Wallbox für den Dienstwagen: brauchen Ihre Mitarbeitenden wirklich eine neue mit Abrechnungsfunktion?

Kurz gesagt: Für die steuerfreie Erstattung des Heimladestroms braucht ein Dienstwagen keine neue Wallbox mit Abrechnungsfunktion. Das BMF-Schreiben vom 11. November 2025 erkennt auch den Zähler einer vorhandenen Wallbox oder die Daten des Fahrzeugs selbst als Nachweis an. Eine firmeneigene Wallbox kann trotzdem sinnvoll sein, etwa wenn der Mitarbeitende noch keine Lademöglichkeit hat.

Dieser Artikel erklärt, was eine Wallbox mit Abrechnungssystem technisch leistet, was sie pro Fahrer wirklich kostet, wie das Steuerrecht das Verleihen, Schenken und Bezuschussen einer Wallbox behandelt und was beim Austritt eines Mitarbeitenden passiert. Eine Vierjahresrechnung für 50 Dienstwagen vergleicht den Hardwareweg mit dem Softwareweg, wie ihn Voltaback ohne zusätzliches Gerät anbietet. Eine Checkliste zeigt am Ende, wann die Firmenwallbox die richtige Wahl bleibt.

Stand: 2. November 2026.

Was eine Wallbox mit Abrechnungssystem leistet

Eine Wallbox ist eine fest installierte Ladestation für Elektroautos, in Deutschland meist mit 11 kW Ladeleistung. Eine Wallbox mit Abrechnungssystem ergänzt sie um vier Bausteine, die zusammen die Abrechnung gegenüber dem Arbeitgeber ermöglichen.

Die vier Bausteine

1. Zähler: ein eingebauter Energiezähler, bei Abrechnungsmodellen meist mit MID-Zertifizierung (europäische Messgeräterichtlinie 2014/32/EU).
2. Identifikation: eine RFID-Karte oder App, mit der jede Ladung einem Fahrzeug oder einer Person zugeordnet wird. Das ist wichtig, wenn im Haushalt auch ein privates E-Auto lädt.
3. Kommunikation: eine Verbindung über WLAN, LAN oder Mobilfunk zu einem Backend, oft über das offene Protokoll OCPP (Open Charge Point Protocol).
4. Backend und Bericht: eine Plattform, die die Ladevorgänge sammelt, mit einem Strompreis multipliziert und einen Monatsbericht oder eine Auszahlung an den Mitarbeitenden erzeugt.

Wer solche Lösungen anbietet

Angeboten werden sie von Wallbox-Herstellern mit eigenem Abrechnungsdienst, von Energieversorgern, die Wallbox, Installation und Stromabrechnung bündeln, und von Anbietern von Ladekarten, die eine Heimladestation in ihr Angebot integrieren. Die Modelle unterscheiden sich vor allem darin, ob das Backend an eine bestimmte Wallbox gebunden ist und ob die Auszahlung über den Anbieter oder über Ihre Lohnabrechnung läuft.

Abgrenzung zur einfachen Wallbox

Auch eine einfache Wallbox ohne MID-Zähler misst die abgegebene Energie meist und zeigt sie in einer App an. Was ihr fehlt, ist die Zertifizierung des Zählers und die automatische Übergabe an den Arbeitgeber. Ob diese Bausteine für die Abrechnung des Dienstwagens nötig sind, ist die eigentliche Frage dieses Artikels. Die messrechtliche Debatte um MID-Zähler behandeln wir ausführlich im Artikel Wallbox mit MID-Zähler: Pflicht oder nicht?.

Was die Messung steuerlich verlangt

Seit dem 1. Januar 2026 erstattet der Arbeitgeber den Heimladestrom eines Dienstwagens nicht mehr über monatliche Pauschalen, sondern nach gemessenen Kilowattstunden. Die Erstattung ist steuerfreier Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG und damit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Für den Nachweis der Menge nennt das BMF-Schreiben in Rn. 27 einen „gesonderten stationären oder mobilen (beispielsweise wallbox- oder fahrzeuginternen) Stromzähler“. Daraus folgt:

• Der Zähler einer vorhandenen Wallbox genügt, auch ohne MID-Zertifizierung.
• Der fahrzeuginterne Zähler genügt ebenfalls.
• Eine neue Wallbox mit Abrechnungssystem ist steuerlich keine Voraussetzung.

Die Daten müssen nach der Verfügung des Bayerischen Landesamts für Steuern vom 18. Juni 2026, wie sie in der Fachpresse wiedergegeben wird, unmittelbar und unveränderlich aus Ladedaten stammen. Eigenbelege und frei bearbeitbare Tabellen reichen nicht.

Quelle: BMF-Schreiben vom 11.11.2025, IV C 5 - S 2334/00087/014/013, Büttner & Kollegen zur Verfügung des BayLfSt

Wie der Prozess vom Messwert bis zur Lohnabrechnung insgesamt aufgebaut wird, beschreibt unser Leitfaden zur Abrechnung des Heimladestroms.

Die Vollkosten einer Abrechnungs-Wallbox pro Fahrer

Der Gerätepreis ist nur ein Teil der Rechnung. Wer jedem Dienstwagenfahrer eine Wallbox stellt, trägt fünf Kostenblöcke.

1. Gerät

Der ADAC nennt für Wallboxen eine Spanne von etwa 300 bis 2.000 €. Einfache Modelle liegen bei 300 bis 600 €, Geräte der Mittelklasse bei 600 bis 1.000 €, Premiummodelle bei 1.000 bis 2.000 €. Ein MID-Zähler kostet nach Branchenangaben etwa 200 bis 400 € Aufpreis.

2. Installation

Für die Installation in einem Einfamilienhaus nennt der ADAC etwa 500 bis 3.000 €. Der größte Kostentreiber ist die Leitungslänge vom Zählerschrank zum Stellplatz, dazu kommen Wanddurchbrüche und gegebenenfalls eine Erweiterung des Zählerschranks. Ein Standfuß kostet zusätzlich etwa 400 bis 1.000 €. Für Gerät und Montage einer 11-kW-Wallbox zusammen ergibt sich eine Spanne von etwa 1.200 bis 3.500 €.

Quelle: ADAC, Wallbox-Kosten, Yello, Wallbox-Kosten

Was ein faires Installationsangebot im Detail enthält, zeigen wir im Artikel Wallbox Installation Kosten.

3. Anmeldung beim Netzbetreiber

Jede Ladeeinrichtung muss dem Netzbetreiber vor der Inbetriebnahme mitgeteilt werden. Übersteigt die Summen-Bemessungsleistung 12 kVA je Anlage, ist zusätzlich die vorherige Zustimmung nötig; praktisch heißt das: 11 kW anmelden, 22 kW genehmigen lassen. Der Netzbetreiber hat für seine Antwort bis zu zwei Monate Zeit. Die Anmeldung übernimmt in der Regel der Elektrofachbetrieb.

Quelle: § 19 NAV

Technische Anforderungen an die Installation

Damit Sie Angebote vergleichen können, hilft es zu wissen, was ein Elektrofachbetrieb bei einer Wallbox mindestens umsetzen muss:

• Wer installiert: nur ein Elektrofachbetrieb, der im Installateurverzeichnis eines Netzbetreibers eingetragen ist (§ 13 NAV). Selbstmontage durch den Mitarbeitenden ist nicht zulässig.
• Eigener Stromkreis: Nach DIN VDE 0100-722 erhält jeder Ladepunkt einen eigenen Stromkreis mit eigener Absicherung.
• Fehlerstromschutz: ein eigener Fehlerstromschutzschalter mit höchstens 30 mA je Anschlusspunkt, und zwar Typ B oder Typ A in Kombination mit einer 6-mA-Gleichfehlerstromerkennung, die viele moderne Wallboxen bereits eingebaut haben.
• Anschlussregeln: Für den Netzanschluss gelten die technischen Anschlussregeln VDE-AR-N 4100.
• Dokumentation: Der Betrieb übergibt ein Inbetriebsetzungsprotokoll, das Sie für Gewährleistung und Versicherung aufbewahren sollten.

Fehlt einer dieser Punkte im Angebot, ist der günstige Preis oft nur scheinbar günstig. Fragen Sie im Zweifel nach, bevor Sie für 50 Standorte gleichzeitig bestellen.

Quelle: § 13 NAV

4. Backend und Betrieb

Für das Abrechnungs-Backend fällt meist eine monatliche Gebühr pro Ladepunkt an, dazu je nach Modell Mobilfunkkosten. Die Höhe unterscheidet sich stark zwischen Anbietern; lassen Sie sie im Angebot getrennt ausweisen.

5. Wechsel und Austritt

Jeder Fahrerwechsel, Umzug oder Austritt löst einen neuen Vorgang aus: Rückbau oder Übertragung der Wallbox, neue Installation beim Nachfolger, neue Anmeldung. Diese Kosten werden in Projektplänen häufig vergessen.

Steuer: verleihen, schenken oder bezuschussen

Für die Wallbox selbst gelten andere Vorschriften als für den Strom. Das BMF-Schreiben unterscheidet drei Fälle.

Fall 1: Der Arbeitgeber verleiht die Wallbox

Stellt der Arbeitgeber die Wallbox nur vorübergehend zur Verfügung und bleibt sie sein Eigentum, ist dieser Vorteil nach § 3 Nr. 46 EStG steuerfrei (Rn. 21). Der Begriff „Ladevorrichtung“ umfasst dabei die gesamte Ladeinfrastruktur einschließlich Zubehör, Installation, Inbetriebnahme, Wartung und Verkabelung (Rn. 23). Die Steuerbefreiung gilt nur für Leistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, also nicht im Wege der Gehaltsumwandlung, und für Lohnzahlungszeiträume, die vor dem 1. Januar 2031 enden.

Fall 2: Der Arbeitgeber übereignet die Wallbox

Geht die Wallbox in das Eigentum des Mitarbeitenden über, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 6 EStG pauschal mit 25 % erheben (Rn. 32 bis 36). Bemessungsgrundlage können die Anschaffungskosten des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer sein.

Fall 3: Der Arbeitgeber bezuschusst die Wallbox des Mitarbeitenden

Auch Zuschüsse zum Kauf und zur Nutzung einer privaten Wallbox (etwa Wartung oder Zählermiete, ausdrücklich nicht der Strom) können mit 25 % pauschal versteuert werden. Für pauschale Zuschüsse verlangt das BMF einen repräsentativen Nachweis über drei Monate. Pauschal versteuerte Beträge sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen (Rn. 40 bis 41).

Und der Strom aus der Firmenwallbox?

Der Strom, der zuhause aus einer verliehenen Wallbox fließt, ist nicht von § 3 Nr. 46 EStG erfasst (Rn. 22), denn diese Vorschrift gilt nur für das Laden an einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers. Bezahlt der Mitarbeitende den Strom über seinen Haushaltsvertrag, erstattet der Arbeitgeber ihn wie bei jeder anderen Wallbox als Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG.

Quelle: BMF-Schreiben vom 11.11.2025, § 52 EStG

Was passiert, wenn der Mitarbeitende das Unternehmen verlässt

Eine verliehene Wallbox bleibt Eigentum des Arbeitgebers. Das ist steuerlich günstig, organisatorisch aber eine Daueraufgabe.

Die typischen Szenarien

• Austritt: Die Wallbox hängt an der Hauswand eines ehemaligen Mitarbeitenden. Sie muss zurückgebaut, an ihn verkauft oder ihm geschenkt werden. Ein Verkauf unter Wert oder eine Schenkung ist ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss.
• Umzug: Die Wallbox muss am alten Ort ab- und am neuen Ort neu installiert und angemeldet werden.
• Fahrzeugwechsel: Läuft der Leasingvertrag aus, bleibt die Wallbox, aber RFID-Karten und Backend-Zuordnungen müssen auf das neue Fahrzeug umgestellt werden.
• Mietwohnung: Bei Mietern ist die Zustimmung des Vermieters nach § 554 BGB nötig; beim Auszug kann der Vermieter in der Regel den Rückbau verlangen.

Die Klausel für die Dienstwagenrichtlinie

Regeln Sie diese Fälle schriftlich, bevor die erste Wallbox montiert wird. Eine Klausel in der Dienstwagenrichtlinie sollte mindestens festhalten:

1. Eigentum an der Wallbox und an der Installation;
2. wer Rückbau, Transport und Neuinstallation bezahlt;
3. ob der Mitarbeitende die Wallbox beim Austritt übernehmen kann, und zu welchem Preis;
4. Fristen für die Rückgabe von Zubehör (RFID-Karte, Standfuß);
5. den Umgang mit der Mitbestimmung, wenn das Backend Ladedaten erhebt.

Der letzte Punkt ist kein Detail: Jede technische Einrichtung, die objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen, unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber das beabsichtigt.

Der Mitarbeitende hat schon eine Wallbox

In vielen Fuhrparks besitzt ein großer Teil der Dienstwagenberechtigten bereits eine private Wallbox, häufig zusammen mit einer Photovoltaikanlage. Ihnen eine zweite Wallbox an die Wand zu hängen, ist weder steuerlich nötig noch für den Mitarbeitenden attraktiv.

Was das BMF hier zulässt

• Der Zähler der vorhandenen Wallbox ist nach Rn. 27 ein zulässiger Nachweis.
• Die Fahrzeugdaten sind es ebenfalls, unabhängig von der Wallbox.
• Bei einer privaten Photovoltaikanlage darf weiterhin der Preis des Haushaltsstromvertrags angesetzt werden (Rn. 29), obwohl ein Teil des Stroms vom eigenen Dach kommt.

Wie Voltaback hier misst

Voltaback ruft die Kilowattstunden jeder Heimladung direkt aus dem Fahrzeug ab, über die Schnittstellen von mehr als 48 Automarken. Die vorhandene Wallbox bleibt, wie sie ist; auch an einer Steckdose funktioniert das Verfahren. Beim Preis gilt: Voltaback stützt sich auf den MID-zertifizierten Zähler des Haushalts, nicht auf einen separaten Kabelzähler. Die Messung wurde von Bureau Veritas auditiert, mit einer relativen Abweichung von 1,22 %.

Der Arbeitgeber sieht nur Kilowattstunden und Beträge, niemals Standortdaten. Das erleichtert die Betriebsvereinbarung erheblich. Wie das ohne neue Ladestation funktioniert, zeigt unsere Seite Alternative zur Wallbox für Mitarbeitende.

Wallbox-Zähler oder Fahrzeugzähler: was wird eigentlich gemessen?

Die beiden zulässigen Messquellen messen nicht dasselbe. Ein Zähler in der Wallbox erfasst die Energie, die aus dem Hausnetz entnommen wird, also einschließlich der Ladeverluste. Ein fahrzeuginterner Zähler zeigt häufig die Energie, die in der Batterie ankommt, und liegt damit etwas niedriger. Erstattet wird jeweils die gemessene Menge. Der Ansatz eines zusätzlichen, geschätzten Verlustzuschlags auf Fahrzeugdaten ist im BMF-Schreiben nicht geregelt; wer ihn verwenden will, sollte ihn vorab mit der Steuerberatung oder in einer Anrufungsauskunft nach § 42e EStG klären. Für die Wahl zwischen den Quellen zählt daher vor allem, dass Sie eine Quelle konsequent und für alle Fahrer nachvollziehbar anwenden.

Rechenbeispiel: 50 Dienstwagen über vier Jahre

Das folgende Beispiel vergleicht nur Hardware- und Verwaltungskosten. Lizenzkosten für Software sind nicht enthalten, weil sie je nach Anbieter und Vertrag variieren; der Strom selbst wird in beiden Fällen gleich erstattet und fällt aus dem Vergleich heraus.

Annahmen

• 50 Dienstwagenberechtigte, keiner hat bisher eine Wallbox.
• Wallbox mit MID-Zähler inklusive Installation: 2.000 € pro Stelle (im unteren Mittelfeld der ADAC-Spanne von 1.200 bis 3.500 €).
• Backend-Gebühr: 10 € pro Monat und Ladepunkt (Rechenannahme, bitte durch Ihr Angebot ersetzen).
• Fluktuation durch Austritt oder Umzug: 10 % pro Jahr, also 5 neue Installationen pro Jahr ab dem zweiten Jahr.
• Rückbau einer Wallbox am alten Ort: 300 € (Rechenannahme).
• Interne Koordination pro Installation (Bestellung, Elektrikertermin, Anmeldung, Einrichtung): 3 Stunden zu 50 €.

Weg A: Abrechnungs-Wallbox für jeden Fahrer

Weg B: Fahrzeugdaten per Software

Was das Ergebnis aussagt

Der Unterschied liegt weniger im Gerätepreis als in den Folgekosten: Jeder Wechsel im Fuhrpark erzeugt beim Hardwareweg einen neuen Installationsvorgang. Beim Softwareweg bleibt ein Austritt ein Verwaltungsschritt: Konto schließen, neues Fahrzeug verbinden. Wenn Sie die Annahmen an Ihren Fuhrpark anpassen möchten, hilft unser Rechner für Lösungen zum Heimladen.

Sensitivität: Fluktuation und vorhandene Wallboxen

Zwei Annahmen verändern das Ergebnis des Hardwegs am stärksten: wie oft Fahrer wechseln und wie viele Mitarbeitende schon eine eigene Wallbox besitzen.

Besitzen 60 % der Berechtigten bereits eine eigene Wallbox, wird nur für 20 Fahrer neu installiert. Mit denselben Annahmen ergibt sich: 40.000 € Erstausstattung + 9.600 € Backend + 12.000 € für 6 Neuinstallationen + 1.800 € Rückbau + 3.900 € Koordination = 67.300 €, also wieder rund 841 € pro Fahrer und Jahr. Für die übrigen 30 Fahrer fallen dann keine Hardwarekosten an. Ob man in diesem Fall für die 20 Fahrer ohne Wallbox eine Firmenwallbox bezahlt und für alle anderen den Softwareweg nutzt, ist die wirtschaftlich naheliegende Mischlösung: Hardware dort, wo es sie braucht, Software überall sonst.

§ 14a EnWG: was die steuerbare Wallbox für den Fahrer bedeutet

Eine Wallbox mit mehr als 4,2 kW Leistung, die seit dem 1. Januar 2024 in Betrieb genommen wurde, ist eine steuerbare Verbrauchseinrichtung nach § 14a EnWG. Der Netzbetreiber darf ihre Leistung bei drohender Netzüberlastung drosseln, aber nie unter 4,2 kW, und er darf den Anschluss nicht verweigern.

Die drei Module

• Modul 1: pauschale Reduzierung des Netzentgelts, je Netzbetreiber unterschiedlich; die Bundesnetzagentur nennt eine Spanne von etwa 110 bis 190 € pro Jahr.
• Modul 2: Senkung des Arbeitspreises im Netzentgelt um 60 %, nur mit separatem Zähler für die Wallbox.
• Modul 3: zeitvariables Netzentgelt seit April 2025, nur zusammen mit Modul 1 und einem intelligenten Messsystem.

Relevanz für den Dienstwagen

Die Ersparnis kommt dem Anschlussnutzer zugute, also dem Mitarbeitenden, der den Haushaltsstrom bezahlt. Bei Erstattung nach Vertragspreis (Option A des BMF) senkt ein günstigerer Preis auch den Erstattungsbetrag; bei der Strompreispauschale von 0,34 €/kWh (Option B) behält der Mitarbeitende den Vorteil. Wie zeitvariable Tarife bei der Abrechnung berücksichtigt werden, erklären wir im Artikel Dynamischer Stromtarif und E-Auto.

Quelle: Bundesnetzagentur zu § 14a EnWG

Die Mischlösung durchgerechnet

Für das Beispiel mit 50 Fahrern, von denen 30 bereits eine eigene Lademöglichkeit haben, sieht die Mischlösung so aus:

Die Differenz von 100.950 € über vier Jahre entspricht gut 60 % der Hardwarekosten des Vollausbaus. Die Softwarelizenzen kommen hinzu und sind je nach Anbieter verschieden; wichtig ist der Vergleich auf gleicher Basis: Ein Angebot sollte Hardware, Installation, Backend und Rückbau getrennt ausweisen.

Rollout in vier Phasen

1. Bestandsaufnahme (Woche 1 bis 2): Wer hat welche Lademöglichkeit? Befragung der Dienstwagenberechtigten, Abgleich mit Fahrzeugdaten.
2. Richtlinie und Betriebsrat (Woche 2 bis 6): Dienstwagenrichtlinie ergänzen, Betriebsvereinbarung zum Datenfluss abstimmen, Wahl der Preisoption regeln.
3. Start Softwareweg (ab Woche 4): Fahrer ohne Hardwarebedarf werden angebunden, erste Abrechnung zum Monatsende.
4. Wallbox-Bestellungen (ab Woche 6): Für Fahrer ohne Lademöglichkeit Angebote einholen, Netzbetreiber informieren, Installationstermine koordinieren.

So erhalten alle Fahrer schnell eine funktionierende Erstattung, und die Hardwareprojekte laufen parallel, ohne die Abrechnung zu blockieren.

Wann ein MID-Zähler trotzdem sinnvoll sein kann

Steuerlich verlangt das BMF keinen MID-zertifizierten oder geeichten Zähler, und die bayerische Finanzverwaltung hat das nach der Darstellung der Fachpresse bestätigt. Daneben gibt es eine messrechtliche Sicht: Die Arbeitsgemeinschaft Mess- und Eichwesen (AGME) vertritt in einem Informationsblatt vom 9. Januar 2026, dass bei einer Erstattung nach tatsächlichem Verbrauch das Messrecht gilt und ein fest installierter, konformitätsbewerteter Zähler zu erwarten ist; ein Zähler im Ladekabel wird dort nicht als ausreichend angesehen. Verbände haben diesen Widerspruch zum Steuerrecht kritisiert, und die rechtliche Bindungswirkung ist offen.

Praktisch heißt das: Eine Wallbox mit MID-Zähler ist kein Muss, aber ein Sicherheitspuffer, wenn Ihr Unternehmen jedes messrechtliche Restrisiko ausschließen will. Wer nur steuerlich prüfungssicher sein möchte, kommt mit den Fahrzeugdaten oder dem Zähler einer vorhandenen Wallbox aus. Formulieren Sie in der Dienstwagenrichtlinie deshalb nicht „eichrechtskonform“, wenn Sie diesen Anspruch nicht erfüllen, sondern „BMF-konform“. Die Debatte ordnen wir im Artikel Wallbox mit MID-Zähler: Pflicht oder nicht? ausführlich ein.

Wenn der Mitarbeitende zur Miete oder in einer Eigentümergemeinschaft wohnt

Viele Dienstwagenfahrer können nicht einfach eine Wallbox montieren. Zwei Regelungen geben ihnen einen Anspruch:

• Mieter können nach § 554 BGB vom Vermieter die Zustimmung zu baulichen Veränderungen für das Laden eines Elektrofahrzeugs verlangen, es sei denn, die Maßnahme ist für den Vermieter nicht zumutbar. Der Vermieter darf eine zusätzliche Sicherheit für den Rückbau verlangen; abweichende Klauseln im Mietvertrag sind unwirksam.
• Wohnungseigentümer können nach § 20 Abs. 2 Nr. 2 WEG angemessene bauliche Veränderungen für das Laden verlangen. Die Gemeinschaft entscheidet über das Wie, die Kosten trägt der Eigentümer, der die Maßnahme verlangt (§ 21 Abs. 1 WEG).

Für Ihre Planung folgt daraus: Bei Mietern und Eigentümern in Mehrparteienhäusern dauert eine Wallbox-Installation oft Monate, auch wenn der Anspruch besteht. Das ist ein starkes Argument, den Softwareweg zumindest zu Beginn zu wählen: Der Fahrer lädt an einer vorhandenen Steckdose oder in einer geeigneten Tiefgarage, und die Erstattung läuft sofort. Den rechtlichen Rahmen erklärt unser Beitrag zum Anspruch auf eine Ladestation in der Eigentümergemeinschaft. Für Mehrparteienhäuser gibt es 2026 das Bundesprogramm „Laden im Mehrparteienhaus“; nach den uns vorliegenden Angaben endet die Antragsfrist für Eigentümergemeinschaften und kleine Unternehmen am 10. November 2026, prüfen Sie den aktuellen Stand vor einer Zusage.

Quellen: § 554 BGB, § 20 WEG.

Datenschutz und Betriebsrat beim Wallbox-Backend

Eine Abrechnungs-Wallbox ist ein vernetztes System. Das Backend erhält Ladezeiten, Energiemengen und eine Kennung, mit der sich ein Ladevorgang einer Person zuordnen lässt, und, weil die Wallbox am Wohnort steht, mittelbar auch einen Hinweis auf den Aufenthalt. Das sind personenbezogene Daten, auch wenn keine GPS-Koordinaten fließen. Daraus folgen drei Pflichten:

1. Rechtsgrundlage und Information: Zweck (Erstattung des Ladestroms), Datenkategorien und Speicherdauer werden den Mitarbeitenden vor dem Start mitgeteilt (Art. 13 DSGVO).
2. Auftragsverarbeitung: Betreibt der Anbieter das Backend, ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig.
3. Mitbestimmung: Die Einführung unterliegt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, auch wenn nur kWh erhoben werden.

Wie Sie dabei vorgehen, beschreibt unser Beitrag zur Ortung von Firmenwagen. Der Vorteil des Softwegs über Fahrzeugdaten: Es gibt weder eine zusätzliche Hardware noch einen zusätzlichen Datenstrom vom Wohnort des Mitarbeitenden.

Welches Szenario passt zu welchem Fahrer?

Pflichtenheft: Worauf Sie bei einer Abrechnungs-Wallbox achten sollten

Wenn Sie sich für die Hardware entscheiden, vermeiden diese Kriterien Nachbesserungen:

1. Offenes Protokoll: OCPP-Schnittstelle, damit das Backend wechselbar bleibt und Sie nicht an einen Hersteller gebunden sind.
2. Datenexport: Maschinenlesbarer Export pro Ladevorgang (CSV oder Schnittstelle), damit die Daten in Ihre Lohnabrechnung fließen.
3. Zuordnung: RFID, App oder Fahrzeugerkennung je Ladevorgang, auch bei mehreren Fahrzeugen im Haushalt.
4. Zähler: Angabe zur Zertifizierung (MID) und zur Messgenauigkeit.
5. § 14a-Fähigkeit: Anschluss einer Steuereinrichtung, damit die Wallbox den Anforderungen des Netzbetreibers entspricht.
6. Sicherheit: Gleichfehlerstromerkennung und Fehlerstromschutz nach DIN VDE 0100-722.
7. Vertrag: Laufzeit, Kündigung und Datenhoheit. Wer behält die Daten, wenn Sie den Anbieter wechseln?
8. Service: Reaktionszeit bei Störungen, Garantie und Ersatzgerät beim Austausch.

Fünf häufige Fehler bei der Wallbox-Beschaffung für Dienstwagen

1. Die Wallbox ans Fahrzeug koppeln. Fahrzeuge wechseln nach drei bis vier Jahren, Wallboxen halten länger. Ein Backend, das an einen bestimmten Fahrzeugtyp gebunden ist, wird beim Fahrzeugwechsel zur Hürde.
2. Die Anmeldung vergessen. Ohne Meldung beim Netzbetreiber ist die Inbetriebnahme nicht zulässig; bei 22 kW fehlt zusätzlich die Zustimmung. Das gilt für jeden Standort einzeln.
3. Die Steuerfolge nicht klären. Wer die Wallbox schenkt oder bezuschusst, ohne die 25-%-Pauschalierung zu prüfen, riskiert eine Nachforderung bei der Lohnsteuer-Außenprüfung.
4. Den Rückbau nicht regeln. Die Kosten für Demontage und Neuinstallation fallen an, auch wenn niemand sie eingeplant hat.
5. Den Betriebsrat zu spät einbinden. Ein Backend, das Ladedaten sammelt, ist mitbestimmungspflichtig. Ohne Einigung droht ein Stopp des Rollouts.

Vermeiden lassen sich diese Fehler mit einem einfachen Vorgehen: erst die Frage klären, welches Problem gelöst werden soll (Lademöglichkeit oder Nachweis), dann die Lösung wählen, dann die Richtlinie anpassen und erst zuletzt bestellen.

Ein letzter Hinweis zur Kommunikation: Erklären Sie den Mitarbeitenden vor dem Rollout, welche Variante für sie vorgesehen ist und warum. Wer eine Wallbox erwartet und stattdessen eine Softwarelösung erhält, fühlt sich schnell zurückgesetzt, obwohl er den schnelleren Weg zur Erstattung bekommt. Eine kurze Übersicht mit den Optionen und Fristen vermeidet Rückfragen.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Die Firmenwallbox ist kein Fehler, aber sie ist ein Werkzeug für ein bestimmtes Problem: fehlende Lademöglichkeit. Für das Problem der Abrechnung ist sie nicht nötig.

Checkliste: wann eine Firmenwallbox sinnvoll bleibt

• [ ] Der Mitarbeitende hat keine Lademöglichkeit zuhause, nur eine ungeeignete Steckdose.
• [ ] Er fährt viel und braucht 11 kW, um über Nacht ausreichend zu laden.
• [ ] Der Vermieter oder die Eigentümergemeinschaft verlangt eine fest installierte, abgesicherte Ladestation.
• [ ] Ihre Dienstwagenrichtlinie sieht die Ladeinfrastruktur als Teil des Dienstwagenpakets vor.
• [ ] Sie haben Rückbau, Austritt und Umzug vertraglich geregelt.

Checkliste: wann der Softwareweg reicht

• [ ] Der Mitarbeitende lädt bereits an einer eigenen Wallbox oder an einer geeigneten Steckdose.
• [ ] Das Fahrzeug unterstützt den Datenabruf über den Hersteller.
• [ ] Sie wollen den Rollout in Tagen statt Monaten abschließen.
• [ ] Der Betriebsrat legt Wert darauf, dass keine Standortdaten an den Arbeitgeber gehen.

Wo neue Ladepunkte gebraucht werden, informiert unser Artikel zur Förderung von Ladeinfrastruktur für Unternehmen über die aktuellen Programme. Für mobile Ladegeräte mit eingebautem Zähler finden Sie einen eigenen Vergleich mobiler Wallboxen.

Abrechnen ohne neue Hardware

Bevor Sie für jeden Dienstwagenfahrer eine neue Wallbox bestellen, lohnt die Frage, welches Problem Sie lösen wollen. Fehlt die Lademöglichkeit, ist eine Wallbox richtig. Geht es um die korrekte, steuerfreie Erstattung, reicht der Zähler, der ohnehin schon da ist: in der Wallbox des Mitarbeitenden oder im Fahrzeug.

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