de lo social

• Prueba nula: los datos obtenidos vulnerando derechos fundamentales no sirven para justificar un despido o una sanción.
• Despido nulo o improcedente cuando la sanción se apoya solo en esa prueba: readmisión y salarios de tramitación, o indemnización.
• Indemnización por daño moral por vulneración del derecho a la intimidad o a la protección de datos.

El trabajador dispone de 20 días hábiles para impugnar un despido, y puede además denunciar ante la Inspección de Trabajo.

Ante los trabajadores

Más difícil de medir, pero real: un GPS mal explicado degrada la confianza, complica la negociación con el comité de empresa y pesa en la retención de los perfiles que más conducen.

Checklist de cumplimiento antes de activar un GPS

Si después de todo lo anterior la posición sigue siendo necesaria, esta lista resume lo que una empresa debería poder enseñar el día en que un trabajador, el comité o la AEPD pregunten:

1. Finalidad escrita y justificación de por qué no basta un medio menos intrusivo.
2. Inscripción en el registro de actividades de tratamiento.
3. Evaluación de impacto, o análisis documentado de por qué no hace falta.
4. Informe previo del comité de empresa, o constancia de la información a los representantes.
5. Revisión del convenio colectivo aplicable.
6. Nota informativa firmada por cada conductor, con las franjas de actividad y el modo privado.
7. Pegatina o aviso visible en el vehículo.
8. Contrato de encargado del tratamiento con el proveedor.
9. Lista de personas con acceso y registro de consultas.
10. Plazo de conservación fijado y borrado automático programado.
11. Procedimiento para atender el derecho de acceso de un trabajador en el plazo de un mes.
12. Revisión anual: ¿sigue siendo necesaria la posición?

Un ejemplo de cláusula informativa

A título orientativo, y para adaptar con su asesor laboral y su delegado de protección de datos:

El vehículo que la empresa pone a su disposición incorpora un sistema de geolocalización. Su finalidad es [organizar las intervenciones / garantizar la seguridad del vehículo]. El sistema registra la posición del vehículo cada [X] minutos, únicamente entre las [hh:mm] y las [hh:mm] de los días laborables; fuera de ese horario, puede activar el modo privado desde [medio].

Acceden a los datos [puestos]. Los datos se conservan [plazo] y se borran después. La base del tratamiento es la ejecución de su contrato de trabajo y el artículo 90 de la LOPDGDD. Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación y oposición en [dirección] y reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Caja GPS, aplicación o vehículo conectado: cómo elegir

Las tres primeras son herramientas de geolocalización y les aplican todas las reglas anteriores. La cuarta puede prescindir de ellas si la plataforma no entrega la posición a la empresa.

Cuánto cuesta

El mercado de la caja GPS funciona sobre todo por suscripción mensual por vehículo, con o sin compra de la caja y con una instalación en taller. Para una flota de 50 coches, el presupuesto anual se cuenta en miles de euros, antes del tiempo interno: configurar franjas, gestionar desactivaciones, responder a solicitudes de acceso, borrar historiales y retirar las cajas al devolver cada coche de renting.

Ese presupuesto se justifica cuando la posición es el dato útil: intervenciones urgentes, transporte facturado, vehículos expuestos al robo. Si su necesidad real es el kilometraje, el consumo o las alertas, compare primero con una solución sin caja ni instalación.

Si su flota ya tiene cajas GPS

Muchas empresas heredan cajas instaladas hace años, con una configuración que nadie ha revisado desde entonces. Antes de renovar el contrato, conviene hacer tres comprobaciones:

1. ¿Qué decisiones se toman realmente con la posición? Si la respuesta es "ninguna" o "casi ninguna", el tratamiento ya no es proporcionado.
2. ¿Está activo fuera de la jornada? Muchas configuraciones por defecto registran las 24 horas. Para un coche de uso mixto, es el primer punto que corregir.
3. ¿Cuánto historial se guarda? Si nadie fijó un plazo, probablemente hay años de posiciones almacenadas sin finalidad.

Para los coches de perfil comercial o directivo, sustituir la caja por los datos del vehículo conectado resuelve las tres cuestiones de una vez. Para los técnicos que necesitan la posición durante la jornada, la caja puede mantenerse con una configuración revisada. Las dos soluciones conviven sin problema en la misma flota.

Seguir km y consumo sin geolocalizar a los empleados

Voltaback ofrece una telemática sin dispositivo basada en los datos del vehículo conectado, compatible con más de 48 marcas. La empresa recibe:

• el kilometraje de cada vehículo, para el reparto profesional y privado y el control de los contratos de renting;
• el consumo y las recargas, también en casa, reembolsadas al precio real del contrato;
• indicadores de conducción eficiente (vea conducción eficiente en flotas);
• alertas de mantenimiento (vea mantenimiento de flotas).

Lo que la empresa no recibe nunca: la geolocalización de los conductores. Los trayectos se tratan para calcular los indicadores, pero la posición no se transmite a la empresa.

Qué cambia para RRHH y para sistemas

• No hay seguimiento de la posición de los trabajadores, así que el proyecto evita el debate más delicado con el comité de empresa sobre el control de la localización.
• Menos exposición a reclamaciones ante la AEPD y a pruebas declaradas nulas.
• Sin caja que instalar ni retirar: el despliegue se hace a distancia, en días.
• Seguridad acreditada: certificación ISO 27001 desde el 2 de diciembre de 2025, cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD, contrato de encargado del tratamiento.

Lo que ve el conductor

La transparencia no termina en la nota informativa. Con la aplicación para el conductor, cada conductor ve sus propios datos: kilometraje, recargas en casa y su reembolso, y alertas de mantenimiento de su coche. Puede comprobar lo que la empresa recibe, y lo que no recibe. Para el comité de empresa, es un argumento concreto: el trabajador no tiene que fiarse de una promesa, puede verlo.

Lo que importa según su función

Los equipos de sistemas encuentran los detalles técnicos y de seguridad en la página para el director de sistemas.

Controle su flota sin seguir a sus conductores

El GPS es legal, pero exige información previa, proporcionalidad y una gestión rigurosa de los datos. Si lo que necesita son km, consumo, recargas y mantenimiento, puede obtenerlos sin localizar a nadie.

Solicite una demostración de la telemática y vea los datos que su flota obtendría sin dispositivo ni geolocalización.