Mehrkilometer im Leasing vermeiden: Kilometerstand im Fuhrpark automatisch erfassen und rechtzeitig umsteuern

Mehrkilometer im Leasing vermeiden Sie, indem Sie den Kilometerstand jedes Fahrzeugs monatlich mit der vertraglich vereinbarten Laufleistung vergleichen und spätestens zur Vertragsmitte gegensteuern. Wer erst bei der Rückgabe nachrechnet, zahlt in der Regel 5 bis 15 Cent für jeden Kilometer über der Toleranz und erhält für nicht gefahrene Kilometer meist deutlich weniger zurück.

Dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, wie die Abrechnung von Mehr- und Minderkilometern in deutschen Leasingverträgen funktioniert, welche Kennzahlen Sie verfolgen sollten, welche Wege es gibt, den Kilometerstand auszulesen, und was das in einem Fuhrpark mit 50 Fahrzeugen konkret bedeutet. Den Kilometerstand liefert heute das vernetzte Fahrzeug selbst: Die Telematik von Voltaback liest ihn ohne Box direkt aus den Herstellerdaten aus.

Das Wichtigste in Kürze

• Was gemessen wird: der Kilometerstand jedes Fahrzeugs zu einem festen Stichtag, die Abweichung von der zeitanteiligen Vertragslaufleistung und die Hochrechnung zum Vertragsende.
• Schwellenwerte: ab 10 % Abweichung beobachten, ab 15 % handeln (Fahrzeugtausch oder Vertragsanpassung).
• Was es bringt: In unserem Beispiel mit 50 Leasingfahrzeugen rund 20.000 € vermiedene Kosten je 36-Monats-Zyklus und etwa 100 Stunden weniger Datenerfassung pro Jahr.
• Datenschutz: Für die Kilometerkontrolle braucht das Unternehmen nur Summen, keine Standorte.

Wie werden Mehrkilometer und Minderkilometer im Leasing abgerechnet?

Kilometerleasing und Restwertleasing

In Deutschland gibt es zwei Grundformen des Pkw-Leasings. Beim Kilometerleasing vereinbaren Sie eine Laufzeit und eine Gesamtlaufleistung, zum Beispiel 36 Monate und 90.000 km. Die Leasingrate wird aus dieser Kombination kalkuliert, weil die Laufleistung den erwarteten Wertverlust des Fahrzeugs bestimmt.

Beim Restwertleasing wird stattdessen ein Restwert vereinbart, und das Risiko liegt beim Leasingnehmer: Ist das Fahrzeug bei Rückgabe weniger wert, zahlen Sie die Differenz. Im Full-Service-Leasing für Fuhrparks dominiert das Kilometerleasing. Um diese Vertragsform geht es in diesem Artikel.

Die Abrechnung bei Vertragsende

Bei der Rückgabe vergleicht der Leasinggeber den tatsächlichen Kilometerstand mit der vereinbarten Laufleistung. Daraus ergeben sich drei Fälle:

1. Innerhalb der Toleranz: Viele Verträge sehen eine Toleranz von etwa ±2.500 km vor, innerhalb derer nichts abgerechnet wird.
2. Mehrkilometer: Jeder Kilometer über der Toleranz wird zum vertraglich festgelegten Satz berechnet. Üblich sind etwa 5 bis 15 Cent pro Kilometer, je nach Hersteller und Modell, bei Oberklassefahrzeugen auch mehr.
3. Minderkilometer: Nicht gefahrene Kilometer werden erstattet, oft aber zu einem niedrigeren Satz als die Mehrkilometer und häufig nur bis zu einer Obergrenze.

Die genauen Sätze stehen immer im Einzelvertrag. Prüfen Sie dort drei Punkte: den Satz je Mehrkilometer, den Satz je Minderkilometer und die Toleranzgrenze.

Quellen: leasingmarkt.de, Leasing-Lexikon Mehrkilometer ; Athlon, Pressemitteilung „Mehrkilometer kommen teurer als Minderkilometer“.

Warum die Asymmetrie Geld kostet

Der Leasinggeber Athlon hat die Marktpraxis selbst beschrieben: Nur etwa ein Drittel der Anbieter verwendet für Mehr- und Minderkilometer denselben Satz. Üblich ist eine hohe Nachberechnung für Mehrkilometer und eine niedrige Gutschrift für Minderkilometer.

Für einen Fuhrpark bedeutet das: Abweichungen in beide Richtungen kosten Geld. Ein Vielfahrer erzeugt eine Nachzahlung. Ein Wenigfahrer hat über die Leasingrate Kilometer bezahlt, die er nicht nutzt, und bekommt dafür nur einen Teil zurück. Die Abweichungen gleichen sich in der Fuhrparkbilanz also nicht aus, selbst wenn die Summe aller Kilometer genau stimmt.

Laut derselben Pressemitteilung überschreitet zudem mehr als jedes zweite Fahrzeug bei Vertragsende seine vereinbarte Laufleistung. Das Problem ist also kein Einzelfall, sondern die Regel, wenn niemand während der Laufzeit hinschaut.

Welche Kennzahlen sollten Sie verfolgen?

Eine wirksame Kilometerkontrolle im Fuhrpark beruht auf vier Kennzahlen. Alle lassen sich aus einem einzigen Wert berechnen: dem Kilometerstand zum monatlichen Stichtag.

Beispiel einer Hochrechnung

Ein Fahrzeug hat einen Vertrag über 36 Monate und 90.000 km. Nach 12 Monaten zeigt der Tacho 35.000 km.

• Soll-Kilometerstand nach 12 Monaten: 90.000 × 12 ÷ 36 = 30.000 km
• Abweichung: 35.000 ÷ 30.000 − 1 = +16,7 %
• Hochrechnung zum Vertragsende: 35.000 ÷ 12 × 36 = 105.000 km
• Erwartete Mehrkilometer nach Toleranz: 105.000 − 90.000 − 2.500 = 12.500 km
• Erwartete Nachzahlung bei 0,10 €/km: 12.500 × 0,10 = 1.250 €

Das Fahrzeug liegt über der Handlungsschwelle von 15 %. Nach 12 Monaten bleiben noch 24 Monate, um gegenzusteuern. Nach 33 Monaten wäre es dafür zu spät.

Wie oft messen?

Ein monatlicher Stichtag reicht für die Leasingsteuerung. Eine Quartalsbetrachtung genügt für Entscheidungen, aber erst monatliche Werte machen die Hochrechnung stabil: Ein einzelner Urlaub oder eine längere Dienstreise verzerrt sonst das Bild.

Der Kilometerstand steuert übrigens auch die Wartung. Inspektionsintervalle, Reifenwechsel und Bremsen hängen an der Laufleistung. Wie Sie daraus Wartungsalarme ableiten, erklären wir im Artikel zu UVV-Prüfung, HU und Wartungsalarmen im Fuhrpark.

Was tun, wenn ein Fahrzeug von der Laufleistung abweicht?

Sobald die Hochrechnung eine relevante Abweichung zeigt, haben Sie drei Hebel. Welcher passt, hängt von der Art des Fahrzeugs und Ihrer Car Policy ab.

Hebel 1: Fahrzeuge zwischen Fahrern tauschen

Der wirksamste Hebel ist der Tausch eines Vielfahrer-Fahrzeugs mit einem Wenigfahrer-Fahrzeug zur Vertragsmitte. Beide Verträge nähern sich dadurch ihrer vereinbarten Laufleistung an, ohne dass ein Vertrag geändert werden muss.

In Deutschland gibt es dabei zwei Grenzen. Erstens ist ein persönlich zugeordneter Dienstwagen mit Privatnutzung oft Teil des Vergütungspakets, und ein Tausch braucht die Zustimmung des Mitarbeiters. Zweitens ändert sich mit dem Fahrzeug der geldwerte Vorteil: Bei der 1-%-Regelung richtet er sich nach dem Bruttolistenpreis des jeweiligen Fahrzeugs, die Lohnabrechnung muss also angepasst werden. In der Praxis funktioniert der Tausch am besten bei Funktions- und Poolfahrzeugen sowie bei Fahrzeugen derselben Kategorie.

Hebel 2: Den Vertrag während der Laufzeit anpassen

Viele Leasinggeber bieten an, die Laufleistung während der Laufzeit anzupassen. Die Rate wird dann für die Restlaufzeit neu kalkuliert. Je früher Sie das tun, desto kleiner ist die Anpassung pro Monat. Ob eine Anpassung günstiger ist als die Mehrkilometer am Ende, hängt vom Angebot des Leasinggebers ab: Lassen Sie beide Varianten rechnen.

Hebel 3: Poolfahrzeuge gezielt einsetzen

Wenige stark unterausgelastete Fahrzeuge lassen sich in einen Pool überführen, aus dem Vielfahrer für lange Strecken schöpfen. So verlagern Sie Kilometer bewusst auf Verträge mit Reserve. Auch Mietwagen für einzelne Langstrecken können günstiger sein als Mehrkilometer auf einem knapp kalkulierten Vertrag.

Die Entscheidungsregel

Die Erkenntnisse fließen auch in die nächste Bestellung ein: Wer die echte Jahreslaufleistung jedes Profils kennt, kalkuliert den nächsten Vertrag richtig. Die Wirkung auf die Gesamtkosten des Fuhrparks zeigt unsere Analyse der Total Cost of Ownership im Fuhrpark.

Was kostet ein Vielfahrer wirklich? Sensitivität nach Satz und Überschreitung

Die Höhe der Nachzahlung hängt nur von zwei Größen ab: den Mehrkilometern nach Abzug der Toleranz und dem vertraglichen Satz. Die folgende Tabelle zeigt die Nachzahlung je Fahrzeug für übliche Spannen.

So lesen Sie die Tabelle: Ein Fahrzeug mit 90.000 km Vertragslaufleistung und 2.500 km Toleranz, das bei der Rückgabe 105.000 km zeigt, hat 12.500 Mehrkilometer. Bei 0,10 € je Kilometer sind das 1.250 €. Bei 50 Fahrzeugen mit ähnlichem Profil multipliziert sich dieser Betrag, deshalb lohnt der Blick auf das Gesamtbild und nicht nur auf das einzelne Fahrzeug.

Besonderheiten bei Elektrofahrzeugen

Wer vom Verbrenner auf das Elektroauto umsteigt, sollte die Vertragslaufleistung nicht einfach übernehmen. Das Fahrprofil ändert sich: Fahrer, die vorher Langstrecken gefahren sind, laden unterwegs anders, nutzen teilweise öffentliche Schnelllader und planen Touren neu. Ob daraus mehr oder weniger Kilometer werden, lässt sich nur am eigenen Fuhrpark ablesen. Belastbar wird die Laufleistung für den Folgevertrag, wenn Sie die tatsächliche Jahreslaufleistung je Fahrerprofil aus den ersten zwölf Monaten kennen.

Bei Elektrofahrzeugen kommt eine zweite Größe hinzu, die Leasinggeber bei der Rückgabe mitbewerten: der Zustand der Batterie. Die Laufleistung ist dafür ein Indikator, aber nicht der einzige. Ob und wie Ihr Vertrag den Batteriezustand regelt, steht in den Rückgabebedingungen. Fragen Sie vor der Bestellung nach, nicht bei der Rückgabe.

Wer trägt die Mehrkilometer? Regeln in der Dienstwagenrichtlinie

Der Leasinggeber rechnet mit dem Unternehmen ab, nicht mit dem Fahrer. Ob das Unternehmen die Kosten an den Fahrer weitergibt, regeln Dienstwagenrichtlinie und Überlassungsvertrag. Drei Punkte sind in der Praxis wichtig:

• Klarheit im Voraus: Eine Beteiligung des Fahrers an Mehrkilometern muss vor der Überlassung vereinbart sein. Vorformulierte Klauseln unterliegen der AGB-Kontrolle und müssen transparent sein (§ 307 Abs. 1 Satz 2 BGB).
• Ursache trennen: Mehrkilometer durch dienstliche Fahrten gehören in der Regel zum Betriebsrisiko des Unternehmens. Bei privater Nutzung ist eine Regelung zur Kostenteilung üblich, sie sollte Privat- und Dienstkilometer unterscheiden können.
• Mitbestimmung: Besteht ein Betriebsrat, ist die Dienstwagenrichtlinie in der Regel mit ihm abzustimmen.

Quelle: § 307 BGB, Inhaltskontrolle. Klären Sie die konkrete Formulierung mit Ihrer Rechtsberatung, die Hinweise hier ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.

Wie lässt sich der Kilometerstand auslesen?

Für die Kilometerkontrolle im Fuhrpark gibt es vier Datenquellen. Sie unterscheiden sich in Aufwand, Zuverlässigkeit und Eingriff in die Privatsphäre.

Methode 1: Angabe durch den Fahrer

Der Fuhrparkmanager fordert jeden Monat ein Foto des Tachos oder eine Eingabe in ein Formular an. Das kostet nichts, ist aber aufwendig: Erinnerungen, Nachfragen, Tippfehler. Bei 50 Fahrzeugen und rund 10 Minuten pro Fahrzeug und Monat für Anforderung, Nachfassen und Erfassung kommen etwa 100 Stunden im Jahr zusammen.

Methode 2: Tankkarte oder Ladekarte

Bei vielen Tankkarten gibt der Fahrer an der Kasse den Kilometerstand ein. Das ist eine bequeme Quelle, aber eine unzuverlässige: Die Eingabe wird nicht geprüft, Zahlendreher sind häufig. Bei Elektrofahrzeugen, die überwiegend zu Hause oder am Arbeitsplatz laden, entfällt diese Quelle weitgehend.

Methode 3: Telematikbox (OBD-Dongle oder fest verbaute Box)

Eine Box im Fahrzeug liefert den Kilometerstand automatisch. Sie muss aber eingebaut, gewartet und bei Vertragsende wieder ausgebaut werden, was bei Leasingfahrzeugen jedes Mal einen Termin bedeutet. Die meisten Boxen erfassen zudem GPS-Positionen, was die Diskussion mit Betriebsrat und Datenschutz erheblich erschwert.

Methode 4: Herstellerdaten des vernetzten Fahrzeugs

Moderne Fahrzeuge übermitteln ihren Kilometerstand bereits an den Hersteller. Mit Zustimmung des Fahrers lassen sich diese Daten über eine Schnittstelle abrufen, ohne Hardware und ohne Termin. Das ist der Ansatz der Telematik ohne Box von Voltaback: mehr als 48 Automarken sind angebunden, für Verbrenner, Hybride und Elektrofahrzeuge. Ältere Fahrzeuge ohne Vernetzung bleiben bei der Fahrerangabe.

Vergleich der vier Methoden

Ein Kilometerstand ist noch kein Fahrtenbuch

Ein wichtiger Unterschied für deutsche Fuhrparks: Ein monatlicher Kilometerstand dient der Leasing- und Wartungssteuerung, er ersetzt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Wer den geldwerten Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt, braucht für jede Fahrt Datum, Kilometerstände, Ziel und Zweck, zeitnah und unveränderbar geführt. Was das Finanzamt dabei verlangt, erklären wir im Artikel zum Fahrtenbuch für den Dienstwagen.

Rechenbeispiel: 50 Leasingfahrzeuge über 36 Monate

Die folgenden Zahlen sind Annahmen zur Veranschaulichung. Setzen Sie Ihre eigenen Vertragswerte ein, das Rechenschema bleibt gleich.

Die Annahmen

• 50 Fahrzeuge im Kilometerleasing, je 36 Monate und 90.000 km (30.000 km pro Jahr)
• Mehrkilometersatz: 0,10 €/km
• Minderkilometersatz: 0,04 €/km
• Toleranz: ±2.500 km ohne Abrechnung
• 12 Vielfahrer mit 35.000 km pro Jahr, 10 Wenigfahrer mit 25.000 km pro Jahr, 28 Fahrzeuge innerhalb der Toleranz

Ohne Kilometerkontrolle: die Rechnung kommt bei der Rückgabe

Die Vielfahrer erreichen nach 36 Monaten 105.000 km.

• Mehrkilometer je Fahrzeug: 105.000 − 90.000 − 2.500 = 12.500 km
• Mehrkilometer gesamt: 12 × 12.500 = 150.000 km
• Nachzahlung: 150.000 × 0,10 € = 15.000 €

Die Wenigfahrer erreichen 75.000 km.

• Minderkilometer je Fahrzeug: 90.000 − 75.000 − 2.500 = 12.500 km
• Minderkilometer gesamt: 10 × 12.500 = 125.000 km
• Gutschrift: 125.000 × 0,04 € = 5.000 €

Wenn man vereinfachend annimmt, dass ein in der Rate kalkulierter Kilometer etwa so viel kostet wie ein Mehrkilometer, haben Sie für diese 125.000 km rund 12.500 € bezahlt und 5.000 € zurückerhalten. Der Verlust aus der Asymmetrie beträgt also etwa 7.500 €.

Kosten ohne Steuerung: 15.000 + 7.500 = 22.500 € je Vertragszyklus.

Mit monatlicher Kilometerkontrolle: Tausch nach 18 Monaten

Die Hochrechnung zeigt die Abweichungen nach 12 Monaten. Nach 18 Monaten tauschen 10 Vielfahrer mit den 10 Wenigfahrern das Fahrzeug.

• Fahrzeug A (bisher Vielfahrer): nach 18 Monaten 52.500 km, danach 18 Monate mit dem Wenigfahrer: + 37.500 km = 90.000 km
• Fahrzeug B (bisher Wenigfahrer): nach 18 Monaten 37.500 km, danach 18 Monate mit dem Vielfahrer: + 52.500 km = 90.000 km

Beide Fahrzeuge landen genau auf der vereinbarten Laufleistung. Für die zwei verbleibenden Vielfahrer ohne Tauschpartner fallen weiter Mehrkilometer an: 2 × 12.500 × 0,10 € = 2.500 €, sofern keine günstigere Vertragsanpassung möglich ist.

Kosten mit Steuerung: 2.500 €. Vermiedene Kosten: 22.500 − 2.500 = 20.000 € je Zyklus, also rund 133 € pro Fahrzeug und Jahr.

Die gewonnene Zeit

Wenn der Kilometerstand automatisch aus den Herstellerdaten kommt, entfallen die rund 100 Stunden pro Jahr für Anforderung und Erfassung (50 Fahrzeuge × 12 Monate × 10 Minuten). Was diese Zeit und die übrigen Telematik-Hebel für Ihren Fuhrpark wert sind, können Sie mit eigenen Annahmen im Rechner für Telematik-Einsparungen durchspielen.

Sonderfälle: Fahrerwechsel, Poolfahrzeuge und Vertragsverlängerung

Drei Situationen verzerren die Kilometerlinie, ohne dass jemand falsch gefahren ist. Wer sie kennt, bewertet die Ampel richtig.

• Fahrerwechsel mitten in der Laufzeit: Scheidet ein Vielfahrer aus, übernimmt ein Nachfolger mit anderem Profil das Fahrzeug. Rechnen Sie die Hochrechnung ab dem Wechseldatum mit dem neuen Monatsdurchschnitt neu, sonst zeigt der Bericht ein Fahrzeug als kritisch, das sich längst entspannt hat.
• Poolfahrzeuge: Hier sind die Kilometer pro Monat naturgemäß schwankend. Ein Quartalsmittel statt eines Monatswerts glättet das Bild, die Schwellen von 10 und 15 % bleiben gleich.
• Vertragsverlängerung: Verlängern Sie ein Fahrzeug um einige Monate, passen die meisten Leasinggeber die Gesamtlaufleistung an. Prüfen Sie, ob Toleranz und Sätze für die Verlängerung neu gelten, und ziehen Sie die neue Soll-Linie ab dem Tag der Vereinbarung.

Halten Sie jede dieser Änderungen im Vertragsstammsatz fest, am besten mit Datum. Eine Nachvollziehbarkeit, die schon bei der Prüfung der Schlussrechnung Streit über Kilometerstände abkürzt, kostet kaum Aufwand und spart im Zweifel Diskussionen mit dem Leasinggeber.

Der monatliche Ampelbericht: Aufbau und Beispiel

Aus den vier Kennzahlen lässt sich ein Bericht bauen, den der Fuhrparkmanager in wenigen Minuten liest. Jede Zeile ist ein Fahrzeug, die Ampel folgt der Entscheidungsregel von oben.

Die Spalte „Prognose Kosten“ lässt sich in einer Tabellenkalkulation mit einer einzigen Formel füllen: Mehrkilometer = MAX(0; Hochrechnung − Vertragslaufleistung − Toleranz), Kosten = Mehrkilometer × Satz. Für Minderkilometer rechnen Sie spiegelbildlich mit dem niedrigeren Gutschriftssatz.

Mehrkilometer in der Buchhaltung: Wann sie Ihr Ergebnis belasten

Rechtlich entsteht die Nachzahlung erst bei Vertragsende. Wirtschaftlich wird sie aber während der Laufzeit verursacht, mit jedem Kilometer über der Linie. Deshalb stellt sich für bilanzierende Unternehmen die Frage nach einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten (§ 249 Abs. 1 HGB). Ob und in welcher Höhe sie in Handels- und Steuerbilanz zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab, etwa davon, wie wahrscheinlich die Inanspruchnahme ist. Stimmen Sie das mit Ihrem Steuerberater ab.

Als Rechenschema für das Gespräch mit dem Steuerberater dient die Hochrechnung aus dem Ampelbericht, zeitanteilig verteilt:

1. Erwartete Nachzahlung zum Vertragsende: 1.250 €
2. Bereits abgelaufener Teil der Laufzeit: 12 von 36 Monaten, also 12 ÷ 36 = 33,3 %
3. Zeitanteilig verursachte Verbindlichkeit zum Stichtag: 1.250 € × 33,3 % ≈ 417 €

Quelle: § 249 HGB, Rückstellungen. Der Betrag ist eine Planungsgröße und keine Buchungsempfehlung.

Checkliste vor der Rückgabe: Die letzten sechs Monate

Auch bei guter Steuerung lohnt ein fester Ablauf vor dem Vertragsende. Die Reihenfolge verhindert, dass Mehrkilometer, Schäden und Termine gleichzeitig eskalieren.

• Sechs Monate vorher: Hochrechnung aktualisieren, Rückgabetermin und -ort mit dem Leasinggeber abstimmen, Optionen prüfen (Rückgabe, Verlängerung, Folgevertrag).
• Drei Monate vorher: Kilometerstand wöchentlich beobachten, Fahrzeugzustand mit dem Fahrer durchgehen, Wartungsrückstände beheben.
• Vier Wochen vorher: Rückgabebedingungen des Vertrags (Zustandsbewertung, Zubehör, Schlüssel, Servicenachweise) abhaken und Fotos des Fahrzeugs anfertigen.
• Bei der Rückgabe: Rückgabeprotokoll prüfen, den Kilometerstand mit Ihrer letzten Meldung abgleichen und Abweichungen sofort schriftlich festhalten, nicht erst bei Eingang der Schlussrechnung.
• Nach Eingang der Schlussrechnung: Mehrkilometer und Gutschriften gegen die Vertragssätze rechnen. Stichtagswerte aus der Telematik sind dafür ein guter Gegenbeleg.

Weitere Hintergründe zur Abrechnung bietet der Athlon Fleetguide zu Mehr- und Minderkilometern.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Für den Fuhrparkmanager ersetzt die Kilometerkontrolle die Überraschung bei der Rückgabe durch eine planbare Entscheidung zur Vertragsmitte. Für die Finanzabteilung werden Leasingkosten vorhersehbar: Statt einer Nachberechnung im Rückgabejahr gibt es eine Hochrechnung, die jeden Monat aktualisiert wird.

Für die Fahrer entfällt das monatliche Tachofoto. Wartungstermine kommen rechtzeitig, und wer viel fährt, bekommt bei Bedarf einen Vertrag, der zu seinem Profil passt. Die Rolle des Fuhrparkmanagers in diesem Prozess beschreiben wir auf der Seite für Fuhrparkleiter.

Datenschutz und Betriebsrat: Kilometer ohne Standort

Die DSGVO gilt auch für Kilometerstände

Ein Kilometerstand, der einem bestimmten Fahrer zugeordnet ist, ist ein personenbezogenes Datum. Die Verarbeitung braucht deshalb eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. In der Praxis stützen sich Unternehmen auf die Durchführung des Überlassungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b) oder auf ein berechtigtes Interesse (lit. f), oft ergänzt durch eine Betriebsvereinbarung nach Art. 88 DSGVO.

Der entscheidende Punkt ist die Datensparsamkeit. Für Leasing- und Wartungssteuerung genügt ein Summenwert pro Monat. Standortdaten, Fahrtrouten oder Uhrzeiten sind dafür nicht erforderlich.

Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts genügt es, dass eine Einrichtung objektiv dazu geeignet ist, eine Überwachungsabsicht ist nicht erforderlich. Auch eine Software, die Kilometerstände aus Fahrzeugdaten abruft, fällt daher unter die Mitbestimmung.

Je enger der Zweck gefasst ist, desto einfacher ist die Einigung. Eine Betriebsvereinbarung sollte Zweck, erhobene Daten, Zugriffsrechte und Löschfristen regeln. Voltaback unterstützt dabei mit einem Datenumfang, der sich gut begründen lässt: Das Unternehmen erhält niemals die Standortdaten der Fahrer. Die Plattform ist nach ISO 27001 zertifiziert. Wann eine Ortung überhaupt zulässig ist, erklären wir im Artikel zur GPS-Ortung von Firmenfahrzeugen.

Quellen: § 87 BetrVG ; Datenschutz-Grundverordnung, Art. 6 und Art. 88.

Kilometerkontrolle in 5 Schritten einführen

1. Verträge erfassen

Tragen Sie für jedes Fahrzeug Laufzeit, Startdatum, Vertragslaufleistung, Mehr- und Minderkilometersatz und Toleranz zusammen. Ohne diese Werte lässt sich keine Hochrechnung rechnen. Viele Leasinggeber stellen sie als Export im Kundenportal bereit.

2. Einen festen Stichtag festlegen

Wählen Sie einen Tag im Monat, zum Beispiel den Monatsletzten. Nur Werte zum selben Stichtag sind vergleichbar.

3. Die Erfassung automatisieren, wo es möglich ist

Prüfen Sie, welche Fahrzeuge vernetzt sind und ihren Kilometerstand über Herstellerdaten liefern können. Für die übrigen bleibt die Fahrerangabe, idealerweise mit einer Erinnerung und einem Foto als Beleg.

4. Die Daten mit Ihrem Fuhrparksystem verbinden

Die Kilometerstände gehören dorthin, wo Verträge, Schäden und Wartung verwaltet werden. Voltaback ersetzt Ihr Fuhrparkmanagement-System nicht, sondern liefert ihm die Daten zu.

5. Eine vierteljährliche Überprüfung einplanen

Eine Stunde pro Quartal genügt: Liste der Fahrzeuge über 15 % Abweichung, Entscheidungen über Tausch oder Vertragsanpassung, Wartungstermine des nächsten Quartals. Der Termin sollte im Kalender stehen, nicht im Ermessen.

Checkliste für den Start

• Vertragsdaten aller Leasingfahrzeuge vollständig
• Stichtag festgelegt und kommuniziert
• Datenquelle je Fahrzeug bestimmt
• Betriebsrat informiert, Betriebsvereinbarung abgestimmt
• Schwellenwerte 10 % und 15 % in der Car Policy verankert
• Quartalstermin im Kalender

Häufige Fehler

• Erst drei Monate vor Vertragsende hinschauen: Dann bleibt keine Zeit für einen Tausch, und eine Vertragsanpassung wirkt kaum noch.
• Nur die Mehrkilometer betrachten: Minderkilometer sind wegen der niedrigen Gutschrift ebenfalls ein Verlust.
• Stichtage mischen: Ein Wert vom 3. und einer vom 28. des Monats verfälschen die Hochrechnung.
• Mehr Daten als nötig erheben: Wer für die Kilometerkontrolle GPS-Daten einsammelt, verlängert die Verhandlung mit dem Betriebsrat ohne Nutzen.
• Den geldwerten Vorteil beim Tausch vergessen: Ein neues Fahrzeug bedeutet einen neuen Bruttolistenpreis in der Lohnabrechnung.

Ein gleichmäßiger Fahrstil senkt übrigens nicht nur den Verbrauch, sondern auch den Verschleiß, der bei der Rückgabe als Schaden abgerechnet werden kann. Mehr dazu im Leitfaden zu Eco-Driving im Fuhrpark.

Kilometerstände automatisch, ohne Box und ohne Standortdaten

Die Telematik von Voltaback liest Kilometerstand, Verbrauch, Fahrstil und Wartungsmeldungen direkt aus den Herstellerdaten von mehr als 48 Automarken aus. Es wird keine Hardware eingebaut, und das Unternehmen erhält niemals die Standortdaten seiner Fahrer.

Sie möchten sehen, wie das mit Ihren Leasingverträgen funktioniert? Sprechen Sie mit unserem Telematik-Team oder rechnen Sie Ihr Potenzial zuerst im Telematik-Rechner durch.