Gestionar la recarga en casa de su flota: menos costes, menos gestión y menos conflictos

Para gestionar la recarga en casa de los empleados con coche eléctrico de empresa, necesita tres cosas: una regla escrita en su car policy, una medición fiable de los kWh cargados en casa y un precio por kWh que corresponda al contrato real de cada empleado. Con eso, la parte profesional se reembolsa como gasto de la empresa y la parte privada pasa a nómina correctamente valorada.

Esta guía le acompaña en cinco pasos, con un cálculo por vehículo, el tratamiento en nómina y Seguridad Social en territorio común y lo que exige la protección de datos. Es el método que aplicamos en Voltaback con más de 200 empresas clientes, y funciona igual con 5 que con 500 vehículos. Empresas como Sodexo, Veolia, Renault y Sanofi usan Voltaback.

Las preguntas que se hace realmente un gestor de flotas

Cuando una flota se electrifica, la recarga en casa genera siempre las mismas dudas:

• ¿Cuánto hay que pagar? En España no existe una tarifa oficial ni un importe exento para la luz del coche de empresa.
• ¿Cómo se justifica? Ante una inspección de Hacienda o de la Seguridad Social, un tanto alzado sin base es difícil de defender.
• ¿Quién lo gestiona? RRHH, la persona responsable de flota y finanzas se pasan el expediente sin que nadie lo asuma.
• ¿Y la privacidad? Los conductores no quieren que la empresa sepa dónde están fuera del horario laboral.

Las cinco etapas de esta guía responden a cada una de estas preguntas.

Por qué la recarga en casa es su principal palanca de ahorro

La recarga en casa es, con diferencia, la energía más barata que puede usar un coche eléctrico de empresa. El conductor carga por la noche, en el periodo valle de la tarifa de acceso 2.0TD: de 0 a 8 h en días laborables, y las 24 horas del fin de semana y los festivos nacionales. Es el periodo con el peaje y los cargos más bajos.

La recarga pública, sobre todo la rápida, cuesta varias veces más por kWh. Para un coche de empresa que recorre 25.000 km al año con 18 kWh/100 km en la toma, es decir, 4.500 kWh:

Cada kWh que su flota carga en casa en lugar de en la red pública reduce el coste por kilómetro. El objetivo no es frenar la recarga en casa, sino favorecerla y reembolsarla bien.

Fuente sobre los periodos horarios: Endesa, periodos horarios de la tarifa 2.0TD.

El plan en 5 pasos

Paso 1: escribir la política de recarga en la car policy

La política de recarga es un anexo de su car policy. Fija las reglas antes de que aparezca el primer conflicto. Debe responder a estas preguntas:

• ¿Qué vehículos y qué conductores están incluidos?
• ¿Cómo se mide la energía cargada en casa?
• ¿Qué precio por kWh se aplica?
• ¿Cómo se separa la parte profesional de la privada?
• ¿Con qué periodicidad se paga y por qué vía (nómina, liquidación de gastos)?
• ¿Qué pasa con la recarga pública y la tarjeta de recarga?
• ¿Qué datos se tratan y quién tiene acceso?

Paso 2: elegir un método de medición fiable

Hay tres formas de saber cuántos kWh ha cargado un vehículo en casa:

Hacienda no exige un tipo de contador concreto para estos reembolsos. Lo que importa es que la cifra sea fiable y documentada. Voltaback se basa en el contador certificado MID de la vivienda, no en un medidor de cable independiente, y su medición fue auditada por Bureau Veritas con un error relativo del 1,22 %.

Si duda entre equipar los domicilios o medir por software, compare ambos enfoques en nuestro artículo sobre puntos de recarga conectados para flotas.

Comparar los métodos de reembolso

En el mercado español conviven cuatro fórmulas. Las soluciones basadas en un cargador instalado en casa del empleado suelen aplicar un precio por kWh pactado con la empresa, igual para todos; los importes fijos no miden nada.

Paso 3: aplicar el precio real del contrato de cada empleado

En España conviven el PVPC, indexado al mercado mayorista hora a hora, las ofertas de precio fijo del mercado libre y las tarifas específicas para coche eléctrico con un valle muy barato. Dos empleados que cargan los mismos kWh pueden pagar importes muy distintos.

Un precio medio único reembolsa de más a unos y de menos a otros. El método justo es aplicar el precio del contrato de cada empleado, por periodo 2.0TD: lo que paga realmente en valle, llano y punta, impuestos incluidos. Ese precio marginal (energía, peajes y cargos por kWh, impuesto especial sobre la electricidad e IVA) es el coste real de cada kWh cargado. El término de potencia y los costes fijos no se incluyen, porque el empleado los pagaría igualmente.

Paso 4: separar la parte profesional de la privada

Este es el punto central en España. No hay tarifa exenta: la cuestión es qué parte de la energía corresponde a trayectos profesionales y qué parte a uso privado.

La Dirección General de Tributos lo tiene claro para el combustible:

• Cuando la empresa paga el combustible de los desplazamientos laborales, no hay retribución para el trabajador: es un gasto de la propia empresa (consulta vinculante V2799-23).
• El combustible de los trayectos privados es una retribución en especie separada, que se calcula repartiendo el coste según los kilómetros privados sobre los kilómetros totales (consulta vinculante V1948-19).

No existe una consulta específica sobre la electricidad cargada en casa, pero el razonamiento se aplica por analogía. Atención: el trayecto de casa al centro de trabajo habitual no es un desplazamiento profesional a efectos fiscales; esos kilómetros cuentan como privados. Fuente: consultas de la DGT.

Para el detalle fiscal del reembolso, consulte nuestra guía sobre el reembolso de la recarga en casa y su tratamiento fiscal.

Paso 5: integrar el reembolso en la nómina

La parte profesional se abona como gasto de la empresa, por nómina como concepto no salarial o por liquidación de gastos. La parte privada se integra en la nómina como retribución, con su ingreso a cuenta o retención. El formato de exportación debe encajar con su software de nómina.

Si hoy sus conductores presentan tickets o capturas de pantalla, compare con nuestro artículo sobre la nota de gastos de recarga: verá por qué este método no aguanta cuando la flota crece.

Un ejemplo con cifras por vehículo

Tomemos un coche eléctrico de empresa con estos datos (ilustrativos, en territorio común):

• 15.000 km al año, consumo de 17 kWh/100 km: 2.550 kWh al año.
• El 85 % se carga en casa: unos 2.170 kWh.
• Precio del contrato del empleado en valle, impuestos incluidos: 0,164 €/kWh (oferta de precio fijo con discriminación horaria de octubre de 2026; cada contrato es distinto).
• Coste de la recarga en casa: 2.170 × 0,164 = unos 356 € al año.
• El 40 % de los kilómetros son profesionales.

Si la empresa reembolsa los 356 € como un tanto alzado sin separar, todo el importe es retribución. Si no reembolsa nada, el empleado paga de su bolsillo la energía de sus trayectos de trabajo, y esa es la primera fuente de conflicto.

Seguridad Social: la parte privada cotiza

La base de cotización incluye la remuneración total, en dinero o en especie, salvo los conceptos que el artículo 147.2 de la Ley General de la Seguridad Social excluye expresamente. La parte privada de la energía no figura en esa lista: cotiza. La parte profesional es un gasto de la empresa y no es salario. Fuente: Ley General de la Seguridad Social, art. 147 (BOE).

Esto no cambia el valor de la retribución en especie del propio coche, que se calcula aparte. Para la cuestión de si el reembolso en dinero de la parte privada se califica como retribución dineraria o en especie, confirme el criterio con su asesoría laboral.

Protección de datos: informar antes de medir

Si la medición utiliza datos del vehículo, la empresa trata datos personales de sus empleados. Tres reglas:

1. Informar de forma previa, expresa y clara a los conductores sobre qué datos se tratan, con qué finalidad y qué derechos tienen (artículo 13 del RGPD).
2. Informar a los representantes de los trabajadores. Si se usara geolocalización, el artículo 90 de la LOPDGDD exige esta información previa; el comité de empresa también emite informe sobre los sistemas de control del trabajo.
3. Minimizar los datos. Para reembolsar la recarga basta con kWh y kilómetros.

Con Voltaback, la empresa nunca recibe la geolocalización de los conductores. Recibe los kWh, los kilómetros y los importes. Voltaback está certificada ISO 27001 desde el 2 de diciembre de 2025 y actúa como encargado del tratamiento. Fuente: Ley Orgánica 3/2018 (BOE).

Evitar los conflictos con los conductores

La mayoría de las discusiones sobre la recarga en casa vienen de casos que la política no previó. Conviene escribir una regla para cada uno:

• Conductor sin plaza de garaje: no hay recarga en casa que reembolsar; la política debe decir dónde carga (empresa, red pública con tarjeta) y quién paga.
• Otro coche eléctrico en el mismo hogar: solo se reembolsan los kWh del vehículo de empresa, lo que excluye los métodos que miden el cargador sin identificar el coche.
• Carga en casa de un familiar o en una segunda residencia: decida si se reembolsa y con qué precio; sin contrato del conductor, lo razonable es un precio de referencia documentado.
• Cambio de comercializadora o de tarifa: el conductor actualiza su contrato y el precio se aplica desde esa fecha.
• Salida de la empresa o cambio de coche: liquidación del último mes y baja de los datos.
• Retrasos de pago: fije una fecha de abono mensual; un conductor que adelanta la luz dos meses deja de cargar en casa.

Desplegar sin proyecto informático

Con una medición por software, el despliegue no exige obras ni integración pesada:

1. Firma del encargo de tratamiento y nota informativa a los conductores y a sus representantes.
2. Alta de cada conductor: conexión de su vehículo con su consentimiento y datos de su contrato de luz, unos minutos por persona.
3. Primer mes en paralelo con el método actual, para comparar importes.
4. Primera exportación a nómina al cierre del mes siguiente.

Escalar: seguimiento del consumo y reporting

Una vez en marcha, la recarga en casa se convierte en un dato de gestión. Puede seguir por vehículo los kWh cargados en casa, en la empresa y en la red pública, el coste por kilómetro y la evolución mensual.

Estos datos sirven también para el plan de electrificación: qué perfiles de conductor pasan bien al eléctrico, qué consumo real tienen los modelos y dónde están los costes. Si está en plena transición, lea nuestra hoja de ruta para electrificar la flota.

Lo que automatiza Voltaback

Voltaback es 100 % software, sin hardware que instalar:

• Medición de los kWh cargados en casa, vehículo por vehículo, con más de 48 marcas conectadas.
• Precio real del contrato de cada empleado, por periodo.
• Separación profesional y privada a partir de los kilómetros.
• Exportación mensual a su software de nómina.
• Telemática sin dispositivo: kilometraje, consumo, conducción eficiente, alertas y mantenimiento.
• Privacidad: sin geolocalización para la empresa.

Los gestores de flota trabajan desde la plataforma de gestión y los conductores ven sus recargas y reembolsos en la aplicación. Para el punto de vista del conductor, comparta con su equipo nuestra guía para cargar el coche de empresa en casa.

Ponga en marcha su política de recarga

Una política clara, una medición fiable y el precio real del contrato de cada empleado: con eso, la recarga en casa deja de ser un tema de discusión y pasa a ser un dato más de su flota. Descubra cómo funciona el reembolso de la recarga en casa con Voltaback o hable con nuestro equipo para lanzarlo con sus primeros conductores.