Track and trace in de bedrijfswagen: wat mag de werkgever in 2026?

In België mag een werkgever een bedrijfswagen alleen volgen met track and trace voor een vooraf bepaald en meegedeeld doel, tijdens de werkuren, nadat hij elke werknemer schriftelijk heeft geïnformeerd en de werknemersvertegenwoordigers heeft betrokken. Er bestaat geen specifieke wet over gps-tracking: de grenzen komen uit de GDPR, toegepast door de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Deze gids is bedoeld voor HR- en fleet managers. U leest wat de wet toelaat, wat de GBA een werkgever in 2025 verweet, welke stappen u moet zetten vóór u een tracker plaatst, wat er geldt voor avonden en weekends, welke rechten de bestuurder heeft en wat gps-gegevens waard zijn als bewijs. We eindigen met de vraag die veel wagenparken eerst zouden moeten stellen: heeft u de locatie wel nodig? Voltaback levert bijvoorbeeld kilometers, verbruik en onderhoud zonder dat het bedrijf ooit de geolocatie van zijn bestuurders ontvangt.

Welk wettelijk kader geldt voor gps-tracking van werknemers?

Gps-tracking van een werknemer is een verwerking van persoonsgegevens en een vorm van controle door de werkgever. Vier bronnen bepalen de regels:

• De GDPR (Verordening 2016/679) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen, onder toezicht van de GBA.
• Het recht op privéleven: artikel 22 van de Grondwet en artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens.
• De regels van het sociaal overleg: de wet van 20 september 1948 over de ondernemingsraad, cao nr. 9 over de informatie van de ondernemingsraad en cao nr. 39 over de invoering van nieuwe technologieën.
• De wet van 8 april 1965 op de arbeidsreglementen, die de controles en sancties moet vermelden.

En cao nr. 81? Die regelt de controle van elektronische onlinecommunicatiegegevens (e-mail, internet), niet de gps van een wagen. Cao nr. 68 gaat over camerabewaking. Geen van beide is van toepassing op een tracker. Controleer wel de cao's van uw paritair comité: sommige bevatten eigen regels.

Al in 2005 gaf de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de voorganger van de GBA, een advies over geolocatie van werknemers (advies nr. 12/2005 van 7 september 2005). De principes van toen zijn nog altijd de basis van de beslissingen van vandaag.

Op welke rechtsgrond steunt een track and trace-systeem?

De GDPR vraagt een rechtsgrond voor elke verwerking. Voor gps-tracking komen er in de praktijk twee in aanmerking:

Toestemming van de werknemer is zelden een goede basis. In een arbeidsrelatie is de werknemer niet vrij om te weigeren, waardoor zijn toestemming niet „vrij gegeven” is in de zin van de GDPR. Een handtekening onder het geolocatiebeleid bewijst dat de werknemer geïnformeerd is, niet dat hij toestemt. Bron: Securex.

Welke doeleinden zijn toegestaan, en wat is verboden?

De GBA aanvaardt een beperkt aantal doeleinden, op voorwaarde dat ze vóór de ingebruikname in een schriftelijk beleid staan:

Naast die tabel noemen de GBA en de sociale secretariaten nog andere verboden toepassingen:

• de verplaatsingen volgen van een vakbondsafgevaardigde die rijdt in het kader van zijn mandaat;
• de arbeidstijd berekenen met de gps, als er andere middelen bestaan, zoals een tijdsregistratie of werkbonnen;
• locatiegegevens verzamelen buiten de werkuren, ook met als argument de diefstalpreventie of de controle van het gebruik;
• een werknemer volgen die zijn verplaatsingen vrij organiseert, zoals een commercieel vertegenwoordiger, om zijn prestaties te controleren.

Bron: Forum for the Future.

Een tool die voor één doel geplaatst is, mag niet in stilte een ander doel dienen. Dat was precies het eerste verwijt van de GBA in de beslissing hieronder. Bron: GBA, geolocalisatie.

GBA-beslissing 15/2023: een gemeente en een vermoeden van prikklokfraude

Twee beslissingen van de Geschillenkamer van de GBA geven het kader concreet vorm. De eerste, nr. 15/2023 van 21 februari 2023, ging over een gemeente. Die vergeleek de prikklokuren van een werknemer met de ritten van zijn dienstwagen en verweet hem fraude: bezoeken aan een privéadres, aan het adres van zijn moeder en aan een café tijdens de werkuren. De werknemer zei dat hij niet wist dat er een gps in de wagen zat en dat het arbeidsreglement er niets over zei.

Het onderzoek toonde dat de gemeente al sinds 2009 een geolocatiebeleid had, met een informatieve nota aan het personeel over de doeleinden, de gegevens en wie er toegang toe had. Toch kreeg de gemeente een berisping: de rechtsgrond was verkeerd bepaald, want een overheid kan zich niet op het gerechtvaardigd belang beroepen, en de transparantie schoot tekort. Een administratieve boete was niet mogelijk, omdat het om een overheid ging. Bronnen: Lydian op Legalnews, Securex.

De les: een beleid van vijftien jaar oud, dat ooit één keer werd verspreid, beschermt u niet. Het moet actueel zijn, de juiste rechtsgrond noemen en elke nieuwe werknemer bereiken.

GBA-beslissing 61/2025: wat een werkgever verweten werd

Op 25 maart 2025 sprak de Geschillenkamer van de GBA zich uit over de klacht van een buitendiensttechnieker met flexibele uren, die zijn bedrijfswagen beroepsmatig en privé gebruikte (beslissing ten gronde nr. 61/2025). De werkgever kreeg een berisping, zonder boete.

Bron: beslissing ten gronde nr. 61/2025.

Wat moet de werkgever doen vóór hij een tracker plaatst?

Zes stappen, in deze volgorde, voor elk doel:

Wanneer is cao nr. 39 van toepassing? In ondernemingen met minstens 50 werknemers moet de werkgever de werknemersvertegenwoordigers vooraf informeren en raadplegen over een nieuwe technologie met aanzienlijke collectieve gevolgen voor de werkgelegenheid, de arbeidsorganisatie of de arbeidsvoorwaarden. Volgens de toelichting in de rechtsleer gaat het om een technologie die minstens de helft van de werknemers van een functiecategorie raakt, met een minimum van tien. Een tracker in alle wagens van uw techniekers valt daar snel onder.

Wat moet er in het geolocatiebeleid staan?

Gebruik deze lijst als checklist bij het schrijven of nalezen van uw beleid:

1. De rechtsgrond: gerechtvaardigd belang, of een taak van algemeen belang voor een overheid.
2. Wie gevolgd wordt: functies, wagens, poolwagens.
3. De doeleinden, precies en volledig, ook de controle van prestaties als u die beoogt.
4. De tijdvakken waarin het systeem actief is, en hoe het buiten de werktijd uitgaat.
5. De gegevens die verzameld worden: positie, tijdstip, snelheid, kilometers, stilstanden. Geen lijst die eindigt op „enzovoort”.
6. De frequentie van de controles en het soort tekortkoming dat een controle kan uitlokken.
7. Wie toegang heeft tot de gegevens, binnen het bedrijf en bij de leverancier.
8. Of de gegevens buiten de Europese Unie worden doorgegeven.
9. De bewaartermijn per doel.
10. De procedure na een controle: gesprek met de werknemer, recht om uitleg te geven, mogelijke sancties.
11. De rechten van de werknemer en hoe hij ze uitoefent: inzage, bezwaar, klacht bij de GBA.
12. De datum van de laatste update en het bewijs van de raadpleging van de vertegenwoordigers.

Een vermelding in het arbeidsreglement dat „de wagens met gps zijn uitgerust” volstaat niet: dat oordeelde het Arbeidshof van Gent al in 2011.

De leverancier van de tracker is uw verwerker: sluit met hem een verwerkersovereenkomst (artikel 28 GDPR), met de bewaartermijn en het verbod om buiten de actieve tijdvakken te registreren. Voor de IT-kant van zo'n project, zie onze pagina voor de IT-verantwoordelijke.

Hoe brengt u het nieuws aan de bestuurders?

Een tracker die in stilte verschijnt, wekt wantrouwen, ook als hij wettelijk in orde is. Een eenvoudig communicatieplan voorkomt de meeste klachten:

• Vóór de installatie: een infosessie per team, met het beleid, de doeleinden en wat de werkgever níet ziet.
• Bij de installatie: een schriftelijk document per bestuurder, met de uitleg over de privéschakelaar of de automatische uitschakeling.
• Na drie maanden: een evaluatie met de vertegenwoordigers. Welke gegevens werden echt gebruikt? Kunnen er velden weg?
• Bij elke wijziging van de tool of de doeleinden: opnieuw informeren, en de DPIA aanpassen.

Welke gegevens verzamelt een track and trace-systeem?

Een tracker verzamelt veel meer dan een stip op een kaart. Al die gegevens zijn persoonsgegevens zodra ze aan een bestuurder gekoppeld kunnen worden, ook zonder positie:

Het principe van minimale gegevensverwerking betekent dat u per doel alleen de gegevens activeert die nodig zijn. Voor de terugbetaling van het laden, het onderhoud en de leasing volstaan de onderste regels van deze tabel.

Gemengd gebruik: avond, weekend en vakantie

Dit is het moeilijkste geval, omdat de bedrijfswagen ook privé rijdt. Drie regels volgen eruit:

• De lokalisatie moet uit buiten de werktijd, zonder toegang voor de werkgever en zonder registratie bij de leverancier. Woon-werkverkeer hoort daarbij, net als ziektedagen en vakantie.
• Om verboden gebruik op te sporen, volstaan de kilometers. Kilometers gereden in een periode waarin de wagen niet mag rijden, tonen het misbruik zonder de rit te onthullen. Zie onze gids over kilometers van het wagenpark opvolgen.
• Flexibele uren maken automatische uitschakeling moeilijk. Daarom beveelt de GBA aan dat de werknemer het systeem zelf kan uitzetten, met een privéschakelaar in de wagen of een privémodus in de app.

Hoe lang mag u locatiegegevens bewaren?

De GBA legt geen vaste termijn op: u bewaart de gegevens zolang het aangekondigde doel het vereist, daarna worden ze gewist of geanonimiseerd. Leg per doel een termijn vast en schrijf die in het beleid, want het ontbreken ervan is op zich al een inbreuk (beslissing 61/2025).

Een termijn verantwoordt u vanuit het doel. Enkele redeneringen die we in beleidsteksten tegenkomen, als voorbeeld en niet als norm:

Controleer ook de standaardinstelling van de tool. Veel trackers bewaren de rithistoriek maandenlang als niemand dat aanpast, ook al heeft u ze nergens voor nodig.

Welke rechten heeft de bestuurder?

• Recht op inzage (artikel 15 GDPR): de bestuurder krijgt een kopie van zijn locatiegegevens, kosteloos, binnen een maand, verlengbaar met twee maanden bij een complexe vraag.
• Recht op rectificatie, wissing en bezwaar; bezwaar kan worden gemaakt tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, met een motivering vanuit de eigen situatie.
• Klacht bij de GBA, kosteloos, zoals de klacht die tot beslissing 61/2025 leidde.
• Een beroep op de werknemersvertegenwoordigers, die vóór de ingebruikname geïnformeerd en geraadpleegd moesten worden.

Kunnen gps-gegevens als bewijs tegen een werknemer dienen?

Ja, maar het hangt af van de rechter. Sinds de Antigoon-rechtspraak (Hof van Cassatie, 14 oktober 2003, uitgebreid naar burgerlijke zaken op 10 maart 2008) wordt onrechtmatig verkregen bewijs alleen geweerd als de betrouwbaarheid is aangetast of als het een eerlijk proces in gevaar brengt. Het Hof bevestigde dat op 24 november 2025.

De arbeidsgerechten blijven verdeeld over gps-gegevens: sommige rechtbanken weerden ze, andere aanvaardden ze ondanks een gebrekkige informatie.

Bron: Securex, standpunt van hoven en rechtbanken.

Een conform systeem blijft de enige betrouwbare bescherming. Wie een ontslag om dringende reden op gps-gegevens wil steunen, moet bovendien binnen drie werkdagen na de kennis van de feiten handelen, zoals bij elke dringende reden.

Wat riskeert een werkgever?

Een systeem dat de regels niet volgt, kost op drie fronten:

• Bij de GBA: een berisping, een bevel om de verwerking in overeenstemming te brengen of stop te zetten, het wissen van de gegevens, en voor private werkgevers een administratieve boete. Voor zware inbreuken voorziet de GDPR boetes tot 20 miljoen euro of 4 % van de wereldwijde omzet.
• Bij de arbeidsrechtbank: een schadevergoeding voor de werknemer wegens een contractuele fout, zoals in Gent in 2011, en het risico dat het gps-bewijs geweerd wordt in een ontslagzaak.
• In het sociaal klimaat: een klacht van één bestuurder bereikt snel de vakbondsafvaardiging, en een wagenpark dat zich gevolgd voelt, is moeilijk te besturen.

De twee beslissingen van de GBA eindigden met een berisping, zonder boete. Dat is geen garantie voor de toekomst: de Geschillenkamer kan bij herhaling of bij een private werkgever die het beleid negeert wel een boete opleggen.

Zes situaties uit de praktijk

De buitendiensttechnieker

Het klassieke geval waarin gps toegestaan is: de planner stuurt de dichtstbijzijnde technieker naar een dringende interventie. De positie mag tijdens de dienst zichtbaar zijn, maar niet daarna. Een occasionele vergelijking tussen de tijd bij een klant en het werkrapport blijft proportioneel; een dagelijkse analyse van alle stilstanden niet.

De commercieel vertegenwoordiger

Hij organiseert zijn bezoeken zelf. De GBA aanvaardt niet dat de werkgever zijn prestaties controleert via de gps, omdat die vrijheid deel uitmaakt van de functie. Wil u zijn activiteit opvolgen, gebruik dan de verslagen in het CRM of het aantal klantbezoeken.

De bedrijfswagen als loonvoordeel

De kaderlid met een bedrijfswagen die hij ook privé gebruikt, is het moeilijkste geval: het grootste deel van zijn ritten is privé of woon-werkverkeer. Voor zo'n wagen is permanente lokalisatie bijna nooit te verantwoorden. Kilometers, verbruik en onderhoud volstaan voor het beheer.

De poolwagen of dienstwagen

Een poolwagen mag in principe niet privé rijden. Een lokalisatie tijdens de diensturen is dan makkelijker te verantwoorden, maar ook hier volstaan de kilometers en de reserveringen vaak om misbruik op te sporen. Wie de wagen niet mee naar huis neemt, hoeft 's nachts niet gevolgd te worden.

De tracker van de leasingmaatschappij

Sommige leasingmaatschappijen of verzekeraars laten een tracker plaatsen tegen diefstal. Vraag wie de gegevens ontvangt en waarvoor. Ziet uw bedrijf de positie, dan bent u mee verantwoordelijk voor de verwerking en gelden alle regels van dit artikel. Blijft de positie bij de leasingmaatschappij en wordt ze alleen na een aangifte van diefstal gebruikt, informeer dan toch de bestuurders. Vraag de leasingmaatschappij ook schriftelijk te bevestigen dat de positie buiten een diefstal niet wordt geraadpleegd of doorgegeven, en neem die bevestiging op in uw register van verwerkingsactiviteiten.

De eigen wagen van de werknemer

Een tracker in de privéwagen van een werknemer plaatsen zonder zijn toestemming heeft geen enkele wettelijke basis, zoals het Arbeidshof van Gent in 2016 oordeelde. Voor een werknemer die zijn eigen wagen beroepsmatig gebruikt, volstaat een kilometerverslag om de kilometervergoeding te betalen.

En de snelheidsboete? Daarvoor hoeft u niemand te volgen. Bij een overtreding met een bedrijfswagen ontvangt de inschrijvingshouder het proces-verbaal en moet hij de bestuurder aanduiden, wat het rittenoverzicht of de reserveringslijst van de poolwagen toelaat. De snelheid controleren met een tracker is net een van de verboden toepassingen.

Audit van een bestaand track and trace-systeem in 10 vragen

Heeft u al trackers in uw wagens, overloop dan deze vragen met uw DPO:

1. Is er een schriftelijk geolocatiebeleid, bijgewerkt in de laatste twee jaar?
2. Noemt het de juiste rechtsgrond en alle echte doeleinden?
3. Is de verwerking opgenomen in het register?
4. Is er een DPIA, en is ze herzien na een wijziging van de tool?
5. Zijn de werknemersvertegenwoordigers geïnformeerd en geraadpleegd?
6. Vermeldt het arbeidsreglement de controle en de mogelijke sancties?
7. Gaat de lokalisatie uit buiten de werktijd, ook bij de leverancier?
8. Kan de bestuurder het systeem zelf uitschakelen voor privéritten?
9. Is er per doel een bewaartermijn, en wordt die automatisch toegepast?
10. Is er een verwerkersovereenkomst met de leverancier, en waar staan de servers?

Elke „nee” is een risico bij een klacht. Vaak is de eenvoudigste oplossing niet het beleid aanvullen, maar minder gegevens verzamelen.

Elektrische bedrijfswagens: meer gegevens, dezelfde regels

Een elektrische wagen is van nature verbonden. De constructeur kent de laadtoestand van de batterij, de laadbeurten, het verbruik en vaak de positie, en stelt die via de app van de bestuurder of via een platform ter beschikking. Dat maakt een aparte box overbodig, maar het verandert niets aan de GDPR: wat de werkgever ontvangt, moet een doel hebben.

Voor een elektrisch wagenpark stelt de fleet manager vooral drie vragen: hoeveel kWh werd er thuis geladen, wat kost dat, en is de batterij gezond? Geen van die vragen vraagt de positie van de bestuurder. Het gewest van de woonplaats, nodig voor het CREG-tarief, kent HR al uit het personeelsdossier.

Het risico zit in de standaardinstelling van sommige platformen, die de kaart met alle ritten toch tonen „omdat de gegevens er zijn”. Vraag bij elke offerte welke velden u kunt uitschakelen, en of ze dan ook niet meer verzameld worden.

Heeft u de locatie van uw wagens echt nodig?

Dat is de proportionaliteitstoets, toegepast op de vragen die een fleet manager echt stelt:

Voor een wagenpark van bedrijfswagens is de nuttige informatie bijna altijd de kilometerstand, niet de positie. Technologieën verschillen in wat ze aan de werkgever doorgeven:

Voor wie een rittenregistratie nodig heeft (btw, poolwagen, zelfstandige), staan de opties in ons artikel over rittenregistratie voor de bedrijfswagen.

Wat Voltaback concreet verandert

De telematica van Voltaback haalt zonder box de kilometerstand, het verbruik, de score voor eco-driving, de waarschuwingen en het onderhoud uit de verbonden wagen, voor elektrische, hybride en thermische wagens. Het bedrijf ontvangt nooit de geolocatie van zijn bestuurders. De tool beantwoordt zo bij ontwerp het verwijt van overmatige registratie, al blijven het schriftelijke beleid en de informatie aan de werknemers de taak van de werkgever.

Voor elektrische wagens betaalt Voltaback het thuisladen terug aan de werkelijke kost of aan het CREG-tarief. Voltaback steunt op de MID-gecertificeerde meter van de woning, niet op een losse kabelmeter. Voor uw DPO: de locatie dient alleen tijdens een laadbeurt, om de kWh aan de woning te koppelen, en wordt nooit met het bedrijf gedeeld. Hoe dat in de terugbetaling past, leest u in de gids voor het terugbetalen van thuisladen. Het platform is ISO 27001-gecertificeerd sinds 2 december 2025 en wordt gebruikt door meer dan 200 bedrijven, waaronder grote Europese groepen.

Begin bij de vraag, niet bij de tracker

Maak vóór u een abonnement op een tracker tekent de lijst van beslissingen die u met de gegevens zult nemen. Drie stappen volstaan:

1. Noteer per vraag welke beslissing volgt. „Hoeveel kilometers rijdt deze leasewagen?” leidt tot een aanpassing van het contract. „Waar was de technieker om 15 uur?” leidt tot een planning of een gesprek.
2. Zet naast elke vraag het minimale gegeven. Meestal is dat een kilometerstand, een kWh-meting of een foutcode, geen positie.
3. Houd de positie alleen over voor de doelen die ze echt vragen, zoals de planning van interventies of een gestolen wagen, en schrijf voor die doelen het beleid uit dit artikel.

Zo blijft het beleid kort, de DPIA eenvoudig en het gesprek met de vertegenwoordigers sereen, en weet elke bestuurder vooraf waarom welk gegeven verzameld wordt. Vraagt geen enkele daarvan de positie, vraag dan een demo van de telematica zonder box: in 30 minuten ziet u hoe u kilometers, verbruik en waarschuwingen krijgt zonder één positie aan het bedrijf door te geven.

Bronnen

• GBA, geolocalisatie en beslissing ten gronde nr. 61/2025.
• GBA, beslissing nr. 01/2019 van 16 januari 2019, lijst van verwerkingen waarvoor een DPIA vereist is.
• GDPR, Verordening (EU) 2016/679.
• Hof van Cassatie, 14 oktober 2003, 10 maart 2008 en 24 november 2025; wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie.